Oprogramowanie do zarządzania wydatkami zapewnia kontrolę, widoczność, zgodność i dokumentację, aby pomóc firmom obniżyć koszty, uniknąć niepotrzebnych wydatków i terminowo płacić dostawcom lub pracownikom.
Firmy przypisują budżet na kilka działań, takich jak ubezpieczenia, wyposażenie kapitałowe i uzupełnianie zapasów. Jednak wycieki budżetowe niszczą marże Twojej firmy, gdy wydatki pozostają bez nadzoru.
Co więcej, gdy biznes się rozrasta, takie problemy również będą rosły, co zagraża rentowności Twojej firmy. Dlatego firmy każdej wielkości używają narzędzia do zarządzania wydatkami, aby mieć oko na wychodzące pieniądze i utrzymać je w budżecie firmy.
Spis treści:
Co to jest zarządzanie wydatkami?
Zarządzanie wydatkami to proces zarządzania wszystkimi zakupami biznesowymi i płatnościami dostawców. Podstawowym celem jest rozliczenie każdego dolara wychodzącego z konta firmy i uzyskanie najlepszej wartości.
Zasady zarządzania wydatkami powinny automatyzować i integrować wszystkie działania związane z wydatkami od źródła do rozliczenia dostawcy. Taka szczegółowa praktyka powinna zapewnić, że zamówienia będą przebiegać zgodnie z planem interesariuszy biznesowych. Ponadto wymusza płatności na rzecz dostawców, wykonawców i innych stron trzecich w ramach procesu zgodności z umową.
Znaczenie zarządzania wydatkami
Działania związane z zarządzaniem standardowymi wydatkami oferują następujące korzyści:
- Efektywność biznesowa dzięki automatyzacji procesów śledzenia wydatków i wydatków, które są podatne na błędy i nużące, jeśli zostaną przekazane pracownikom.
- Zmniejsz ryzyko i koszty, ponieważ narzędzie informuje o zamawianym produkcie, nazwie dostawcy i kosztach związanych z zaopatrzeniem.
- Lepszą współpracę między zasobami biznesowymi a stronami trzecimi można osiągnąć, stosując standardowy proces zarządzania wydatkami wraz z aplikacją cyfrową.
- Zrównoważona poprawa produktywności poprzez zwolnienie pracowników z przyziemnej pracy i umożliwienie im wykonywania zadań, które przynoszą dochód Twojej firmie.
Poniżej przedstawiono najlepsze narzędzia do zarządzania wydatkami, które umożliwiają zarządzanie wszystkimi wydatkami i uzyskanie najlepszej wartości za wydane pieniądze:
Baza Lotnicza
Baza Lotnicza to kompleksowe narzędzie do zarządzania wydatkami dla różnych rodzajów firm, takich jak firmy we wczesnej fazie rozwoju, małe firmy, firmy średniej wielkości, firmy przed IPO i przedsiębiorstwa. Oferuje szereg zaawansowanych rozwiązań do kontroli wydatków, audytu i nadzoru.
Na przykład moduł zarządzania paragonami oferuje egzekwowanie zgodności, bezproblemowe załączanie paragonów, dedykowane wiadomości e-mail, udostępnianie paragonów z innego urządzenia itp. Ponadto istnieje moduł bezpieczeństwa i wykrywania oszustw, aby umożliwić kontrolę kart, limity kart, blokowanie kart, wykrywanie oszustw, powiadomienie o oszustwie, zaszyfrowane udostępnianie danych karty wirtualnej itp.
Spendesk
Spendesk posiada wiele pomocnych i intuicyjnych funkcji, w tym integracje i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Dzięki temu narzędziu Twoja firma może zautomatyzować wszystkie powtarzające się wydatki. Co więcej, jest wystarczająco wydajny, aby dopasować roszczenia dotyczące wydatków do odpowiedniej faktury i zaoszczędzić czas.
Spendesk jest również elastycznym narzędziem, dzięki któremu firmy mogą dostosować go do swoich podejść do zarządzania wydatkami. Na przykład przypisujesz karty debetowe do określonych wydatków poszczególnym pracownikom. Ponadto możesz również przypisać wirtualne karty kredytowe do celów jednorazowych.
Ponadto oferuje powiadomienia push dotyczące walidacji płatności, integrację narzędzi księgowych, przegląd wydatków w określonym czasie oraz kompleksowy pulpit przeglądu wydatków.
Kupa
Kupa to kolejne popularne narzędzie do zarządzania wydatkami biznesowymi (BSM) z dostępem do chmury. Może zarządzać wydatkami w różnych branżach, takich jak płatności, łańcuchy dostaw, zaopatrzenie, skarbiec itp. Istnieją trzy stosy narzędzi do wygodnego zarządzania wydatkami.
