Nawet najbardziej doświadczony zespół kreatywny może odczuwać zmęczenie pracą nad projektami, których celem jest osiągnięcie perfekcji.
Nieustanne śledzenie informacji rozproszonych w licznych wiadomościach e-mail, w połączeniu z procesem przesyłania opinii i akceptacji, jest czasochłonne. W takich sytuacjach pomocne mogą okazać się narzędzia do weryfikacji online.
Ułatwiają one proces recenzji, pozwalając skupić się na aspektach twórczych. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele tego typu rozwiązań. W tym artykule przedstawiamy wybór najlepszych narzędzi do sprawnego zatwierdzania i zbierania opinii.
Czym jest oprogramowanie do sprawdzania?
Oprogramowanie do sprawdzania, znane również jako narzędzie do recenzji i zatwierdzania, to aplikacja umożliwiająca łatwe udostępnianie materiałów cyfrowych i zbieranie feedbacku.
Zyskało ono popularność jako prostsza i bardziej efektywna metoda zarządzania procesami recenzji i zatwierdzania, w porównaniu z tradycyjnymi metodami, takimi jak przesyłanie dokumentów pocztą czy ich drukowanie.
Dzieje się tak, ponieważ narzędzie do sprawdzania centralizuje informacje zwrotne dotyczące projektów, co sprzyja dokładniejszej i skuteczniejszej współpracy.
Zalety korzystania z narzędzi do sprawdzania
Używanie oprogramowania do sprawdzania online niesie ze sobą wiele korzyści. Oto niektóre z nich:
- Umożliwia członkom zespołu przeglądanie, porównywanie i komentowanie projektów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
- Pomaga zebrać wszystkie opinie i akceptacje w jednym, centralnym miejscu, eliminując potrzebę przeszukiwania przepełnionej skrzynki mailowej.
- Dzięki automatycznym przypomnieniom pomaga twórcom w dotrzymywaniu terminów.
- Poprawia jakość projektu, ponieważ przejrzysty system weryfikacji online radykalnie redukuje ryzyko popełnienia błędów.
- Obniża koszty i skraca czas trwania projektu, zapewniając sprawny przepływ pracy w procesie zatwierdzania.
Jak działa narzędzie do sprawdzania?
Narzędzie do sprawdzania działa w sposób systematyczny. Użytkownicy najpierw przesyłają swoje treści – pliki PDF, strony internetowe lub inne materiały – na bezpieczny serwer. Następnie udostępniają je współpracownikom, przypisując im określone role, w tym rolę recenzenta.
Po wyznaczeniu recenzentów i wygenerowaniu wersji do sprawdzenia, każdy członek zespołu otrzymuje powiadomienie i uzyskuje dostęp do materiału. Od tego momentu recenzenci mogą współpracować, komentując, odpowiadając i zaznaczając konkretne fragmenty treści, dostarczając jasnych informacji zwrotnych.
Oprogramowanie powiadamia wszystkich członków zespołu o każdym nowym komentarzu i decyzji podjętej w procesie sprawdzania. Twórcy mogą tworzyć nowe wersje i porównywać je z wcześniejszymi, aby upewnić się, czy wszystkie wymagane zmiany zostały wprowadzone.
Funkcje, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do sprawdzania
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do sprawdzania online, a każde z nich twierdzi, że jest najbardziej efektywne. Zanim jednak zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, upewnij się, że posiada ono następujące funkcje:
- Obsługuje wszystkie popularne typy plików
- Ma konfigurowalne szablony wiadomości e-mail
- Oferuje podgląd strony internetowej na żywo
- Umożliwia porównywanie nowych wersji z poprzednimi
- Pozwala na nieograniczoną liczbę użytkowników
- Zapewnia opcje integracji z innymi platformami
- Jest oferowane w przystępnej cenie
Jak już wspomnieliśmy, narzędzia do sprawdzania znacznie ułatwiają proces recenzji, sprzyjając kreatywności. Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych narzędzi do sprawdzania online.
Filestage
Filestage to oprogramowanie do sprawdzania online, które pomaga zespołom marketingowym w lepszym zarządzaniu projektami cyfrowymi i zbieraniu opinii. Umożliwia ono udostępnianie, omawianie i zatwierdzanie plików w ramach jednej platformy.
Narzędzie automatyzuje proces kreatywnego sprawdzania, dając zespołom marketingowym więcej czasu na realizację projektów w wyznaczonych terminach.
Kluczowe funkcje Filestage to między innymi: nieograniczona liczba wersji, brak limitów plików, przypomnienia o terminach, znaczniki czasu, adnotacje, komentarze, listy zadań, liczne integracje.
