25 formuł i skrótów klawiaturowych Excela, aby zaoszczędzić czas i wysiłek newsblog.pl

Microsoft Excel to ekonomiczne oprogramowanie do zarządzania informacjami, monitorowania i analizy, przydatne w różnorodnych branżach i sektorach.

Dlaczego Excel stał się niezbędnym narzędziem w każdej firmie?

Obecnie Microsoft Excel jest jedną z najczęściej wykorzystywanych aplikacji. Jego wszechstronność pozwala na stosowanie go do wielu zadań. Bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorcą, studentem, czy osobą prywatną, która po prostu chce kontrolować swoje finanse lub codzienne działania, Excel okaże się nieocenionym wsparciem.

Program Excel zyskał miano niezbędnego narzędzia zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach z wielu przyczyn. Ułatwia on między innymi zarządzanie danymi, tworzenie makr oraz pracę ze skoroszytami.

Rejestrowanie danych, nadzorowanie finansów oraz generowanie raportów to zaledwie kilka z możliwości. Excel to również doskonała platforma do tworzenia wykresów i diagramów.

Oprócz niezwykłej elastyczności i intuicyjnej obsługi, Excel wyróżnia się również przystępną ceną. Może być używany w różnorodnych celach, od planowania budżetów po śledzenie sprzedaży.

Dodatkowymi atutami są tabele przestawne, zaawansowane narzędzia graficzne oraz Visual Basic for Applications, język programowania makr. Ten arkusz kalkulacyjny jest powszechnie dostępny w systemach operacyjnych Microsoft Windows, Mac OS X, iOS i Android.

Oto kilka kluczowych argumentów, dlaczego każda firma powinna korzystać z Excela:

• W sektorze finansowym pomaga w organizacji list sprzedaży klientów, planowaniu budżetów oraz analizie stanów magazynowych.
• Dla firm e-commerce jest przydatny do identyfikacji trendów i grupowania danych w znaczące kategorie.
• W działach kadr ułatwia klasyfikację przepracowanych godzin, porządkowanie profili pracowników oraz kontrolę wydatków.
• Inne zastosowania to tworzenie kalendarzy treści, gromadzenie danych o klientach, fakturowanie oraz śledzenie i zarządzanie inwentarzem.
• Unikalną cechą Excela jest jego zdolność do szybkiej integracji z innymi źródłami danych i narzędziami automatyzacji. Przykładowo, Zapier umożliwia łączenie tysięcy popularnych aplikacji z programem Microsoft Excel.

Excel jest niezbędny dla każdego, kto pracuje w branży, która wymaga pracy z danymi tabelarycznymi. Biegłe posługiwanie się tym programem znacząco uprości Twoje życie, niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, pracownikiem biurowym, czy nauczycielem.

Podsumowując, Excel to umiejętność, która przyda się każdemu, kto chce efektywnie zarządzać danymi, tworzyć wykresy, analizować informacje, prognozować i wiele więcej. Excel jest kluczowy dla właścicieli firm, którzy chcą zwiększyć wydajność i produktywność, ale jest również bardzo cenną umiejętnością dla każdego.

Czym jest formuła Excela?

Formuły programu Microsoft Excel umożliwiają wykonywanie obliczeń, operacji matematycznych oraz innych zadań związanych z przetwarzaniem danych.

W programie Microsoft Excel formuła przetwarza dane zawarte w komórkach w celu uzyskania zamierzonego wyniku. Formuły zwracają odpowiedź nawet wtedy, gdy rezultat jest niepoprawny. Mogą wykonywać zarówno podstawowe obliczenia, jak i bardzo złożone operacje matematyczne.

Excel umożliwia również pracę z datami i godzinami oraz wykonywanie wielu innych działań, takich jak obliczanie średnich i wartości procentowych dla wybranego zakresu komórek.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej niektórym z najczęściej używanych formuł i skrótów Excela, które pomogą Ci szybko i łatwo wykonywać codzienne zadania.

Poznajmy kilka najpopularniejszych formuł programu Microsoft Excel.

TABLICA

Formuła ARRAY w programie Excel jest używana do wykonywania złożonych obliczeń, które często są trudne do przeprowadzenia ręcznie.

Może być stosowana na wiele sposobów, ale jej podstawową funkcją jest wprowadzanie danych do obliczeń w danym zakresie komórek Excela.