Pierwszym stosem narzędzi są Aplikacje. Ten stos obejmuje wszystkie podstawowe moduły, takie jak zaopatrzenie, faktura, wydatki, płace, zarządzanie umowami, zaopatrzenie strategiczne, analiza wydatków itp.
Drugi stos to platforma BSM, która koncentruje się na prywatności użytkownika, profilu, bezpieczeństwie danych i integracji. Obejmuje połączony rdzeń, dostęp do chmury, integracje, graficzny interfejs użytkownika (GUI) itp.
I wreszcie trzeci stos to społeczność biznesowa Coupa. Oferuje takie funkcje, jak otwarta sieć biznesowa, przewaga Coupa i sztuczna inteligencja społeczności.
Burza
Burza oferuje kompletne narzędzia do zarządzania wydatkami dla startupów dużym międzynarodowym firmom. Jej rozwiązania obejmują zarządzanie wydatkami, rozrachunki z dostawcami, automatyzację zakupów, usprawniony system płatności, audyt, zarządzanie podróżami i pulpity danych.
Emburse oferuje wirtualne karty, które można wydawać bezpośrednio za pośrednictwem swojej platformy, za pomocą narzędzia o nazwie Emburse Spend. Wirtualne karty Emburse bezproblemowo integrują się z oprogramowaniem używanym przez zespoły księgowe i AP, w tym Emburse Chrome River, Emburse Certify lub jednym z innych oferowanych produktów. Produkty takie jak Emburse Go pomagają menedżerom ds. podróży uważnie obserwować podróżnych i wydatki.
Najlepszą rzeczą jest modułowe podejście Emburse do zarządzania wydatkami biznesowymi, w zależności od wielkości firmy. Emburse Tallie sprawdza się w małych i średnich firmach. Emburse Certify działa dobrze dla przedsiębiorstw z siedzibą w USA. Emburse Chrome River sprawdza się dobrze w przypadku dużych przedsiębiorstw prowadzących działalność, niezależnie od tego, gdzie znajduje się biuro. Duże firmy, takie jak Microsoft, Nike i Estee Lauder, korzystają z oprogramowania Emburse.
Płatności siatkowe
Płatności siatkowe to kolejne oprogramowanie, z którego możesz korzystać i przestać wydawać wycieki. Po pierwsze, jego funkcja Spend Insights zapewnia cenne wgląd w dane dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujesz. Za każdym razem, gdy przeglądasz pozycję wydatków, jej aplikacja mobilna automatycznie pokazuje możliwości oszczędzania w przyszłości, prognozuje wydatki przy obecnym tempie itd.
Po drugie, moduł Spend Controls dostarcza alerty o żądaniach płatności w czasie rzeczywistym, pozwala ograniczyć wydatki, anulować subskrypcje z jednego centralnego interfejsu i zablokować płatności dla dostawców jednym kliknięciem. Inne ważne funkcje to optymalizacja wydatków, raportowanie w czasie rzeczywistym i przepływ automatycznych płatności.
Rampa
Rampa podzielił swój system zarządzania wydatkami biznesowymi na 4 mega moduły: Start, Skaluj, Usprawnij i Oszczędzaj. Moduł Start daje dostęp do narzędzi do zarządzania kilkoma kartami, płatności rachunków (ACH/czeki/karty), śledzenia wydatków w czasie rzeczywistym i dokładnego rozliczania wydatków.
Moduł skalowania umożliwia egzekwowanie polityki biznesowej wokół wydatków i wydatków. Na przykład możesz użyć zasad wydatków, aby ustawić reguły i kontrole wydatków, aby wymusić te wytyczne dotyczące wydatków.
Moduł Streamline oferuje kilka przepływów pracy (Onboarding, Collaboration i Accounting), aby zautomatyzować zarządzanie wydatkami i zintegrować (ponad 1000 integracji) z innymi narzędziami biznesowymi. Wreszcie, moduł Zapisz jest po to, aby zaspokoić Twoje potrzeby w zakresie dopasowywania paragonów, kategoryzacji wydatków, analizy cen, wglądu w oszczędności itp.
Brex
Brex polega na przyspieszeniu finansów operacji biznesowych przy jednoczesnym przestrzeganiu polityki firmy dotyczącej wydatków i wydatków. Umożliwiając pracownikowi zgłaszanie dokładnych wydatków, a zespołowi księgowemu bezproblemowy audyt wydatków, Brex rozwija kulturę dyscypliny finansowej w firmie i jej kadrze.
Brex oferuje obecnie różne rozwiązania do zarządzania wydatkami firmy, takie jak karty kredytowe, konta biznesowe, śledzenie wydatków, integracje itp. Wprowadza również funkcję zarządzania wydatkami w ramach subskrypcji Brex Empower.
