Jeżeli często podróżujesz, czy to w sprawach zawodowych, czy prywatnych, ręczne rejestrowanie przebytych tras bywa uciążliwe. 📝
Na szczęście, obecnie istnieje wiele aplikacji do monitorowania przebiegu, które automatyzują ten proces, czyniąc podróżowanie znacznie mniej stresującym.
Niezależnie od tego, czy pragniesz przeanalizować swoje zwyczaje jazdy, kontrolować wydatki, czy nawet poprawić efektywność zużycia paliwa, te aplikacje okażą się nieocenione!
W dalszej części artykułu omówimy, jak śledzenie przebiegu pomaga analizować Twoje nawyki kierowcy. Następnie przedstawimy najlepsze aplikacje do monitorowania przebiegu dostępne na rynku.
Czym jest śledzenie przebiegu?
Śledzenie przebiegu to nic innego jak ewidencjonowanie przejechanych kilometrów i kosztów związanych z podróżami z punktu A do punktu B.
Proces ten jest szczególnie popularny wśród osób pracujących jako kierowcy w firmach transportowych, jak Uber, które muszą regularnie rejestrować i analizować dane dotyczące jazdy w celu zapewnienia lepszej obsługi klientów.
W przeszłości, śledzenie przebiegu wymagało odnotowywania stanu licznika kilometrów na początku i końcu każdej trasy. Na szczęście, ten nużący sposób już nie obowiązuje.
Wraz z rozwojem technologii, monitorowanie przebiegu ewoluowało do tego stopnia, że powstały aplikacje zaprojektowane specjalnie, by zautomatyzować ten proces. Dziś to znacznie więcej niż tylko rejestrowanie przebytych kilometrów.
Zalety korzystania z aplikacji do śledzenia przebiegu
#1. Precyzyjne śledzenie przebiegu
Zastanówmy się, komu bardziej zaufalibyśmy w kwestii dokładnego monitorowania kilometrów: aplikacjom wykorzystującym sztuczną inteligencję czy ręcznie zapisywanym wartościom?
Większość osób wybierze aplikacje do śledzenia przebiegu oparte na sztucznej inteligencji. I mają ku temu ważne powody.
Przede wszystkim, te aplikacje korzystają z GPS do rejestrowania trasy, eliminując niepewność z Twoich danych. Co więcej, masz pewność, że dane są dokładne i mogą być wykorzystane jako dokumentacja do celów podatkowych, rozliczeń i księgowości.
Po drugie, aplikacje do śledzenia przebiegu wykluczają ryzyko nadużyć poprzez wprowadzanie fałszywych danych dotyczących podróży w celu osiągnięcia osobistych korzyści. (Świat bywa nieuczciwy. 😪)
Biorąc pod uwagę oba aspekty, aplikacja do monitorowania przebiegu to doskonałe narzędzie do analizy Twoich nawyków jazdy na podstawie rzetelnych danych.
#2. Oszczędność czasu
Ręczne śledzenie przebiegu może być czasochłonne, szczególnie dla firm, które w swojej codziennej działalności w dużej mierze opierają się na pojazdach.
Nowoczesne aplikacje do śledzenia przebiegu są wyposażone w zaawansowane funkcje, takie jak porównywanie danych z przeszłości i obecnych, szacowanie przyszłych przebiegów lub wydatków, tworzenie raportów podatkowych i wiele innych.
Kiedy Twój umysł jest wolny od zadań związanych z raportowaniem i administracją, możesz poświęcić więcej czasu na rozwijanie firmy. Wyobraź sobie, co mógłbyś osiągnąć, gdybyś był mniej obciążony obowiązkami administracyjnymi.
#3. Korzyści podatkowe
Jeśli korzystanie z samochodu jest istotne w Twojej pracy, mamy dla Ciebie kilka informacji, które mogą zmniejszyć Twoje obciążenia podatkowe. 🤑
Zaczekaj chwilę; zaraz przejdziemy do kwestii podatkowych!
