Wdrożenie efektywnej platformy UCaaS może przynieść Twojej firmie wymierne korzyści, nie tylko w obecnym czasie, ale również zapewnić przewagę technologiczną w przyszłości.
Rozwiązania UCaaS zyskują na popularności ze względu na swoją elastyczność, wygodę użytkowania, łatwość skalowania, optymalizację kosztów oraz inne zalety, które są niezwykle istotne dla współczesnych przedsiębiorstw działających w konkurencyjnym środowisku.
Udowodniły swoją niezastąpioną wartość w sytuacjach kryzysowych, takich jak niedawna pandemia, kiedy to konieczność pracy zdalnej stała się powszechna.
Dostęp do zaawansowanych narzędzi i zasobów dla osób pracujących zdalnie znacząco podnosi produktywność, usprawnia przepływ pracy i przyczynia się do sukcesu firmy.
W niniejszym artykule omówimy zagadnienie UCaaS oraz przedstawimy najlepsze platformy, które możesz wykorzystać do zoptymalizowania komunikacji w swojej firmie.
Czym jest UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS), czyli Ujednolicona Komunikacja jako Usługa, to model dostarczania usług komunikacji biznesowej w chmurze. Pozwala firmom, niezależnie od ich wielkości, na korzystanie z ujednoliconych narzędzi komunikacyjnych za pośrednictwem chmury.
UCaaS stanowi jeden z elementów szerokiego trendu określanego jako Anything-as-a-Service (XaaS), do którego zaliczają się również SaaS, PaaS, IaaS i inne. Jest on również istotną częścią transformacji cyfrowej, która promuje wykorzystanie usług chmurowych w różnych sektorach gospodarki na całym świecie. UCaaS obsługuje sześć głównych funkcji komunikacyjnych:
- Telefonia firmowa
- Zintegrowane wiadomości
- Mobilność
- Komunikatory i status obecności dla zespołów i użytkowników indywidualnych
- Rozwiązania konferencyjne, obejmujące wideokonferencje, konferencje audio i internetowe
- Procesy wspomagające komunikację, takie jak współpraca w ramach przepływu pracy, platformy komunikacyjne, centra kontaktowe itp.
Dzięki oparciu na chmurze, UCaaS jest łatwo dostępny dla firm o różnej skali działania. Oferuje korzyści takie jak prostota skalowania, łatwość konfiguracji oraz oszczędności finansowe.
Jak działa UCaaS?
Infrastruktura UCaaS oparta na chmurze jest dostarczana, zarządzana i utrzymywana przez dostawcę usług. Dzięki temu klienci nie muszą samodzielnie konfigurować ani utrzymywać żadnej infrastruktury, aby móc z niej korzystać. Charakterystyczne cechy UCaaS to:
- Wielodostępność, gdzie wielu klientów korzysta ze wspólnej infrastruktury komunikacyjnej, w tym centrów danych, zasobów obliczeniowych, serwerowni, współdzielonego sprzętu, sieci oraz serwerów kasetowych.
- Samoobsługowy portal internetowy, który umożliwia zarządzanie, monitorowanie użytkowania i wydajności.
- Usługi licencjonowane w ramach cyklicznej, miesięcznej lub subskrypcyjnej opłaty.
UCaaS usprawnia usługi komunikacyjne w całej organizacji. Zapewnia dostęp do czatów, wiadomości SMS, wideokonferencji, centrów kontaktowych i wielu innych możliwości. Wszystko to odbywa się w środowisku internetowym, co eliminuje konieczność stosowania dodatkowego sprzętu VoIP. Dostawcy usług UCaaS przejmują odpowiedzialność za całą konfigurację, telefonię, funkcjonalności i aspekty bezpieczeństwa.
Aby lepiej zrozumieć działanie UCaaS, warto przyjrzeć się bliżej protokołowi VoIP (Voice-over-Internet), który stanowi podstawę funkcji głosowych UCaaS. VoIP przekształca sygnał dźwiękowy w pakiety danych, a następnie przesyła je do dostawcy usług telefonicznych w chmurze. Dodatkowo, powiadomienia o poczcie głosowej i numery telefonów działają w oparciu o protokół inicjowania sesji (SIP).
UCaaS w pełni wykorzystuje możliwości VoIP bez zbędnych komplikacji. Dzięki temu Twój zespół może swobodnie realizować połączenia, a każdy pracownik może pracować zdalnie, korzystając z aplikacji na urządzeniach mobilnych i komputerach.
