Formalny program zakupów Twojej firmy wymaga sprawnego i atrakcyjnego wizualnie szablonu zamówienia, który dokładnie odzwierciedla wizerunek Twojej organizacji.
Chociaż ponowne wykorzystanie istniejących formularzy i wprowadzenie pewnych zmian może być pomocne, dobrze zaprojektowany szablon zamówienia jest niezbędny do usprawnienia procesu i zapewnienia uwzględnienia krytycznych informacji o firmie.
Odtwarzanie nowego szablonu za każdym razem może być czasochłonne, więc przyjęcie standardowego szablonu zamówienia jest idealnym rozwiązaniem.
Ale zanim zagłębimy się w projekty szablonów, wróćmy do znaczenia zamówień zakupu w Twojej firmie.
Spis treści:
Czym są zamówienia zakupu i ich znaczenie w transakcjach biznesowych?
Zamówienie zakupu jest formalnym dokumentem ułatwiającym komunikację i porozumienie pomiędzy kupującym a sprzedającym. Po zaakceptowaniu zamówienia przez sprzedawcę powstaje stosunek umowny, w którym jedna strona zgadza się na dostawę określonych towarów lub usług, a druga na dokonanie płatności.
Znaczenie Zamówienia Zakupu w transakcjach handlowych jest następujące:
- Działa jako zapytanie o określony towar lub usługę i zawiera istotne szczegóły, takie jak rodzaj artykułu, ilość i uzgodniona cena.
- Zamówienie zawiera imię i nazwisko kupującego, logo, dane kontaktowe i dane dostawcy.
- Ustanawia wytyczne, w tym datę dostawy, lokalizację, częstotliwość i inne istotne informacje związane z transakcją. Każdemu zamówieniu przypisany jest unikalny numer identyfikacyjny, zapewniający łatwe odnalezienie i odniesienie, zwłaszcza w przypadku sporów.
- Ponadto ułatwiają skuteczne praktyki prowadzenia dokumentacji, zapewniając odzyskiwanie istotnych danych transakcyjnych.
Ogólnie rzecz biorąc, zamówienia zakupu oferują obopólne korzyści kupującym i dostawcom, stymulując przejrzystą komunikację i usprawniając proces zakupu.
Jak wybrać najlepszy szablon zamówień?
Oto kilka dodatkowych aspektów, które pomogą Ci wybrać najbardziej odpowiedni szablon zamówienia zakupu dla Twoich potrzeb biznesowych:
- Istotne dane: Musi zawierać tylko istotne informacje dotyczące zamówienia, takie jak numer zamówienia, szczegóły wysyłki, informacje rozliczeniowe, opisy pozycji, ilości i ceny całkowite.
- Przyjazny dla użytkownika: najbardziej efektywne zamówienia charakteryzują się prostotą i przejrzystością. Łatwe do zrozumienia zamówienie pomoże dostawcom wydajniej przetwarzać Twoje zamówienia.
- Opcja dostosowywania: poszukaj szablonu, w którym możesz łatwo dostosować logo swojej firmy, wezwanie do działania i wszelkie unikalne szczegóły wymagane przez proces zakupu.
W tym artykule przyjrzymy się różnym szablonom zamówień do pobrania.
Oto kilka znanych opcji dostarczania wysokiej jakości szablonów zamówień zakupu:
Wierzchołek42
Integracja Vertex42 szablon zamówienia pomaga zautomatyzować proces uwzględniania numerów pozycji i cen jednostkowych podczas generowania nowych zamówień, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych za każdym razem.
Cechy:
- Niedrogie rozwiązanie biznesowe mieszczące się w Twoim budżecie.
- Szablony do pobrania dla programów Excel, OpenOffice i Arkuszy Google.
- Zapisuje kopię zapasową dla każdego znaczącego dostawcy.
Podczas opracowywania nowego zamówienia wystarczy zlokalizować główny plik szablonu zamówienia i powielić go, nadając skopiowanemu plikowi zrozumiałą nazwę zgodnie z preferowanym formatem.