Urząd Skarbowy (IRS) umożliwia podatnikom ubieganie się o odliczenia za użytkowanie pojazdów. Obejmuje to koszty podróży, paliwa, napraw, opłat drogowych, konserwacji itp.
Jednak skorzystanie z tych korzyści nie jest tak proste. Aby z nich skorzystać, musisz rejestrować odczyty licznika kilometrów od początku do końca każdej podróży, wraz z jej celem i datą.
Prowadzenie tak wielu zapisków po każdej trasie byłoby bardzo uciążliwe dla osób, które często jeżdżą.
Zatem dlaczego nie skorzystać z aplikacji do śledzenia przebiegu, aby automatycznie rejestrować kilometry, generować raporty wydatków i uzyskiwać raporty podatkowe w podróży?
Dodatkowo, niektóre aplikacje oferują funkcje, takie jak monitorowanie zużycia paliwa, co może pomóc w identyfikacji obszarów, w których można zredukować koszty.
#4. Integracja z innymi aplikacjami
Większość aplikacji do śledzenia przebiegu integruje się z narzędziami zwiększającymi produktywność innych firm, takimi jak kalendarze, aplikacje do monitorowania wydatków, programy księgowe i inne, ułatwiając zarządzanie wszystkimi zadaniami związanymi z podróżami.
Co więcej, te aplikacje prezentują dane zebrane z innych źródeł na ujednoliconym panelu, zapewniając szybki przegląd Twoich nawyków kierowcy.
#5. Zautomatyzowane raporty
Aplikacja, której używasz do śledzenia przebiegu, może również pomóc w tworzeniu i udostępnianiu raportów.
Większość aplikacji oferuje nieograniczone możliwości generowania raportów, a nawet zapewnia gotowe szablony, takie jak raporty do celów podatkowych, co znacznie ułatwia uniknięcie skomplikowanej terminologii finansowej.
W związku z tym, przyjrzeliśmy się najlepszym aplikacjom do śledzenia przebiegu, które usprawnią Twoje nawyki związane z jazdą i zwiększą Twoją produktywność bez dużych kosztów.
Solo
Solo to aplikacja działająca w chmurze, która umożliwia małym firmom, kierowcom pracującym dla firm transportowych i freelancerom automatyzację całego procesu monitorowania przebiegu. Aplikacja umożliwia tworzenie własnych źródeł dochodów oraz ich automatyczne śledzenie i zarządzanie z poziomu jednego panelu.
Zalety
- Kategoryzuj wydatki w zależności od tego, czy są służbowe, czy prywatne. Automatycznie śledź i rejestruj przebiegi związane z pracą oraz inne wydatki, jak paliwo, naprawy i konserwacja.
- Uzyskaj prognozy podatkowe w czasie rzeczywistym, bazujące na danych dotyczących dochodów i wydatków z przeszłości.
- Integruje się z narzędziami księgowymi, takimi jak QuickBooks i Xero, ułatwiając import danych dotyczących przebiegu i wydatków do oprogramowania księgowego.
- Oferuje prognozy zarobków oparte na danych ze społeczności, co pozwala Ci oszacować dzienne dochody (jeśli nie zarobisz tyle, ile przewidywano, Solo pokryje różnicę!).
Prognozy zarobków Solo zapewniły klientom ponad 8 milionów dolarów. Platformie ufają firmy takie jak Amazon Flex, Uber, Instacart i inne.
Stride
Aplikacja Stride to solidne rozwiązanie do śledzenia przebiegu i podatków, zaprojektowane dla kierowców współpracujących z firmami transportowymi w celu automatycznej rejestracji przebytych kilometrów, obliczania zarobków i upraszczania kwestii podatkowych dzięki gotowym raportom. Platforma oferuje korzyści typowe dla najlepszych firm, takich jak Uber, Etsy, Fiverr i DoorDash.
