Wirtualne biuro – Twoja alternatywa dla tradycyjnej przestrzeni biurowej
Rejestrując się na jednej z poniższych platform, możesz czerpać wszystkie korzyści, jakie niesie ze sobą tradycyjne biuro, lecz bez jego ograniczeń.
Dla wielu mikro, małych, średnich i niezależnych firm wynajem standardowego biura stanowi spore wyzwanie. Wiąże się to z regularnymi, rosnącymi z roku na rok opłatami czynszowymi, często tylko za adres i skrzynkę pocztową.
Załóżmy, że prowadzisz działalność online, ale potrzebujesz adresu firmy do celów rozliczeniowych, podatkowych oraz zgodności z regulacjami. Czy istnieje inne rozwiązanie niż płacenie za fizyczną przestrzeń biurową? Oczywiście! Możesz skorzystać z subskrypcji wirtualnego biura.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o wirtualnych przestrzeniach biurowych, ich kluczowych funkcjach i najlepszych dostępnych opcjach.
Praca zdalna i hybrydowe modele w nowej rzeczywistości po pandemii
W czasie pandemii Covid-19, firmy, w związku z globalnymi lockdownami, musiały umożliwić pracownikom wykonywanie obowiązków z domu. W odpowiedzi na to, sektor IT w latach 2020-2021 unowocześnił narzędzia do pracy online.
Do powszechnego użytku weszły aplikacje takie jak Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet i Whiteboard.
Praca z domu (WFH) pozwoliła firmom na redukcję kosztów kapitałowych, takich jak wynajem powierzchni biurowych, utrzymanie infrastruktury, usługi cateringowe czy siłownie. Co więcej, pracownicy zdalni często okazywali się bardziej aktywni i produktywni.
Wszelkie obawy związane z bezpieczeństwem zostały rozwiane dzięki zaawansowanym systemom ochrony punktów końcowych, aplikacjom do zarządzania tożsamością i dostępem, wirtualizacji pulpitów i innym rozwiązaniom.
Po pandemii wiele firm nie zdecydowało się na pełny powrót do biur, lecz na hybrydowy model pracy.
W tym modelu część pracowników pracuje zdalnie, a część w biurze, utrzymując kontakt za pomocą platform online od Google, Microsoft czy Facebooka.
W odpowiedzi na nowe potrzeby cyfrowych przedsiębiorstw, firmy IT stworzyły szereg nowych rozwiązań biznesowych, takich jak wirtualne biura, wirtualni asystenci, adresy do przekierowywania poczty czy telefoniczna poczta głosowa dla oficjalnych numerów.
Startupy i nowoczesne firmy cyfrowe mogą uzyskać wszystkie te usługi w ramach prostego i przystępnego pakietu, który spełni wszelkie wymagania regulacyjne i potrzeby klientów.
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to usługa, która zapewnia Twojej firmie fizyczny adres poza miejscem zamieszkania. W jego ramach dostępne są m.in. odbieranie telefonów, adres pocztowy, przekierowywanie korespondencji, wideokonferencje i sale spotkań.
Niektórzy dostawcy wirtualnych biur oferują również możliwość okazjonalnego korzystania z tradycyjnych sal konferencyjnych.
Dzięki wirtualnemu biuru unikasz problemów związanych z wynajmem, umowami najmu, obsługą biura i comiesięcznymi opłatami.
Małe firmy i startupy wykorzystują te usługi w celu redukcji kosztów operacyjnych, co pozwala im skupić się na generowaniu przychodów, a nie na zadaniach niezwiązanych z główną działalnością.
Podstawowe funkcje dostawców wirtualnych biur
#1. Adresy firmowe
Dostawca powinien udostępniać adresy firmowe, które nie znajdują się na czarnej liście, ważne do celów rejestracji firmy i rozliczeń podatkowych.
#2. Skrzynka pocztowa i przekierowanie poczty
Dostawca powinien zajmować się odbiorem tradycyjnej korespondencji i przekazywać ją na Twój adres domowy.
