Jednym z trudnych zadań każdego właściciela lub kierownika projektu biznesowego jest stworzenie praktycznego WBS do zarządzania projektami. Jest to jedno z podstawowych narzędzi do zarządzania dowolnym projektem komercyjnym. Dlatego narzędzia WBS są naprawdę pomocne dla kierowników projektów.
Jeśli uważasz, że tworzenie szablonu WBS dla nadchodzącego projektu jest wyzwaniem, jesteś we właściwym miejscu! Wyjaśnimy WBS w zarządzaniu projektami prostym językiem. Przedstawimy również niektóre bardzo popularne i popularne narzędzia, których najlepsi menedżerowie projektów używają do tworzenia arkuszy WBS w pracy.
Spis treści:
Co to jest struktura podziału pracy (WBS)?
Struktura podziału pracy (WBS) to tabela, która identyfikuje i zawiera listę składników projektu i elementów dostarczanych. WBS w zarządzaniu projektami to narzędzie, które daje kierownikom projektów jasny wgląd w to, jakie treści/produkty/usługi projekt musi dostarczyć klientowi.
Zasadniczo powinieneś utworzyć szablon WBS jako hierarchię składników, które projekt powinien wytworzyć. Ta struktura pomaga również kierownikom projektów w organizowaniu zadań i obowiązków zespołu projektowego w małe porcje celów.
Większość narzędzi WBS dla projektów biznesowych ma więcej niż 3 poziomy głębiej. Jednak można również znaleźć od 2 do 4 poziomów głębokiej hierarchii elementów dostarczanych i składników w arkuszu WBS małego projektu.
Jakie są rodzaje WBS?
#1. WBS na podstawie materiałów dostarczanych
Jak sama nazwa wskazuje, ten arkusz WBS skupi się głównie na wynikach projektu. Może to być produkt fizyczny, treści cyfrowe lub usługa online (strona internetowa/aplikacja mobilna). Łatwo łączy zakres projektu z każdym produktem. Menedżerowie projektów często używają tego szablonu WBS do tworzenia budżetów projektów, szacunków zasobów itp.
Prawdziwym przykładem może być arkusz WBS do produkcji samochodów. Wnętrze, karoseria i elektronika tworzą pierwsze elementy hierarchii. Następnie możesz połączyć odpowiednie komponenty, które musisz wyprodukować dla każdej z tych głowic.
#2. WBS oparte na procesach
Ten typ narzędzia WBS zdefiniuje Twój projekt dotyczący faz pracy, funkcji i kroków. Możesz łatwo przypisać różne kroki do różnych umiejętności i dyscyplin. Pomaga określić, jakich narzędzi potrzebujesz, wymagania dotyczące umiejętności itp.
Przykładem tego rodzaju będzie szkic WBS do projektu rozwoju aplikacji mobilnej. Tutaj fazy rozwoju aplikacji, takie jak konfiguracja, testy systemu, przegląd krytycznych systemów i systemy użytkowników, tworzą hierarchię pierwszego poziomu. Możesz teraz połączyć inne fazy z odpowiednimi nagłówkami.
Co sprawia, że WBS jest rozwiązaniem dla kierowników projektów?
#1. Zapewnia najwyższy poziom przejrzystości odpowiedzialnych zasobów zadań projektowych. Dzięki temu kierownicy projektów mogą natychmiast skontaktować się z odpowiednim członkiem zespołu, jeśli potrzebują statusów zadań.
#2. Nigdy nie przegapisz żadnych kroków projektu ani elementów dostarczanych podczas wdrażania skutecznego szablonu WBS.
#3. Ponieważ arkusz WBS wizualnie podkreśla wszystkie elementy dostarczane i fazy, kierownicy projektów mogą zapewnić terminowe ukończenie każdego fragmentu zadań / elementów dostawy.
#4. Narzędzie WBS pomaga również naprawić błędy i błędy w projekcie, które nie są łatwe do zidentyfikowania na początku projektu.
