Umiejętności zarządzania projektami, które przyspieszą Twoją karierę

Niezbędne umiejętności i oprogramowanie do zarządzania projektami. od początkujących po profesjonalistów!

Zarządzanie projektami to proces i wytyczne dotyczące planowania, organizowania, wdrażania i monitorowania wdrażania nowych inicjatyw lub zmian organizacyjnych. Różni się od zwykłego zarządzania działalnością przedsiębiorstwa, ciągłego procesu polegającego na opracowywaniu nowych produktów, aby spełnić z góry określone cele biznesowe.

Planowanie, obsadzenie personelu, nadzorowanie i kontrolowanie każdego aspektu projektu oraz motywowanie uczestników do osiągnięcia celów projektu są częścią zarządzania projektem.

Aby pomóc Ci efektywnie i skutecznie zarządzać tymi projektami, poza umiejętnościami zarządzania projektami, poniżej znajduje się przydatna lista popularnych narzędzi.

Tytuł

Opis

Badać

Aktywna współpraca

Zintegrowane zarządzanie czasem, współpraca i śledzenie projektów.

Badać

Doktor Czasu

Oparte na chmurze śledzenie czasu, analiza produktywności i funkcjonalność płac.

Badać

Luźny

Platforma produktywności zapewniająca płynną komunikację w zespole itp.

Badać

Miro

Internetowy obszar roboczy innowacji umożliwiający współpracę, wizualizację itp.

Badać

nZadanie

Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem z ulepszoną oceną i organizacją zadań.

Badać

jazda rodeo

Asystent projektu ds. śledzenia czasu, zarządzania budżetem i współpracy w czasie rzeczywistym.

Badać

Dobry raport

Przyjazne dla użytkownika narzędzie do raportowania Java z interfejsem „przeciągnij i upuść” oraz monitorowaniem wizualnym.

Badać

1000 umysłów

Oprogramowanie do podejmowania decyzji i badań marketingowych do oceny zadań itp.

Badać

Officevibe

Zarządzanie relacjami z pracownikami poprzez ankiety, wyróżnienia itp.

Badać

PracujTango

Oprogramowanie do obsługi pracowników do wyznaczania celów, przekazywania informacji zwrotnych itp.

Badać

Przyjrzyjmy się teraz szczegółowo umiejętnościom i narzędziom zarządzania projektami; jednak najpierw rzućmy okiem na to, co to jest i z jakimi możliwościami kariery się wiąże.

Znaczenie zarządzania projektami

Utwórz fokus

Większość projektów jest przygotowywana z wyprzedzeniem pod kątem długoterminowych celów biznesu. Jego ukończenie zajmuje miesiące lub lata i często jest trudne do zarządzania dla firm. Kierownicy projektów mierzą parametry projektu, dbając o to, aby każde zadanie lub cel zostało zrealizowane w terminie.

Po określeniu zakresu i terminów firmy i członkowie zespołu mogą skupić się na celach i zadaniach organizacyjnych. Ustrukturyzowany, oparty na celach proces zarządzania projektem gwarantuje właściwe planowanie i skuteczną realizację.

Optymalizuje alokację zasobów

Alokacja zasobów pozwala na efektywne wykorzystanie czasu i pieniędzy wraz z zasobami ludzkimi oraz zwiększa świadomość tego, jak i gdzie zasoby są wykorzystywane oraz co powinno być traktowane priorytetowo.

Kierownicy projektów pełnią rolę ekspertów oceniających wymagania projektu i gwarantujących odpowiednią dystrybucję zasobów, co skutkuje zmniejszeniem wydatków i zwiększoną produktywnością.

Jakość

Zarządzanie projektami ustala jakość projektu w najlepszy możliwy sposób, zapewniając, że zakres i harmonogram projektu spełniają wymagane wymagania przedsiębiorstw. Oczekiwania klientów są najważniejsze w dzisiejszym świecie biznesu.

Dlatego istotne jest zapewnienie najwyższej jakości realizacji projektów w warunkach ostrej konkurencji i przy podejściu skoncentrowanym na kliencie. Zarządzanie projektem gwarantuje, że jakość, harmonogram i zakres projektu spełniają oczekiwania klientów, poprawiając reputację marki i utrzymanie klientów.

Zarządzanie ryzykiem

Ryzyka we współczesnym środowisku biznesowym różnią się od aspektów technicznych po marketingowe; podejście oparte na ocenie ryzyka zmniejsza niepowodzenia projektu poprzez szybką identyfikację potencjalnych problemów.

