Działania HR to przede wszystkim praca z ludźmi, a to właśnie pracownicy są siłą napędową każdej organizacji.
Zatem kluczowe znaczenie ma utrzymanie ich zaangażowania i efektywne zarządzanie ich potencjałem. Postęp technologiczny, w tym systemy HRMS (Human Resources Management System) wykorzystujące sztuczną inteligencję oraz automatyzację, znacząco uprościł procesy kadrowe.
Wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowe wyzwania, takie jak skalowanie działań, optymalizacja procesów, zarządzanie danymi oraz efektywne wykorzystanie siły roboczej. Zwiększenie liczby pracowników komplikuje zarządzanie zasobami ludzkimi – od rekrutacji i szkoleń, przez kontrolę obecności i wypłat, aż po zapewnienie zgodności z przepisami. Dodatkowo, wrażliwe dane są często rozproszone w różnych lokalizacjach i folderach.
W konsekwencji, może to prowadzić do wypalenia zawodowego pracowników HR i spadku ogólnej produktywności.
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie konkurencja jest zacięta, a czas ma ogromną wartość, nie można sobie pozwolić na nieefektywność, szczególnie w okresie wzrostu firmy.
Jeśli procesy HR w Twojej firmie wciąż opierają się na arkuszach kalkulacyjnych i przechowywaniu dokumentów w segregatorach, to znaczy, że coś Ci umyka!
Jakie jest rozwiązanie?
Rozwiązaniem jest oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, czyli HRMS!
Czym jest HRMS?
Mówiąc najprościej, HRMS to oprogramowanie, które wykorzystuje nowoczesne technologie do usprawnienia procesów HR. Jego celem jest zwiększenie efektywności i produktywności firmy poprzez automatyzację zadań wykonywanych dotychczas ręcznie i cyklicznie. Dzięki temu, dział HR może efektywnie zarządzać procesami i zyskać więcej czasu na inne, kluczowe działania związane z rozwojem firmy.
Oprogramowanie to obejmuje szereg aspektów zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak:
- Planowanie zasobów ludzkich
- Rekrutacja
- Wdrażanie nowych pracowników
- Ocena pracownika po okresie próbnym
- Zarządzanie danymi pracowników
- Zarządzanie urlopami i wnioskami
- Rejestrowanie czasu pracy i obecności
- Przetwarzanie wynagrodzeń
- Kalkulacja zmian wynagrodzeń
- Obsługa procesów odejścia z pracy
- Zarządzanie komunikacją i polityką firmy
- Budowanie zaangażowania pracowników
- Zapewnienie zgodności z regulacjami
- Generowanie raportów i analiz (MIS)
- Szkolenia i rozwój pracowników
- Ocena efektywności pracy
- Planowanie sukcesji
Dlaczego firmy potrzebują HRMS?
Tradycyjne metody, takie jak papierowa dokumentacja, mogą być wystarczające na początkowym etapie działalności, ale nie sprawdzają się w firmach dynamicznie rozwijających się. Dla małych i średnich przedsiębiorstw wdrożenie funkcjonalnego HRMS jest niezwykle ważne. Umożliwia on przyspieszenie tempa wzrostu dzięki automatyzacji złożonych zadań i eliminacji potencjalnych błędów, które mogą mieć negatywny wpływ na produktywność.
HRMS, wykorzystujący najnowsze technologie, takie jak analiza danych i automatyzacja, przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom oraz klientom, zapewniając dostęp do aktualnych i istotnych informacji we właściwym miejscu i czasie.
Według raportu, światowy rynek oprogramowania HR ma osiągnąć wartość 30 miliardów dolarów do 2030 roku, a w latach 2017-2025 prognozuje się wzrost na poziomie 9,4%.
Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom, jakie systemy HRMS oferują nowoczesnym przedsiębiorstwom.
Sprawne zarządzanie personelem
Dział HR może efektywnie monitorować frekwencję i czas pracy, zapewniając optymalną wydajność i prawidłowe naliczanie wynagrodzeń za nadgodziny. HRMS wspomaga również zarządzanie szkoleniami, listami płac, ocenami wydajności i angażowaniem pracowników, wzmacniając ich więź z firmą.
Monitorowanie wskaźników KPI
HRMS umożliwia precyzyjną automatyzację procesu monitorowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI), co pozwala ocenić efektywność pracowników w osiąganiu celów. System ten monitoruje takie parametry, jak czas pracy na danym stanowisku, absencje oraz czas potrzebny do osiągnięcia celów.
