Wdrożenie efektywnego systemu zarządzania dotacjami jest kluczowe dla usprawnienia procesu finansowania, pozwalając organizacjom non-profit i grantodawcom na szybsze i sprawniejsze aplikowanie o wsparcie finansowe.
Dotacje stanowią podstawowe źródło finansowania działalności organizacji pozarządowych. Środki te są niezbędne dla realizacji ich różnorodnych celów, od pokrywania kosztów operacyjnych, poprzez finansowanie nowych projektów, aż po inwestycje w rozwój technologii i podnoszenie standardów pracy.
Jednak cały cykl, począwszy od poszukiwania odpowiednich źródeł finansowania, poprzez proces składania wniosków i ich weryfikację, może być bardzo wymagający i czasochłonny.
W tym kontekście pojawia się właśnie system zarządzania dotacjami.
Przyjrzyjmy się najlepszym rozwiązaniom programowym dedykowanym zarządzaniu dotacjami dla organizacji non-profit, aby pomóc Ci w wyborze narzędzia, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania dotacjami?
Oprogramowanie do zarządzania dotacjami to narzędzie, które upraszcza i optymalizuje cały proces, począwszy od przyznawania, aż po zarządzanie środkami finansowymi. Wspiera organizacje non-profit na każdym etapie: od identyfikacji potencjalnych dotacji, ustalania priorytetów, poprzez przygotowywanie wniosków, aż po monitorowanie zgodności z przepisami, kontrolowanie finansów i realizację celów.
Dzięki temu oprogramowaniu organizacje mogą scentralizować wszystkie informacje związane z wnioskami o dotacje i efektywnie kontrolować każdy etap procesu. Platformy te pomagają w śledzeniu postępów i zarządzaniu całym portfelem dotacji.
Nowoczesne systemy do zarządzania dotacjami oferują zaawansowane funkcje, w tym pomoc w wyszukiwaniu, gromadzeniu i aplikacji o różnego rodzaju dotacje. Często wykorzystują one rozwiązania znane z oprogramowania do zbierania funduszy, co ułatwia identyfikację otwartych konkursów, które są zgodne z celami i działalnością organizacji.
Dostępne są różnorodne programy, które wspomagają cały proces pozyskiwania i realizacji grantów. Niektóre oferowane są jako samodzielne aplikacje, inne stanowią integralną część pakietów oprogramowania do zarządzania fundraisingiem, co ułatwia wybór odpowiedniego rozwiązania.
Zalety korzystania z oprogramowania do zarządzania dotacjami
Oto korzyści płynące z wdrożenia oprogramowania do zarządzania dotacjami:
# 1. Większa szansa na znalezienie dotacji
Oprogramowanie to zapewnia dostęp do aktualnej bazy dostępnych dotacji. Eliminuje konieczność ręcznego wyszukiwania, prezentując oferty, które idealnie pasują do kryteriów Twojej organizacji.
#2. Usprawniony proces składania wniosków
Organizacje non-profit cenią oprogramowanie do zarządzania dotacjami za usprawnienie całego procesu składania wniosków. System przechowuje wszelkie niezbędne dokumenty, zasoby i szablony, które można łatwo wykorzystać ponownie lub dostosować do wymogów konkretnego grantu, znacznie przyspieszając pracę.
#3. Minimalizacja ryzyka przeoczenia terminów
Manualne zarządzanie terminami składania wniosków bywa trudne i często prowadzi do przeoczeń. Oprogramowanie do zarządzania dotacjami minimalizuje to ryzyko, poprzez system alertów i priorytetyzacji zadań.
#4. Zwiększenie szansy na sukces
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania grantami znacząco zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosków. System analizuje elementy propozycji, identyfikując obszary wymagające poprawy lub eliminacji.
#5. Poprawa komunikacji w zespole
Oprogramowanie do zarządzania dotacjami poprawia komunikację między wnioskodawcami a grantodawcami, umożliwiając współpracę i monitorowanie postępów. Dzięki scentralizowanemu systemowi można przydzielać zadania poszczególnym członkom zespołu, zapewniając im dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.