Dwie podstawowe kategorie formuł tablicowych to te, które zwracają tablicę wartości oraz te, które zwracają pojedynczą wartość. Formuły ARRAY są nieocenionym narzędziem dla każdego, kto chce w pełni wykorzystać potencjał programu Excel. Można ich używać do wykonywania wielu różnych rodzajów obliczeń.

Ilustracja tablicy jednokomórkowej:

Jak widać poniżej, formuła tablicowa mnoży akcje z komórki C3 do G3 oraz ich ceny z komórki C4 do G4. Na końcu dodaje te wyniki, aby uzyskać łączną wartość 14 400.

Ta formuła jest przykładem jednokomórkowej formuły tablicowej, ponieważ zajmuje tylko jedną komórkę.

W programie Excel, wpisanie symbolu równości (=) przed formułą uruchamia ją w standardowej składni, co upraszcza cały proces. W formułach tablicowych można wykorzystywać dowolne wbudowane funkcje Excela.

Użytkownicy mogą korzystać z funkcji TABLICA w skoroszycie programu Excel do przeprowadzania różnych obliczeń. Więcej informacji na temat korzystania z tablic można uzyskać od firmy Microsoft.

ŚREDNIA

Funkcja ŚREDNIA w programie Excel, zgodnie z nazwą, służy do obliczania średniej arytmetycznej dla zbioru danych. Wartość średnia dla danego wiersza lub kolumny jest wyznaczana poprzez zsumowanie wszystkich wartości liczbowych, a następnie podzielenie wyniku przez liczbę tych wartości.

Spójrzmy na prosty przykład, aby to lepiej zrozumieć:

Poniżej pokazano, jak obliczyć średnią cenę akcji w arkuszu Excela.

Ustaw kursor w miejscu, gdzie ma pojawić się średnia, przejdź do menu Autosumowanie w lewym górnym rogu Excela i wybierz opcję ŚREDNIA, tak jak to przedstawiono na poniższym zrzucie ekranu.

W wybranej komórce zostanie umieszczona formuła, obliczająca średnią z całego wiersza, jak pokazano poniżej:

Na stronie internetowej firmy Microsoft znajduje się film instruktażowy, który wyjaśnia, jak korzystać z funkcji Średnia.

LICZ.JEŻELI

W programie Excel funkcja LICZ.JEŻELI jest zazwyczaj stosowana do zliczania komórek zawierających liczby w danym zakresie.

Innymi słowy, służy do określania liczby komórek w zadanym obszarze, które zawierają wartości liczbowe.

Na przykład, aby policzyć liczby w zakresie od D4 do D8, możesz wprowadzić formułę =LICZ.JEŻELI(D4:D8). Funkcja LICZ.JEŻELI zwróci wartość cztery, ponieważ w tym obszarze znajdują się cztery komórki z liczbami, jak pokazano w poniższym przykładzie:

Za pomocą formuły LICZ.JEŻELI można określić liczbową wartość danych. Dodatkowe informacje na temat korzystania z tej funkcji znajdują się w filmie instruktażowym firmy Microsoft.

DATA

Funkcja DATA w programie Excel umożliwia łączenie określonych lat, miesięcy i dni z różnych komórek w celu utworzenia daty.

Jest ona przydatna, gdy chcesz dynamicznie zmieniać daty w arkuszu Excela w oparciu o inne informacje.

Domyślna składnia formuły to =DATA(rok; miesiąc; dzień). Poniższy zrzut ekranu pokazuje, jak działa formuła DATA w programie Microsoft Excel.

Format daty możesz zmienić za pomocą opcji Formatuj komórkę, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

DZIELENIE

W programie Excel nie ma formalnej funkcji DZIELENIE. Wystarczy użyć znaku ukośnika (/), aby wykonać dzielenie. Jest to jedna z najprostszych formuł Excela.

Przeanalizujmy przykład, aby zrozumieć, jak działa funkcja DZIELENIE w programie Excel.

Formuła =D/10 zostanie zastosowana do podzielenia wartości z kolumny D przez 10, jak pokazano poniżej. Tę samą formułę można zastosować do wszystkich komórek, przeciągając w dół róg komórki E4 do pozostałych komórek.

Formuła dzielenia = C4/D4, jak pokazano poniżej, zostanie wykorzystana do podzielenia liczb w komórce C4 przez liczby w komórce D4.