Samoobsługa pracownicza
Jedną z kluczowych zalet HRMS jest funkcja samoobsługi pracowniczej, umożliwiająca pracownikom dostęp do własnych profili i portali. Znajdują się tam szczegółowe informacje o regulaminach firmy, polityce urlopowej, listach płac, procedurach odejścia z pracy i innych, co pozwala na samodzielne uzyskanie odpowiedzi na wiele pytań bez konieczności angażowania działu HR. W ten sposób oszczędza się czas zarówno pracownikom, jak i specjalistom HR.
Aby złożyć wniosek o urlop, pracownicy nie muszą już wypełniać papierowych formularzy. Mogą to zrobić bezpośrednio w systemie i sprawdzić swoje salda urlopowe, historię wniosków, nadchodzące wydarzenia i inne istotne informacje.
Redukcja błędów ludzkich
Automatyzacja minimalizuje ryzyko popełniania błędów ludzkich, które mogą prowadzić do strat finansowych, problemów z przestrzeganiem przepisów oraz marnowania czasu. System HRMS ogranicza pomyłki, duplikowanie danych, zapewniając precyzyjną realizację zadań.
Bezpieczeństwo danych i prywatność
Zgodność z przepisami
Przestrzeganie przepisów federalnych i stanowych jest kluczowe dla stabilności finansowej i wizerunku każdej firmy. Niedopełnienie tych wymagań może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Systemy HRMS są na bieżąco aktualizowane o wszelkie zmiany w przepisach, aby zapewnić pełną zgodność.
Dlaczego warto wybrać oprogramowanie HRMS w chmurze (SaaS)?
Zamiast tradycyjnego oprogramowania instalowanego lokalnie, można skorzystać z oprogramowania jako usługi (SaaS), które jest hostowane w chmurze. Model ten opiera się na subskrypcji, co oznacza, że nie trzeba ponosić wysokich jednorazowych kosztów zakupu oprogramowania. Usługodawca daje dostęp do oprogramowania na określony czas, w zależności od wybranego planu.
Czy to brzmi znajomo?
Tak, to model podobny do Netflixa!
W przeciwieństwie do oprogramowania lokalnego, model SaaS nie wymaga instalacji ani konfiguracji. Wszystko jest gotowe do użycia, a wdrożenie systemu zajmuje zazwyczaj tylko kilka godzin. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i pieniądze, a także nie trzeba martwić się o konserwację i aktualizacje.
Oprogramowanie SaaS, funkcjonujące w chmurze, oferuje większą elastyczność i skalowalność, umożliwiając dostosowanie funkcjonalności systemu do potrzeb organizacji.
Jeżeli planujesz wdrożenie HRMS w swojej firmie, warto rozważyć rozwiązanie SaaS. Poniżej przedstawiamy kilka polecanych programów, które warto wziąć pod uwagę.
Freshteam
Freshteam umożliwia bardziej efektywne zarządzanie procesami HR oraz podejmowanie lepszych decyzji. System śledzenia aplikacji pozwala na skuteczne pozyskiwanie kandydatów, planowanie rozmów kwalifikacyjnych i zatrudnianie najbardziej odpowiednich osób. Możesz rekrutować z różnych źródeł, takich jak portale pracy, strony kariery, polecenia pracowników, dostawcy, media społecznościowe i inne.
Freshteam oferuje narzędzia do tworzenia kart ocen rozmów kwalifikacyjnych, dodawania członków zespołu rekrutacyjnego, definiowania etapów rekrutacji oraz tworzenia indywidualnych formularzy aplikacyjnych. Umożliwia również przechowywanie wszystkich informacji o kandydatach (e-maile, CV, wyniki testów, historia interakcji, opinie itp.) w jednym, centralnym miejscu. Planując rozmowy kwalifikacyjne, możesz zapraszać członków panelu i zbierać ich opinie. System ten pozwala także na zarządzanie ofertami pracy, konfigurowanie ich pól, rejestrowanie decyzji i przygotowywanie listów ofertowych.
Dzięki Freshteam możesz przeprowadzić sprawny proces onboardingu, inicjując go na etapie przygotowania dokumentacji. Pozwala to nowym pracownikom lepiej zapoznać się z firmą. Po podpisaniu dokumentów, możesz przesłać je do ich profilu, utworzyć dla nich zadania, śledzić ich postępy i wysyłać przypomnienia.
System oferuje możliwość tworzenia i personalizacji formularzy, utrzymania aktualnych schematów organizacyjnych oraz przedstawienia struktury firmy z uwzględnieniem nazw działów i stanowisk. Możesz również konfigurować zasady dotyczące urlopów i przypisywać je do konkretnych zespołów lub lokalizacji. System umożliwia także śledzenie wykorzystania urlopów, generowanie raportów oraz analizę absencji i trendów urlopowych.
