22 Narzędzia do pracy z domu (WFH) dla małych i średnich firm

Praca zdalna stała się powszechnym tematem rozmów.

W rzeczywistości, dla wielu firm, jest to wręcz konieczność. Obecne okoliczności wpłynęły negatywnie na wiele przedsiębiorstw, które znalazły się na krawędzi bankructwa. W tej trudnej sytuacji, praca zdalna wydaje się być najrozsądniejszym rozwiązaniem, pozwalającym na przetrwanie.

Utrzymuje ona ciągłość działania firmy, a pracownicy pozostają aktywni zawodowo. Aby skutecznie wdrożyć model pracy zdalnej, niezbędne są odpowiednie narzędzia. Mimo że na rynku dostępnych jest wiele opcji, wybrałem te, które uważam za najskuteczniejsze.

Przejdźmy zatem do konkretnej listy.

🖥️ Aplikacje do zdalnej pomocy

TeamViewer

TeamViewer, zabezpieczony 256-bitowym szyfrowaniem AES, oferuje możliwość dostępu do komputerów stacjonarnych i urządzeń mobilnych z dowolnego miejsca, nawet przy połączeniu 3G. Zintegrowane rozwiązanie RMM umożliwia monitorowanie różnych aspektów urządzeń oraz gromadzenie niezbędnych danych.

Użytkownik otrzymuje także powiadomienia o krytycznych zdarzeniach. Największą zaletą tego narzędzia są wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa. TeamViewer dba o to, by infrastruktura IT była uporządkowana, sprawna i wolna od zagrożeń.

Zoho Assist

Zoho Assist umożliwia zdalne połączenie z komputerami klientów. Działa w oparciu o chmurę i zapewnia bezpieczeństwo obu stronom. Można go wykorzystać do obsługi klienta oraz do pomocy IT w rozwiązywaniu problemów.

Oprócz komputerów, Zoho Assist umożliwia dostęp do urządzeń mobilnych, laptopów i serwerów, co czyni go wszechstronnym narzędziem. Wystarczy kilka sekund, aby rozpocząć udostępnianie ekranu i wykonywanie różnych zadań, takich jak zarządzanie, konfiguracja i rozwiązywanie problemów.

SupRemo

Wśród darmowych narzędzi do zdalnego sterowania komputerem wyróżnia się SupRemo. Jest kompatybilne z systemami Windows, macOS i Linux (poprzez Wine), a także ze smartfonami i tabletami z systemem Android i iOS, nie wymagając instalacji ani konfiguracji. To sprawia, że ​​jest to doskonały wybór dla użytkowników bez zaawansowanych umiejętności technicznych, którzy nie są w stanie zainstalować VPN ani skonfigurować zdalnego dostępu do sieci. W tym kontekście SupRemo okazuje się skutecznym, a zarazem prostym w obsłudze rozwiązaniem do pracy zdalnej.

Jak działa SupRemo?

Aplikacja umożliwia zdalne połączenie z komputerami lub serwerami za pomocą identyfikatora i hasła, które są generowane w interfejsie programu. Po uruchomieniu oprogramowania na komputerze użytkownika i na urządzeniu, którym chce sterować, wystarczy wprowadzić identyfikatory i hasła, aby szybko i łatwo nawiązać połączenie.

SupRemo oferuje także nienadzorowany dostęp – co jest kluczowe przy pracy zdalnej, ponieważ umożliwia kontrolę nad urządzeniami bez fizycznej obecności przed nimi – bezpłatną i nieograniczoną książkę adresową, zdalne drukowanie, automatyczną aktualizację oraz szereg innych funkcji przydatnych specjalistom i małym i średnim przedsiębiorstwom.

Ważną kwestią jest bezpieczeństwo: użytkownicy SupRemo nie muszą obawiać się kradzieży danych, gdyż oprogramowanie działa poprzez szyfrowany przepływ danych z protokołem połączenia TLS 1.2.

W przypadku użytku komercyjnego lub długoterminowego, plany taryfowe są przystępne cenowo i można je skalować w zależności od liczby jednoczesnych połączeń. Co więcej, licencja może być używana na nieograniczonej liczbie komputerów i może być nabywana kwartalnie lub rocznie, co zapewnia dużą elastyczność.

Aby pobrać i rozpocząć darmowe korzystanie z SupRemo, nie trzeba podawać adresu e-mail ani numeru karty kredytowej. Wystarczy odwiedzić stronę internetową i pobrać aplikację.