Zalety
- Połącz konta ze Stride, aby monitorować przebieg, wydatki i zyski; dodawaj zdjęcia paragonów i innych wydatków podczas każdej podróży.
- Posiada wbudowaną funkcję TurboTax do generowania raportów podatkowych gotowych do wysłania do IRS oraz uzyskiwania porad ekspertów podatkowych dotyczących odliczeń.
- Szybko oszacuj swoje odliczenia podatkowe i opracuj strategie z działem księgowości, aby jak najlepiej wykorzystać ulgi podatkowe.
- Dostęp do ponad 100 000 ekskluzywnych lokalnych zniżek na benzynę, naprawy samochodów i inne wydatki, co pozwoli Ci zaoszczędzić znaczną sumę w pracy.
Stride pomógł ponad 3 milionom ludzi zaoszczędzić ponad 3,7 miliarda dolarów. Jest idealny dla kierowców firm transportowych i dostawców, którzy chcą rejestrować wszystkie swoje służbowe podróże i dostawy.
Hurdlr
Intuicyjna aplikacja Hurdlr umożliwia automatyczne śledzenie przebiegu, dochodów i wydatków ponoszonych w celach biznesowych z różnych źródeł, gwarantując, że nigdy nie przegapisz potencjalnych odliczeń. Aplikacja jest łatwa w obsłudze i przeznaczona dla szerokiego grona użytkowników – od osób samozatrudnionych po firmy na poziomie przedsiębiorstw.
Zalety
- Integruje się z tysiącami wiodących banków oraz z aplikacjami innych firm, takimi jak Uber, FreshBooks, Stripe i PayPal, aby automatycznie importować Twoje dochody i wydatki.
- Otrzymuj szacunki podatkowe w czasie rzeczywistym, bazujące na Twoich wcześniejszych zeznaniach podatkowych, co pomaga kontrolować finanse przez cały rok.
- Łatwo twórz i wysyłaj profesjonalnie wyglądające faktury do klientów oraz raporty podatkowe do działu księgowości.
- Z Hurdlr Pro uzyskasz łatwy do zrozumienia rachunek zysków i strat (P&L), bilans, bilans próbny i wiele więcej, bez skomplikowanej terminologii księgowej.
Choć Hurdlr nie jest darmowy, oferuje elastyczne ceny dla konsultantów, sprzedawców, firm e-commerce, handlu detalicznego, freelancerów i kierowców.
Everlance
Everlance pomaga firmom każdej wielkości śledzić przebieg, rozliczać podatki i maksymalizować zwrot kosztów. Platforma pomogła już ponad milionowi klientów zaoszczędzić pieniądze. Najlepiej sprawdza się w branży produkcyjnej, budowlanej i dystrybucyjnej.
Zalety
- Precyzyjne śledzenie przebiegu za pomocą GPS, co pozwala na zwrot kosztów zgodny ze standardami IRS.
- Możliwość uzyskania stałego i zmiennego zwrotu kosztów, zależnego od kodu pocztowego i typu samochodu; łatwe pobieranie gotowych raportów podatkowych dla IRS.
- Integracja kart kredytowych, przesyłanie pokwitowań, udostępnianie i zatwierdzanie raportów wydatków jednym kliknięciem.
- Ustaw wielopoziomowy proces zatwierdzania przed autoryzacją raportu, odliczeniem podatku lub płatnością.
- Pobieranie przejrzystych raportów w formacie Excel lub PDF, dotyczących przebiegu i wydatków, z telefonu lub pulpitu online.
Everlance oferuje kilka gotowych funkcji, takich jak śledzenie godzin pracy, ulubione trasy i wiele innych. Większość zespołów korzystających z Everlance odnotowała 30% spadek kosztów zwrotu, głównie dzięki przejściu z ręcznego systemu na śledzenie GPS.
MileIQ
MileIQ posiada intuicyjny interfejs, który umożliwia kierowcom transportowym i indywidualnym śledzenie kilometrów i ubieganie się o zwrot kosztów za pomocą jednego kliknięcia. Jest to najczęściej rekomendowana aplikacja do śledzenia przebiegu w tym zestawieniu.