Sprawdź tę ostateczną listę najlepszych narzędzi, które pomogą Ci stworzyć skuteczny arkusz struktury podziału pracy:
Poniedziałek
Poza tym, że jest to najwyższej klasy oprogramowanie do zarządzania projektami, poniedziałek.com udostępnia również szablon WBS. Z jego pomocą kierownicy projektów mogą bezproblemowo planować i kontrolować swoje projekty. Ten szablon jest nie tylko bezpłatny, ale i gotowy do użycia, dzięki czemu otrzymasz przykładowy harmonogram podziału pracy, aby zacząć już teraz.
Użytkownicy mogą pobrać ten intuicyjny szablon, aby opracować spersonalizowany plan, dodając elementy działań i reorganizując zadania w oparciu o macierz priorytetów projektów. Dzięki temu szablonowi wykonanie planu staje się procesem bez wysiłku.
Wszystko, co musisz zrobić, to przypisać każdy element akcji do członków zespołu. Pozwala śledzić postępy na każdym etapie za pomocą różnych wskaźników. Szablon zawiera również funkcje, takie jak dodawanie nowych elementów jednym kliknięciem, wyszukiwanie lub filtrowanie tablicy, udostępnianie itp.
Lucidchart
Lucidchart to inteligentne oprogramowanie do tworzenia diagramów, które pomaga wprowadzać innowacje poprzez tworzenie diagramów i współpracę. Korzystając z kreatora WBS, użytkownicy mogą w ciągu kilku minut utworzyć strukturę podziału pracy dla swoich projektów. Narzędzie jest wyposażone w intuicyjny interfejs i kilka solidnych funkcji dostosowywania WBS do potrzeb projektu.
Użytkownicy mogą rozpocząć tworzenie struktury, przeciągając kształty na kanwę i wstawiając zadania do poszczególnych kształtów. Pozwala także zdefiniować własność zadania i rozróżniać zadania i podzadania dzięki rozbudowanym funkcjom formatowania.
Lucidchart oferuje współpracę w czasie rzeczywistym, czat w edytorze i wzmianki o komentowaniu w celu natychmiastowych aktualizacji i udostępniania. Dostęp do tego narzędzia w chmurze można uzyskać z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Posiada również formatowanie warunkowe, które pomaga w oznaczaniu kolorami zadań oraz organizowaniu ról i innych elementów struktury.
Twórczy
Z narzędziem WBS of Twórczy, możesz lepiej zarządzać elementami dostarczanymi projektu. Dzięki oprogramowaniu struktury podziału pracy kierownicy projektów mogą wizualizować zakres projektów. Na tej łatwej w obsłudze platformie wizualnej użytkownicy mogą podzielić projekt na łatwiejsze w zarządzaniu etapy, co ułatwia zarządzanie pracą.
Creately umożliwia dodawanie szczegółowych dokumentów, łączy i załączników do każdego elementu dostarczanego WBS. Obsługuje również importowanie danych z narzędzi do zarządzania projektami, dzięki czemu użytkownicy mogą identyfikować luki i nakładanie się wymagań projektowych.
Platforma WBS zawiera różne wbudowane narzędzia do tworzenia pulpitów nawigacyjnych, prezentacji i raportów dla interesariuszy. Ponadto obsługuje wiele integracji aplikacji do eksportowania i importowania danych projektu.
To narzędzie zostało zaprojektowane z myślą o prawdziwej współpracy zespołowej. Teraz zespoły wielofunkcyjne mogą pozostawać w zgodzie dzięki komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym. Zawiera funkcje, takie jak współpraca wielu użytkowników, wzmianki o komentarzach, śledzenie stanu na poziomie obszaru roboczego, wiele poziomów dostępu i ról oraz inteligentne powiadomienia, aby połączyć wszystkich na całym świecie.
EdrawMax
Szukasz oprogramowania do struktury podziału pracy, w którym możesz uzyskać bezpłatne i łatwe do dostosowania szablony? Idź po EdrawMax wizualizować cały zakres projektu, tworząc interaktywny WBS. Tworząc strukturę na tym narzędziu, możesz uporządkować cele w prosty i przewidywalny sposób.