Laboratorium szablonów
TemplateLab szablony zamówień zakupu umożliwiają firmom prowadzenie dokładnych rejestrów zakupów, minimalizując błędy, które mogłyby skutkować stratami finansowymi. Firmy mogą uniknąć nieporozumień wśród dostawców, korzystając z szablonu formularza zamówienia zakupu, zapobiec zawyżaniu cen i zapewnić zamawianie prawidłowych ilości.
Cechy:
- Unikalny numer identyfikacyjny jest przypisywany do każdego zamówienia zakupu w celu łatwego śledzenia.
- Specjalna sekcja zawiera opis warunków.
- Miejsce na podatek, a także wszelkie rabaty i promocje.
Niezbędne jest wypełnienie formularza zamówienia predefiniowanymi wartościami dla każdego pola, aby zapewnić przejrzystość i zapobiec potencjalnym problemom. Niezbędne jest wypełnienie formularza zamówienia predefiniowanymi wartościami dla każdego pola, aby zapewnić przejrzystość i zapobiec potencjalnym problemom.
nitro
nitro oferuje idealny szablon zamówienia dla firm zajmujących się zakupami na dużą skalę części do tworzenia produktów lub towarów do odsprzedaży.
Cechy:
- Podaj szczegółowe dane firmy, aby zapewnić sprawną wysyłkę.
- Określ zamawiane pozycje i ilości, aby uniknąć pomyłek.
- Daje możliwość wzmianki o wszelkich wyjątkowych wymaganiach, takich jak ubezpieczenie przesyłki lub specjalne instrukcje obsługi.
Ten szablon umożliwia firmom szybkie generowanie wielu zamówień zakupu dla różnych dostawców przy zachowaniu spójnego podstawowego formatu. Eliminuje to tworzenie nowego szablonu dla każdego zamówienia, zapewniając łatwy i terminowy proces zakupu.
Strona główna faktury
Strona główna faktury oferuje różnorodną kolekcję ponad 100 szablonów zamówień, pozostawiając klientom trwałe wrażenie profesjonalizmu i klasy. Dzięki przyjaznym dla użytkownika podstawowym szablonom możesz bez wysiłku utworzyć zamówienie i wysłać je e-mailem w ciągu kilku sekund.
Cechy:
- Ponad 100 atrakcyjnych szablonów i różnych logo do wyboru.
- Żadne logo „Faktura główna” nie jest dodawane do utworzonych zamówień zakupu.
- Nieograniczona przestrzeń znaków dla elastycznej treści PO.
- Automatyczne zapisywanie wszystkich informacji w celu szybkiego tworzenia PO.
Dla tych, którzy potrzebują bardziej wyczerpujących informacji na swoich fakturach, Faktura Strona główna zapewnia również szczegółowy, zaawansowany szablon zamówienia zakupu dostosowany do różnych wymagań biznesowych.
Inwentarz Zoho
Inwentarz Zoho jest wysoce wydajnym narzędziem do przechowywania informacji o transakcjach. Użytkownicy mogą łatwo pobrać zintegrowany arkusz kalkulacyjny, wprowadzić odpowiednie szczegóły i wygodnie wydrukować go w trybie offline, korzystając z szablonu zamówienia.
Cechy:
- Tworzy kompleksowy papierowy ślad działań zakupowych.
- Zapisuj rekordy zakupów na urządzeniach, aby mieć do nich dostęp w przyszłości.
- Analizuj dane pod kątem istotnych spostrzeżeń, takich jak częste interwały zamawiania.
Dodatkowo platforma prowadzi obszerną bazę danych wszystkich zamówień, umożliwiając użytkownikom przeprowadzanie dogłębnych analiz na potrzeby przyszłych celów.
Excel to proste
Szablon zamówienia zakupu wg Excel to proste pozwala kupującemu dokładnie określić, jakie przedmioty lub usługi chce nabyć od firmy sprzedającego.