Przeciągnięcie rogu komórek pozwoli na automatyczne wygenerowanie wyników w dowolnej liczbie komórek.

JEŻELI

Polecenie JEŻELI jest często używaną funkcją w programie Excel. Pozwala ona na wykonywanie logicznych porównań między wartościami i zwracanie odpowiednich rezultatów. Za pomocą funkcji JEŻELI można oceniać zarówno tekst, jak i wartości.

Funkcja JEŻELI może być również używana do operacji matematycznych w połączeniu z funkcjami logicznymi, takimi jak ORAZ i LUB. Dodatkowo, za jej pomocą można oceniać błędy.

Ponadto, różne funkcje JEŻELI można zagnieżdżać, aby przeprowadzać złożone porównania.

Funkcja JEŻELI w programie Excel wykonuje test logiczny i zwraca wartość lub tekst w zależności od tego, czy wynik testu to PRAWDA, czy FAŁSZ.

Domyślna składnia to: JEŻELI(test logiczny; wartość jeżeli prawda; wartość jeżeli fałsz).

Spójrzmy na arkusz Excel, aby lepiej zrozumieć funkcję JEŻELI:

Zadaniem jest wyłonienie uczniów, którzy uzyskali więcej niż 50 punktów i oznaczenie ich jako „Zaliczone”, a tych, którzy uzyskali mniej niż 50 punktów, jako „Niezaliczone”.

W przedstawionym poniżej przykładzie, funkcja JEŻELI sprawdza wyniki ucznia w kolumnie D z liczbą 50. Jeżeli wynik jest większy niż 50, jest oznaczany jako „Zaliczone”, a jeżeli jest mniejszy niż 50, zostaje oznaczony jako „Niezaliczone”. Informacje o zdaniu lub niezaliczeniu są umieszczane w kolumnie „Wyniki”.

Obrazek 1

Poniżej znajduje się kolejny przykład tego, jak funkcja JEŻELI może być wykorzystana w zarządzaniu projektami lub sprzedażą:

Zadaniem jest znalezienie projektów, które mieszczą się w budżecie, oraz tych, które go przekraczają.

Funkcja JEŻELI dodana do kolumny E określa, czy dany projekt mieści się w budżecie, czy też go przekracza. Porównuje ona rzeczywisty koszt z kolumny D z planowanym budżetem z kolumny C. Wynik jest umieszczany w kolumnie E.

Wiele firm korzysta z funkcji JEŻELI do obliczania harmonogramów spłat zadłużenia, tworzenia planów amortyzacji, oceny poprawności danych, monitorowania budżetów, organizowania danych i wielu innych zadań.

LEWY, ŚRODKOWY i PRAWY

Aby wyodrębnić określony znak, słowo lub liczbę z komórki programu Excel, użyj poleceń LEWY, ŚRODEK i PRAWY.

Zobaczmy krótką demonstrację, jak to zrobić.

Ćwiczenie – Wyodrębnij imię z pełnego imienia za pomocą funkcji LEWY

Składnia funkcji LEWY to =LEWY(tekst, liczba znaków).

Jak widać na poniższym arkuszu, w naszym przykładzie użyliśmy =LEWY(B4;3), a imię Sam zostało wyodrębnione i wprowadzone do komórki D4. Cyfra 3 oznacza liczbę znaków do wyodrębnienia z lewej strony tekstu.

Jeżeli chcesz wyodrębnić nazwy i numery za pomocą funkcji JEŻELI, musisz być bardzo precyzyjny przy określaniu numerów początkowych i końcowych; nie możesz po prostu skopiować formuły do komórek poniżej i oczekiwać prawidłowego wyniku.

Ponieważ imię Ricky ma pięć liter, Twoja formuła będzie wyglądać tak: =LEWY(B5;5), jeśli chcesz wyodrębnić imię z B5.

Zobaczmy teraz, jak używać funkcji ŚRODEK, aby wyodrębnić drugie imię z pełnej nazwy.

Składnia funkcji ŚRODEK to =ŚRODEK(tekst; numer_początkowy; liczba_znaków).

W naszym arkuszu Excela drugie imię to Derling z komórki B4, więc formuła będzie wyglądać tak:

=ŚRODEK(B4;5;7).

Pierwsza litera imienia Derling (D) znajduje się na pozycji 5, a imię ma 7 znaków. Liczby 5 i 7 są używane we wzorze. Derling zostanie wyodrębniony jako drugie imię i wprowadzony do komórki E4.