Tutaj możesz wybierać spośród wielu szablonów struktury podziału pracy, których można użyć bezpośrednio. Posiada również bogatą bibliotekę symboli, z której możesz dodawać przydatne symbole, przeciągając je i upuszczając na płótnie. Dla tych, którzy chcą opracować zawartość diagramu, EdrawMax umożliwia importowanie i eksportowanie dodatkowych danych w celu dostosowania.
Użytkownicy mogą pobrać strukturę z tego narzędzia WBS w różnych formatach, w tym PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG i PNG. Następnie mogą również udostępniać i przesyłać te pliki na różne platformy. Obsługuje również osadzanie diagramu w wiadomościach e-mail, mediach społecznościowych i witrynach internetowych.
PlanHammer
PlanHammer to platforma do łatwego tworzenia internetowych wykresów WBS. Jest to potężne oprogramowanie z potężnymi możliwościami zarządzania projektami. Oprogramowanie umożliwia użytkownikom podział swoich projektów przy jednoczesnym przydzielaniu zadań kolegom z zespołu i jednoczesnej współpracy z nimi.
Ponieważ to narzędzie WBS umożliwia tworzenie elastycznej struktury, możesz rozwijać i zwijać drzewa zadań, ponieważ chcesz wyświetlić tylko gałąź, nad którą teraz pracujesz. Klikając przycisk informacji, użytkownicy mogą również uzyskać szczegółowe informacje o dowolnym zadaniu.
PlanHammer sprawia, że dodawanie i usuwanie zadań i podzadań jest bardzo łatwe w WBS. Ponadto w przypadku każdego zadania nadrzędnego masz pełną swobodę wyświetlania podzadań w stylu rozwiniętym lub w formie listy.
Ten interaktywny kreator wykresów WBS ułatwia udostępnianie ekranu i telecasting oparty na Chromecast w celu uzyskania niesamowitej prezentacji. Możesz także wydrukować go z pliku PDF i udostępnić papierową wersję zainteresowanym stronom.
Praksja
Za pomocą Praksja, możesz doskonalić się w zarządzaniu projektami WBS na dwa sposoby. Możesz użyć jego interaktywnej aplikacji, aby utworzyć WBS od podstaw. Możesz też użyć szablonu WBS, aby dostosować go do swoich potrzeb.
Aby użyć szablonu, użytkownicy muszą go przejrzeć i rozważyć zadania zawarte w projekcie z punktu widzenia krok po kroku. Następnie muszą spisać wszystkie podzadania i dokończyć tabelę za pomocą niezbędnych danych. W miarę postępu prac członkowie zespołu muszą go aktualizować, aby kierownik projektu miał jasny obraz tego.
Każdy zespół lub firma może rozpocząć pracę z narzędziami do współpracy firmy Praxie, definiując zadania i tworząc Elementy Działania. Oprogramowanie oparte na chmurze zawiera również funkcje, takie jak pulpity nawigacyjne postępu, import danych z różnych aplikacji lub dokumentów SaaS oraz intuicyjny interfejs.
Otwarty projekt
Otwarty projekt oferuje oprogramowanie do zarządzania projektami typu open source, które jest jednocześnie solidne i bezpieczne. To narzędzie wspiera Twój kompleksowy proces zarządzania projektem ze strukturą podziału pracy.
W narzędziu OpenProject możesz podzielić cały projekt na łatwe w zarządzaniu produkty i działania za pomocą widoku listy. Co więcej, możesz szybko utworzyć zadanie dzięki tworzeniu w linii lub użyć widoku pełnoekranowego do zadań ze szczegółowymi informacjami. Wyświetla również postęp zadania i spędzony czas dla lepszej analizy projektu.
