Szablony, narzędzia, najlepsze praktyki i nie tylko

przez

Plan zarządzania zmianami umożliwia Twojej firmie ciągły rozwój i przyjmowanie nowych technologii i praktyk marketingowych w celu dostosowania się do dynamicznego rynku. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz stagnację lub zastój w biznesie.

Jeśli jesteś właścicielem firmy lub nią zarządzasz, musisz nauczyć się inicjować, wdrażać i analizować plan zarządzania zmianą. Według niedawnego raportu badawczego WalkMe 79,7% firm wyraziło potrzebę dostosowania się do zmian co pięć lat lub krócej. Jednak tylko 34% tych dążeń do zmian powiodło się.

Statystyki zarządzania zmianą pokazują, że proces ten jest wymagający. Ale możesz to opanować, czytając ten artykuł do końca.

Czym jest zarządzanie zmianą?

Zarządzanie zmianą to systematyczne podejście do skutecznego wdrażania i zarządzania zmianami organizacyjnymi. Obejmuje plany przewidywania przeszkód, łagodzenia tych wąskich gardeł i prowadzenia organizacji przez udaną transformację.

Zmiana lub transformacja może obejmować wszystko, od wymiany istniejącej aplikacji poczty e-mail na nową po całkowitą zmianę produktów i usług Twojej firmy.

Firmy polegają głównie na dziale HR lub zewnętrznej agencji konsultingowej w zakresie przewidywanej transformacji biznesowej. Tworzy to dystans między zmianą a menedżerami biznesowymi, przełożonymi i członkami zespołu. Jednak najlepszym sposobem na pomyślne przejście jest zaangażowanie każdej osoby i zespołu, których to dotyczy.

Rola zarządzania zmianą w sukcesie organizacji

Zmiany są nieuniknione w dzisiejszych warunkach ekonomicznych i rynkowych. Organizacje, które skutecznie dostosują się do takich przekształceń rynkowych, prawdopodobnie będą prosperować. Oto plan zarządzania zmianą. Zapewnia niezawodną strategię wdrażania zmiany i unikania tarć ze strony pracowników, dostawców, kontrahentów itp.

Jeśli zmiana wymaga dodatkowego wysiłku i umiejętności od pracowników lub kontrahentów, ten plan pomoże Ci osiągnąć takie wyniki. Ta koncepcja zarządzania biznesem umożliwia włączenie pracowników najwyższego szczebla do wszystkich etapów transformacji, tak aby zrozumieli krytyczność zmiany.

Co więcej, zarządzanie zmianami umożliwia Twojej firmie przystosowanie się do drastycznych zmian na rynku, sile roboczej lub w gospodarce, dzięki czemu możesz kontynuować działalność.

Korzyści z zarządzania zmianą

  • Twoja firma może proaktywnie przeciwdziałać oporowi wobec zmian i łagodzić potencjalne przeszkody na drodze do płynniejszego przejścia.
  • Wyznaczenie jasnych celów dla inicjatyw zmian umożliwia śledzenie postępów i mierzenie skuteczności wysiłków związanych z transformacją biznesową.
  • Możesz stworzyć plan zarządzania zmianą. Standaryzuj go i zapisz na potrzeby przyszłych projektów transformacji biznesowej.
  • Zarządzanie zmianą dotyczy wielu aspektów zmiany, w tym ludzi, procesów i technologii. W ten sposób możesz zapewnić zrównoważone i kompleksowe podejście do przekształceń biznesowych.
  • Podczas procesu zarządzania zmianą możesz zapewnić odpowiednie wsparcie, szkolenia i wskazówki dla obecnych pracowników, aby zwiększyć ich produktywność.

Plan zarządzania zmianą i jego składniki

Plan zarządzania zmianą jest planem dla wszystkich projektów transformacji biznesowej. Przedstawia kroki niezbędne do wyegzekwowania zmiany w całej organizacji. Obejmuje również przepływy pracy dotyczące komunikacji, wykorzystania technologii, wdrażania nowych aplikacji biznesowych i tak dalej. Znajdź poniżej elementy takiego planu:

# 1. Zakres

W zakresie należy zdefiniować granice i zasięg zmiany. Powinieneś nakreślić konkretne obszary, działy lub procesy, które ulegną zmianie w wyniku transformacji. Co więcej, jasne zdefiniowanie zakresu pomaga w ustaleniu ukierunkowanego i możliwego do zarządzania wysiłku zmian.