Dobrze zdefiniowane zarządzanie projektem polega na ocenie wszystkich potencjalnych ryzyk projektu, określeniu ich ilościowo, stworzeniu planu ograniczania tych ryzyk i stworzeniu planu awaryjnego na wypadek wystąpienia ryzyka. Zapewnia, że ​​projekt będzie przebiegał zgodnie z planem, nawet w zmieniającym się środowisku, pomagając w jego pomyślnym wykonaniu.

Perspektywy kariery w dziedzinie zarządzania projektami

Umiejętności zarządzania projektami otwierają cały szereg możliwości wyboru kariery. Oto kilka z nich wymienionych poniżej:

• Menedżer projektów marketingowych: Kierownicy projektów w branży marketingowej często projektują programy mające na celu wzmocnienie tożsamości marki, podniesienie jej profilu lub zwiększenie jej udziału w rynku. Menedżerowie projektów marketingowych są odpowiedzialni za projektantów, autorów tekstów i specjalistów ds. mediów społecznościowych, a także za planowanie marketingowe i kierowanie strategią reklamową.
• Menedżer ds. opieki zdrowotnej: Kierownicy projektów w dziedzinie medycyny są odpowiedzialni za programy, które pomagają szpitalom, klinikom i laboratoriom medycznym stać się lepszymi miejscami pracy. Do ich obowiązków należą procedury reagowania kryzysowego, rozbudowa obiektu, budżety operacyjne i polityka zatrudnienia.
• Kierownik projektu finansowego: Zarządzanie projektami finansowymi zajmuje się wysiłkami obejmującymi przychody z przedsiębiorstwa komercyjnego. Zapewniają budżety i prognozowanie oraz monitorują inwestycje organizacji, sprawozdania finansowe i planowanie długoterminowe.
• Kierownik projektu budowlanego: Planowanie i budowanie obiektów mieszkalnych, komercyjnych, przemysłowych, medycznych i edukacyjnych jest częścią projektów budowlanych. Kierownik projektu budowlanego pomaga w tworzeniu projektów, zakupie i dystrybucji surowców, ustaleniu ogólnych harmonogramów i terminów realizacji poszczególnych celów.
• Kierownik projektu inżynieryjnego: Zarządzanie projektami inżynieryjnymi polega na opracowywaniu, projektowaniu i konstruowaniu szerokiej gamy obiektów, budynków i maszyn przy użyciu zasad naukowych. Przemysł inżynieryjny jest duży i ma wiele gałęzi, z których każda specjalizuje się w innym obszarze. Menedżer łączy kreatywność inżynierów i inne umiejętności, takie jak znajomość matematyki, ze znajomością ich konkretnej dziedziny inżynierii.

Dlatego zarządzanie projektami jest umiejętnością, na którą jest duże zapotrzebowanie i którą można wykorzystać w różnych branżach.

Przejdźmy teraz do umiejętności zarządzania projektami, których potrzebujesz. Czy znasz najlepszą część? Jeśli nie urodziłeś się z tymi umiejętnościami, z pewnością możesz się ich nauczyć, jednocześnie doskonaląc te, które już posiadasz!

Umiejętności zarządzania projektami

Zarządzanie czasem

Czas jest ograniczony, a osiąganie celów na czas jest kluczowym elementem zarządzania projektami jako krytyczna zdolność techniczna. Płynność realizacji projektu zależy od jego harmonogramu, gdyż musi on zostać ukończony w określonym terminie.

Nieefektywne zarządzanie czasem może prowadzić do opóźnień i jeszcze poważniejszych problemów. Dlatego menedżerowie muszą przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na każdy cel pracy i analizować efektywność realizacji celu na czas. Muszą także rozwiązywać problemy projektowe na długo przed czasem, aby zapewnić płynniejszą pracę.

Przyjrzyjmy się technikom Timeboxingu, które maksymalizują Twój dzień pracy, oraz technice Pomodoro, która zwiększa Twoją produktywność.

Narzędzia

#1. Aktywna współpraca

Aktywna współpraca to zintegrowane oprogramowanie do zarządzania czasem i narzędzie do współpracy, które śledzi wszystko w organizacji podczas pracy nad indywidualnymi zadaniami i projektami. Arkusze czasu pracy z raportami czasu pracy w przejrzysty sposób podsumowują wszystkie dane dotyczące zaoszczędzonego czasu, w tym budżet projektu i wynagrodzenia pracowników.

Kluczowe cechy

• Funkcja zarządzania pracą wspiera rozwój projektu w celu jego systematycznej realizacji.
• Posiada zintegrowany stoper, który można ustawić dla każdego konkretnego zadania w projekcie, co pomaga naliczać klientom opłaty za godzinę.
• Oprogramowanie zapewnia przegląd zasobów ludzkich za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, umożliwiając menedżerowi przydzielanie i planowanie prac projektowych w zależności od dostępności.

Platforma umożliwia także oddzielenie godzin śledzenia od godzin szacunkowych.

