Czasami samo wydawanie ustnych instrukcji może prowadzić do większego zamieszania niż jasności. Pomyśl o przemówieniu🗣️ projektu przydziału do swojego podwładnego zamiast podawania dokładnych szczegółów w formie pisemnej. W przypadku instrukcji ustnych istnieje większe prawdopodobieństwo nieporozumienia lub przeoczenia szczegółów. Ale spisywanie wszystkiego jest żmudne i czasochłonne. W tym miejscu szablony ratują dzień!
Szablon karty projektu to koncepcja sformułowania procesu rozwoju projektu. Pomaga inicjatorom programów i think tankom w wskazywaniu im sprawdzonego kierunku udanego uruchomienia. Jest to skuteczna metoda definiowania obowiązków i celów działów przy minimalnym wysiłku w kanałach, eliminując w ten sposób możliwość dezinformacji.
Project Management Institute (PMI) przeprowadził badanie ponad 5402 firm. Według niej około 70% projektów przynosi niekorzystne rezultaty z powodu nieodpowiedniego zarządzania, a dokładniej braku statutu. 59% projektów mogło odnieść sukces przy odpowiedniej komunikacji, podczas gdy 29% wymagało większej odpowiedzialności, a 37% wymagało formalnie zdefiniowanych celów.
Tak więc praca rozpoczęta bez odpowiednio udokumentowanych wytycznych📄 ma większe prawdopodobieństwo niepowodzenia z skutkami z wielu powodów. Karta projektu odgrywa kluczową rolę, od zaprojektowania planu działania po wdrożenie dostaw i uzyskanie rentownych wyników. Dowiedzmy się jak.
Spis treści:
W jaki sposób Karta Projektu jest pomocna dla organizacji biznesowych?
Niezależnie od tego, czy jest to firma opracowująca produkty, czy usługodawca, regularnie formułują nowe pomysły, aby przyspieszyć rozwój firmy. Jest oczywiste, że kierownicy projektu są odpowiedzialni za zrozumienie wykonalności i potencjału tych innowacyjnych koncepcji.
W zainicjowanie projektu zaangażowanych jest wiele czynników, takich jak cele, strategia, zasoby, alokacja budżetu itp. Odpowiednio ukierunkowany plan jest wskazówką do pomyślnego zakończenia, dając formalne zrozumienie oczekiwanych rezultatów na każdym poziomie.
Karta projektu jest skutecznym medium dla firm do opisania pracy w określonych segmentach, jednocześnie pozwalając interesariuszom lub uczestnikom zrozumieć punkt widzenia. Po sporządzeniu planu zaprasza odpowiednich menedżerów do zbadania możliwych wad i wprowadzenia zmian. Takie kolejne procedury ostatecznie zmniejszają ryzyko niepowodzenia projektu.
Firmy🏭 zajmujące się tworzeniem oprogramowania, motoryzacją, FMCG lub jakimkolwiek małym sektorem poszukują szablonów kart projektów dostosowanych przez odpowiednie organizacje do celów przemysłowych, które mogą pomóc w osiągnięciu celów planu projektu.
Czym Karta Projektu różni się od SoW i Planu Projektu?
Karta projektu, SoW lub Zestawienie prac i plan projektu to terminy powiązane ze sobą, ale różniące się znacznie pod względem celu i wykonania.
Oto wykres przedstawiający różnicę między nimi.
Parametry Karta projektuOświadczenie o pracyPlan projektuKto jest odpowiedzialnyProwadzącyProjektWykonawcaProjektuKierownikProjektuJaki jest harmonogramNa etapie planowaniaPo zatwierdzeniu projektu przez klientaPo karcie projektuGłówny celFormalnie dokumentuje projekt wraz z procesem realizacjiRozmowy o zasobach i rozwiązaniach prowadzących do pożądanego wynikuWykonywanie obowiązków wraz ze strategiami wdrożeniowymiGłówna specyfikacjaCel, zakres, ryzyka, interesariusze, finanseUstalanie odpowiedzialności, szacunki, metodyCzas trwania, alokacja zasobów, zespoły
W ten sposób można zrozumieć, że karty projektów spełniają cel dokumentowania szczegółów projektu i oferują instrukcje, jak osiągnąć cel poprzez przestrzeganie metodologii. Z drugiej strony SoW działa jako formalna umowa między klientem a wykonawcą, która obejmuje szczegóły techniczne projektu. Natomiast plan projektu służy jako kierunek operacyjny dla siły roboczej🧑🏭.
Sprawdź też najlepsze szablony planowania strategicznego dla swojego następnego ruchu biznesowego!
Jak stworzyć szablon karty projektu?