💡 Platforma edukacyjna

Thinkific

Thinkific to doskonała platforma do tworzenia i publikowania materiałów szkoleniowych, takich jak kursy wideo i poradniki. Umożliwia stworzenie w pełni funkcjonalnej strony internetowej z kursami, a także dogłębne analizowanie wyników.

Jest to platforma typu „wszystko w jednym”, która ułatwia wykorzystanie wiedzy i dzielenie się nią z innymi. Niezależnie od tego, czy masz kilku, czy miliony studentów, Thinkific zapewni Ci odpowiednie narzędzia.

Teachable

Podobnie jak Thinkific, Teachable pozwala tworzyć i sprzedawać własne kursy online. Użytkownik ma pełną kontrolę nad cenami i danymi uczniów, co jest kluczowe dla każdego instruktora.

Po rejestracji otrzymujesz wszystko, czego potrzebujesz, aby założyć własną szkołę i sprzedawać kursy. Platforma jest wysoce konfigurowalna, co pozwala na dostosowanie wyglądu szkoły do swoich preferencji.

Interesującą funkcją jest możliwość stworzenia wirtualnej klasy dla uczniów. Teachable jest przyjazny dla użytkownika i zoptymalizowany pod kątem wszystkich urządzeń. Możliwe jest rozpoczęcie korzystania z platformy za darmo.

LearnDash

LearnDash to wtyczka WordPress LMS (Learning Management System), która umożliwia sprzedaż kursów online, stopniowe udostępnianie treści i przyznawanie certyfikatów za osiągnięcia. Wszystko to można zrobić bezpośrednio ze swojej strony internetowej.

Ponadto, możesz komunikować się z uczniami, zarządzać zapisami, a nawet grupować studentów w celu usprawnienia postępów. LearnDash daje pełną swobodę w dostosowywaniu i prowadzeniu kursów, niezależnie od kwestii cenowych czy marketingowych.

LearnDash jest wykorzystywany przez czołowe marki, takie jak Digital Marketer, InfusionSoft i ProBlogger.

💬 Aplikacje do czatu z botem

Freshchat

Wysokiej jakości obsługa klienta jest niezwykle ważna, a Freshchat w pełni na to pozwala. Umożliwia komunikację z klientami online, na urządzeniach mobilnych, a nawet w mediach społecznościowych.

Ponadto, możesz zautomatyzować odpowiedzi na często zadawane pytania przy użyciu botów i sztucznej inteligencji. Freshchat pozwala także na wysyłanie ukierunkowanych wiadomości do użytkowników.

Ciekawą opcją jest możliwość wysyłania proaktywnych kampanii do klientów na podstawie ich zachowań, działań i innych wskaźników. Sztuczna inteligencja potrafi przewidzieć potrzeby użytkowników.

ChatBot

Korzystając z ChatBot, możesz stworzyć własnego chatbota AI w ciągu kilku minut. Nie są do tego wymagane żadne umiejętności techniczne. Możesz tworzyć boty dla swoich stron internetowych, stron na Facebooku i aplikacji do przesyłania wiadomości.

Wybieraj spośród gotowych szablonów, przeciągaj i upuszczaj elementy oraz łącz ChatBot z aplikacjami innych firm za pomocą otwartego API.

Chatfuel

Dedykowany do Facebook Messengera, Chatfuel pomaga zwiększyć sprzedaż i zaangażowanie, jednocześnie obniżając koszty. Świetnie sprawdza się w kontaktach z klientami 24/7 i automatyzacji wielu zadań, które pochłaniałyby mnóstwo czasu.

Chatbot może łączyć potencjalnych klientów z przedstawicielem handlowym, co zwiększa konwersję. Firmy takie jak Levi’s, Adidas, Just Eat i ABC News korzystają z Chatfuel do tworzenia i zarządzania swoimi chatbotami.

💁🏻 Helpdesk / Samoobsługa

Freshdesk

Tak samo ważny, jak bezpośrednia obsługa klienta, jest portal samoobsługowy, gdzie klienci mogą znaleźć odpowiedzi na swoje pytania. Freshdesk jest idealnym narzędziem do tego celu. W portalu klienci mogą przeglądać artykuły z bazy wiedzy, fora i korzystać z różnych narzędzi, aby rozwiązać swoje problemy.