MatchWare MindView
MatchWare MindView to narzędzie do mapowania myśli z możliwością opracowania struktury podziału pracy. To skuteczne oprogramowanie do opracowywania koncepcji zawiera 6 wymiennych widoków do tworzenia WBS. Możesz łatwo wykonać strukturę w układzie góra-dół lub lewo-prawo.
W razie potrzeby dane można wyeksportować do wbudowanego wykresu Gantta w aplikacjach, takich jak MS Excel i MS Projects. MindView to idealne narzędzie do tworzenia wykresów WBS, ponieważ pozwala błyskawicznie wprowadzać różne elementy i organizować je w strukturę pasującą do konkretnego projektu. Ponadto strukturę można bezproblemowo edytować, jeśli trzeba wprowadzić w niej jakiekolwiek zmiany.
JadeALM
JadeALM umożliwia tworzenie wykresów WBS dla projektów, dzięki czemu można mieć przejrzystą strukturę projektu. Jego hierarchiczny wykres jest idealny do rozbijania postępów od góry do dołu. Możesz łatwo zobaczyć, gdzie każde podzadanie i zadanie należy do dużego obrazu projektu.
Ta struktura informuje również o tym, co się dzieje i gdzie. Ponieważ użytkownicy mogą w prosty i praktyczny sposób podzielić projekt na mniejsze podzadania, nigdy nie tracą koncentracji na podstawowej wartości i celu. JadeALM pomaga również w reorganizacji i przewidywalności, zarządzając zależnościami między ludźmi, zadaniami, funkcjami i procesami.
Ponadto to narzędzie WBS jest bardzo przydatne do zarządzania mniejszymi produktami. Jego aktualizacja w czasie rzeczywistym umożliwia śledzenie postępów, zasobów i cesjonariuszy za pomocą jednego narzędzia z pełną spójnością, przejrzystością i jednolitością.
Kakao
Kakao jest niezbędnym narzędziem dla zespołów, które chcą przeprowadzić zorganizowany i wizualny podział zadań i podzadań. Oferuje zaawansowany szablon WBS, który użytkownicy mogą dostosowywać do potrzeb poszczególnych projektów.
Oprócz używania go do pojedynczego projektu, który zawiera wiele zadań przypisanych do różnych osób, możesz go również używać do większych projektów, które dotyczą wielu zespołów.
Nawet jeśli jesteś początkującym użytkownikiem, nie zajęłoby Ci dużo czasu, aby nauczyć się obsługi tego narzędzia. Oferuje szeroką gamę samouczków, w tym dedykowane i szczegółowe przewodniki i filmy. Możesz również przejrzeć jego blog i bazę wiedzy, aby dowiedzieć się, jak działa to narzędzie.
Cacoo obsługuje integrację z różnymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Dokumenty Google, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio i Zapier. Ta funkcja ułatwia Ci zadanie zarządzania projektami.
Czy możesz użyć wykresu Gantta jako WBS?
Diagram WBS przedstawia zakres projektu i jego kamienie milowe. Wykres Gantta pomaga zwizualizować oś czasu działań w projekcie.
Wykres Gantta jest często uważany za rodzaj WBS do zarządzania projektami. Użytkownicy mogą organizować swoje WBS jako wykres Gantta, który zawiera łącza między zależnościami zadań i kamieniami milowymi projektu.
Ostatnie słowa
Do tej pory znalazłeś dogłębną dyskusję na temat podstaw WBS w zarządzaniu projektami. Odkryłeś również kilka najlepszych narzędzi, które mogą pomóc w przygotowaniu profesjonalnego i bezbłędnego szablonu WBS.
W karierze zawodowej kierownika projektu umiejętność opracowania narzędzia WBS odróżnia go od nowicjusza. Podobnie, przyjmując szablon WBS, zmniejszasz wąskie gardła, zwiększasz produktywność i ostatecznie uzyskujesz większe przychody niż firmy amatorskie, które nie używają tego narzędzia.
Być może zainteresuje Cię także zapoznanie się z kartami zespołu, które ułatwiają efektywną współpracę w zespole.