#2. Doktor Czasu

Doktor Czasu to oparte na chmurze narzędzie do śledzenia czasu pracy i zarządzania nim, które monitoruje produktywność pracowników. Pozwala na wprowadzenie czasu poświęconego na każdy projekt oraz określenie, które godziny pracy są rozliczane, a które nie. Poprawia wydajność indywidualną i zespołową, wiedząc, gdzie zespół jest mocny, a gdzie potrzebuje wsparcia.

Kluczowe cechy

• Narzędzia do pomiaru czasu pomagają menedżerom ocenić zaangażowanie w każdy projekt, umożliwiając identyfikację najlepszych pracowników zespołu.
• Pracownicy poznają swoje mocne i słabe strony, co czyni ich wysoce produktywnymi, odpowiedzialnymi i samodzielnymi.
• Time Doctor umożliwia pracę z dowolnego miejsca z zachowaniem przejrzystości, ułatwiając szczęście w środowisku biznesowym.

Firmy mogą śledzić godziny pracy pracowników i przygotowywać odcinki wypłat w trybie tygodniowym i miesięcznym, korzystając z funkcji płac.

Komunikacja i współpraca

Skuteczna komunikacja jest niezbędna do wyjaśnienia wymagań projektu i zespołu. Podczas trwającego projektu wymagana jest komunikacja z różnymi grupami osób, w tym klientami, dostawcami, członkami zespołu i innymi menedżerami wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Projekty mogą szybko zostać zorganizowane i zakończone sukcesem, dlatego skuteczna komunikacja jest również niezbędna, aby pomóc menedżerom w wymianie pomysłów i rozwiązywaniu pojawiających się problemów.

Komunikacja i współpraca pomiędzy członkami zespołu umożliwia dzielenie się pomysłami, zdobywanie wiedzy i zrozumienie celu projektu. Koordynacja pozwala na lepsze podejmowanie decyzji, innowacyjne rozwiązania i lepsze wyniki projektów poprzez dzielenie się wiedzą.

Odnosi się również do wyzwań w całym cyklu życia projektu, ponieważ problemy można otwarcie omawiać, przeprowadzać burzę mózgów i rozwiązywać.

Narzędzia:

#1. Luźny

Luźny to platforma zwiększająca produktywność, która umożliwia bezproblemowe dzielenie się wiedzą oraz utrzymuje łączność i zaangażowanie zespołów. Aplikacje do przesyłania wiadomości biznesowych łączą ludzi w całej organizacji w zjednoczony zespół, który umożliwia skuteczną komunikację.

Kluczowe cechy

• Oferuje funkcje przesyłania wiadomości, udostępniania plików i multimediów, inicjowania połączeń głosowych i wideo, planowania projektów i narzędzi integracyjnych, które umożliwiają płynną realizację projektów.
• Ułatwia płynną integrację urządzeń zewnętrznych, redukując stratę czasu podczas przełączania aplikacji lub kart.
• Oprogramowanie oferuje narzędzie do tworzenia przepływów pracy, które pozwala zautomatyzować powtarzalne zadania, usprawnić przepływy pracy, usprawnić dzielenie się wiedzą i ułatwić udostępnianie informacji o projekcie.

Platforma umożliwia także każdemu automatyzację bez użycia kodu i sztuczną inteligencję.

#2. Miro

Miro to internetowa przestrzeń robocza zajmująca się innowacjami, która umożliwia współpracę z zespołami różnej wielkości w celu stworzenia wpływowego miejsca pracy. Posiada funkcję zarządzania projektami, która umożliwia czaty wideo, prezentacje i udostępnianie.

Kluczowe cechy

• Przyspiesza także realizację złożonych projektów, ponieważ wykorzystuje dynamiczne pomoce wizualne, takie jak karty Miro, Kanban i schematy blokowe, a także integruje się z popularnymi narzędziami do zarządzania zadaniami, takimi jak Smartsheet, monday.com, Asana, ClickUp, Jira i innymi.
• Platforma zawiera dokumentację projektów, wyniki ankiet, filmy i dane na żywo; możesz łatwo agregować informacje zsynchronizowane ze stosem technologii na tablicach Miro.
• Koncentruje się na analizie, dostosowaniu i wykonaniu poprzez automatyzację złożonych zadań i poszerza myślenie podczas tworzenia pomysłów i tworzenia.

Narzędzia do współpracy i innowacji na platformie umożliwiają realizację w czasie rzeczywistym, co ułatwia interdyscyplinarną pracę zespołową oraz planowanie spotkań i warsztatów.

Możesz także sprawdzić niektóre z najlepszych alternatyw Miro dla lepszej współpracy wizualnej.

