Prowadzenie firmy polega na pracy nad listą codziennych priorytetów, aby osiągnąć pożądany efekt końcowy.
Zarządzanie zadaniami to sposób na zapewnienie, że zawsze pracujesz nad zadaniami o wysokim priorytecie i jesteś tak wydajny, jak to możliwe.
To może brzmieć łatwo, trudno jest śledzić projekty na dużą skalę, a jeszcze trudniej jest zastosować do projektów na małą skalę.
Jeśli pracujesz z wieloma członkami zespołu, musisz mieć oprogramowanie do zarządzania zadaniami.
Ten blog przyjrzy się różnym aspektom zarządzania zadaniami i określi, jak przezwyciężyć problemy z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami.
Spis treści:
Co to jest zarządzanie zadaniami?
Zarządzanie zadaniami jest krytyczną częścią każdego udanego projektu. Bez odpowiedniego zarządzania zadaniami zapewnienie, że wszystkie zadania zostaną wykonane na czas i że projekt pozostanie na dobrej drodze, jest wyzwaniem.
Właściwym sposobem zarządzania projektami jest skupienie się na wykonywaniu zadań priorytetowych i tworzeniu potoku nadchodzących zadań.
Zarządzanie zadaniami obejmuje planowanie, organizowanie i ustalanie priorytetów zadań w celu osiągnięcia kamieni milowych. Obejmuje to tworzenie listy zadań, przydzielanie zadań członkom zespołu i ustalanie terminów. Ważne jest również monitorowanie postępów i wprowadzanie zmian w planie w razie potrzeby.
Chociaż zarządzanie projektami i kierowanie zespołami może wydawać się łatwe, na swojej drodze możesz napotkać wiele wyzwań.
Przyjrzyjmy się szczegółowo niektórym z tych wyzwań związanych z zarządzaniem zadaniami.
Wyzwania w zarządzaniu zadaniami
Zarządzanie każdym projektem wiąże się z wieloma wyzwaniami.
Musisz utworzyć i wyrównać kilka zadań w systematycznej kolejności. Musisz także zająć się przydziałami zadań, komunikować się z członkami zespołu i dotrzymywać terminów projektów.
Przyjrzyjmy się niektórym typowym wyzwaniom w zarządzaniu zadaniami.
- Brak współpracy zespołowej: Bez odpowiedniego systemu zarządzania członkom zespołu trudno jest współpracować przy bieżących i nadchodzących zadaniach.
- Niewłaściwa wymiana informacji: Właściwa i dokładna komunikacja stanowi podstawę pomyślnego zakończenia projektu. Dzięki temu członkowie zespołu mogą współpracować, a interesariusze biznesowi mogą być na bieżąco z bieżącymi projektami.
- Niewłaściwa organizacja zadań: Trudno jest śledzić przydzielone zadania w arkuszach Excela i sprawdzać ukończone zadania w przypadku opóźnionych terminów.
- Konflikty zespołowe: Skuteczne zarządzanie projektami wymaga synchronizacji między liderami a wykonawcami. Jednak brak kierunku, nieporozumienia i nieporozumienia mogą powodować konflikty w zespole. Na dłuższą metę staje się to znaczącą przeszkodą, a punkt ciężkości przesuwa się z pracy na inne nieproduktywne myśli.
- Niejednoznaczność w dystrybucji zadań: Brak systemu zarządzania projektami powoduje niejednoznaczność w dystrybucji zadań. Może to skutkować przydzieleniem zadań członkom, które nie odpowiadają wymaganym umiejętnościom i doprowadzić do niepowodzenia projektu.
Aby sprostać wyzwaniom związanym z zarządzaniem zadaniami, możesz wybrać platformę taką jak Monday.com
Jest to narzędzie pracy oparte na chmurze, w którym zespoły mogą tworzyć przepływy pracy i organizować przepływ projektów.
Monday.com jest w 100% wolny od kodu, więc każdy zaangażowany w projekt może łatwo wprowadzać zmiany, takie jak tworzenie zadań, ustalanie terminów, ustalanie priorytetów i dodawanie komentarzy.