W przypadku tej funkcji również należy zwrócić szczególną uwagę na numer początkowy i liczbę znaków. Nie można po prostu skopiować i wkleić formuły, aby zastosować ją w innych komórkach.

Na koniec wyodrębnijmy 'ext.’ numer z kolumny C za pomocą funkcji PRAWY.

Składnia funkcji PRAWY to =PRAWY(tekst; liczba znaków).

Spójrz na poniższy arkusz Excela, aby zobaczyć, jak działa funkcja PRAWY.

Formuła będzie miała postać =PRAWY(C4;2).

Cyfra 2 oznacza liczbę znaków do wyodrębnienia od prawej strony tekstu. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, rozszerzenie 88 zostanie usunięte i umieszczone w komórce F4.

Należy pamiętać, że aby uniknąć błędów, liczba znaków musi być precyzyjnie określona.

Funkcje LEWY, ŚRODEK i PRAWY są przydatne do szybkiego wyodrębniania informacji z dużych baz danych, takich jak kontakty, adresy, listy itp.

MNOŻENIE

Kolejną prostą operacją w programie Excel jest mnożenie liczb przy użyciu gwiazdki (*).

Formuły Excela zawsze zaczynają się od znaku równości (=). Aby zrozumieć formułę mnożenia, spójrzmy na przykład.

Na przykład, jeśli wprowadzisz formułę =11*5 i naciśniesz Enter, w komórce pojawi się wynik 55.

Spójrzmy na kolejny przykład.

Jeśli chcesz pomnożyć liczbę z kolumny C przez liczbę z kolumny D, formuła będzie wyglądać tak: =C5*D5, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Jeśli przeciągniesz róg komórki E5 do innej komórki, formuła zostanie automatycznie zastosowana do wszystkich zaznaczonych komórek, a wyniki zostaną odpowiednio umieszczone.

Formuła mnożenia rozpocznie się od PRODUCT, jeśli chcesz pomnożyć określone liczby z kolumny, jak pokazano na poniższym rysunku.

Funkcję PRODUKT można również wykorzystać do odwoływania się do kolejnych komórek, oddzielonych dwukropkiem (:), jak pokazano na Rysunku 1.

Obrazek 1

Istnieje wiele sposobów korzystania z funkcji mnożenia w programie Excel.

Wzór na pomnożenie pojedynczej stałej liczby całkowitej przez całą kolumnę to =C5*$D$5, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Poniższy przykład mnoży wszystkie liczby w kolumnie C, używając stałej liczby 8 z komórki D5.

Symbole dolara ($) informują program Excel, że odwołanie do komórki D5 jest „bezwzględne”, co oznacza, że podczas kopiowania formuły do innej komórki, odwołanie zawsze będzie kierować do komórki D5.

PROCENT

Funkcja PROCENT w programie Excel służy do określania wartości procentowych różnych danych, takich jak procent poprawnych odpowiedzi na egzaminie, ceny po uwzględnieniu rabatu, różnice procentowe między dwiema liczbami i inne.

Procent jest wyliczany jako proporcja na sto w operacjach matematycznych. W praktyce oznacza to, że licznik jest dzielony przez mianownik, a wynikowa liczba jest mnożona przez 100.

Excel oblicza wartości procentowe, dzieląc dane i przekształcając je w wartości procentowe za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+Shift+% lub znaku procentu (%) znajdującego się w grupie Liczby na karcie Strona główna, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Przyjrzyjmy się poniższemu przykładowi, aby lepiej zrozumieć, jak działają wartości procentowe:

Zadaniem jest określenie odsetka uczniów, którzy uzyskali 100 punktów z każdego z czterech przedmiotów.

Jak pokazano poniżej, w kolumnie I przedstawiono wyniki uzyskane przez uczniów, a w kolumnie J sumaryczne wyniki (100 punktów z każdego przedmiotu x 4).

Przejdźmy teraz do procesu obliczania procentów.

Procent jest obliczany według następującego wzoru:

= I5/J5 (Uzyskane punkty / Suma punktów)

Ta formuła jest dodawana do kolumny K w arkuszu Excel, a wyniki są pokazane poniżej; jednak oczekujemy wyników w formacie procentowym, a nie w postaci liczb dziesiętnych.