Zarządzanie ryzykiem

Niezbędne jest jak najszybsze określenie ram czasowych, w których ryzyko się ujawni. Ważne jest również dokładne rozważenie budżetu, harmonogramu, zakresu i jakości w zależności od związanego z tym ryzyka. Zatem ryzyko znacząco wpływa na projekt i może skutkować kompromisem z interesariuszami.

Na sukces projektu wpływa zarządzanie ryzykiem, które identyfikuje zarówno zagrożenia wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Menedżer projektu może udostępniać plany interesariuszom, aby zapewnić płynne działanie projektu.

• Analiza luk: Metoda analizy luk służy do znalezienia luki pomiędzy celami organizacji a bieżącymi operacjami. Identyfikuje głównie słabe punkty operacji, które należy naprawić.
• Ocena strategii: Ocena strategii jest narzędziem oceny procesu analitycznego, które ocenia bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa w regularnych odstępach czasu. Metoda łączy cele firmy i nakreśla je z procesem zapewniającym osiągnięcie długoterminowego celu.
• Analiza SWOT: SWOT oznacza mocne, słabe strony, szanse i zagrożenia. Jest to najpowszechniejsza i powszechnie akceptowana metoda analizy wewnętrznej, która po prostu działa tak, jak ją nazwano. Organizacja określa siłę swojego biznesu, aby pozostać przy nim podczas procesu strategicznego, podczas którego analizuje słabe strony do pokonania. Znalezienie możliwości wewnętrznych jest niezbędne, ponieważ poprawiają one rozwój organizacji; wręcz przeciwnie, zagrożenia należy wykrywać i redukować w czasie rzeczywistym. Możesz sprawdzić te szablony analizy SWOT i szablony oceny ryzyka dla swojej firmy.

Narzędzia

#1. nZadanie

nTask to oprogramowanie do zarządzania ryzykiem, które identyfikuje ryzyko projektu, przypisuje właścicieli ryzyka, tworzy plany łagodzenia, analizuje za pomocą wskaźników ryzyka i łagodzi ryzyko.

Kluczowe cechy

• Usprawnia ocenę i dokumentację ryzyka, pomagając lepiej identyfikować ryzyko.
• Oprogramowanie umożliwia analizę ryzyka, wykresy oceny i metryki ryzyka, definiuje niestandardowe czynniki ryzyka i wizualizuje postęp za pomocą wskaźników lub wykresów postępu.

Organizuje, usprawnia i priorytetyzuje zadania potrzebne do osiągnięcia celu lub zakończenia projektu.

Asygnowanie

Budżetowanie ma trzy następujące metody:

• Budżetowanie analogiczne: Budżetowanie analogiczne to metoda szacowania budżetu, która bada już ukończony projekt porównywalny pod względem zakresu z bieżącym projektem. Obliczenia budżetu są modyfikowane w celu uwzględnienia różnic w zakresie projektu, jakości, czasie realizacji lub innych istotnych czynnikach. Może to być pomocne, gdy dostępnych jest niewiele informacji na temat zbliżającego się projektu i potrzebny jest szybki kosztorys.
• Szacowanie parametryczne: Metoda wykorzystuje dane historyczne i inne istotne zmienne, co pozwala określić zakres i czas trwania projektu oraz oszacować całkowity koszt. Jego głównym celem jest ustalenie kosztów jednostkowych dla różnych aspektów wspólnych z bieżącym projektem, a następnie modyfikacja procentu w celu dopasowania do zakresu nowego projektu. Dokładność tej metody jest ogólnie związana z wydajnością i stosowalnością danych historycznych, z których korzysta.
• Metoda odgórna: Metoda odgórna bada całkowity budżet projektu i określa koszt każdego wymaganego procesu. Każdy element całego projektu jest opisany w metodach, a następnie porównany z pierwotnymi szacunkami dla każdego elementu. Na podstawie wyników kierownicy projektów mogą określić, na ile opłacalny jest każdy proces, i mogą zdecydować się na redukcję poszczególnych elementów, aby utrzymać projekt w ramach ogólnych ograniczeń budżetowych.

Przeczytaj także: Czego nie wiedziałeś o kosztorysie projektu

Wskazówki dotyczące tworzenia efektywnych budżetów

Odpowiedni budżet na zarządzanie projektem wymaga oszacowania wszystkich wydatków bezpośrednich i pośrednich, nakładów inwestycyjnych i wydatków operacyjnych. Ponieważ rzeczywisty budżet projektu różni się głównie od wydatków podstawowych, należy określić każdy pojedynczy koszt.

Monitoruj działania budżetu i prognozowany budżet w czasie, co pokaże, czy budżet wymaga usprawnień i czy wszystko działa dobrze. Planowanie projektu będzie wiązało się z pewnymi przestojami, dlatego wstępne plany budżetowe muszą uwzględniać już dostępne fundusze awaryjne. Zapewnia szybkie rozwiązanie niektórych przewidywanych problemów.