Centra danych UCaaS są odporne na trudne warunki atmosferyczne, przepięcia i przerwy w dostawie prądu, co gwarantuje ciągłość biznesową i łatwość skalowania, co jest trudne i kosztowne w przypadku firm, które tworzą własne platformy UCaaS.
Co więcej, usługi UC są realizowane za pośrednictwem płynnie działających aplikacji do współpracy, komunikatorów i wideokonferencji. Wszystkie elementy są zaprojektowane tak, aby uprościć komunikację i zapewnić spójność w całej organizacji, niezależnie od tego, czy pracownicy pracują w biurze, czy zdalnie.
Elementy składowe UCaaS
UCaaS obejmuje szereg narzędzi komunikacyjnych, takich jak konferencje audio, telefonia, udostępnianie plików, poczta elektroniczna i wideokonferencje.
Dobra platforma UCaaS powinna oferować wszystkie te możliwości, a także intuicyjny interfejs, który zapewnia płynną nawigację i podnosi produktywność. Powinna również integrować centrum kontaktowe, komunikację wewnętrzną, czat, wideo i funkcje głosowe.
Kluczowe elementy UCaaS to:
Telefonia
Platformy UCaaS oferują zaawansowane systemy telefoniczne z podstawowymi funkcjami, takimi jak przekierowywanie połączeń, routing, nagrywanie, blokowanie numerów, automatyczna sekretarka, poczta głosowa i zarządzanie połączeniami. Wykorzystują one technologię centrali PBX w chmurze oraz VoIP, umożliwiając firmom nawiązywanie i odbieranie połączeń przez internet. Zaawansowane rozwiązania mogą również wykorzystywać sztuczną inteligencję w celu podniesienia wydajności i uzyskania cennych informacji z danych.
Wideokonferencje
Wideokonferencje stały się niezbędne dla rozwoju współczesnych firm, szczególnie po pandemii COVID-19. Pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, a spotkania online to doskonały sposób na omawianie ważnych spraw, bez względu na lokalizację uczestników.
Rozwiązania UCaaS umożliwiają prowadzenie spotkań wideo i audio z wieloma uczestnikami, co idealnie sprawdza się w przypadku spotkań biurowych, webinariów, prezentacji i czatów. Ułatwia to współpracę, niezależnie od odległości.
Poczta elektroniczna i komunikatory internetowe
Dzięki komunikatorom internetowym członkowie zespołu mogą w łatwy sposób prowadzić rozmowy w czasie rzeczywistym. Jest to przydatne w przypadku szybkich odpraw, przypomnień i codziennej komunikacji. Świetnie sprawdza się również w obsłudze klienta, ponieważ jest wygodna, wydajna i nieinwazyjna.
E-mail wciąż jest niezwykle ważnym narzędziem dla firm, stanowiąc najbardziej profesjonalną i skuteczną formę komunikacji. Można go używać w połączeniu z innymi kanałami komunikacji, aby usprawnić przepływ pracy i dać pracownikom oraz klientom możliwość wyboru preferowanej formy kontaktu.
Narzędzia do współpracy
Platformy UCaaS oferują szereg narzędzi do współpracy, które usprawniają pracę zespołową i komunikację. Zawierają funkcje takie jak szybkie planowanie, udostępnianie ekranu i plików, nagrywanie, coaching, a także zarządzanie projektami, klientami i pracownikami.
Dostępność chmurowa i oprogramowanie klienckie
UCaaS jest oparty na chmurze, co oznacza, że każda platforma i usługa UCaaS jest hostowana przez dostawcę usług w jego centrach danych. Dzięki temu dostęp do usług jest możliwy z dowolnego miejsca, za pomocą dowolnego urządzenia, co sprzyja pracy zdalnej.
Korzyści z UCaaS dla firm i pracowników zdalnych
Jak wspomniano wcześniej, UCaaS przynosi liczne korzyści zarówno dla firm, jak i ich pracowników, w tym osób pracujących zdalnie. Niektóre z tych korzyści to:
Skalowalność
UCaaS umożliwia łatwe skalowanie oprogramowania i zasobów w zależności od potrzeb firmy. Możesz w łatwy sposób dodawać lub usuwać użytkowników bez wcześniejszego planowania. W przypadku rozwiązań lokalnych, skalowanie może być bardzo trudne. Wymaga to znacznych inwestycji w infrastrukturę oraz przebudowy systemów. Z UCaaS jest to możliwe za pomocą kilku kliknięć.