#2. Cele

W Celu należy przedstawić pożądane wyniki lub cele, które organizacja chce osiągnąć. Postępuj zgodnie ze strategią SMART, aby stworzyć swoje cele, aby móc łatwo oceniać wyniki. Cele mogą obejmować poprawę efektywności operacji biznesowych, zwiększenie satysfakcji obsługi klienta lub wdrożenie nowych technologii.

#3. Role

Projekt zarządzania zmianą musi składać się z następujących ról:

  • Profesjonalista zarządzania zmianą
  • Sponsorzy lub interesariusze biznesowi, którzy wydają budżety i monitorują wszystkie zmiany biznesowe
  • Liderzy zespołów i menedżerowie pracowników, którzy będą zachęcać pracowników do zaakceptowania zmiany
  • Menedżerowie projektów tworzą zadania i przydzielają zadania zespołom
  • Menedżer ds. szkoleń i rozwoju do szkolenia pracowników

#4. Ocena wpływu zmiany

Musisz przeprowadzić ocenę wpływu, jaki wywoła zmiana na poziomie organizacji lub działu. W tym celu możesz przygotować ogłoszenie o zmianie i wysłać je e-mailem do wszystkich pracowników wraz z formularzem online. Poproś pracowników o szczerą opinię na temat planowanej zmiany, aby Twój zespół mógł stworzyć raport oceny wpływu dla sponsora zmiany.

#5. Ocena ryzyka

Komponent oceny ryzyka obejmuje określenie potencjalnego ryzyka związanego ze zmianą oraz:

  • Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń
  • Wpływ takich zagrożeń
  • Opracowanie strategii ograniczania takich zagrożeń

Jak zaplanować i wdrożyć plan zarządzania zmianą

  • Jasno zdefiniuj cele i zakres planu zarządzania zmianą.
  • Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy i zaangażuj ich na wszystkich etapach transformacji.
  • Opracuj szczegółowy plan określający kroki, harmonogram i zasoby wymagane do wdrożenia zmiany.
  • Skutecznie komunikuj zmianę, odpowiadając na obawy i podkreślając korzyści.
  • Zapewnij pracownikom wsparcie i szkolenia, aby ułatwić płynne przejście.
  • Monitoruj postępy i w razie potrzeby dostosuj plan
  • Zajmij się wszystkimi problemami i wąskimi gardłami, które pojawiają się podczas wdrażania w czasie rzeczywistym.
  • Oceniaj wyniki i ucz się na doświadczeniach, aby stale ulepszać przyszłe inicjatywy.

    • Szablony zarządzania zmianą

    Dzięki szablonowi zarządzania zmianą nie musisz planować wszystkiego od zera. Aby rozpocząć, możesz po prostu użyć dowolnego narzędzia do zarządzania projektami z szablonem transformacji biznesowej.

    Wielu twórców oprogramowania do zarządzania projektami i pracą bada i standaryzuje plany zarządzania zmianami dla firm. Następnie publikują te plany jako szablony online lub w oprogramowaniu. Tak więc dość łatwo jest pozyskać bezpłatne lub płatne szablony, aby zarządzać nadchodzącą zmianą w Twojej firmie.

    Znaczenie szablonów

    • Takie szablony pomagają zaoszczędzić czas i wysiłek
    • Otrzymujesz również profesjonalny format, którego możesz użyć
    • Darmowe szablony pozwalają zaoszczędzić na opłatach związanych z outsourcingiem zadania do konsultanta
    • Do wyboru są szablony różnych formatów, grafik i kreacji
    • Szablony oparte na oprogramowaniu automatycznie integrują się z Twoim narzędziem do zarządzania zmianami

    # 1. Szablon mapy drogowej zarządzania zmianą

    monday.com ma łatwy do dostosowania i gotowy szablon mapy drogowej zarządzania zmianami, którego możesz użyć. Zawiera kamienie milowe, narzędzia i procesy potrzebne do wdrożenia zmiany. Jeśli potrzebujesz przedstawić przegląd całego procesu transformacji, skorzystaj z tego szablonu.