Możesz sprawdzić najlepsze szablony budżetów biznesowych do efektywnego zarządzania pieniędzmi.

Narzędzia

#1. jazda rodeo

jazda rodeo to oprogramowanie do asystenta projektu, które umożliwia śledzenie czasu, zarządzanie budżetem, współpracę w czasie rzeczywistym i fakturowanie klientów — kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, zwiększające produktywność i rentowność małych i średnich przedsiębiorstw.

Kluczowe cechy:

• Oprogramowanie tworzy różne etapy projektu i fakturuje je osobno w oparciu o procent rzeczywisty, procentowy lub ukończenia, co pozwala na lepsze planowanie.
• Śledzi tajniki projektu, umożliwiając alokację zasobów i wydatków z budżetu.
• Rodeo Drive porównuje w czasie rzeczywistym działalność projektu i przydzielony budżet, pomagając zidentyfikować nadmierne wydatki i uniknąć ryzyka dla zysków.

Oprogramowanie zapewnia konfigurowalny pulpit nawigacyjny do wielu zastosowań, w tym dla zespołów marketingowych, freelancerów, agencji kreatywnych itp.

Rozwiązywanie problemów

Podejścia problemowe pomagają radzić sobie ze złożonymi problemami w procesie zarządzania projektami. Jest to systematyczny i elastyczny proces oceny i wdrażania innowacyjnych rozwiązań w zmieniającym się otoczeniu. Można zdefiniować problem projektu na podstawie różnych możliwości, generując wszystkie pytania podniesione w projekcie.

Strategie rozwijania umiejętności rozwiązywania problemów

• Zrozum cele: Jasne zrozumienie celów projektu jest jednym z pierwszych kroków w rozwiązywaniu problemów jako kierownik projektu. Kierownik projektu musi ocenić ryzyko i możliwości projektu, a także zrozumieć oczekiwania i obawy zespołu i interesariuszy. Pomoże kierownikowi projektu zidentyfikować potencjalne problemy, które mogą się pojawić, i opracować strategie ich łagodzenia lub rozwiązania.
• Nastawienie na rozwiązywanie problemów: Nastawienie na rozwiązywanie problemów pozwala być elastycznym, otwartym na zmiany i otwartym na nowe perspektywy. Rozwijając nastawienie polegające na rozwiązywaniu problemów, kierownik projektu może zainspirować członków zespołu wspólną wizją, wspierając współpracę i dzielenie się pomysłami.
• Szkolenie członków zespołu: Kierownicy projektów muszą inwestować w szkolenia członków swoich zespołów, umożliwiające im podejmowanie decyzji, skuteczną komunikację i zapewnianie porad w radzeniu sobie z trudnymi sytuacjami. Menedżerowie projektów mogą wspierać kulturę rozwiązywania problemów w swoich zespołach, zapewniając coaching i szkolenia, dzięki czemu zespół może być bardziej proaktywny i nastawiony na wyniki.
• Wdrożenie rozwiązania: Kierownik projektu jest odpowiedzialny za wdrożenie wybranego rozwiązania i nadzorowanie jego rozwoju. Zespół musi współpracować, aby zapewnić pomyślne wdrożenie rozwiązania i szybkie rozwiązanie wszelkich problemów. Aby upewnić się, czy rozwiązanie osiągnęło cele i zadania projektu, kierownik projektu musi również ocenić wpływ rozwiązania.

Rozwiązanie konfliktu

Konflikt w sprawie projektu może wystąpić pomiędzy interesariuszami z wielu powodów, takich jak sprzeczne pomysły, stres związany z projektem, nieoczekiwane wymagania, ograniczenia finansowe, brak zaangażowania lub konflikty między ego. Zarządzanie konfliktem jest szansą, ponieważ każdy ma inny punkt widzenia i pomysły podczas konfliktu.

Dlatego umożliwia kreatywność i innowacyjność, przyjmując je bardziej pozytywnie. Jeśli problemy nie zostaną szybko rozwiązane, może to mieć wpływ na efektywność rozwoju projektu i produktywność personelu, powodując opóźnienia w dostarczaniu produktów i obniżoną jakość.

