Struktura Podziału Pracy (WBS) – Kluczowe Narzędzie Zarządzania Projektami
Jednym z istotnych wyzwań, przed którymi stają właściciele firm i kierownicy projektów, jest opracowanie efektywnej struktury podziału pracy (WBS). Jest to fundamentalne narzędzie wykorzystywane w zarządzaniu projektami, niezależnie od ich charakteru. W związku z tym narzędzia WBS stanowią nieocenioną pomoc dla każdego kierownika projektu.
Jeśli przygotowanie szablonu WBS dla Twojego nowego projektu wydaje się trudne, to dobrze trafiłeś! W tym artykule omówimy, czym jest WBS w zarządzaniu projektami, używając przystępnego języka. Dodatkowo, przedstawimy popularne i cenione narzędzia, które są wykorzystywane przez doświadczonych kierowników projektów do tworzenia skutecznych arkuszy WBS.
Czym jest Struktura Podziału Pracy (WBS)?
Struktura podziału pracy (WBS) to graficzne przedstawienie, które identyfikuje i hierarchizuje wszystkie składniki projektu oraz elementy podlegające dostarczeniu. W kontekście zarządzania projektami, WBS jest narzędziem, które zapewnia kierownikom przejrzysty obraz tego, jakie rezultaty – produkty, usługi lub treści – projekt ma dostarczyć klientowi.
Zasadniczo, szablon WBS tworzony jest jako hierarchiczna struktura elementów, które projekt ma wytworzyć. Taka struktura pomaga kierownikom w organizowaniu zadań i obowiązków zespołu projektowego w mniejsze, łatwiejsze do osiągnięcia cele.
Większość narzędzi WBS stosowanych w projektach biznesowych zawiera co najmniej trzy poziomy szczegółowości. W przypadku mniejszych przedsięwzięć można spotkać również arkusze WBS z hierarchią elementów dostarczanych i składników o głębokości od 2 do 4 poziomów.
Jakie są rodzaje WBS?
WBS oparty na elementach dostarczanych
Jak sama nazwa wskazuje, ten rodzaj arkusza WBS koncentruje się na rezultatach projektu. Mogą to być produkty fizyczne, treści cyfrowe lub usługi online (np. strona internetowa, aplikacja mobilna). Ułatwia to powiązanie zakresu projektu z każdym z jego rezultatów. Kierownicy projektów często wykorzystują ten szablon WBS do tworzenia budżetów projektów oraz szacowania zasobów.
Przykładem może być arkusz WBS dla procesu produkcji samochodów. Wnętrze, karoseria i elektronika stanowią pierwsze poziomy hierarchii. Następnie można powiązać z nimi odpowiednie komponenty, które należy wyprodukować dla każdego z tych elementów.
WBS oparty na procesach
Ten typ narzędzia WBS definiuje projekt z perspektywy faz pracy, funkcji i poszczególnych kroków. Umożliwia on łatwe przypisanie różnych etapów do konkretnych umiejętności i dyscyplin. Pomaga to określić, jakie narzędzia są potrzebne oraz jakie kwalifikacje są wymagane.
Przykładem takiego podejścia może być struktura WBS dla projektu tworzenia aplikacji mobilnej. W tym przypadku fazy rozwoju aplikacji, takie jak konfiguracja, testy systemu, przegląd systemów krytycznych oraz systemy użytkowników, stanowią pierwszy poziom hierarchii. Kolejne etapy mogą być przypisane do odpowiednich nagłówków.
Dlaczego WBS jest tak ważne dla kierowników projektów?
#1. WBS zapewnia przejrzystość w zakresie odpowiedzialności za zadania projektowe. Dzięki temu kierownicy projektów mogą szybko skontaktować się z właściwą osobą w zespole, aby uzyskać informacje o postępie prac.
#2. Stosowanie skutecznego szablonu WBS minimalizuje ryzyko pominięcia ważnych etapów projektu lub elementów dostarczanych.
#3. Arkusz WBS, dzięki swojej wizualnej prezentacji elementów dostarczanych i faz, ułatwia kierownikom terminowe realizowanie poszczególnych części projektu.
#4. Narzędzie WBS pomaga również identyfikować i korygować błędy oraz nieprawidłowości, które mogą być trudne do wychwycenia na wczesnym etapie projektu.
Poniżej znajduje się lista najlepszych narzędzi, które mogą pomóc Ci stworzyć skuteczną strukturę podziału pracy:
Monday.com
Oprócz tego, że jest zaawansowanym oprogramowaniem do zarządzania projektami, Monday.com oferuje również gotowy szablon WBS. Ułatwia on kierownikom planowanie i monitorowanie projektów. Szablon jest dostępny bezpłatnie i jest od razu gotowy do użycia, prezentując przykładowy harmonogram podziału pracy.