Elastyczność i dostępność
Rozwiązania UCaaS są dostępne dla każdego, z dowolnego miejsca. Zapewnia to dużą elastyczność, co jest szczególnie ważne dla pracowników zdalnych. Dzięki temu, że aplikacje i rozwiązania UCaaS są wdrażane za pośrednictwem internetu lub chmury, masz dostęp do wszystkich narzędzi komunikacyjnych z poziomu smartfona, laptopa, komputera stacjonarnego lub tabletu.
Oszczędności
UCaaS jest oferowany klientom w modelu subskrypcyjnym. Wystarczy uiszczać ustaloną opłatę w regularnych odstępach czasu, aby uzyskać dostęp do wszystkich funkcji i narzędzi komunikacyjnych w jednym miejscu, bez konieczności inwestowania w drogi sprzęt, oprogramowanie czy ich utrzymanie.
Aby móc korzystać z UCaaS, wystarczy zainwestować w systemy o wystarczającej przepustowości. Wszystkie usługi i funkcje są zdefiniowane w ramach wybranego planu, co chroni przed nieprzewidzianymi kosztami komunikacyjnymi. Pomaga to w zarządzaniu wydatkami firmy, a jednocześnie zwiększa zwrot z inwestycji (ROI).
Dzięki UCaaS możesz zaoszczędzić na rachunkach telefonicznych dzięki stałej miesięcznej opłacie za nielimitowane połączenia. Nie musisz ponosić dodatkowych kosztów za zaawansowane funkcje, ponieważ są one wliczone w subskrypcję. Nie będziesz musiał także wydawać pieniędzy na personel IT, który zajmowałby się monitorowaniem i konserwacją, ponieważ wszystko jest obsługiwane przez usługodawcę.
Oszczędność czasu
W biznesie liczy się każda sekunda, a interesujące okazje mogą pojawić się w każdej chwili. Dlatego też musisz być zawsze gotowy.
Co jednak, jeśli poświęcisz mnóstwo czasu i zasobów na budowanie i utrzymywanie infrastruktury we własnym zakresie, a także na kwestie bezpieczeństwa, zgodności z przepisami, funkcjonalności itp.?
Może to negatywnie wpłynąć na Twoją podstawową działalność, szczególnie jeśli masz ograniczone zasoby ludzkie lub finansowe.
Zamiast tego, wybór UCaaS pozwoli Ci zaoszczędzić czas i nerwy związane z zarządzaniem i konserwacją, ponieważ wszystkim zajmie się usługodawca.
Współpraca i produktywność
Zaawansowane narzędzia komunikacyjne dostarczane w chmurze ułatwiają efektywną współpracę wszystkim pracownikom, szczególnie tym, którzy pracują zdalnie. Sprzyja to budowaniu zdrowej kultury pracy, w której wszyscy mogą dzielić się swoimi spostrzeżeniami i pracować na tych samych założeniach, niezależnie od działu, w którym pracują.
UCaaS pomaga również zwiększyć produktywność pracowników poprzez szybki dostęp do informacji za pośrednictwem rozwiązań chmurowych oraz skuteczną komunikację i współpracę pomiędzy pracownikami i klientami.
Według firmy Cisco, aż 75% użytkowników odnotowało wzrost produktywności dzięki UCaaS podczas pracy w różnych lokalizacjach firmy.
Oprócz powyższych, platformy UCaaS oferują również inne korzyści, takie jak:
- Wbudowana redundancja rozwiązań głosowych dla większej niezawodności.
- Łatwe zarządzanie i raportowanie użytkowania.
- Usprawnione doświadczenie pracowników i użytkowników dzięki istniejącym narzędziom.
- Pojedynczy punkt kontaktowy do rozwiązywania problemów za pośrednictwem dostawcy UCaaS.
- Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami, takimi jak HIPAA, PCI-DSS, SOC itp.
Kluczowe terminy związane z UCaaS
Telepraca
Telepraca to termin, który odnosi się do sytuacji, w której pracownicy wykonują swoje zadania poza tradycyjnym miejscem pracy, takim jak biuro. Używając narzędzi komunikacyjnych, takich jak połączenia telefoniczne, wideokonferencje itp., mogą współpracować z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem posiadania stabilnego łącza internetowego.
Wirtualne biuro
Wirtualne biuro to środowisko, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Używa do tego swojego urządzenia (smartfona, tabletu, komputera stacjonarnego itp.), za pomocą którego uzyskuje dostęp do zasobów, witryn internetowych, plików biurowych i innych narzędzi. Może to przypominać Twoje biurko w biurze i możesz je zaprojektować tak, aby wyglądało profesjonalnie i nowocześnie. Możesz korzystać z wygodnego krzesła, stołu i innych niezbędnych rzeczy, które potrzebujesz podczas pracy.