Cechy:
- Dostępne są konfigurowalne kolory i czcionki.
- Bezpłatny szablon zamówienia zakupu w programie Excel, który można również eksportować do programu Word.
- Kompatybilny z różnymi programami biurowymi, w tym z Arkuszami Google.
Możesz wygodnie śledzić swoją historię zakupów, poprawnie wypełniając ten szablon. Pozwoli to zaoszczędzić czas i potencjalnie zmniejszyć wydatki, umożliwiając Tobie lub Twojemu doradcy podatkowemu skuteczne wypełnienie formularza zeznania podatkowego.
Inteligentny arkusz
Smartsheet szablon zamówienia zakupu oferuje kompleksowe rozwiązanie do wydajnego śledzenia zamówień. Zawiera pola na podstawowe informacje, takie jak numery klientów i zamówień zakupu, dane dostawcy i informacje o wysyłce.
Cechy:
- Automatycznie oblicza całkowity koszt, uwzględniając podatek i koszty wysyłki.
- Masz możliwość dołączenia komentarzy lub instrukcji dotyczących określonych zadań.
- Pomaga tworzyć odrębne cenniki dla różnych dostawców.
Dodatkowo możesz wprowadzić numer identyfikacyjny, ilość i koszt każdego artykułu, który chcesz zamówić. Dzięki temu tworzenie zamówień zakupu przebiega bezproblemowo i zapewnia dokładne obliczenia finansowe.
Skynova
Utwórz profesjonalne zamówienie bez wysiłku za pomocą Skynovakonfigurowalny szablon. Wprowadź wszystkie istotne szczegóły, takie jak numer zamówienia i podatki od sprzedaży, a nawet umieść logo firmy, jeśli jest dostępne.
Cechy:
- Wysyłaj zamówienia zakupu bezpośrednio do klientów za pośrednictwem oprogramowania.
- Otrzymuj powiadomienia, gdy odbiorca przegląda zamówienie.
- Oferuj klientom opcje płatności kartą kredytową online.
Gdy skończysz, możesz go wydrukować, pobrać jako plik PDF lub wygodnie wysłać online.
FormSwift
FormSwift opracowała precyzyjne pola wprowadzania danych, które umożliwiają bezproblemowe wprowadzanie informacji bezpośrednio do szablonu zamówienia.
Cechy:
- Wydajnie automatyzuje większość zadań związanych z wprowadzaniem danych.
- Integruje się z istniejącymi systemami, takimi jak fakturowanie i lista płac, w celu zwiększenia integracji.
- Uzyskaj dostęp do informacji w czasie rzeczywistym na temat historii sprzedaży, żądań klientów i danych o zapasach.
Dodatkowo możesz w wygodny sposób monitorować status zamówienia. Takie podejście znacznie przyspiesza proces w porównaniu do tworzenia ręcznego i minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
Szablon.Net
Wybierz szablon zamówienia zakupu z Szablon.Net i generować formularze PO dla różnych transakcji, w tym budowlanych, modowych, detalicznych itp. Możesz podać wszystkie niezbędne szczegóły lub użyć pustego formatu do wypełnienia.
Cechy:
- Dostępne są wysokiej jakości formularze, które zachowają wszystkie Twoje dane.
- Dokumentuje dostępność towarów lub usług, czas trwania umowy itp.
- Obliczenia dotyczące ceny jednostkowej, ilości i innych istotnych parametrów można wygodnie przeprowadzić.
Po wprowadzeniu wymaganych zmian możesz wydrukować dokument lub udostępnić go pocztą e-mail. Alternatywnie możesz pobrać szablon za darmo i od razu zacząć z niego korzystać.
Hubspot
HubSpot oferuje przyjazny dla użytkownika edytor typu „przeciągnij i upuść” do szybkiego tworzenia i publikowania formularzy zamówień. Ponadto zawiera edytor Gutenberg WordPress, umożliwiający proste osadzanie formularzy zamówień w postach.