Czas poznać niektóre funkcje Monday.com, które pomogą Ci lepiej organizować projekty.
Wizualne pulpity nawigacyjne
Poniedziałkowe pulpity nawigacyjne Kanban pozwalają Tobie i Twojemu zespołowi zwizualizować sytuację w danym momencie.
Możesz użyć osi czasu, kalendarza, wykresów i innych widoków, aby śledzić postępy od góry do ostatniego szczegółu.
Poniedziałkowe narzędzia danych pozwalają na ustalanie priorytetów zadań, udostępnianie plików i wizualne sprawdzanie stanu pracy członków zespołu. W ten sposób możesz podejmować lepsze decyzje dotyczące dalszego rozwoju swoich projektów.
Dzięki łatwemu w użyciu interfejsowi możesz szybko tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne i błyskawicznie ustawiać budżety.
Automatyzacja
Monday.com oferuje wystarczającą automatyzację bez kodu, aby zaoszczędzić czas na niepotrzebnych spotkaniach i otrzymywać ręczne aktualizacje za pośrednictwem poczty e-mail. Zamiast tego możesz tworzyć przepływy pracy dla różnych zespołów i synchronizować terminy zadań z Kalendarzem Google.
Możesz także zintegrować poniedziałek z popularnymi aplikacjami do automatyzacji innych firm, takimi jak Zapier, aby tworzyć niestandardowe wyzwalacze. Za każdym razem, gdy zdarzenie jest wyzwalane, automatycznie tworzy nowy element na Twoim poniedziałkowym pulpicie nawigacyjnym.
Oznacza to brak ręcznego tworzenia zadań. Bułka z masłem!
Integracje
Poniedziałek rozumie ból, przez który przechodzą kierownicy projektów, aby połączyć odseparowane wątki komunikacyjne.
Aby przezwyciężyć tę traumę, Monday oferuje bezproblemową integrację z Twoimi ulubionymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Slack, zespoły Microsoft, Outlook i wieloma innymi, aby zwiększyć możliwości przepływu pracy.
Na przykład ich integracja z Gmailem umożliwia przekształcanie e-maili w czynności do wykonania i informowanie zespołu o rozmowach.
Przepływ pracy Kanban i Gantta
Kanban to wizualna metoda usprawnienia przepływu pracy Twojego zespołu.
Pomaga wyświetlać dane w łatwym do zrozumienia formacie kolumnowym i przyspiesza podejmowanie decyzji. Ponadto członkowie zespołu mogą łatwo używać i synchronizować zmiany w czasie rzeczywistym.
Poza tym pulpity nawigacyjne Kanban to świetny sposób na śledzenie iteracji i zaległości, dzięki czemu możesz monitorować kamienie milowe.
A dzięki wykresom Gantta możesz przekształcić arkusze kalkulacyjne w inteligentne tablice wizualne, które pomogą Ci śledzić ważne daty, kamienie milowe i zależności. Dzięki temu możesz mieć pewność, że wszystko zostanie wykonane na czas i zgodnie z Twoimi wysokimi standardami.
Przypadki użycia Monday.com
Teraz, gdy znasz już funkcje poniedziałku, zobaczmy, jak wykorzystać Monday.com do obsługi projektów.
Rozwój oprogramowania
Zarządzanie cyklami sprintu i przestrzeganie zwinnej metodyki ma kluczowe znaczenie dla branży tworzenia oprogramowania.
Istnieją terminy realizacji bieżących zadań i usprawnienia nadchodzących zadań. Aby być skutecznym, musisz dostosowywać i ustalać priorytety zadań w czasie rzeczywistym.
Poniedziałek pomaga planować, ustalać priorytety i zarządzać sprintami, tworzyć mapy drogowe i dzielić się wizją produktu z interesariuszami. Możesz także zautomatyzować przypisywanie zadań i zatwierdzanie projektów produktów oraz zintegrować je z narzędziami takimi jak GitHub.
Marketing i planowanie treści
Firmy spędzają dużo czasu na tworzeniu kampanii marketingowych.
Proces zazwyczaj obejmuje zatwierdzanie pomysłów, kreatywne zabezpieczenia i częste spotkania z copywriterami i projektantami w celu wprowadzenia zmian.