Główne funkcje Freshdesk to:

• Możliwość dodania bota, który ułatwi proces rozwiązywania problemów
• Integracja treści z bazy wiedzy z różnymi kanałami, w tym stroną internetową, aplikacją mobilną i czatem
• Tłumaczenie treści, aby klienci mogli łatwo znaleźć odpowiedzi w swoim języku
• Modyfikowanie i dostosowywanie bazy wiedzy do indywidualnych potrzeb
• Wykorzystywanie wcześniejszych dyskusji do pomocy nowym klientom

Freshdesk zmniejsza obciążenie zespołu wsparcia. Można rozpocząć korzystanie z platformy od 21-dniowego darmowego okresu próbnego.

Helprace

Helprace ułatwia klientom wyszukiwanie, odkrywanie i udostępnianie odpowiedzi na pytania dotyczące produktów i usług. Możesz skonfigurować bazę wiedzy, stronę z często zadawanymi pytaniami i obszar referencyjny, aby otrzymywać pozytywne opinie.

Helprace pozwala śledzić problemy klientów i zbierać ich najnowsze opinie. Dodatkowo, można:

• Połączyć klientów z członkami zespołu za pomocą kanałów współpracy
• Wyświetlać „powiązane tematy” obok formularza kontaktowego
• Zwiększyć produktywność zespołu za pomocą różnych narzędzi
• Dostosować każdy element Helprace

Helprace ma ponad 100 dodatkowych funkcji, co świadczy o tym, jak rozbudowane jest to rozwiązanie. Działa na wszystkich urządzeniach, a korzystanie z niego można rozpocząć za darmo, dzięki 30-dniowemu okresowi próbnemu.

HappyFox

Kolejnym rozwiązaniem do samoobsługi jest HappyFox, które pomaga skonfigurować obsługę klienta 24/7, zarządzaną w pełni przez klientów. Mogą oni śledzić zgłoszenia, przeglądać bazę wiedzy, a także komunikować się na forach.

HappyFox ułatwia klientom znalezienie odpowiedzi, zamiast bezpośredniego ich informowania. Zastosowano ciekawe podejście, gdzie klienci pomagają innym klientom. To odciąża zespół wsparcia.

📁 Dysk do przechowywania danych

Dysk Google

Udostępnianie plików i współpraca są dużo prostsze dzięki Dyskowi Google. Jest bezpieczny, umożliwia przechowywanie i udostępnianie dowolnych plików zespołowi. Co ważne, jedno konto wystarcza do synchronizacji danych na wielu urządzeniach.

W wersjach Business i Enterprise użytkownicy mogą korzystać z elastycznych opcji przechowywania. Ponadto, pliki zespołu mogą być organizowane we wspólnej przestrzeni, co ułatwia dostęp.

Podstawowa wersja oferuje 30 GB miejsca. W razie potrzeby można ją rozszerzyć.

Dropbox dla zespołów

Kolejna popularna opcja do przechowywania i współpracy, Dropbox pozwala na utrzymanie całej pracy zespołu w jednym miejscu, zsynchronizowanej na różnych urządzeniach.

Dropbox ułatwia zbieranie pomysłów, tworzenie harmonogramów i przydzielanie zadań. W celu usprawnienia komunikacji, członkowie zespołu mogą dodawać opinie i komentarze.

To narzędzie jest idealne do koordynowania projektów i utrzymania przepływu pracy między członkami zespołu.

Box

Mimo że powyższe opcje przechowywania danych są bardzo dobre, warto rozważyć również Box ze względu na unikalne funkcje. Szczególnie wyróżnia się możliwość lokalnego przechowywania danych.

Box oferuje możliwość przechowywania danych w wielu lokalizacjach geograficznych, aby rozwiązać problemy związane z regulacjami danych w poszczególnych krajach. Umożliwia to wybranie własnej lokalizacji przechowywania plików i zapewnia silną ochronę i prywatność, niezależnie od miejsca, w którym dane są przechowywane.

Box można zintegrować z ponad 1400 aplikacjami. Oferuje wiele innych funkcji, które z pewnością przypadną Ci do gustu.

👨‍💻 Czat i współpraca zespołowa

ClickUp

ClickUp to narzędzie do zarządzania dokumentami, zadaniami, e-mailami i zdarzeniami w jednym miejscu. Łączy produktywność, współpracę i wygodę, co czyni je przyszłością pracy.