Strategie doskonalenia umiejętności rozwiązywania konfliktów:

• Ustal wytyczne: Technologia rozwiązywania konfliktów pomaga redukować konflikty, ponieważ członkowie zespołu dokładnie wiedzą, co mogą zrobić w związku z zachowaniem.
• Aktywne słuchanie: Kierownik projektu jest odpowiedzialny za optymalizację swojego podejścia poprzez aktywne słuchanie wszystkich stron zaangażowanych w konflikt. Zaangażowani interesariusze również mają różne problemy i względy, które wpływają na ich pracę. Dlatego konieczne jest zidentyfikowanie przyczyn leżących u podstaw ich sprzecznych emocji w celu obiektywnego rozwiązania problemu.
• Unikaj siły: sztywne podejście lidera projektu może tylko czasami przynieść pożądane rezultaty. Nie ma potrzeby zmuszania członków zespołu do przestrzegania ścisłych zasad i mogą potrzebować pomocy w kontaktach z liderami. Niewyrażone emocje, takie jak złość i frustracja, mogą pojawiać się i powracać wielokrotnie.

Przeczytaj także: Techniki zarządzania projektami, które uczynią Cię profesjonalistą

Podejmowanie decyzji

Podejmowanie decyzji jest istotnym elementem zarządzania projektem, ponieważ ma znaczący wpływ na wynik projektu. Ponieważ może to zadecydować o sukcesie lub porażce, konieczne jest dokładne rozważenie wszystkich dostępnych opcji, aby wybrać najlepszą możliwą opcję. Proces decyzyjny wpływa również na budżet i harmonogram projektu.

Dlatego szybkie i skuteczne podejmowanie decyzji jest niezbędne, zapewniając jednocześnie, że projekt będzie realizowany zgodnie z planem oraz zostanie ukończony na czas i w ramach budżetu. Wpływa także na komunikację, gdyż kluczowym aspektem projektu jest jasne i zwięzłe komunikowanie decyzji zespołowi i interesariuszom. Dzięki temu wszyscy się zgadzają i wiedzą, dlaczego każda decyzja została podjęta w bardziej przystępny sposób.

Korzyści:

• Identyfikuje potencjalne ryzyko i ocenia opcje projektu, umożliwiając podjęcie najlepszego sposobu działania w trakcie projektu.
• Dobrze zorganizowany proces decyzyjny pozwala menedżerom na strategiczną alokację zasobów, zapewniając odpowiednie zasoby właściwym zadaniom we właściwym czasie.
• Proces decyzyjny na pierwszym miejscu stawia zasadniczy cel projektu i eliminuje niepotrzebne kroki w panice.

Najlepsza praktyka w zakresie podejmowania decyzji:

• Obejmuje prawa interesariuszy: Interesariusze posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie i perspektywy, które mogą poprawić wyniki decyzji. Konieczne jest zidentyfikowanie i zaangażowanie osób mających udział w projektach lub posiadających odpowiednią wiedzę specjalistyczną.
• Szukaj różnorodnych perspektyw: Kierownicy projektów mogą uwzględnić w projekcie różnorodność wiedzy, w tym różne pochodzenie, doświadczenia i wiedzę specjalistyczną. Zmniejsza możliwość występowania martwych punktów i zapewnia lepsze zrozumienie decyzji.
• Zachęcaj do otwartej komunikacji: kiedy członkowie zespołu czują się cenieni i doceniani, przedstawiają swoje najlepsze pomysły podczas podejmowania decyzji. Jej praktyka polega na tworzeniu kultury, w której mile widziane są opinie, zachęcana jest do zdrowej debaty i promowane jest aktywne słuchanie.

Możesz sprawdzić najlepsze platformy decyzyjne dla firm oraz kompletne przewodniki i bezpłatne szablony drzew decyzyjnych.

Narzędzia

#1. Dobry raport

Dobry raport to przyjazne dla użytkownika i przeznaczone dla przedsiębiorstw narzędzie raportowania Java z intuicyjnym interfejsem „przeciągnij i upuść”, który umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów.

Kluczowe cechy

• Raporty są klasyfikowane, a personelowi przypisywane są uprawnienia w oparciu o architekturę organizacyjną przedsiębiorstwa, co pomaga decydentom i personelowi biznesowemu szybko uzyskać potrzebne raporty.
• Użytkownicy mogą otrzymywać raporty w stałych odstępach czasu, tj. codziennie, co tydzień lub co miesiąc, co pomaga szybko i skutecznie wykryć problem.
• Umożliwia wizualne monitorowanie danych i statystyk, które można wykorzystać w procesie analitycznym.

Konstrukcja oprogramowania przypominająca program Excel umożliwi użytkownikom uzyskiwanie, integrowanie, wizualizację, analizowanie, wysyłanie zapytań i wprowadzanie danych bez konieczności pisania kodu.

#2. 1000 umysłów

1000 umysłów to oprogramowanie do podejmowania decyzji i badań marketingowych. Jest to internetowy zestaw narzędzi i proces zaprojektowany, aby pomóc zarówno jednostkom, jak i grupom w podejmowaniu decyzji, ustalaniu priorytetów, analizowaniu stosunku jakości do ceny i zrozumieniu priorytetów interesariuszy.