    #2. Szablon komunikacji zarządzania zmianą

    Będziesz także musiał stworzyć plan komunikacji dla nadchodzących zmian, które chcesz wprowadzić w firmie. Pomaga redukować nieporozumienia wśród pracowników. Aby uporządkować, ustandaryzować i zapisać je na przyszłość, możesz użyć szablonu komunikacji do zarządzania zmianami ze Smartsheet. Jest w Arkuszach Google i możesz go pobrać jako arkusz kalkulacyjny Excel, jeśli pracujesz na rozwiązaniach Microsoft 365.

    #3. Zmień szablon żądania

    Żądanie zmiany to dokument, którego można użyć do śledzenia bieżących zmian biznesowych. Jest to łatwa metoda rejestrowania wszystkich żądań zmian. Śledzi następujące elementy:

    • Opis żądanej zmiany
    • Korzyść lub powód żądania zmiany
    • Prośba o zmiany techniczne

    Możesz użyć tego szablonu formularza wniosku o zmianę za darmo z Jotform. Istnieją dwa sposoby edycji tego formularza: załóż płatne konto Jotform lub edytuj anonimowo za darmo.

    #4. Szablon procesu kontroli zmian

    Szablon kontroli zmian jest podobny do formatu żądania kontroli zmian. Jedyna różnica polega na tym, że musisz dokładniej określić zmianę w tym pierwszym. Kontrola procesu zmiany koncentruje się na tym, jak wdrożyć aspekt zmiany. W ten sposób osoby zatwierdzające mogą zobaczyć ogólny obraz zmiany przed jej zatwierdzeniem lub odrzuceniem. Możesz użyć tego szablonu Miro do stworzenia procesu kontroli zmian.

    Przydatne oprogramowanie do planowania zarządzania zmianami

    # 1. Whatfix

    Jeśli planujesz zarządzanie zmianą, sprawdź teraz Whatfix. To niezawodne narzędzie do zarządzania transformacją biznesową na poziomie przedsiębiorstwa. Jego funkcje obejmują:

    • Pop-up: Wysyłaj ogłoszenia bezpośrednio na ekrany pracowników
    • Samopomoc: Twórz filmy, łącza i przepływy dotyczące nadchodzących zmian, aby pracownicy mogli się uczyć
    • Beacon: Menedżerowie biznesowi mogą tworzyć treści bez angażowania zespołu IT

    #2. Świeża obsługa

    Szukasz kontrolowanego zarządzania zmianami IT? Powinieneś spróbować Freshservice. Narzędzie usprawnia proces wprowadzania zmian i minimalizuje wpływ zmian na działalność biznesową. Ponadto można zintegrować proces z procesami zarządzania konfiguracją, zdarzeniami i zasobami. Narzędzie umożliwia utworzenie przepływu pracy w celu wizualizacji stanu transformacji w fazach, takich jak planowanie, oczekiwanie na zatwierdzenie, oczekiwanie na wydanie, oczekiwanie na przegląd itp.

    #3. Wrike

    Wrike jest idealny do planowania procesu, wykorzystania wszystkich technik transformacji biznesowej i wdrożenia w hybrydowej kulturze pracy. Daje pełny wgląd w techniki i narzędzia zarządzania zmianą wraz z procesem. Narzędzie posiada graficzne reprezentacje celów, przepływów pracy, zadań i ludzi, które składają się na plan transformacji.

    #4. ServiceDesk Plus

    ServiceDesk Plus pomaga skonfigurować role, statusy, typy i szablony całego projektu zarządzania zmianą IT. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy i błędy podczas procesu, możesz zapisać je jako dziennik. Istnieją również zautomatyzowane przepływy pracy, dzięki którym można zautomatyzować powtarzające się zadania projektu zmiany. Nie wspominając o tym, że jego szablony obejmują również wskaźniki zarządzania zmianami do mierzenia sukcesu.

    #5. SysAid

    Narzędzie SysAid do zarządzania zmianami pomaga kierować procesem transformacji biznesowej zgodnie z wytycznymi Information Technology Infrastructure Library (ITIL) dotyczącymi zarządzania zmianami. Fazy ​​zarządzania zmianami obejmują zakładki wprowadzania danych dla szczegółów zmian, analizy, zatwierdzania CAB, wdrażania, zwalniania, przeglądania, zamykania i historii — wszystko to, czego wymagają wytyczne ITIL.