Dzięki Monday.com możesz monitorować wszystkie swoje kampanie marketingowe na jednym pulpicie nawigacyjnym. Ich tablice wizualne pomagają szybciej podejmować decyzje i informują wszystkich o zmianach i harmonogramach kampanii.
Zamiast pisać e-maile ze zmianami, możesz pisać bezpośrednio w plikach, aby uniknąć ciągłych aktualizacji statusu. Nie tylko to, możesz połączyć poniedziałek ze swoimi ulubionymi aplikacjami, takimi jak Adobe Photoshop, Acrobat i nie tylko.
Zasoby ludzkie i operacje
Dzięki poniedziałkowemu systemowi zarządzania pracownikami zespoły HR mogą śledzić proces rekrutacji i usprawnić proces onboardingu.
Bez odpowiedniego systemu zarządzania pracownikami dział HR potrzebowałby asystenta do prowadzenia codziennych spotkań, planowania rozmów i śledzenia codziennych wyników pracowników.
Aby dodać więcej, Monday udostępnia gotowe szablony HR do śledzenia obecności, urlopów i przechowywania informacji o pracownikach. Możesz nawet zintegrować platformy takie jak Slack, LinkedIn i Gmail, aby automatycznie importować dane pracowników.
Platforma CRM sprzedaży
Monday.com służy jako scentralizowany system komunikacji z Twoimi klientami. Możesz korzystać z oprogramowania CRM, integrując się z pocztą e-mail, tworząc szablony wiadomości e-mail i wysyłając odpowiedzi e-mail z jednego pulpitu nawigacyjnego.
Poza tym możesz zautomatyzować powtarzalne zadania sprzedażowe, takie jak rozmowy i spotkania, ustawiać przypomnienia i śledzić wysyłane wiadomości e-mail w celu generowania nowych potencjalnych klientów.
Jak każde inne narzędzie Saas dostępne na rynku, Monday.com ma wiele zalet i kilka wad. Chociaż korzyści przewyższają wady, rozwiązanie ich jest niezbędne, zanim zdecydujesz się na jakiekolwiek narzędzie.
Przyjrzyjmy się najpierw zaletom Monday.com.
Plusy
- Monday.com ma łatwy do zrozumienia interfejs, jest dość prosty w użyciu i można go bezproblemowo skalować wraz z rozwojem firmy bez żadnych problemów.
- Ustawienie jednym kliknięciem przełącza między różnymi widokami wizualizacji, takimi jak Gantt, Kanban, kalendarz i oś czasu.
- Monday zapewnia gotowe szablony do planowania kampanii, onboardingu klientów, zarządzania kontaktami, zarządzania zadaniami, śledzenia obecności i wielu innych.
- Niezawodna platforma do organizowania informacji o projektach, współpracy z zespołami, dodawania i przypisywania zadań oraz udostępniania projektów wszystkim w organizacji.
- Wbudowane integracje z popularnymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Kalendarz Google, Dropbox i wiele innych.
Cons
- Ich aplikacja mobilna często nie synchronizuje się z aplikacją internetową w czasie rzeczywistym, więc musisz kilka razy odświeżyć, aby uzyskać zaktualizowany widok.
- Ograniczona automatyzacja dzięki funkcji poczty e-mail i śledzenia poczty e-mail niedostępnej w aplikacji Pulse.
- Chociaż dostępnych jest wiele integracji, w swoich przystępnych planach brakuje pełnej integracji funkcji z Salesforce i innymi popularnymi platformami innych firm.
- W planach na poziomie podstawowym brakuje ważnych funkcji, takich jak prywatne tablice, automatyzacja i wiele podstawowych integracji. Niektóre inne programy do zarządzania zadaniami oferują te funkcje w swojej bezpłatnej wersji.
Monday.com jest dostępny w pięciu planach cenowych do wyboru:
Plan indywidualny
Jeśli rozpoczynasz działalność i masz tylko dwóch członków w zespole, możesz skorzystać z bezpłatnej wersji Monday.com.
W ramach planu Indywidualnego możesz uzyskać dostęp do maksymalnie 3 tablic, ponad 200 szablonów, 20 typów kolumn i kompletnych dokumentów.