Zalety
- MileIQ działa w tle podczas jazdy, więc nie musisz włączać telefonu komórkowego, by rejestrować przebieg.
- Przesuń palcem, aby sklasyfikować podróż jako „Służbową” lub „Prywatną”; natychmiast przeglądaj zarejestrowane przebiegi i wydatki na czytelnym panelu MileIQ.
- Twórz dynamiczne raporty za pomocą aplikacji mobilnej lub korzystaj z portalu internetowego, aby uzyskać dostęp do zaawansowanych funkcji.
- Zabezpieczenia na poziomie bankowym gwarantują pełne bezpieczeństwo danych osobowych i transakcyjnych gromadzonych i udostępnianych w ekosystemie aplikacji.
MileIQ zarejestrował w aplikacji ponad 80 miliardów mil i zwrócił ponad 10 miliardów dolarów. Aplikacja została zaprojektowana, aby zaoszczędzić czas i wyeliminować problemy związane z ręcznym śledzeniem przebiegu. Jest cennym narzędziem dla każdego, kto musi rejestrować służbowe podróże do celów podatkowych lub zwrotu kosztów.
SherpaShare
SherpaShare to dość popularna aplikacja wśród kierowców korzystających z usług firm transportowych. Aplikacja wykorzystująca sztuczną inteligencję pomogła oszczędzić ponad 6000 USD na podatkach i zwiększyć stawkę godzinową nawet o 30%. SherpaShare oferuje również niedrogie pakiety ubezpieczeń zdrowotnych dla Twoich pracowników.
Zalety
- Wbudowane narzędzia dla kierowców, takie jak Hotspot i Compass, do analizy opłat i rekomendowania opłacalnych tras.
- Łatwo śledź przebieg i wydatki, przeglądaj dane historyczne i udostępniaj raporty klientom jednym kliknięciem.
- Uzyskaj ekskluzywne oferty na szereg usług związanych z prowadzeniem samochodu, takich jak ubezpieczenie, paliwo, ulgi podatkowe i inne.
- Dołącz do największej społeczności kierowców na świecie i ucz się z doświadczeń innych kierowców.
SherpaShare to doskonała aplikacja do śledzenia przebiegu, jeśli potrzebujesz szczegółowych analiz i wglądu w swoje nawyki jazdy bez dodatkowych kosztów.
Rydoo
Rydoo to uniwersalne narzędzie do zarządzania wydatkami, które usprawnia działalność Twojej firmy, gdy jesteś w drodze. Od śledzenia przebiegu i wydatków, po skanowanie paragonów i zwrot kosztów, Rydoo zrobi wszystko za Ciebie.
Platformie zaufało ponad milion klientów, w tym Deloitte, Swiss, WeTransfer i wiele innych.
Zalety
- Inteligentna technologia skanowania Rydoo wyodrębnia wszystkie istotne informacje z rachunków, co pozwala uniknąć ręcznego wprowadzania danych.
- Uzyskaj dostęp do kompleksowego panelu, który pokazuje wszystkie Twoje wydatki w jednym miejscu, dając pełny wgląd w Twoje finanse.
- Zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania pozwalają ustawić niestandardowe zasady, zapewniając szybkie przeglądanie i akceptację wszystkich wydatków.
- Integracja z aplikacjami i oprogramowaniem księgowym, jak QuickBooks, Xero i inne, sprawia, że rozliczenia podatkowe są niezwykle proste.
Dodatkowo, integracja Rydoo ze Slackiem usprawnia współpracę w zespole. Jednym kliknięciem możesz również uzyskać dostęp do analiz Rydoo, aby wykryć anomalie, zidentyfikować szanse i prognozować wydatki.