Karta projektu ma duże znaczenie dla interesariuszy. Jest zatem tworzony pod kierownictwem zainteresowanych pracowników i kierowników działów, aby udzielać szczegółowych informacji o projekcie i jego przydatności.
Aby stworzyć kartę, musisz przestrzegać formatu sekwencyjnego, który uwzględnia wszystkie niezbędne perspektywy projektu omawiane przez wyznaczony personel. Oto krótki opis podstawowej struktury karty projektu.
- Wymień główny cel projektu ze szczegółami dotyczącymi jego skuteczności i specjalnych przepisów w tej kategorii. Pomaga skutecznie przekazać pomysł członkom zespołu.
- W zależności od zakresu, trendu rynkowego i skali projektu można wykazać konieczność pracy nad nim określonej kadry.
- Omów wymagania i zasoby potrzebne do wygenerowania najlepszego wyniku.
- Jakie mogą być potencjalne zagrożenia w toczącym się procesie realizacji?
- Podaj krótkie informacje na temat zainteresowanych stron, które są bezpośrednio lub pośrednio zaangażowane od rozpoczęcia do uruchomienia.
- Niezbędne jest podanie kosztorysu🫰 realizacji projektu. Podaj krótkie rozwidlenie potrzeb finansowych na poszczególnych poziomach.
- Czy istnieje odpowiedni czas na rozpoczęcie projektu i jaki jest średni czas jego realizacji?
Niniejsza karta ma na celu przekazanie niezbędnych informacji na temat idei projektu. Firmy zwykle używają szablonu karty projektu i planu zarządzania zmianami, aby uniknąć zaniedbania kluczowych aspektów zarządzania projektami. Poznajmy jego zalety.
Korzyści płynące z szablonów kart projektów dla skutecznego zarządzania projektami
Szablony kart projektów powstają po dokładnych badaniach pod okiem intelektualistów. Wspiera kierowników projektów w przygotowaniu i opracowaniu dokumentu statutowego. Intencją jest wyeliminowanie nadmiernego wysiłku w opracowaniu właściwej karty i oferowaniu pomocnego formatu.
- Zawiera informacje o głównych celach, finansach, zasobach i wykonalności.
- Jest to ekonomiczne rozwiązanie, aby zrozumieć, czy projekt jest wart poświęcenia czasu⏳ i pieniędzy.
- Firmy mogą zmienić harmonogram pracy poszczególnych działów zgodnie z wymaganiami.
- Pomaga w wygodnym wyjaśnieniu celu i koncepcji związanej z projektem, a członkowie zespołu otrzymują szczegółowy plan pracy w synchronizacji.
Sprawdź szablony kart projektów oferowane przez zaufane firmy.
Miro
Miro to firma posiadająca certyfikat ISO, która oferuje ponad 1000 szablonów dla każdego strumienia pracy i rozwoju biznesu. Te szablony są również kompatybilne z innymi narzędziami. Pracowali dogłębnie, aby uwzględnić w karcie punkty kontaktowe niezbędne do stałego wzrostu.
Szablon jest w formie komórkowej, gdzie trzy pierwsze są przeznaczone do pisania celu, zakresu i kryteriów sukcesu projektu. W kolejnej warstwie możesz wprowadzić nazwy członków Zespołu, Interesariuszy oraz Użytkowników lub beneficjentów.
Ponadto pokrótce omówiono zasoby, ograniczenia i czynniki ryzyka. Możesz nawet wymienić określone fazy jako krytyczne kamienie milowe w skali osi czasu podanej na końcu.
Miro udostępnia szablon z pojedynczą stroną📃, aby pokazać kluczowe punkty w określonych komórkach. Możesz wybrać terminy referencyjne do uwzględnienia w tym miejscu, które wystarczająco definiują parametr.
PowerSlides
PowerSlides opracował ponad 7000 profesjonalnych szablonów z ponad 30000 użytkowników, a marki takie jak Amazon, Samsung i Microsoft są z nimi powiązane. Możesz zmieniać kolor lub dodawać/edytować diagramy, mapy, obrazy itp. w szablonach i wybierać spośród ponad 2500 ikon wektorowych z biblioteki.
Szablon karty projektu zawiera cztery wyraźne slajdy z godną pochwały grafiką i panelami tabelarycznymi, które zapewniają widok analityczny. Inżynierowie, kierownicy projektów lub profesorowie🧑🏫 mogą również wykorzystać to w prezentacjach PowerPoint.
Rozpoczyna się od przeglądu nazwy projektu, celu i harmonogramu. Możesz tu zawrzeć pożądane kamienie milowe postępu. Format tabeli znajduje się na następnym slajdzie, aby podać wymagany budżet wraz ze szczegółami i kosztami. Możesz wpisać nazwiska pracowników w poniższej tabeli.