Jak działa oprogramowanie do zarządzania dotacjami?
Oprogramowanie do zarządzania dotacjami efektywnie wspomaga każdy etap procesu pozyskiwania i zarządzania funduszami.
Źródło: Gauri
- Wyszukiwanie dotacji: Pierwszym krokiem jest identyfikacja potencjalnych fundatorów i dostępnych programów, dopasowanych do kryteriów i potrzeb organizacji.
- Identyfikacja fundatora: Oprogramowanie pomaga w wyborze grantodawcy, który jest najbardziej odpowiedni dla danej organizacji non-profit. Umożliwia również monitoring finansów grantodawcy.
- Zarządzanie dotacjami: Po etapie identyfikacji, system wspomaga zarządzanie dotacjami, umożliwiając śledzenie postępów i zapewnienie zgodności z wytycznymi grantodawcy.
- Ocena wyników: System umożliwia ocenę wyników wniosku i identyfikację elementów, które należy poprawić w przyszłych aplikacjach. Dodatkowo, system automatycznie przypomina o terminach i ważnych wydarzeniach.
Poniżej znajdziesz informacje na temat funkcji, które warto wziąć pod uwagę, wybierając odpowiedni system zarządzania dotacjami.
Funkcje, które należy rozważyć przed wyborem systemu zarządzania dotacjami
Aby system zarządzania dotacjami był efektywny, powinien posiadać kluczowe cechy, takie jak:
- Automatyczne wyszukiwanie dotacji: System powinien aktywnie poszukiwać nowych źródeł finansowania i informować o pojawiających się możliwościach.
- Ułatwienie składania wniosków: System powinien umożliwiać szybkie i łatwe składanie wniosków do grantodawców.
- Monitorowanie wniosków i ich statusu: System powinien umożliwiać kontrolę postępów w realizacji wniosków.
- Narzędzia do tworzenia propozycji: Oprogramowanie powinno wspomagać tworzenie profesjonalnych propozycji, zawierających niezbędne informacje.
- Zarządzanie ryzykiem i zgodność z przepisami: System powinien umożliwiać monitoring zgodności z przepisami i zarządzanie potencjalnymi problemami.
- Przypomnienia o terminach: Oprogramowanie powinno regularnie przypominać o nadchodzących terminach.
- Raportowanie finansowe: System powinien analizować skuteczność wniosków i wysokość otrzymanych funduszy.
Teraz przejdźmy do omówienia najlepszych systemów do zarządzania dotacjami dla organizacji non-profit.
Salesforce
Salesforce oferuje rozbudowany system zarządzania dotacjami, który wspiera organizacje na każdym etapie procesu. Moduły funduszy wychodzących ułatwiają monitorowanie, zarządzanie i realizację programów finansowania.
System ten efektywnie łączy organizacje non-profit z grantodawcami i upraszcza proces składania wniosków. Umożliwia staranne przygotowanie każdego etapu i poprawę doświadczenia beneficjenta. Przeprowadzenie analizy due diligence pozwala grantodawcom ocenić, czy dana organizacja nadaje się do inwestycji.
Platforma Salesforce oferuje wszystkie niezbędne zasoby, które ułatwiają zarządzanie dotacjami. Zintegrowany system umożliwia komunikację z zespołem, grantodawcami i decydentami. Oprogramowanie można zintegrować z systemem CRM.
Workday
Workday to popularne rozwiązanie, które oferuje efektywne podejście do zarządzania dotacjami. Platforma jest ceniona przez organizacje non-profit na całym świecie.
Oprogramowanie ma przejrzysty interfejs, który umożliwia pełny wgląd w przychody z dotacji, saldo nagród i inne istotne parametry. Panel ten ułatwia także monitorowanie pracy członków zespołu i umożliwia ocenę ich wkładu w projekt.