#3. Firmowe telefony stacjonarne i wirtualne sekretarki
Powinien istnieć oficjalny numer telefonu, na który mogą dzwonić Twoi klienci. Połączenia te nie powinny pozostać bez odpowiedzi. Obsługą rozmów może zająć się recepcjonistka na żywo lub wirtualna.
#4. Brak uzależnienia od dostawcy
Umowa nie powinna wiązać się z komplikacjami, uzależnieniem od dostawcy ani ukrytymi opłatami. Dostawca powinien oferować możliwość rozszerzenia zasobów, jeśli planujesz rozwój swojej firmy.
#5. Szybki Internet
Jeśli dostawca oferuje przestrzeń coworkingową na okazjonalne spotkania, powinien zapewnić szybki internet, który obsłuży wiele urządzeń.
#6. Sprzęt audio-wideo do konferencji
W hybrydowych przestrzeniach roboczych konieczne jest również wyposażenie w systemy audio-wizualne, które pozwolą na organizację spotkań zdalnych i stacjonarnych.
7. Strona internetowa i narzędzia czatu
Dodatkowym atutem jest, gdy dostawca oferuje usługi rejestracji domeny, hostingu i czatu online dla rozwijającej się firmy.
#8. Przestrzenie na wydarzenia i spotkania
Jeśli potrzebujesz zorganizować spotkanie z akcjonariuszami, klientami, konferencję itp., dostawca powinien udostępnić odpowiednią przestrzeń.
#9. Usługi drukowania i skanowania
Hybrydowa przestrzeń biurowa powinna być wyposażona w usługi druku na żądanie i narzędzia do zarządzania drukiem. Wiele transakcji wymaga fizycznego podpisu i wydrukowania dokumentów.
Poniżej znajdziesz listę popularnych rozwiązań wirtualnego biura, które możesz wziąć pod uwagę:
Wirtualne Biuro InCitySpace
Seattle, w stanie Waszyngton, to jedno z najprężniej rozwijających się centrów biznesowych w USA. Wiele zagranicznych firm chce mieć tam swój adres, aby wzmocnić wizerunek marki, uzyskać korzyści podatkowe i prestiż. Adres w Seattle, jako adres firmy w USA, ułatwia również zakładanie firmowych kont bankowych.
InCitySpace Virtual Office odpowiada na potrzeby związane z wirtualnym adresem w Seattle, oferując rzeczywiste adresy ulic, a nie wirtualne adresy, których nie można zweryfikować.
ICS posiada niezbędne licencje do prowadzenia takiej działalności w USA, co gwarantuje, że firma działa zgodnie z prawem stanowym i federalnym.
Wirtualne biura Alliance
Alliance Virtual Offices to jeden z liderów branży, oferujący wirtualne biura z prawdziwymi adresami w prestiżowych lokalizacjach na całym świecie.
Wystarczy wskazać, gdzie chcesz wirtualnie otworzyć biuro, a Alliance szybko przedstawi dostępne opcje w korzystnych miesięcznych lub rocznych stawkach.
Wśród najważniejszych zalet Alliance warto wymienić:
- Usługi recepcjonistki na żywo
- Wirtualny adres firmy w USA
- Wirtualne numery stacjonarne
- Przestrzenie coworkingowe na wydarzenia
- Rezerwację sal konferencyjnych
- Ponad 1200 międzynarodowych lokalizacji z ponad 4000 globalnych sal konferencyjnych
WeWork
WeWork zmienia podejście do wirtualnego biura, oferując przestrzenie do pracy na godziny, dni, tygodnie lub miesiące. Przestrzenie te obejmują dostęp do internetu, telefonów, sprzętu konferencyjnego i usług drukowania.