Ponadto, Filestage umożliwia porównywanie dwóch wersji projektów obok siebie, co zwiększa komfort sprawdzania komentarzy i śledzenia zmian.
Filestage oferuje plany roczne i miesięczne, w cenie od 19 USD/stanowisko/miesiąc i 24 USD/stanowisko/miesiąc.
PageProof
PageProof to narzędzie do sprawdzania online, które eliminuje problemy związane z recenzją i zatwierdzaniem projektów. Usprawnia proces zbierania opinii, eliminując konieczność śledzenia długich wątków e-mailowych.
Narzędzie to znane jest z solidnych zabezpieczeń, stosując trójwarstwowe szyfrowanie w procesach sprawdzania i zatwierdzania online. Kluczowe funkcje to łatwe w obsłudze narzędzia do oznaczania, inteligentne porównywanie wersji, powiadomienia, integracje.
Obecnie PageProof jest darmowy dla recenzentów, a plany dla zespołów zaczynają się od 199 USD miesięcznie.
GoProof
GoProof, od firmy Oppolis, to oprogramowanie do sprawdzania w chmurze, które pomaga zespołom w zarządzaniu klientami, zadaniami i projektami w jednym miejscu.
Rozwiązanie to umożliwia administratorom łatwe przypisywanie ról poszczególnym współpracownikom. Pozwala także szybko udostępniać próbki klientom, usprawniając pracę agencji.
GoProof oferuje szereg przydatnych funkcji, takich jak import/eksport danych, wzmianki, powiadomienia, szyfrowanie, szablony, integracje, nielimitowana liczba współpracowników, możliwość tworzenia odrębnych zespołów do recenzji.
Dodatkowo, unikalne rozszerzenie GoProof umożliwia udostępnianie materiałów do sprawdzenia i zbieranie opinii bez opuszczania aplikacji Adobe Creative Cloud.
GoProof oferuje wielopoziomowe licencje dla wielu użytkowników, których ceny zależą od liczby twórców proofów. Recenzenci mogą korzystać z narzędzia za darmo.
ZipBoard
zipBoard to idealne rozwiązanie, umożliwiające wielu interesariuszom przeglądanie stron internetowych, plików i dokumentów w jednym miejscu. Ułatwienie przesyłania opinii od interesariuszy przekłada się na poprawę przepływu pracy.
zipBoard umożliwia zespołom tworzenie zrzutów ekranu, dodawanie adnotacji i lepszą współpracę, zapewniając bezproblemowe wizualne śledzenie błędów.
zipBoard oferuje użytkownikom takie funkcje jak: śledzenie błędów, narzędzie do oznaczania zgłoszeń, adnotacje, wbudowany widżet, nieograniczona liczba komentarzy, powiadomienia, integracje, otwarty plan rozwoju.
Ceny zipBoard zaczynają się od 99 USD miesięcznie.
Ziflow
Ziflow to narzędzie do sprawdzania online, które umożliwia zespołom kreatywnym zbieranie informacji zwrotnych i realizację projektów w terminie. Narzędzie obsługuje ponad 1200 typów zasobów kreatywnych, automatyzując etapy przepływu pracy i zwiększając efektywność zespołu.
Oprócz doskonałych funkcji komentowania, Ziflow oferuje zaawansowane wątki dyskusyjne, szablony przepływu pracy, zaawansowane narzędzia do oznaczania, uproszczone zarządzanie wersjami, automatyczne porównywanie, integracje.
Ziflow oferuje bezpłatny plan do użytku osobistego. Dla agencji ceny zaczynają się od 40 USD/stanowisko/miesiąc.
Quick Reviewer
Quick Reviewer ułatwia twórcom zbieranie opinii i akceptacji projektów. Narzędzie wykorzystuje kodowanie kolorami w celu łatwego rozróżnienia recenzentów.
Usprawniając kreatywny przepływ pracy, Quick Reviewer pomaga zespołom zrozumieć oczekiwania interesariuszy. Eliminuje to niepotrzebne zamieszanie i sprzyja wysokiej jakości projektów.
Przydatne funkcje Quick Reviewer to: powiadomienia, przesyłanie wielu wersji, podzielony ekran do porównywania wersji, integracje, niestandardowe powiadomienia e-mail, niestandardowe statusy przepływów pracy.
Quick Reviewer oferuje bezpłatny plan z ograniczonymi funkcjami. Aby uzyskać więcej opcji, użytkownicy mogą wybrać jeden z planów premium, w cenie od 29 USD miesięcznie.