Workday ułatwia zarządzanie zgodnością z przepisami i spełnienie wymagań dotyczących rozliczeń, raportów i zgodności. System pozwala także na minimalizację ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem zasad i wyeliminowanie błędów w raportowaniu.
Workday oferuje wszystkie niezbędne funkcje i zasoby, które usprawniają proces zarządzania dotacjami.
Good Grants
Good Grants to rozbudowana platforma online, która pomaga oszczędzać czas i zasoby, jednocześnie usprawniając cały proces przyznawania dotacji.
System Good Grants wspiera organizacje na każdym etapie, od wstępnego planowania, poprzez ocenę dotacji i zarządzanie wnioskami, aż po ostateczne złożenie i dystrybucję środków. Zawiera narzędzia, które ułatwiają zarządzanie aplikacjami, sprawdzanie kwalifikowalności i zarządzanie umowami, co zwiększa szansę na otrzymanie dotacji.
Panel zarządzania platformy zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie działania i pozwala na monitorowanie postępów, od złożenia wniosku po jego realizację. Dostępne są funkcje takie jak wyszukiwanie i filtrowanie, wysyłanie powiadomień e-mail oraz zarządzanie treścią.
Co więcej, Good Grants wykorzystuje inteligentne wykrywanie plagiatów, aby zapewnić oryginalność wniosków. Dostępne raporty ułatwiają monitorowanie finansowania.
Replicon
Jeśli szukasz efektywnego systemu zarządzania dotacjami, dedykowanego organizacjom non-profit, warto rozważyć Replicon. System oferuje uproszczony interfejs, który pozwala na wielopoziomową segregację pracy i wyodrębnienie niezbędnych informacji o dotacjach.
Replicon zapewnia scentralizowany wgląd w całą pracę, z której pozyskano fundusze. Umożliwia przechowywanie szczegółowych informacji o funduszach i ich łatwy dostęp. System pozwala także na śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym.
Intuicyjny panel nawigacyjny umożliwia konfigurację harmonogramów i wydatków, aby monitorować czas pracy wolontariuszy. Dzięki zaawansowanym możliwościom raportowania, Replicon umożliwia śledzenie czasu pracy wolontariuszy w odniesieniu do źródeł dotacji i kontrolę wydatkowania środków.
Clockify
Clockify to darmowe oprogramowanie do zarządzania dotacjami, które umożliwia skuteczne śledzenie i zarządzanie funduszami. Z systemu korzystają renomowane organizacje, w tym HP, Sony, Disney, Toyota i Amazon.
System oferuje rozbudowany interfejs, który umożliwia monitorowanie kart czasu pracy, projektów i wyników. System pozwala na wgląd w wydatki na podstawie faktur wystawianych przez zespół.
Clockify umożliwia monitorowanie wykorzystania zasobów, ustawianie szacowanego czasu i budżetu na dotacje. System pozwala na prognozowanie postępów i monitorowanie zgodności z wymaganiami.
Instrumentl
Platforma Instrumentl upraszcza proces przyznawania dotacji. Wykorzystuje zaawansowane algorytmy dopasowywania, aby identyfikować aktualne i odpowiednie możliwości dotacji, dopasowane do konkretnych projektów i potrzeb organizacji.
System zapewnia scentralizowany panel, który ułatwia dostęp do kryteriów kwalifikowalności, kwot dotacji, raportów 990 i innych szczegółów. Te informacje ułatwiają identyfikację grantodawców, którzy najlepiej pasują do danego projektu.
Dzięki Instrumentl nigdy nie przegapisz terminów, ponieważ system umożliwia śledzenie wszystkich możliwości dotacji w jednym miejscu. Umożliwia tworzenie raportów, które prezentują wyniki finansowe i działania zespołu.
Oprogramowanie jest dostępne w czterech planach – Basic, Standard, Professional i Custom, a ceny zaczynają się od 179 USD miesięcznie.
Optimy
Platforma Optimy oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dotacjami. Automatyzuje większość zadań administracyjnych, umożliwiając skupienie się na najważniejszych aspektach zarządzania.