Wspólna przestrzeń robocza
Wspólna przestrzeń robocza to środowisko, które koncentruje się na współpracy między pracownikami. Jej celem jest zmniejszenie złożoności, wyeliminowanie luk komunikacyjnych i stworzenie zdrowego środowiska pracy. W takiej przestrzeni pracownicy czują się częścią organizacji i są zachęcani do dawania z siebie wszystkiego, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy zdalnie.
Jeśli szukasz najlepszej platformy UCaaS, oto kilka propozycji.
Vonage
Ujednolicenie komunikacji za pomocą jednej aplikacji – Vonage, która obsługuje wiadomości, połączenia głosowe, media społecznościowe, faksy i wideo. Oferuje ponad 50 funkcji i innych zintegrowanych rozwiązań, skalowalność, globalny zasięg, większą łączność i produktywność, 99,999% czasu pracy bez przestojów oraz gwarantowaną jakość usług (QoS).
Kluczowe cechy:
- Vonage Meetings – intuicyjne narzędzie do współpracy wideo, które można wykorzystać w całej organizacji.
- Portal administracyjny do zarządzania systemami telefonicznymi.
- Aplikacje mobilne i komputerowe, które zapewniają łączność z Twoimi zespołami.
- Biznesowa skrzynka odbiorcza umożliwiająca szybsze przechwytywanie i rozwiązywanie problemów za pośrednictwem wiadomości SMS, Facebook Messenger i MMS.
- Wirtualny asystent AI do samoobsługi klienta z obsługą głosową.
- App Center do integracji aplikacji, które zwiększają produktywność i wygodę użytkownika.
- Blokowanie identyfikatora dzwoniącego.
- Pola zajętości do identyfikacji, które telefony są aktualnie w użyciu.
- Funkcja „Zadzwoń, ogłoś” do określania przyczyn połączenia oraz możliwość tworzenia połączeń konferencyjnych.
Vonage jest łatwy w konfiguracji, szybki w skalowaniu i elastyczny. Umożliwia pracownikom kontaktowanie się z klientami i ze sobą nawzajem praktycznie zawsze i wszędzie.
Zoom
Połącz spotkania, czat i funkcje głosowe w jednym rozwiązaniu – Zoom, które zapewnia elastyczną komunikację i ułatwia współpracę.
Kluczowe cechy:
- Spotkania: Bezpieczny dźwięk i obraz w jakości HD, wbudowane narzędzia do współpracy i integracja z kalendarzem.
- Czat: Natychmiastowe połączenie z klientami, uproszczenie komunikacji wewnątrz firmy, planowanie i prowadzenie rozmów telefonicznych, spotkań ad hoc, śledzenie zadań i udostępnianie plików.
- Telefon: Korzystanie z telefonu Zoom, przekształcanie połączeń w wideo i używanie telefonu VolP w chmurze z laptopa, telefonu komórkowego, komputera stacjonarnego lub tabletu.
- Webinaria wideo: Webinaria Zoom, które można skalować do 50 tysięcy osób, w tym ponad 100 panelistów wideo o najwyższej jakości obrazu i dźwięku, z możliwością dostosowania konfiguracji, przesyłania strumieniowego na żywo i rejestracji.
- Zoom Rooms: Sala konferencyjna do współpracy zdalnej lub w biurze.
- Bezpieczeństwo: 256-bitowe szyfrowanie AES-GCM i inne funkcje bezpieczeństwa podczas spotkań.
- Obsługiwane platformy: macOS, Windows, Linux, Android OS i iOS.
Korzystając z Zoom, otrzymujesz czystą jakość połączeń, szyfrowaną i bezpieczną komunikację w chmurze, szybką wymianę wiadomości oraz uproszczoną strukturę technologiczną.
Nextiva
Nextiva upraszcza komunikację, łącząc systemy telefoniczne z aplikacjami biznesowymi, automatyzacją i sztuczną inteligencją na jednej platformie, aby pomóc Ci skutecznie prowadzić firmę.
Kluczowe cechy:
- Automatyzacja powtarzalnych czynności komunikacyjnych, takich jak automatyczne odpowiedzi, wysyłanie wiadomości e-mail, przeprowadzanie ankiet itp., co pozwala oszczędzać czas.
- Analityka, która umożliwia uzyskanie dogłębnych analiz biznesowych i informacji o klientach.
- Solidne wbudowane narzędzia do wspierania zespołów serwisowych i sprzedażowych.
- Centrala PBX w chmurze z funkcją routingu połączeń.
- Połączenia telefoniczne w jakości HD.