    #6. Zarządzanie zmianą – WalkMe

    WalkMe może pomóc w inteligentnym przeprowadzeniu transformacji biznesowej poprzez obliczenie budżetu inwestycji w technologię. Ponadto analizuje, czy ten budżet wytrzyma długoterminową zmianę, dzięki czemu nie trzeba przechodzić przez częste zmiany. Powinieneś użyć tego narzędzia, aby uzyskać pełny obraz procesu zmiany i zwiększyć wpływ transformacji.

    #7. Sklep zmian

    Możesz wybrać The Change Shop podczas planowania zarządzania zmianami ze względu na przystępność cenową, zintegrowane technologie i lepsze zarządzanie opiniami pracowników. Wszystkie funkcje są objęte jedną subskrypcją. Co ciekawe, The Change Shop opracował narzędzie Change Simulator, dzięki któremu możesz stworzyć kilka scenariuszy „co by było, gdyby”, zanim zainwestujesz czas, pieniądze i wysiłek.

    #8. Daj

    Proste oprogramowanie umożliwiające wprowadzanie zmian, Giva, oferuje łatwy sposób planowania i śledzenia zmian opartych na ITIL w ramach zorganizowanego pulpitu nawigacyjnego. Możesz tworzyć i egzekwować przepływy pracy kontroli zmian, aby kierownictwo mogło zweryfikować i zatwierdzić zmianę. Co więcej, możesz przeglądać wszystkie projekty transformacji biznesowej z mieszanymi, udanymi i nieudanymi wynikami z aplikacji opartej na chmurze.

    #9. Kompas Zmian

    Potrzebujesz narzędzia do graficznej prezentacji wpływu planowanej zmiany na biznes? Wypróbuj kompas zmian. Umożliwia także tworzenie spostrzeżeń na podstawie dodatkowych danych, dzięki czemu można modyfikować strategię transformacji w celu uzyskania maksymalnych korzyści. Co więcej, możesz szybko wdrażać zmiany w różnych działach bez zakłócania operacji biznesowych.

    #10. Issuetrak

    Zaawansowana aplikacja do zarządzania zmianą, Issuetrak, zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu transformacji biznesowej. Zapewnia wszystkie narzędzia do zażądania zmiany, przejrzenia wniosku i zatwierdzenia go. Narzędzie pomaga, oferując menedżera zadań zarządzania zmianami, narzędzie do kontroli zgodności, przepływ pracy automatycznego przydzielania zadań oraz formularze do zbierania lub przekazywania informacji zwrotnych.

    Najlepsze praktyki zarządzania zmianą

    Poniżej znajdziesz najlepsze praktyki, których należy przestrzegać podczas przekształcania firmy:

  • Wybierz odpowiednie kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dostosowane do proponowanej zmiany.
  • Udokumentuj „dlaczego” zmiany, poparte danymi, które odwołują się do celów i zainteresowań interesariuszy.
  • Określ wymierne wyniki dla każdego podstawowego zadania lub fazy w planie zarządzania zmianą.
  • Spodziewaj się, że w przyszłości będziesz musiał przekwalifikować swoich pracowników.
  • Udokumentuj oczekiwania, porównaj je z rzeczywistymi wynikami i wykorzystuj spostrzeżenia, aby udoskonalić przyszłe procesy zarządzania zmianami.
  • Scentralizuj komunikację w oprogramowaniu do zarządzania projektami, aby usprawnić współpracę.
  • Zaplanuj regularne kontrole z interesariuszami i testy w krytycznych punktach kontrolnych.
  • Przygotuj plany tworzenia kopii zapasowych, aby zapewnić gotowość.
  • Oceń osoby odpowiedzialne za wdrożenie zmiany i przydziel role przywódcze tym, którzy są bardziej skłonni do jej przeprowadzenia.
  • Połącz cele z namacalnymi wynikami, które mają wpływ na codzienne operacje, aby zwiększyć zrozumienie i akceptację zmian przez pracowników.

    • Wniosek

    Ścieżka do zarządzania zmianą jest prosta i liniowa, jeśli wdrożysz odpowiedni plan. Nie zapominaj również o potrzebie zaangażowania pracowników w trakcie procesu. Możesz potrzebować inteligentnych narzędzi do dokumentowania, planowania i automatyzacji niektórych jego faz, więc sprawdź również wspomniane powyżej narzędzia do zarządzania zmianą.

    Transformacja biznesowa będzie wiązała się z wydatkami budżetowymi. Sprawdź więc te rozwiązania do zarządzania wydatkami odpowiednie dla każdej wielkości i rodzaju firmy.