GoVisually
GoVisually upraszcza procesy przeglądania i zatwierdzania projektów, umożliwiając zespołom marketingowym szybsze ich ukończenie.
Jest to pojedyncza platforma do zarządzania wszystkimi projektami i opiniami. Wykorzystanie udostępnianych linków upraszcza proces recenzji, również dla klientów.
GoVisually oferuje szereg funkcji, takich jak: udostępnianie materiałów nieograniczonej liczbie recenzentów, adnotacje, prywatne komentarze dostępne tylko dla zespołu, integracje, niestandardowe oznaczenia, pełną kontrolę wersji.
GoVisually oferuje plany roczne i miesięczne w cenie od 20 USD/miesiąc i 25 USD/miesiąc.
ReviewStudio
ReviewStudio pomaga zespołom kreatywnym w łatwym uzyskiwaniu jasnych informacji zwrotnych i sprawnym zatwierdzaniu projektów.
Zapewniając skuteczną komunikację, ReviewStudio dba o to, aby wszystkie osoby zaangażowane w projekt miały te same informacje. Upraszcza to współpracę, usprawniając przepływy pracy.
Kluczowe funkcje ReviewStudio to: zarządzanie zadaniami, tryb porównywania, wątki komentarzy, precyzyjne narzędzia do oznaczania, elastyczne ustawienia recenzji, nieograniczone wersjonowanie, widoczność specyficzna dla użytkownika, automatyczne przypomnienia, integracje.
Ceny ReviewStudio zaczynają się od 20 USD miesięcznie w przypadku planu rocznego i 24 USD miesięcznie w przypadku planu miesięcznego.
Approval Studio
Approval Studio ma na celu przyspieszenie i usprawnienie procesu recenzji. Narzędzie oferuje cztery tryby porównywania. Dostępna jest również wyszukiwarka różnic, umożliwiająca twórcom śledzenie zmian w każdej nowej wersji i dostarczanie bezbłędnych projektów klientom.
Ponadto każdy członek zespołu może wybrać preferowany język spośród siedmiu dostępnych, dzięki czemu bariera językowa nie utrudnia procesu twórczego.
Integracje, weryfikacja zewnętrzna, skaner kodów kreskowych, linijka ekranowa, przypisywanie zadań, historia projektu, to tylko niektóre z kluczowych funkcji Approval Studio.
Ceny Approval Studio zaczynają się od 9 USD/użytkownika/miesiąc.
WebProof
WebProof to oprogramowanie do sprawdzania online, które ułatwia współpracę między agencjami i proces recenzji. Zapewnia płynną komunikację pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Pomagając zespołom marketingowym w wyeliminowaniu problemów w przepływie pracy, WebProof automatycznie obniża koszty i czas trwania projektu. Używając WebProof, zespoły mogą udostępniać projekty bezpośrednio klientom, aby ci mogli je zatwierdzić lub przekazać opinię.
Główne funkcje WebProof to: narzędzie do komentowania, narzędzie do rysowania, historia wersji, załączanie plików, odwracanie stron online, powiadomienia, tłumaczenie, widok projektu z góry, liczne integracje.
Oprogramowanie oferuje trzy pakiety: Pageflip, Enterprise i Platinum, z różnymi cenami. Użytkownicy mają możliwość zarezerwowania wersji demo przed podjęciem decyzji.
Pastel
Pastel to solidne narzędzie do sprawdzania online, które pozwala zespołom marketingowym szybciej recenzować i zatwierdzać materiały. Udostępniane linki Pastel kierują wszystkich użytkowników na tę samą stronę, umożliwiając przeglądanie i komentowanie zasobów cyfrowych.
Niezależnie od tego, czy chodzi o stronę internetową, plik PDF czy zasób graficzny, narzędzie umożliwia efektywną współpracę przy wszystkich materiałach marketingowych.
Główne funkcje Pastel to: nieograniczona liczba gości, komentarze w czasie rzeczywistym, wizualny feedback, załączanie obrazów, etykiety zwrotne, możliwość kopiowania zmian za pomocą jednego kliknięcia.
Pastel oferuje bezpłatny plan dla indywidualnych użytkowników z ograniczonymi funkcjami. Płatne plany zaczynają się od 24 USD miesięcznie.
Podsumowanie
Znając już najlepsze narzędzia do sprawdzania, co powstrzymuje Cię przed ich wypróbowaniem? Określ swoje potrzeby i wybierz narzędzie najlepiej odpowiadające Twoim wymaganiom.
Możesz również przeczytać o najlepszych narzędziach do zarządzania projektami.