Przejdź do karty Strona główna, wybierz grupę Liczba, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu i kliknij znak procentu (%) lub naciśnij CTRL+SHIFT+%, aby przekonwertować liczby dziesiętne na wartości procentowe. Na powyższym obrazku programu Excel w kolumnie L pokazano wyniki obliczeń.

Aby w pełni zrozumieć sposób wykorzystania liczb dziesiętnych w funkcji PROCENT, należy znać formatowanie komórek. Zapoznaj się z materiałami na stronie internetowej firmy Microsoft.

LOSOWANIE

W programie Microsoft Excel nie ma bezpośredniej funkcji do losowego ustalania kolejności elementów listy.

Funkcja RAND (LOS) generuje liczby losowe. Możesz jej użyć jako podstawy do losowego ustawienia listy w kolejności rosnącej lub malejącej.

Umieść funkcję RAND w kolumnie obok listy, którą chcesz poddać losowaniu. Następnie posortuj te losowe liczby w kolejności rosnącej lub malejącej, co spowoduje zmianę pozycji elementów listy.

Kolumnę z funkcją RAND można usunąć po zakończeniu losowania, ponieważ nie będzie już potrzebna.

Aby lepiej zrozumieć, jak działa funkcja RAND, przeanalizujmy poniższy przykład.

Ustaw kursor obok kolumny z listą, a następnie wpisz =LOS().

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, funkcja ta umieści w komórce jedną losową liczbę. Jeżeli przesuniesz róg komórki, wygenerowane zostaną losowe liczby aż do końca listy.

Przejdź do karty Strona główna, kliknij Sortuj i filtruj, a następnie wybierz opcję Sortuj od największej do najmniejszej lub Sortuj od najmniejszej do największej, aby losowo ustawić kolejność elementów na liście.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, kolejność elementów na liście została ustalona w sposób losowy. Kolumnę z funkcją RAND można usunąć po zakończeniu losowania.

ODEJMOWANIE

Do najprostszych zadań w programie Microsoft Excel należy dodawanie i odejmowanie liczb.

Przećwiczmy odejmowanie wartości z jednej kolumny od wartości w drugiej kolumnie.

Formuła zaczyna się od znaku równości (=), wybieramy komórkę, od której chcemy odjąć, wprowadzamy znak minus (-), a następnie wybieramy kolejną komórkę.

Formuła odejmowania zostanie automatycznie zduplikowana we wszystkich komórkach, jeżeli przeciągniesz róg komórki E4.

Możesz również odjąć pojedynczą liczbę od zakresu liczb.

Spójrzmy na poniższy przykład:

Formuła będzie miała postać =C5-$D$5, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Możesz wpisać tę formułę w sąsiedniej kolumnie. Przeciągnięcie rogu komórki E5 spowoduje skopiowanie formuły do innych komórek.

SUMA

W programie Excel funkcja SUMA łączy kilka liczb, dodaje pojedynczą liczbę do zakresu liczb, dodaje liczby z jednej kolumny do drugiej itd.

Zobaczmy, jak dodawać liczby z różnych komórek.

Formuła sumy zaczyna się od znaku równości (=), jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

Ustaw kursor w miejscu, gdzie ma pojawić się suma liczb, a następnie wpisz znak równości (=). Wybierz komórkę, do której chcesz dodać, a następnie znak plus (+). Powtarzaj tę czynność tak długo, jak potrzebujesz. Po naciśnięciu klawisza Enter otrzymasz sumę wybranych liczb, jak pokazano poniżej.

Przyjrzyjmy się, jak za pomocą funkcji Autosumowanie dodać wszystkie liczby w jednej kolumnie. Jest to kolejna z najprostszych formuł w programie Microsoft Excel.

Użyjmy tego samego przykładu co wcześniej i dodajmy wszystkie liczby jednocześnie.

Wszystkie wybrane liczby zostaną automatycznie dodane po przejściu do karty Strona główna, do obszaru Edycja, a następnie po wybraniu opcji Autosumowanie, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

SUMA.JEŻELI

W programie Excel funkcja SUMA.JEŻELI dodaje liczby spełniające określone warunki.

Na przykład, jeśli chcesz dodać liczby większe niż 11 z zakresu liczb, użyj funkcji SUMA.JEŻELI.

Zobaczmy, jak przeprowadzić te obliczenia.

Ustaw zakres komórek i warunek dodawania. W tym przypadku chcemy dodać tylko wartości większe niż 11.

Jak widać w