Cechy:
- Dostępne są specjalne pola na rabaty, koszty obsługi, podatki i podpis.
- Opcje pobierania są dostępne jako pliki PDF lub Excel.
- Podaj kody produktów, ilości i ceny jednostkowe, a suma zostanie obliczona automatycznie.
Dla tych, którzy wolą korzystać z narzędzi innych firm do tworzenia formularzy zamówień, HubSpot umożliwia integrację z różnymi wtyczkami do tworzenia formularzy.
Billdu
Wypróbuj szablony zamówień zakupu wg Billdu oszczędzaj czas i wysiłek, przeszukując niezliczone szablony zamówień online.
Cechy:
- Dodatkowa „sekcja uwag” w celu podkreślenia wszelkich ważnych informacji.
- Personalizowane formularze pod konkretne projekty.
- Zawiera opcjonalny przycisk „Zapłać teraz” do szablonu w celu szybszej płatności online.
Billdu ma kolekcję konfigurowalnych bezpłatnych formularzy, które można łatwo edytować i pobierać na komputer. Wybierz format, który najlepiej pasuje do Twojej firmy, i od razu użyj szablonu.
Stos formularzy
Bez wysiłku składaj zamówienia i otrzymuj aktualne informacje o swoich zakupach dzięki Stos formularzy. Świętuj usprawnione przepływy pracy, które kierują zamówieniami od złożenia do realizacji i wysyłki.
Cechy:
- Intuicyjny kreator typu „przeciągnij i upuść” bez znajomości kodowania.
- Dostosuj motywy, aby pasowały do Twojej marki.
- Zautomatyzowane pola obliczeniowe w każdej sekcji zamówienia dla dokładnych obliczeń.
Wdrażaj ulepszone procesy, oszczędzaj cenny czas, obniżaj koszty i optymalizuj wykorzystanie zasobów, wypróbuj ten szablon zamówienia już dziś!
Jotform
dla sprzedawców, JotformSzablony formularzy zamówień zakupu oferują usprawnione rozwiązanie zwiększające efektywność składania zamówień klientów.
Cechy:
- Wypełnione formularze są bezpiecznie przechowywane w ich systemie.
- Zapewnia scentralizowane i zorganizowane repozytorium dla wszystkich zamówień zakupu.
- Szybko uporządkuj swoje dokumenty i pozbądź się bałaganu.
Łatwy w użyciu kreator formularzy Jotform umożliwia dostosowanie szablonu do potrzeb biznesowych, szybkie włączenie produktów, cen i logo firmy.
Faktura2go
Uzyskaj dostęp do bezpłatnych, konfigurowalnych szablonów zamówień i bezproblemowo generuj zamówienia dla swojej firmy Faktura2go.
Cechy:
- Pobiera szablon w preferowanym formacie pliku.
- Zapisuje gotowy szablon na komputerze lub w chmurze.
- Z łatwością wydrukuj wersję papierową do celów pocztowych.
Wystarczy wybrać szablon i spersonalizować go, dodając odpowiednie informacje. Oszczędzaj czas i upraszczaj proces zakupów dzięki temu przyjaznemu dla użytkownika szablonowi.
Ostatnie słowa
Przyjęcie najlepszych szablonów zamówień zakupu może poprawić organizację, efektywność kosztową i dokładność. Inwestycja w takie szablony umożliwi Twojej firmie uwolnienie pełnego potencjału, zwiększenie rentowności i sukcesu.
Korzystanie z odpowiedniego szablonu ułatwia tworzenie zamówień zakupu, nawet bez dedykowanego menedżera ds. relacji z dostawcami w Twoim zespole. Zapewnia to sprawne transakcje i minimalizuje ryzyko nieporozumień podczas procesu zakupowego.
Następnie sprawdź najlepsze generatory faktur do przyjmowania płatności od klientów.