Najważniejsze cechy WeWork to:
- Dedykowane biurko w przestrzeni coworkingowej
- Prywatne biura
- Biura o wielkości apartamentu z prywatnymi udogodnieniami
- Biura na całej kondygnacji
- Miesięczne członkostwo w przestrzeni coworkingowej
WeWork jest popularny wśród cyfrowych pracowników również ze względu na dedykowaną przepustowość, dostęp VPN, dostęp do sieci LAN, Wi-Fi, a wszystkie usługi IT są zabezpieczone na poziomie korporacyjnym.
Kumospace
Kumospace przenosi wirtualne biura na wyższy poziom, oferując wizualne środowisko do stworzenia biura w wirtualnej przestrzeni. Widzisz, kto pracuje w strukturze przypominającej biuro, z biurkami, krzesłami, ściankami działowymi, jak w tradycyjnym miejscu pracy, ale wszystko to w chmurze.
Koledzy komunikują się ze sobą za pomocą awatarów. Funkcja Ruch pozwala sprawdzić, czy dana osoba siedzi przy swoim biurku. Pozostałe funkcje Kumospace to:
- Przestrzenny dźwięk wielu rozmów, jak w tradycyjnych biurach
- Udostępnianie dokumentów za pomocą szybkich linków
- Gry zdalne, jak w biurze
- Udostępnianie ekranu
- Tablice do burzy mózgów
- Wirtualne „przerwy na wodę”
Clevver.io
Clevver.io umożliwia prowadzenie firmy całkowicie online, z adresem biznesowym w 50 krajach na całym świecie. To najbardziej wszechstronne rozwiązanie, które sprawdziliśmy.
Oferuje usługi rejestracji firmy, konta bankowe, obsługę podatkową, księgowość, cyfrowe skrzynki pocztowe i wiele innych.
Intelligent Office
Niezależnie od wielkości Twojej firmy, Intelligent Office oferuje wirtualne rozwiązania, które usprawnią Twoją działalność. Zyskaj prestiżowy wirtualny adres i przekonaj się, jak profesjonalne podejście wpływa na rozwój Twojej firmy.
Umożliwia posiadanie prestiżowego adresu wirtualnego do odbierania poczty z dowolnego miejsca. Możesz skorzystać także z usługi odbierania telefonów, aby zwiększyć zaangażowanie klientów. Dodatkowo, możesz skorzystać z pomocy wykwalifikowanego wirtualnego asystenta.
Regus
Dzięki Regus firmy mogą zaistnieć na rynku globalnym, wybierając wirtualne biuro w jednym z wielu prestiżowych miast.
Oprócz wirtualnego adresu, w ramach usługi dostępne jest przekierowywanie poczty i odbieranie połączeń.
Najważniejsze zalety Regus to:
- Natychmiastowy adres firmowy
- Profesjonalna recepcjonistka
- Przekazywanie poczty codziennie, co tydzień, co miesiąc lub w razie potrzeby
- Lokalny lub krajowy numer telefonu firmowego
- Profesjonalna obsługa recepcji
- Biuro na żądanie lub przestrzeń coworkingowa
- Wsparcie administracyjne
Opus VO
Opus VO to platforma, gdzie uzyskasz wszystkie niezbędne usługi biznesowe w przystępnej cenie. Oferuje ponad 650 lokalizacji w USA, w tym w Atlancie, Beverly Hills, Chicago, Brooklynie, Los Angeles, Nowym Jorku i Miami. Najważniejsze funkcje Opus VO to:
- Adres pocztowy firmy
- Numer telefonu firmy
- Przekierowanie połączeń premium
- Firmowy numer faksu
- Recepcjonistka na żywo
- Poczta głosowa przekonwertowana na e-mail
- Usługa faksu na e-mail
- Budowanie kredytu biznesowego
Dodatkowo, za dodatkową opłatą, możesz skorzystać z takich funkcji jak SMS-y, bezpłatny numer i most konferencyjny audio.
virtualoffice.zespół
Virtualoffice.team to cyfrowa przestrzeń pracy dla rozproszonych zespołów. Ułatwia komunikację i wzmacnia ducha zespołu, nawet jeśli członkowie pracują z różnych lokalizacji. Z platformy mogą korzystać zarówno zespoły w pełni zdalne, jak i hybrydowe.