W przypadku analizy biznesowej PowerSlides pozwala użytkownikowi wymienić korzyści z perspektywy finansów, operacji, rynku, klienta i personelu. Istnieje możliwość pisania zestawień problemów i analiz kosztów oraz podziału na wiele zadań w celu analizy różnych aspektów.
Inteligentny arkusz
Inteligentny arkusz to zaufana marka z bazą klientów w wielu firmach z listy Fortune 100. Zdobyli Top 50 Best Software Awards 2023 w kategorii Project Management Products.
Zaprojektowali pięć znaczących typów szablonów kart projektów wraz z prostym formatem do standardowego użytku. Obejmuje około dziewięciu pól w formie tabloidu, aby skutecznie wyjaśnić szczegóły związane z projektem, w tym wskaźniki📈, rezultaty, harmonogram, zasoby, założenia i inne.
Szablon Six Sigma jest podobny do standardowego projektu, ale ma wstępnie wypełnionych cesjonariuszy Six Sigma na poziomie pasa. Zapewnia opłacalny ekonomicznie wzrost rynku i lepsze rezultaty dzięki kontroli odpadów.
Szablon Agile zawiera kolumny obok podstawowych warunków oceny dla planowania wykonalnego. Jest najbardziej odpowiedni dla kierowników projektów i mistrzów scrum. Szablon konstrukcyjny można dostosować, aby wybrać warunki odpowiednie do zdefiniowania w karcie projektu na podstawie prac budowlanych.
Przyjazny dla jednej strony szablon jest łatwy do wydrukowania, ponieważ zawiera niezbędne informacje o sponsorach, klientach i projekcie na jednej stronie. Wygodne jest przekazanie informacji o czarterze w krótkim przeglądzie.
Szablon uzasadnienia biznesowego Smartsheet jest precyzyjnym dokumentem umożliwiającym uzyskanie akceptacji interesariuszy.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com współpracował z różnymi branżami z wieloma firmami, oferując szkolenia online i kursy certyfikacyjne oraz zasoby do zarządzania projektami. Ponad 450 000 uczniów wzięło udział w tych kursach z firmami Fedex, Tesla i ponad 6100 innych klientów.
Podstawowe elementy ich karty projektu📝 to określenie problemu, uzasadnienie biznesowe, cel, oś czasu, zakres i zespoły. Szablon pobiera parametry na jednej stronie, aby natychmiast dostarczyć odpowiedni pomysł na projekt.
Sekcja osi czasu GoLeanSixSigma.com jest podzielona na kolumny definicji, pomiaru, analizy, poprawy i kontroli. Dzieli przestrzeń dla członków zespołu na ich tytuły i ilość spędzonego czasu.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com to dedykowany instytut internetowy stworzony w celu dostarczania rozwiązań dla kierowników projektów. Oferują artykuły, seminaria internetowe💻, szablony, posty na blogach i porady ekspertów, aby zwiększyć wzrost i produktywność.
Karta projektu zawiera opcje wpisania szczegółów projektu w określonych kolumnach, po których następują informacje biznesowe. Dokument definicji Karty Projektu został zaprojektowany, aby pomóc menedżerom w odświeżeniu pomysłów.
Dokument ProjectManagement.com składa się z 25 zasadniczych elementów, a najważniejsze nagłówki to streszczenie zakresu, sponsorzy, kryteria sukcesu i proces organizacyjny. Możesz również wprowadzić krótkie informacje o fazie rozwoju, testowaniu prototypów, akceptacji użytkowników i sesjach na żywo.
Jeszcze bardziej usprawnij swoje projekty dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Bit.ai
Bit.ai oferuje platformę do współpracy z dokumentami, z której korzystają na całym świecie firmy takie jak Canon i Accenture. Szablon karty projektu działa w scentralizowanym modelu roboczym w formacie zestawienia, zaczynając od wyjaśnienia projektu.
Możesz krótko opisać zakres, kryteria sukcesu lub rezultaty w punktach. Jest też miejsce na 💲 finanse, kamienie milowe i założenia, a następnie ryzyko, szczegóły zespołu i zatwierdzenia.
Bit.ai oferuje dostęp do szablonu w czasie rzeczywistym; możesz łączyć wiele projektów lub współpracować z interesariuszami w celu ich zatwierdzenia lub konsultacji. Posiada również opcje integracji mediów społecznościowych, linków internetowych, plików PDF, Figma itp., Aby poprawić Twoje wrażenia z efektywnego zarządzania biznesem.
Szablon Karty Projektu
Szablon Karty Projektu to platforma stworzona przez członków zespołu Casual.pm. Jest to zestaw narzędzi, który prowadzi szefów projektów w tworzeniu ekskluzywnych treści czarterowych. Mogą również skorzystać z pomocy pisemnych przewodników, filmów📲 i próbek, które są dostępne na stronie internetowej.