Optymalnie to wysoce konfigurowalne rozwiązanie, które standaryzuje proces przyznawania dotacji i zwiększa niezawodność. Oprogramowanie pomaga zminimalizować błędy i problemy typowe dla procesów manualnych.
System umożliwia automatyzację powtarzających się zadań i efektywne śledzenie wydatków na projekty. Pozwala także na przydzielenie odpowiednich uprawnień poszczególnym pracownikom, co jest niezbędne dla prawidłowej oceny wniosków.
Optimy umożliwia gromadzenie aplikacji dotyczących wolontariatu, sponsoringu i różnorodnych programów społecznych. Dodatkowo, system umożliwia monitorowanie wszystkich płatności związanych z dotacjami, co pozwala kontrolować budżet.
Blackbaud
Blackbaud jest cenionym oprogramowaniem do przyznawania dotacji dla grantodawców, które usprawnia działalność organizacji non-profit i filantropijnych.
Blackbaud automatyzuje wszystkie manualne, powtarzalne zadania, co upraszcza cały proces przyznawania dotacji. Jest to uniwersalne i skalowalne rozwiązanie, które spełnia potrzeby różnorodnych organizacji non-profit.
Ten system zarządzania dotacjami można łatwo zintegrować z platformą CSR. System umożliwia ocenę powiązań między wnioskodawcami a organizacją, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji.
Każdy członek zespołu z odpowiednimi uprawnieniami może bez problemu zalogować się do aplikacji z dowolnego urządzenia i zarządzać obiegiem grantów. System oferuje narzędzie GrantsConnect, które posiada menedżera raportów ad-hoc.
OmniStar
Platforma OmniStar do zarządzania dotacjami zwiększa odpowiedzialność, wydajność i przystępność cenową procesu. OmniStar automatyzuje wszystkie etapy procesu, od złożenia wniosku, aż po jego zamknięcie.
Oprogramowanie ułatwia proces ubiegania się o dotacje, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji. OmniStar automatyzuje czasochłonne procesy, co pozwala na skupienie się na realizacji projektów grantowych.
Platforma SaaS OmniStar wspomaga zarządzanie funduszami i budżetem oraz zapewnia prawidłowe ich rozdzielenie. System umożliwia planowanie płatności i ocenę postępów beneficjenta na podstawie umowy o dofinansowanie.
Sage
Sage to renomowane oprogramowanie do zarządzania dotacjami, które wspiera organizacje non-profit w usprawnianiu procesów. Umożliwia automatyzację każdego etapu przyznawania grantów, z szybkością i precyzją.
Sage ułatwia raportowanie i rozliczanie budżetu zgodnie z wymaganiami dotacji. Funkcja śledzenia dotacji pomaga w gromadzeniu dokładnych danych. System wspomaga także w rozliczaniu kosztów pośrednich, zgodnie z zatwierdzoną stawką.
Dzięki funkcji Sage Intacct można dokładnie śledzić pracę i zwracać koszty pracownikom. Sage pomaga w dotrzymywaniu terminów, umożliwiając współpracę między członkami zespołu i monitorowanie planów budżetowych.
Dzięki scentralizowanym rejestrom i raportom oprogramowanie to pozwala na zachowanie zgodności i umożliwia audytorom dostęp do przejrzystej ścieżki wszystkich wydatków.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dotacjami dla organizacji non-profit może być trudny ze względu na szeroką ofertę dostępnych na rynku rozwiązań.
Powyższe informacje mają na celu ułatwienie Ci procesu wyboru. Wszystkie opisane narzędzia oferują cenne funkcje, które usprawniają proces przyznawania grantów i zwiększają szanse na szybkie zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie.
Wybierz system zarządzania dotacjami, który najlepiej odpowiada specyficznym potrzebom Twojej organizacji non-profit.
Zachęcamy również do zapoznania się z ofertą oprogramowania do zarządzania darczyńcami.
newsblog.pl