Możesz zaprojektować własną wirtualną przestrzeń biurową, z biurkiem w wybranym przez siebie miejscu. Komunikacja i współpraca z innymi jest łatwa, tak jak w realnym biurze. Możesz też spotykać się z kolegami w wirtualnej sali konferencyjnej i zapraszać gości w kilka sekund.
Davinci Virtual
Chcesz mieć dostęp do tysięcy wirtualnych biur na całym świecie? Davinci Virtual to rozwiązanie, które oferuje wszystkie oczekiwane funkcje adresu biznesowego.
Umożliwia posiadanie wirtualnego biura z prawdziwym adresem pocztowym, co pomaga budować pozytywny wizerunek u klientów. Możesz wybierać spośród 5500 lokalizacji, które można wykorzystać do celów licencyjnych, rejestracji firmy i wpisania do katalogu online.
Możesz użyć tego samego adresu do otrzymywania korespondencji biznesowej, która będzie bezpiecznie przechowywana do osobistego odbioru lub wysyłki. Twoja firma może również umieścić swoją nazwę w lobby budynku, aby zwiększyć wiarygodność.
Ponadto, lokalizacje mogą służyć do spotkań biznesowych, ponieważ są wyposażone w szybki internet, inteligentne tablice, projektory LCD, ekrany plazmowe i wiele innych narzędzi do prezentacji.
Stark Office Suites Wirtualne biura
Z pomocą Wirtualnych Biur Stark Office Suites zbudujesz inteligentny i skuteczny wizerunek swojej firmy. Niezależnie od tego, czy chcesz ugruntować swoją pozycję na rynku, czy zmniejszyć koszty stałej powierzchni biurowej, to rozwiązanie pomoże Ci rozwinąć skrzydła.
Usługa umożliwia wybór spośród adresów firmowych w Westchester, Long Island, Midtown Manhattan i Connecticut. W jej ramach dostępne są adresy pocztowe, powierzchnia biurowa i osobista recepcjonistka.
W razie potrzeby, firma może wykorzystać Stark Office Suites do przeprowadzenia spotkania lub konferencji. Osoby, które są często w ruchu, mogą skorzystać z usług recepcjonistki, która zajmie się witaniem gości, sprawdzaniem i przekierowywaniem połączeń.
Wirtualne biuro Servcorp
Servcorp Virtual Office umożliwia prowadzenie firmy z dowolnej z ponad 150 globalnych lokalizacji, takich jak Nowy Jork, Waszyngton, DC, Chicago, Houston, Londyn, Paryż, Berlin, Tokio i Osaka.
Po skorzystaniu z tej opcji otrzymasz natychmiast adres i numer telefonu przypisany do Twojej firmy.
Ten prestiżowy adres możesz wykorzystać do rejestracji firmy i adresu do korespondencji. E-maile otrzymane na ten adres będą przekierowywane w wybrane przez Ciebie miejsce.
Dedykowani recepcjoniści, interaktywna poczta głosowa 24/7 i bezpieczne usługi faksowania na e-mail to tylko niektóre z funkcji dodatkowych oferowanych przez to rozwiązanie.
Jeśli chcesz załatwić standardowe sprawy biurowe, takie jak drukowanie, sekretarki są dostępne na żądanie. Ponadto masz dostęp do sal konferencyjnych, wideokonferencji, salonów coworkingowych z Wi-Fi oraz prywatnych biur.
Podsumowanie
Po przeczytaniu artykułu masz pełną listę zweryfikowanych rozwiązań wirtualnych biur. Zachęcamy do zapoznania się z ich witrynami, aby umówić się na prezentację, skorzystać z bezpłatnej wersji testowej lub omówić szczegóły współpracy.
Wszystkie wymienione opcje oferują standardowe funkcje, których możesz oczekiwać od wirtualnej przestrzeni roboczej.
Sprawdź również nasze propozycje regulowanych biurek do pracy w domu.
newsblog.pl