- Udostępnianie ekranu.
- Integracja z systemami CRM.
- Zaawansowane funkcje, w tym rejestrowanie połączeń, nagrywanie, kolejki, transfery, przekierowywanie, identyfikacja dzwoniącego, muzyka na czekanie, automatyczna obsługa itp.
Nextiva umożliwia komunikację z klientami i pracownikami za pośrednictwem wielu platform, takich jak telefon, e-mail, wideo, wiadomości tekstowe i media społecznościowe.
Microsoft Teams
Skorzystaj z popularnej platformy Microsoft Teams, aby łączyć się z ludźmi w pracy, domu i szkole.
Kluczowe cechy:
- Obsługa wszystkich urządzeń, od komputerów stacjonarnych i laptopów po smartfony i tablety.
- Szyfrowanie danych dla plików, połączeń, czatów i spotkań.
- Udostępnianie plików, ankiety i automatyzacja zadań.
- Przechowywanie danych w chmurze.
- Hosting webinariów, rejestracje, spotkania z klientami itp.
- Narzędzia do raportowania.
- Integracja z narzędziami takimi jak Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint itp.
Aplikacja Teams pozwala łączyć się ze współpracownikami, przyjaciółmi i rodziną oraz uzyskać dostęp do udostępnionych zasobów z dowolnego miejsca, aby uczyć się i wprowadzać innowacje za pośrednictwem połączeń, udostępniania wideo i czatów.
Dialpad
Rozmawiaj, spotykaj się i komunikuj z klientami i pracownikami za pomocą Dialpad, który oferuje przyjazne środowisko pracy, sprzyjające budowaniu znaczących relacji. Niezależnie od tego, gdzie znajdują się Twoje zespoły i klienci, zawsze masz dostęp do ujednoliconej komunikacji.
Oferuje doskonałe funkcje, integracje i stale wprowadza innowacje, aby dostarczać coraz lepsze rozwiązania.
Kluczowe cechy:
- Spotkania wideo oparte na sztucznej inteligencji, platforma sprzedażowa i centrum kontaktowe.
- Obsługa w ponad 70 krajach z bezpłatnymi i lokalnymi numerami.
- Prawie 100% gwarancja dostępności SLA.
- Możliwość zbierania ocen satysfakcji (CSAT) ze wszystkich rozmów z klientami.
- Wbudowana funkcja rozpoznawania mowy oraz przetwarzanie języka naturalnego (NLP).
- Ponad 74 dostępne integracje.
- DARMOWY okres próbny przez 14 dni.
Możesz liczyć na tę platformę klasy korporacyjnej, która spełni wszystkie Twoje potrzeby komunikacyjne, niezależnie od wielkości i rodzaju Twojej firmy.
GoTo
Pozostań w kontakcie ze współpracownikami, klientami i bliskimi, korzystając z prostego rozwiązania – GoTo. Ten telefoniczny system oparty na chmurze jest bezpieczny i przeznaczony do pracy zdalnej i elastycznej.
Kluczowe cechy:
- Wizualny edytor „przeciągnij i upuść” ułatwiający konfigurację.
- Centrala PBX w chmurze i połączenia międzynarodowe.
- Przekierowywanie połączeń, wideokonferencje HD, automatyczna sekretarka, drzewo telefoniczne itp.
- Możliwość przeniesienia aktualnych numerów lub dodania numeru bezpłatnego.
- Konfigurowalne plany wybierania i routing połączeń.
- Usprawniony przepływ pracy w centrum kontaktowym.
- 99,999% dostępności, rozproszona architektura chmury i niskie zużycie przepustowości.
GoTo obsługuje wszystkie urządzenia i umożliwia łatwe przełączanie się między aplikacjami komputerowymi, telefonem stacjonarnym i aplikacją mobilną.
Podsumowanie: dlaczego UCaaS ma kluczowe znaczenie dla przyszłości?
Inwestycja w odpowiednią platformę UCaaS zapewni lepszą komunikację w Twojej organizacji – zarówno pomiędzy pracownikami, jak i z klientami. Zagwarantuje również lepszą skalowalność, niezawodność, elastyczność i zwrot z inwestycji.
Według raportu IDC z 2012 roku, rynek UCaaS osiągnął w 2020 roku wartość 47,2 miliarda dolarów. Biorąc pod uwagę jego wzrost i rosnące wykorzystanie na przestrzeni lat, przewiduje się, że ten trend utrzyma się przez wiele kolejnych lat. Wybierz najlepszą platformę UCaaS i ciesz się korzyściami dla swojej firmy.
newsblog.pl