Użytkownicy mogą pobrać ten intuicyjny szablon, aby opracować spersonalizowany plan, dodając działania i reorganizując zadania na podstawie priorytetów projektu. Dzięki temu szablonowi realizacja planu staje się prostsza.
Konieczne jest przypisanie każdego elementu akcji do odpowiednich członków zespołu. Pozwala to śledzić postępy na każdym etapie za pomocą różnych wskaźników. Szablon oferuje również funkcje takie jak dodawanie elementów jednym kliknięciem, wyszukiwanie, filtrowanie tablicy i udostępnianie.
Lucidchart
Lucidchart to innowacyjne oprogramowanie do tworzenia diagramów, które wspiera innowacje poprzez wizualizację procesów i współpracę. Dzięki kreatorowi WBS, użytkownicy mogą szybko stworzyć strukturę podziału pracy dla swoich projektów. Narzędzie charakteryzuje się intuicyjnym interfejsem i szeregiem funkcji pozwalających na dostosowanie WBS do konkretnych potrzeb projektu.
Aby rozpocząć tworzenie struktury, wystarczy przeciągnąć odpowiednie kształty na obszar roboczy i wprowadzić zadania. Lucidchart umożliwia również zdefiniowanie właściciela zadania oraz rozróżnienie zadań i podzadań dzięki zaawansowanym funkcjom formatowania.
Lucidchart oferuje funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, czat w edytorze i możliwość komentowania, co przyspiesza komunikację i udostępnianie aktualizacji. Dostęp do narzędzia w chmurze jest możliwy z dowolnego miejsca i urządzenia. Dodatkowo, formatowanie warunkowe pozwala na oznaczanie zadań kolorami oraz organizowanie ról i innych elementów struktury.
Creately
Narzędzie WBS od Creately umożliwia efektywniejsze zarządzanie elementami dostarczanymi projektu. Dzięki temu oprogramowaniu, kierownicy projektów mogą wizualizować zakres projektu i dzielić go na łatwiejsze do zarządzania etapy.
Creately umożliwia dodawanie szczegółowych dokumentów, linków i załączników do każdego elementu WBS. Obsługuje również importowanie danych z innych narzędzi do zarządzania projektami, ułatwiając identyfikację luk i nakładających się wymagań.
Platforma WBS oferuje zintegrowane narzędzia do tworzenia pulpitów nawigacyjnych, prezentacji i raportów dla interesariuszy. Dodatkowo obsługuje wiele integracji z innymi aplikacjami w celu eksportowania i importowania danych projektowych.
Narzędzie zostało zaprojektowane z myślą o współpracy zespołowej. Umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym, wspólną edycję, śledzenie postępów, zarządzanie dostępem i powiadomienia.
EdrawMax
Poszukujesz oprogramowania do tworzenia struktury podziału pracy, które oferuje bezpłatne i łatwe do dostosowania szablony? Wypróbuj EdrawMax, które pozwala wizualizować cały zakres projektu poprzez tworzenie interaktywnego WBS. Dzięki temu narzędziu możesz organizować cele w prosty i przejrzysty sposób.
EdrawMax oferuje szeroki wybór szablonów struktury podziału pracy, które można od razu wykorzystać. Posiada również bibliotekę symboli, które można łatwo dodawać na płótnie. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników, EdrawMax umożliwia importowanie i eksportowanie danych.
Użytkownicy mogą eksportować strukturę WBS w różnych formatach, takich jak PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG i PNG. Następnie, można udostępniać pliki na różnych platformach, a nawet osadzać diagram w wiadomościach e-mail, mediach społecznościowych i stronach internetowych.
PlanHammer
PlanHammer to platforma do łatwego tworzenia internetowych wykresów WBS. Jest to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala dzielić projekty na etapy, przydzielać zadania członkom zespołu i współpracować z nimi.
Narzędzie WBS PlanHammer umożliwia tworzenie elastycznej struktury, pozwalając na rozwijanie i zwijanie drzewa zadań. Użytkownicy mogą uzyskać szczegółowe informacje o każdym zadaniu klikając odpowiedni przycisk.
PlanHammer ułatwia dodawanie i usuwanie zadań oraz podzadań w strukturze WBS. Możesz wyświetlić podzadania w formie rozwiniętej lub listy.
Ten interaktywny kreator wykresów WBS umożliwia udostępnianie ekranu i przesyłanie prezentacji. Można go również wydrukować w formacie PDF i udostępnić w formie papierowej.