Kluczowe cechy

• Ocenia i rankinguje pracę nad projektem, zapewniając lepsze zrozumienie wszystkich zadań i wgląd w to, co powinno być traktowane priorytetowo.
• Oprogramowanie alokuje budżet i zasoby na przestrzeni całego projektu, pozwalając na rozwój najlepszej infrastruktury.

Zarządzanie jakością

Kontrola jakości projektu jest istotna, ponieważ jest istotnym elementem zapewniającym sukces projektów. Obejmuje różnorodne podejścia, procesy i struktury zaprojektowane tak, aby konsekwentnie spełniać oczekiwania klientów. Menedżerowie projektów mogą zwiększyć zaangażowanie interesariuszy, zmniejszyć ryzyko, zoptymalizować koszty i poprawić zadowolenie klientów, upewniając się, że produkty spełniają ustalone standardy jakości.

Zarządzanie jakością projektu to systematyczny proces, który określa, w jaki sposób kontynuować projekt, aby wytworzyć produkty odpowiedniego kalibru. Jest to także ewaluacja ciągła, podczas której oceniana jest efektywność procesów i działań składających się na projekt. W zarządzaniu jakością projektu rezultaty są mierzone zgodnie z wcześniej ustalonymi standardami, a w trakcie projektu należy wprowadzać ulepszenia.

Oto kilka wskazówek, które pozwolą zapewnić, że produkty projektu spełniają standardy jakości:

• Planowanie zarządzania jakością: Zarządzanie jakością projektu to proces spełniania wymagań w celu osiągnięcia sukcesu. Kierownictwo najwyższego szczebla jest odpowiedzialne za organizację gromadzenia dokumentacji i informacji z projektu, umożliwiając efektywne zarządzanie jakością od planowania projektu do jego wdrożenia. Plany zarządzania jakością pomagają wyprzedzić konkurencję i zbudować wyjątkową markę firmy. Przestrzegając zasad zarządzania jakością, firmy i marki mogą zwiększyć kapitał i wartość swojej marki w porównaniu z konkurentami na rynku.
• Kontrola jakości: Proces kontroli jakości odbywa się poprzez monitorowanie jakości dostarczonych projektów i ich wymianę w przypadku, gdy nie spełniają ustalonych wymagań. Polega na pamiętaniu o celach projektu, jakie cele mają zostać osiągnięte i czy wszystko ma przebiegać zgodnie z planem. Wzajemna weryfikacja i testowanie to dwa sposoby przewidywania i kontrolowania jakości projektu.
• Zapewnienie jakości: Zapewnienie jakości to systematyczny proces mający na celu zapewnienie, że jakość produktu spełnia wymagane wymagania. Został on ustanowiony, aby spełniać standardy produktów dostarczanych w ramach projektu i przebiegać równolegle przez cały proces projektowy. Listy kontrolne projektu i audyty to dwa sposoby osiągnięcia celu, jakim jest zapewnienie jakości. Proces ten umożliwia nadanie kierunku projektom, płynną realizację strategii jakości i podjęcie niezbędnych kroków w przypadku nieosiągnięcia celów.

W celu lepszej kontroli jakości można również zastosować oprogramowanie do działań korygujących i zapobiegawczych.

Budowanie zespołu

Budowanie zespołu polega na zebraniu grupy osób o różnych potrzebach, pochodzeniu i poziomie wiedzy specjalistycznej i przekształceniu ich w produktywną jednostkę roboczą przy użyciu różnych technik. Uwzględnia cel każdego współpracownika i gromadzi energię, aby wspierać cele zespołu.

Podstawą sukcesu każdego projektu są zespoły projektowe. Efektywne zespoły projektowe sprzyjają innowacyjnej, opartej na współpracy i wywierającej wpływ pracy, zachęcając do komunikacji międzyfunkcyjnej i maksymalizując koordynację członków zespołu wokół celów projektu.

Kilka strategii budowania zespołu:

• Równowaga w zespole: Równowaga w zespole wymaga różnych umiejętności; jednakże działania projektu będą prawdopodobnie powolne, jeśli członkowie są wykwalifikowani, ale nie mogą pracować jako członkowie zespołu. Umiejętności techniczne i osobowość są niezbędne do zbudowania skutecznego zespołu, ale jednostka musi także posiadać silne umiejętności interpersonalne. Dodatkowo każdy projekt wymaga określonych umiejętności; uwzględnienie tych umiejętności jest niezbędne, a utrzymanie właściwej równowagi jest ważne.
• Jasne cele: Skuteczne budowanie zespołu wymaga od członków projektu znajomości swoich ról; cele muszą być jasno określone i wymierne. Pojedyncza wątpliwość może mieć kaskadowy wpływ na zespół i potencjalnie całkowicie przerwać projekt.
• Komunikacja: Komunikacja jest istotnym elementem zapewniającym skuteczne budowanie zespołu. Zniekształcenie oryginalnego komunikatu w kanale komunikacyjnym oznacza, że ​​odbiorca otrzymuje komunikat kompletny i jasny. Umożliwi także członkom zespołu dzielenie się swoimi opiniami i pomysłami na temat projektu.

