Excel stał się niezwykle popularnym narzędziem do zarządzania danymi, szczególnie wśród osób, które nie posiadają umiejętności programowania. Dla tych, którzy potrafią pisać kod, obsługa kolumn, wierszy oraz poprawnych formuł nie stanowi większego problemu, ponieważ mają do dyspozycji zaawansowane narzędzia. Jednak dla wielu pracowników, zwłaszcza tych początkujących, Excel może wydawać się skomplikowanym narzędziem. Warto jednak nauczyć się jego podstaw, ponieważ potrafi on znacznie ułatwić codzienne obowiązki, takie jak prowadzenie rejestrów, zarządzanie zapasami czy przeprowadzanie ankiet. Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych funkcji Excela, które każdy początkujący użytkownik powinien znać.
Automatyczne uzupełnianie serii oraz formuł
Ręczne wprowadzanie dużych zbiorów danych może być czasochłonne i podatne na błędy. Excel, wychodząc naprzeciw, oferuje funkcję automatycznego uzupełniania, która przewiduje tekst, który zamierzamy wpisać, i pozwala na szybkie wypełnienie go za nas.
Na przykład, jeśli chcemy wprowadzić numery seryjne lub identyfikacyjne pracowników w sekwencji, możemy wpisać pierwsze kilka cyfr, a następnie zaznaczyć komórki z tymi danymi. Kiedy umieścimy kursor w prawym dolnym rogu ostatniej komórki, zmieni się on w czarny znak plus. Przeciągając go, zobaczymy wartości, które zostaną wprowadzone do pozostałych komórek. Excel automatycznie zwiększy te wartości. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla formuł, ponieważ zostaną one automatycznie zaktualizowane, aby odwoływać się do odpowiednich komórek w wierszu, zamiast tworzyć wartość bezwzględną, jak ma to miejsce przy kopiowaniu i wklejaniu formuł.
Automatyczne wypełnianie
Funkcja automatycznego wypełniania sprawdza się podczas wprowadzania danych. Excel potrafi automatycznie uzupełniać dane w komórkach, jeśli wprowadzone wcześniej informacje znajdują się w tej samej kolumnie. Wystarczy nacisnąć Enter, a program sam wypełni odpowiednie pola.
Inteligentne sortowanie alfabetyczne
Excel umożliwia sortowanie danych w porządku alfabetycznym, ale początkujący użytkownicy mogą obawiać się, że zmiana kolejności danych w jednej kolumnie wpłynie na powiązane informacje w sąsiednich kolumnach. Na przykład, mając imiona, działy, adresy, numery telefonów czy grupy krwi w osobnych kolumnach, można chcieć uporządkować nazwiska alfabetycznie, zachowując jednocześnie poprawność pozostałych danych.
Możesz bez obaw skorzystać z opcji sortowania od A do Z, ponieważ Excel zapyta, czy chcesz rozszerzyć wybór, aby uwzględnić dane w sąsiednich kolumnach. Dzięki temu możesz uporządkować jedną kolumnę alfabetycznie, jednocześnie sortując pozostałe dane. Ta inteligentna funkcja działa z różnymi regułami sortowania.
Przekształcanie danych wierszowych w dane kolumnowe
Często dane są zebrane w sposób, który nie ułatwia ich analizy. Format, w jakim zostały zebrane, może być niewłaściwy, co sprawia, że konieczne jest przeniesienie danych z wierszy do kolumn lub odwrotnie. Zamiast ręcznie kopiować i wklejać poszczególne wartości, można skorzystać z funkcji Wklej specjalnie z opcją Transpozycja.
Aby to zrobić, wybierz i skopiuj kolumnę, którą chcesz wkleić jako wiersz. Następnie zaznacz pierwszą komórkę wiersza, do którego chcesz przenieść dane. Kliknij małą strzałkę pod przyciskiem Wklej i wybierz Wklej specjalnie. W oknie opcji zaznacz pole „Transpozycja” i kliknij OK.
Oddzielanie imienia od nazwiska
Excel 2013 wprowadza inteligentną funkcję automatycznego uzupełniania, która jest przydatna przy pracy z danymi w kolumnach. Na przykład, gdy mamy kolumnę z imionami i nazwiskami, istnieje potrzeba ich rozdzielenia. W starszych wersjach Excela wymagało to skomplikowanej funkcji konkatenacji.
W Excelu 2013 wystarczy zacząć wpisywać imię w kolejnej kolumnie. Po wprowadzeniu kilku pierwszych danych, Excel zrozumie zasady rozdzielania i automatycznie wypełni resztę kolumny odpowiednimi danymi. Cały proces jest prosty – wystarczy nacisnąć Enter. Funkcja ta działa z różnymi rodzajami danych.
Czy znasz jakieś przydatne triki w Excelu, które ułatwiają Twoją pracę? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.