Plan podstawowy
Plan podstawowy to najlepszy wybór, jeśli tworzysz grupę kilku członków. Zarządzanie tablicami aktywności zespołu jest niedrogie i kosztuje zaledwie 8 USD za miejsce miesięcznie.
Podstawowy plan obejmuje priorytetową obsługę klienta, nieograniczoną liczbę bezpłatnych widzów oraz dostęp do funkcji planu Indywidualnego.
Plan standardowy
Plan standardowy jest najbardziej popularny do współpracy z zespołem i zwiększenia ogólnej produktywności.
Ten plan cenowy zapewnia dostęp do widoków osi czasu i wykresu Gantta, widoków kalendarza, automatyzacji procesu konfiguracji i integracji platform.
Plan profesjonalny
Dzięki planowi Monday’s Pro możesz usprawnić złożony proces i uzyskać dostęp do wszystkich funkcji Monday.com.
Plan ten kosztuje 16 USD za miejsce miesięcznie i umożliwia stworzenie pulpitu nawigacyjnego, który może łączyć w sobie do 10 tablic.
Plan dla przedsiębiorstw
Plany korporacyjne mogą pomóc w skalowaniu procesów automatyzacji i integracji. Możesz stworzyć dashboard, który łączy w sobie do 50 tablic.
Chociaż Monday.com znajduje się na szczycie listy oprogramowania do zarządzania projektami, istnieje inne podobne oprogramowanie Saas, które możesz wypróbować.
Oto lista naszych trzech najlepszych alternatyw Monday.com.
Kliknięcie
ClickUp to kolejne niesamowite oprogramowanie do zarządzania projektami zaprojektowane specjalnie dla zespołów pracujących zdalnie. Jest to łatwa w użyciu platforma, która oferuje prawie każdą funkcję dostępną na Monday.com.
ClickUp pomaga Twojemu zespołowi pozostać produktywnym i zorganizowanym oraz bez wysiłku współpracować na wizualnych tablicach. Członkowie zespołu mogą tworzyć sprinty, czatować, przypisywać zadania, dodawać komentarze i dokumenty, przydzielać zasoby, ustalać terminy i otrzymywać powiadomienia o wszystkim w jednym miejscu.
Wrike
Wrike to rozwiązanie dla kierowników projektów, którzy potrzebują pomocy w gromadzeniu i organizowaniu wymagań projektowych, tworzeniu planów projektów i wizualizacji harmonogramów na wykresie Gantta.
Dzięki Wrike łatwo jest wprowadzać zmiany w planach projektu w miarę postępu prac, a wszystkie zaangażowane zespoły będą otrzymywać powiadomienia o wszelkich zmianach.
Smartsheet
Arkusz Smartsheet to doskonała opcja, jeśli szukasz aplikacji w chmurze gotowej do pracy w przedsiębiorstwie, która może pomóc w zarządzaniu pracą i współpracą. Dzięki milionom użytkowników na całym świecie Smartsheet cieszy się zaufaniem wielu firm.
Aplikacja Smartsheet jest podobna do arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu jest łatwa w użyciu i znajoma dla wielu osób. Nadaje się do śledzenia zadań, lejków sprzedaży, planowania zadań i usprawniania procesów biznesowych.
Możesz używać Smartsheet do automatyzacji przepływu pracy, współpracy nad zawartością, zarządzania projektami, rejestrowania aktywności, planowania, śledzenia danych w czasie rzeczywistym i nie tylko.
Streszczenie
Staraliśmy się przedstawić krótki przegląd witryny Monday.com i sposobu, w jaki może ona pomóc w efektywnym usprawnieniu zadań biznesowych.
Mamy nadzieję, że nasz artykuł okazał się pomocny i jesteś gotowy do łatwego organizowania swoich projektów na Monday.com. Jest łatwy w użyciu, dostępny i zaufany przez setki firm na całym świecie.
Więc na co czekasz? Sprawdź poniedziałek teraz.
Możesz również zbadać najlepszy sposób zarządzania pracą sprzedaży z CRM sprzedaży poniedziałkowej.