Praxie
Z Praxie możesz tworzyć strukturę WBS na dwa sposoby. Możesz użyć interaktywnej aplikacji, aby zbudować WBS od podstaw lub użyć gotowego szablonu i dostosować go do swoich potrzeb.
Aby wykorzystać szablon, należy dokładnie przeanalizować zadania i rozważyć projekt krok po kroku. Następnie trzeba zanotować wszystkie podzadania i uzupełnić tabelę odpowiednimi danymi. W miarę postępów prac, członkowie zespołu muszą aktualizować strukturę, aby kierownik projektu miał aktualny obraz sytuacji.
Każdy zespół lub firma może rozpocząć pracę z narzędziami współpracy Praxie, definiując zadania i tworząc elementy akcji. Oprogramowanie oferuje również pulpity nawigacyjne postępów, import danych z innych aplikacji oraz intuicyjny interfejs.
OpenProject
OpenProject to otwarte oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest jednocześnie solidne i bezpieczne. To narzędzie wspiera cały proces zarządzania projektem, w tym strukturę podziału pracy.
W OpenProject można dzielić projekt na łatwe do zarządzania elementy za pomocą widoku listy. Zadania można szybko tworzyć bezpośrednio w linii lub w widoku pełnoekranowym ze szczegółowymi informacjami. Narzędzie wyświetla również postępy i czas spędzony na zadaniach, co ułatwia analizę projektu.
MatchWare MindView
MatchWare MindView to narzędzie do mapowania myśli, które umożliwia opracowanie struktury podziału pracy. Oprogramowanie oferuje 6 wymiennych widoków do tworzenia WBS. Strukturę można tworzyć w układzie góra-dół lub lewo-prawo.
Dane można eksportować do wykresu Gantta w aplikacjach takich jak MS Excel i MS Projects. MindView jest idealny do tworzenia wykresów WBS, ponieważ umożliwia szybkie wprowadzanie różnych elementów i organizowanie ich w strukturę dopasowaną do konkretnego projektu. Strukturę można edytować w razie potrzeby.
JadeALM
JadeALM umożliwia tworzenie wykresów WBS, co pozwala na przejrzystą wizualizację struktury projektu. Jego hierarchiczny wykres ułatwia analizowanie postępów. Widać, jak każde podzadanie i zadanie wpisuje się w ogólny obraz projektu.
Struktura informuje również o tym, co się dzieje i gdzie. Dzieląc projekt na mniejsze podzadania, użytkownicy skupiają się na jego kluczowym celu. JadeALM pomaga w reorganizacji i przewidywalności zarządzając zależnościami między ludźmi, zadaniami, funkcjami i procesami.
Narzędzie WBS jest przydatne w zarządzaniu mniejszymi produktami. Aktualizacja w czasie rzeczywistym pozwala na monitorowanie postępów, zasobów i przypisań za pomocą jednego narzędzia.
Cacoo
Cacoo to przydatne narzędzie do wizualizacji podziału zadań. Oferuje zaawansowany szablon WBS, który można dostosować do potrzeb projektu.
Oprócz projektów z zadaniami przypisanymi do różnych osób, można go wykorzystać także w większych projektach z udziałem wielu zespołów.
Nawet początkujący użytkownicy szybko opanują obsługę tego narzędzia. Cacoo oferuje wiele samouczków i szczegółowych przewodników. Dodatkowe informacje można znaleźć na blogu i w bazie wiedzy.
Cacoo obsługuje integracje z różnymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Dokumenty Google, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio i Zapier, co ułatwia zarządzanie projektami.
Czy można użyć wykresu Gantta jako WBS?
Diagram WBS przedstawia zakres projektu i jego kluczowe etapy. Wykres Gantta wizualizuje harmonogram działań projektu.
Wykres Gantta jest czasem traktowany jako rodzaj WBS do zarządzania projektami. Użytkownicy mogą organizować swoje WBS jako wykres Gantta, który zawiera zależności zadań i kamienie milowe.
Podsumowanie
W tym artykule przedstawiliśmy dogłębne omówienie podstaw WBS w zarządzaniu projektami. Przedstawiliśmy również najlepsze narzędzia, które pomogą Ci w stworzeniu profesjonalnego szablonu WBS.
W zawodzie kierownika projektu umiejętność opracowania skutecznego WBS odróżnia specjalistę od amatora. Zastosowanie szablonu WBS pozwala na zminimalizowanie wąskich gardeł, zwiększenie produktywności i uzyskanie lepszych wyników finansowych.
Zachęcamy również do zapoznania się z informacjami na temat kart zespołu, które ułatwiają efektywną współpracę w zespole.
newsblog.pl