Dostępne są bezpłatne formaty szablonów kart dla określonych wymagań projektowych, takich jak przeprojektowanie strony internetowej, badanie technologii, media społecznościowe, kampanie marketingowe itp.
Szablon karty, który promuje szablon karty projektu, ma wystarczająco dużo miejsca, aby omówić tło projektu dotyczące oferowanego rozwiązania. Możesz osobno wspomnieć o celach i zakresie, aby było to opłacalne. Krótko opisz interesariuszy, kamienie milowe, budżet, ograniczenia, założenia i czynniki ryzyka w oddzielnych kolumnach.
Szablon.net
Templste.net jest magazynem najobszerniejszej na świecie🌐 internetowej biblioteki szablonów i narzędzi. Możesz wybrać projekt karty, dokumentację, formularz, prezentację lub szablon zgodnie ze swoimi wymaganiami. Oferują ponad dziesięć formatów prostych szablonów kart projektów do pobrania w celach informacyjnych.
Sześć Sigma, zespół, IT, oprogramowanie, doskonalenie procesów, konstrukcja i biznes to tylko niektóre z dedykowanych projektów szablonów kart, które są dostępne tutaj. Jeden z ich prostych szablonów zaczyna się od sekcji umożliwiającej wprowadzenie szczegółów projektu, takich jak imię i nazwisko, sponsor, autor, data, nazwa komitetu, data prezentacji itp.
Dzięki Templste.net możesz pisać krótkie oświadczenia w sekcji opisu, celu i strategicznego dostosowania. Formularz tabeli zawiera grupy klientów, interesariuszy, budżet, zakres, kryteria sukcesu, zależności, kamienie milowe, zasoby i kwestie związane z ryzykiem.
Mój pm
Mójpm jest firmą specjalizującą się w zarządzaniu projektami i dostarczaniu ofert. Mają wieloletnie doświadczenie w pracy z organizacjami przy opracowywaniu propozycji rządowych i komercyjnych. Ich sklep internetowy zawiera około 86 edytowalnych szablonów, które służą wielopoziomowemu wzrostowi i rozwojowi organizacji.
Do celów zawodowych udostępniany jest darmowy do pobrania szablon karty projektu📜. Ma formę dokumentu z tytułem projektu i indeksem na pierwszych stronach, podczas gdy główna treść zaczyna się od streszczenia wykonawczego, celu, celów i innych informacji.
Poszczególne sekcje zawierają krótkie opisy wymagań, zakresu, rezultatów, ryzyka, założeń i ograniczeń. Dzięki Mypm możesz dodać szybki przegląd harmonogramu, budżetu, zasobów ludzkich, zamówień i interesariuszy w tabeli. Kończy się formularzem autoryzacyjnym dla sponsora projektu.
Archiwum szablonów
Archiwum szablonów to portal internetowy ze średnio 40 szablonami w różnych kategoriach. Niezależnie od tego, czy jest to tabela miejsc w klasie w kategorii edukacja, arkusz kalkulacyjny budżetu osobistego do zarządzania finansami, czy umowy z wykonawcami w kwestiach prawnych⚖️, ma wszystko w jednym miejscu.
Oferują wiele próbek szablonów kart projektów, do których odwołują się renomowane firmy i instytuty. Te szablony koncentrują się na przechwytywaniu wszystkich niezbędnych informacji o projekcie, zaczynając od widoku tabeli identyfikatorów ujawniających nazwę projektu, sponsora, kierownika i zasoby.
Archiwum szablonów prosi o powody, cele, zakres, czynniki sukcesu i więcej w krótkich wypowiedziach. Inne sekcje tabloidów obejmują rezultaty projektu zawierające jednostki dotyczące ram, logiki, badań, narzędzi itp .; kamienie milowe opisujące wiele poziomów postępów; kluczowe problemy i zagrożenia.
Ostatnie słowa: Stosowanie szablonu Karty Projektu
Karta projektu odgrywa integralną rolę w pomyślnym ukończeniu projektu biznesowego. Daje jasny, zwięzły obraz celu wraz z uzasadnieniem oczekiwanych rezultatów.
Wdrożenie gotowego szablonu zamiast samodzielnego tworzenia karty projektu oszczędza czas i pieniądze organizacji. Wielu kierowników projektów nie zdaje sobie sprawy z dostępności takich szablonów. Niewielu wierzy, że sami sobie poradzą, co skutkuje powolnym i ograniczonym wzrostem📉.
Wybór szablonu karty może być mylący, ale powinieneś przeanalizować typ projektu, skalę pracy, wymagania i inne parametry, aby jak najlepiej wykorzystać ten dokument.
Następnie sprawdź doskonalenie procesów biznesowych (BPI): co to jest i jak działa.