Dzień roboczy
Dzień roboczy, renomowane narzędzie do zarządzania kapitałem ludzkim, również zaczęło oferować proste i strategiczne sposoby zarządzania wydatkami biznesowymi. Jest wyposażony w intuicyjny, prosty i lekki graficzny interfejs użytkownika do zarządzania wydatkami z jednej scentralizowanej platformy.
Jego interfejs użytkownika ma 3 podstawowe zakładki: Source to Pay, Inventory i KPI. Moduł Source to Pay zapewnia cenny wgląd w dane dotyczące wydatków dostawców, wydatków zarządzanych i niezarządzanych, wydajności dostawców, przetwarzania faktur itp. Co więcej, jest to aplikacja oparta na chmurze, dzięki której Ty i Twoi interesariusze możecie mieć oko na wydatki firmy dowolne urządzenie i dowolne miejsce z połączeniem internetowym.
PayEm
PayEm to zaawansowana automatyzacja w pionie zarządzania wydatkami Twojej firmy. Zapewnia subskrypcje dostawców i subskrypcje SaaS dla pracowników w jednym miejscu. Dzięki temu nie musisz kupować osobnego oprogramowania dla różnych wydawców.
W PayEm możesz tworzyć i wydawać wirtualne karty kredytowe dla różnych dostawców zewnętrznych oraz przypisywać osobę kontaktową do zarządzania wydatkami. Tę samą strategię można również zastosować do subskrypcji oprogramowania.
Co więcej, otrzymujesz ostateczne uprawnienia do kontroli wydatków w PayEm. W ten sposób możesz zatrzymać nadmierne wydatki na subskrypcje oprogramowania, usuwając niepotrzebne aplikacje lub konta byłych pracowników z istniejących aplikacji.
Teampay
TeampayOparta na chmurze aplikacja pozwala zespołom finansowym zająć miejsce kierowcy, dzięki czemu mogą zwizualizować wszystkie wydatki z różnych działów Twojej firmy. Interesariusze firmy uzyskują również podgląd codziennych wydatków w czasie rzeczywistym i mogą w razie potrzeby szybko ograniczyć wydatki.
Oferuje również konwersacyjny interfejs użytkownika, dzięki któremu pracownicy mogą uzyskać pomoc w czasie rzeczywistym od zespołu finansowego, aby poznać proces zakupu lub uzyskać zatwierdzenia transakcji. Co więcej, nie musisz czekać na rachunek za następny miesiąc, aby zrozumieć, jak wydają Twoi pracownicy. Otrzymasz w czasie rzeczywistym dane o bieżących wydatkach.
JAGGAER JEDEN
JAGGAER JEDEN to także popularna nazwa dla działań Source-to-Pay, które skupiają wszystkie wydatki z różnych branż w jednym miejscu w celu łatwego nadzoru nad wydatkami firmy. Jego przemyślanie zaprojektowana aplikacja umożliwia zarządzanie pośrednimi i bezpośrednimi wydatkami za pomocą jednego prostego narzędzia.
Oferuje wysoce zaawansowaną analizę danych i spostrzeżenia, łącząc sztuczną inteligencję i Robotic Process Automation (RPA). W ten sposób można uzyskać przydatne dane, aby zrestrukturyzować proces zarządzania wydatkami, na przykład utworzyć katalog zaopatrzenia dla całej firmy.
RealPage
RealPage pomaga stać się oszczędnym i produktywnym podczas zarządzania dostawcami, fakturami i zakupami za pomocą tego narzędzia. To nie tylko narzędzie do śledzenia wydatków.
Gromadzi dane o wydatkach i zarobkach ze wszystkich portfeli biznesowych Twojej firmy i oferuje wgląd w dane na potrzeby inteligentnych zakupów. Co więcej, pomaga zautomatyzować wszystkie zamówienia zakupu (PO) i procesy ich zatwierdzania dzięki przesyłaniu danych w czasie rzeczywistym do centralnego pulpitu nawigacyjnego w celu nadzoru i analizy wydatków.
Połącz wydatki
Połącz wydatki to oferta zarządzania wydatkami firmy SAP, renomowanego producenta oprogramowania ERP dla operacji biznesowych. Produkt pomaga zintegrować i zautomatyzować zarządzanie wydatkami biznesowymi, łącząc kilka transakcji typu źródło-płatność.
Narzędzie jest korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Na przykład pracownicy terenowi mogą przesyłać swoje kupony na wydatki z telefonu komórkowego. Inteligentny program Concur automatycznie zweryfikuje wydatek i wyśle powiadomienie, abyś mógł szybciej zatwierdzić wydatki.
Ostatnie słowa
Korzystając z oprogramowania do zarządzania wydatkami, możesz zatkać dziury, które nieświadomie drenują pieniądze i zapewniają firmie zysk. Możesz również wymagać jednego z najlepszych narzędzi do śledzenia wydatków, jeśli Twoja firma musi zwracać cykliczne płatności dokonywane przez pracowników lub dostawców.