Shoeboxed
Shoeboxed to wszechstronna aplikacja do śledzenia i zarządzania finansami. Pomogła milionom firm wyodrębnić informacje z fizycznych paragonów i przekształcić je w uporządkowane raporty.
Zalety
- Z łatwością rejestruj i digitalizuj paragony oraz inne ważne dokumenty za pomocą aplikacji mobilnej Shoeboxed lub internetowego narzędzia do przesyłania. Automatycznie importuj paragony z Gmaila.
- Wykorzystaj wbudowaną technologię GPS, aby śledzić i rejestrować przebieg w celu dokładnego zwrotu kosztów i rozliczeń podatkowych.
- Połącz Shoeboxed z popularnymi programami księgowymi, jak QuickBooks i Xero, aby bezproblemowo monitorować wydatki i prowadzić księgowość.
- Generuj szczegółowe raporty, które odpowiadają Twoim konkretnym potrzebom, i łatwo eksportuj je, aby udostępnić je swojemu zespołowi lub księgowemu.
Shoeboxed został nagrodzony przez Forbes jako najlepsza aplikacja do śledzenia paragonów. Użytkownicy uważają ją za bardzo łatwą w użyciu. Ma ocenę 4,5 w sklepach mobilnych i cieszy się pozytywnymi recenzjami na takich platformach jak Capterra i G2Crowd.
FreshBooks
FreshBooks to doskonała aplikacja dla kierowców biznesowych i osób pracujących w branży transportowej. Łatwa w obsłudze aplikacja mobilna umożliwia śledzenie przebiegu, rejestrowanie wydatków i składanie zeznań podatkowych w ramach jednego ekosystemu.
Zalety
- Automatycznie rejestruj każdy przejechany kilometr i każdy wydatek poniesiony podczas służbowych podróży.
- Z łatwością pobieraj i udostępniaj zespołowi raporty dotyczące przebiegu, wydatków i podatków za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Kategoryzuj trasy jako służbowe lub prywatne za pomocą przesunięcia palcem. Łatwo włączaj i wyłączaj śledzenie przebiegu przełącznikiem.
- Sprawdzaj stawki dodatków milowych dla swojego kraju lub regionu bezpośrednio w aplikacji, by uzyskać ekskluzywne oferty.
Dołącz do ponad 30 milionów użytkowników, którzy zaoszczędzili już ponad 500 godzin dzięki aplikacji do śledzenia przebiegu FreshBook.
Zoho Expense
Zoho Expense pozwala głębiej przeanalizować swoje nawyki jazdy. Umożliwia śledzenie przebiegu na cztery sposoby – za pomocą GPS, na podstawie przebytej odległości, poprzez określanie punktów na mapie oraz na podstawie odczytu licznika kilometrów.
Zalety
- Automatycznie obliczaj wydatki na kilometry ze 100% dokładnością, wykorzystując dowolną metodę.
- Ustawiaj konkretne stawki za kilometr dla różnych zasad, działów lub centrów kosztów.
- Generuj analityczne raporty przebiegu dla każdego użytkownika i dostosowuj je do polityki firmy, co ułatwia rozliczenia podatkowe.
- Direct Feed Integration (DFI) pozwala na połączenie kart firmowych z aplikacją Zoho Expense i przyspiesza proces uzgadniania.
Zoho Expense oferuje rozliczenia podatkowe zgodne z RODO. Jeżeli jednak dojdzie do pomyłki, aplikacja wyśle powiadomienia w czasie rzeczywistym o naruszeniu zasad, zduplikowanych wpisach lub podejrzanych działaniach w aplikacji lub raportach podatkowych.
Moja osobista opinia
Moim zdaniem Everlance i Zoho Expense to najlepsze aplikacje do śledzenia przebiegu. Nie oznacza to jednak, że pomijam inne aplikacje. Każda z wymienionych aplikacji ma swoje unikalne zastosowanie. Wybierz zatem tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Możesz również przyjrzeć się tym aplikacjom do śledzenia czasu z GPS.
newsblog.pl