Możesz także sprawdzić, jakie działania związane z budowaniem zespołu można wypróbować w pracy zdalnej oraz jak podnieść morale pracowników i zwiększyć produktywność.

Narzędzia:

#1. Officevibe

Officevibe oprogramowanie zarządza relacjami z pracownikami i daje liderom zasoby potrzebne do rozwijania potencjału swoich zespołów. Stawia ludzi na pierwszym miejscu, przyjmując podejście do identyfikowania, umożliwiania i angażowania wyjątkowych zespołów i liderów.

Kluczowe cechy:

• Oprogramowanie ściśle współpracuje z ekspertami Deloitte ds. kapitału ludzkiego i neurologami, aby odkryć najskuteczniejszy sposób budowania więzi w zespole.
• Zapewnia wyniki na podstawie cotygodniowych ankiet Inside-Out, umożliwiając zarządzanie ryzykiem i poprawę wydajności kadry kierowniczej i menedżerów.
• Platforma umożliwia ludzki sposób wzajemnego uznania poprzez podkreślanie pozytywnych i błyskotliwych wysiłków na rzecz uznania pracowników.

Zaawansowane i przyjazne dla użytkownika narzędzia ułatwiają istotne rozmowy, które pozwalają zespołom na skuteczniejszą współpracę i wzmacniają pozycję liderów.

#2. PracujTango

WorkTango to oprogramowanie do obsługi pracowników, które zapewnia wszystkie funkcje potrzebne biznesowi w jednej, przyjaznej dla użytkownika platformie. Ułatwia wyznaczanie celów i zbieranie informacji zwrotnych, zapewnia praktyczne spostrzeżenia dzięki ankietom pracowniczym oraz pozwala na znaczące uznanie i nagrody.

Kluczowe cechy

• Oferuje konfigurowalne ankiety poprawiające zaangażowanie pracowników, zawierające pytania poparte trendami historycznymi i badaniami.
• Platformy porównują ankiety z innymi światowej klasy organizacjami i tworzą ranking, aby pokazać, w jakim stopniu organizacja pozostaje w tyle za najlepszymi organizacjami.

Promuje kulturę świętowania, która podnosi morale i produktywność, zwiększając zaangażowanie poprzez nagrody i uznanie.

Negocjacja

Projekt zawsze wiąże się z nowymi specyfikacjami, osobami, perspektywami, innym zestawem umiejętności, trudnościami, nowościami i kombinacjami wszystkich wcześniejszych odmian. W rezultacie każdy projekt nieuchronnie ma różne cele, strategie i priorytety. Co więcej, aby projekt zakończył się pomyślnie, wszystkie zaangażowane strony muszą w równym stopniu rozumieć problemy i możliwe rozwiązania.

Negocjacje są niezbędne, aby uniknąć konfliktu interesów i ryzyka opóźnienia wyników projektu. Konieczne jest zapewnienie przejrzystości, rozstrzyganie sporów, identyfikowanie możliwości i oryginalnych rozwiązań oraz dochodzenie do idealnych wniosków. Większość kierowników projektów musi negocjować bez względu na różnice i odpowiednio wyjaśniać powody zmian, aby uzyskać akceptację nowych pomysłów lub zmian od wszystkich zaangażowanych i zainteresowanych stron.

Podobały Ci się te narzędzia? Dlaczego nie przyjrzeć się temu bezpłatnemu oprogramowaniu do zarządzania zadaniami i projektami?

Ostatnie słowa

Jest to aspekt każdego biznesu, ponieważ każdy ma unikalne cele i klientów o specyficznych potrzebach.

Rozwój zawodowy przedsiębiorstwa powinien być ukierunkowany na utrzymanie lub zwiększenie jego konkurencyjności. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorstwa wzmocnią swoją propozycję wartości dla klientów i zoptymalizują swoje działania dzięki efektywnemu zarządzaniu projektami w oparciu o cele strategiczne organizacji.

Generowanie rzetelnych wyników, informacja w czasie rzeczywistym, harmonogramy pracy zgodne z wcześniejszym planowaniem i posiadanie zdefiniowanych zadań to korzyści płynące z prawidłowego zarządzania projektami.

Możesz także sprawdzić oprogramowanie do zarządzania projektami typu open source dla swojej firmy.