ClickUp jest wysoce konfigurowalny, co pozwala dostosować aplikację do własnych potrzeb. Możesz zmieniać układy, przestawiać elementy, modyfikować kolory i tworzyć własne widoki.

Jeśli migrujesz z innej aplikacji, możesz zaimportować wszystkie dane do ClickUp i szybko zebrać zespół w nowym środowisku. Nie trzeba szukać innych narzędzi, ponieważ ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz, w tym ponad 1000 integracji.

Slack

Jeśli potrzebujesz narzędzia do zarządzania zespołem, Slack jest jednym z najlepszych (jeśli nie najlepszym) rozwiązań. Łączy komunikację i narzędzia w jednym miejscu, zwiększając produktywność członków zespołu.

Zamiast korzystać z przeładowanej skrzynki odbiorczej, możesz prowadzić rozmowy w specjalnych przestrzeniach, czyli kanałach. Slack posiada przeszukiwalne archiwum, co ułatwia znalezienie potrzebnych informacji. Slack pozwala także wybrać najważniejsze rozmowy i otworzyć pozostałe później.

Możesz komunikować się z całym zespołem na czacie grupowym lub prowadzić rozmowy indywidualne w osobnych przestrzeniach. Slack oferuje mnóstwo funkcji, które wspomogą Twoją firmę.

Warto także rozważyć alternatywne rozwiązania.

Flock

Flock usprawnia współpracę poprzez wprowadzenie rozmów wideo. Każdy kanał można dostosować do konkretnych celów. Dodatkowe funkcje to:

• Udostępnianie ekranu
• Łatwe wyszukiwanie plików, linków i innych elementów
• Narzędzia zwiększające produktywność, takie jak udostępnianie notatek, przypomnienia i ankiety
• Integracja z ponad 50 aplikacjami, takimi jak Asana, Google Drive i Todoist

Flock jest zaufanym narzędziem firm takich jak Sodexo, Namecheap i McDonalds.

Mattermost

Oparty głównie na komunikatorach, Mattermost jest elastyczny, darmowy i open-source. Duży nacisk kładzie się na bezpieczeństwo i prywatność danych. Tworząc przepływy pracy, nie trzeba się martwić o ochronę danych.

Mattermost można zintegrować z aplikacjami, a także z narzędziami DevOps, takimi jak Git i boty.

Jako narzędzie typu open-source, wymaga hostowania. Kamatera jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ oferuje zaawansowane technologicznie usługi w chmurze i profesjonalne wsparcie techniczne.

🎧 Spotkania online

Zoho Meeting

Zoho Meeting umożliwia prowadzenie konferencji audio i wideo w dowolnym czasie i miejscu, idealne do komunikacji i szkoleń. Można dołączać do spotkań i webinarów za pomocą aplikacji mobilnej.

To doskonałe narzędzie do łączenia pracowników, omawiania pomysłów i planowania kolejnych kroków. Można prowadzić prezentacje, nagrywać sesje i pobierać raporty.

Można rozpocząć korzystanie z narzędzia całkowicie za darmo.

Microsoft Teams

Microsoft Teams zapewnia bezpieczeństwo i doskonałą współpracę. Umożliwia prowadzenie konferencji audio, wideo i internetowych z zespołem do 10 000 osób, a także organizowanie wydarzeń na żywo.

Microsoft Teams umożliwia dostęp, udostępnianie i edytowanie dokumentów, w tym Dokumentów Google, PowerPointa i Excela. Użytkownicy mogą też prowadzić czat grupowy lub indywidualne rozmowy.

Zoom

Prawdopodobnie słyszałeś już o Zoom. Umożliwia on prowadzenie spotkań, szkoleń i webinarów.

Można też tworzyć sale konferencyjne, wykonywać połączenia telefoniczne i rozmawiać z członkami zespołu. Wideo może uczestniczyć do 1000 osób, a widownia może liczyć nawet 10 000 osób.

Zoom jest wysoko oceniany na stronach takich jak TrustRadius, G2 Crowd i Gartner Peer Insights. Jest zoptymalizowany do bezbłędnej pracy i łatwy w obsłudze.

Alternatywnie można rozważyć Jitsi, które jest rozwiązaniem samoobsługowym i idealną alternatywą dla Zoom.

Podsumowanie

Praca zdalna nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać. Jednak dzięki przedstawionym narzędziom można z pewnością ułatwić sobie pracę i osiągnąć więcej niż dotychczas.