Dzięki aplikacji mobilnej na systemy iOS i Android możesz zarządzać rekrutacją, wysyłać e-maile, przesyłać opinie oraz podejmować decyzje. Możesz również składać wnioski urlopowe i je zatwierdzać jednym kliknięciem oraz uzyskiwać dostęp do danych pracowników z każdego miejsca.
Bizneo HR
Bizneo HR to oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, które umożliwia automatyzację i optymalizację działu HR, wprowadzając zarządzanie personelem na wyższy poziom. Jest to pakiet składający się z ponad 10 narzędzi technologicznych, które obejmują wszystkie etapy, przez które przechodzi pracownik w firmie, oferując rozwiązania usprawniające każdy z nich.
Najbardziej zaawansowane funkcje systemu obejmują innowacyjne metody rekrutacji i selekcji kandydatów, ocenę i szkolenie pracowników, umożliwiające pomiar umiejętności i rozwój kompetencji.
Bizneo HR oferuje szereg funkcji, które ułatwiają codzienną pracę działu HR:
- Zarządzanie czasem pracy, urlopami i zmianami.
- Wsparcie w procesach onboardingu i offboardingu nowych pracowników.
- Ankiety satysfakcji, zaangażowania i klimatu pracy.
- Automatyzacja rutynowych zadań, powiadomień i komunikacji (koniec umowy, data przeglądu wynagrodzenia, nieobecności).
Bizneo HR można zintegrować z innymi narzędziami (systemy płacowe, kontrola dostępu, ERP). Podsumowując, Bizneo HR to zaawansowana technologia, która optymalizuje zarządzanie zasobami ludzkimi i dba o największą wartość firmy, jaką są pracownicy.
Sage HRMS
Sage HRMS pomaga sprostać wyzwaniom HR i podejmować trafne decyzje w celu zwiększenia wydajności organizacji. System ten oferuje dynamiczne rozwiązanie do zarządzania całym cyklem życia pracownika – od zatrudnienia aż do przejścia na emeryturę. Oprogramowanie jest skalowalne, co pozwala na dostosowanie go do zmieniających się potrzeb firmy.
Sage HRMS pomaga pozyskiwać talenty, zatrzymywać kluczowych pracowników i identyfikować kandydatów na stanowiska kierownicze. Ponadto, system ten minimalizuje rotację pracowników, zwiększając ich zaangażowanie. Usprawnia on zarządzanie czasem pracy, urlopami, listami płac, ocenami wydajności, świadczeniami, samoobsługą pracowniczą i innymi procesami.
System Sage HRMS eliminuje kosztowne błędy związane z wprowadzaniem danych, a także ułatwia zarządzanie świadczeniami. Analiza ryzyka pozwala na ocenę pracowników na podstawie ich danych, umiejętności, osiągnięć, ubezpieczenia i danych demograficznych.
Sage HRMS oferuje szkolenia online prowadzone przez ekspertów oraz bazę wiedzy Sage, Sage City i Sage Resources, które zapewniają pomoc 24/7 i oferują najnowsze aktualizacje oprogramowania.
Gusto
Gusto to kompleksowy system HRMS, który usprawnia wszystkie procesy kadrowe – od rekrutacji i wdrożenia, przez płatności, aż po ocenę wydajności.
Gusto umożliwia tworzenie profesjonalnych listów ofertowych, efektywne wdrażanie nowych pracowników oraz cyfrowe przechowywanie dokumentów. System ten upraszcza procesy płacowe i rozliczenia podatkowe.
Gusto automatycznie synchronizuje dane związane ze śledzeniem czasu pracy, planami świadczeń, nowymi pracownikami i innymi aspektami. System ten umożliwia dbanie o zadowolenie i zdrowie pracowników poprzez łatwe zarządzanie planami płacowymi, ubezpieczeniami i programami emerytalnymi (401(k)). Gusto oferuje również narzędzia takie jak kalkulator wskaźnika spalania, kalkulator podatkowy dla pracodawcy, narzędzie do porównywania wynagrodzeń i lista kontrolna dla nowych pracowników. Oprogramowanie jest zgodne z przepisami HIPAA, ACA i ERISA. Może zarządzać wymaganiami COBRA i wysyłać e-maile do pracowników po ich odejściu z firmy.
Cezanne HR
Niezależnie od wielkości Twojej firmy, Cezanne HR oferuje rozwiązania, które usprawnią każdy aspekt zarządzania zasobami ludzkimi. Ten nowoczesny pakiet HR, oparty na chmurze, umożliwia efektywne zarządzanie i wsparcie dla pracowników dzięki zaawansowanym technologiom, narzędziom automatyzacji i bogatej funkcjonalności.
Cezanne HR, wspierając firmy w ponad 100 krajach, oferuje tłumaczenia na 10 różnych języków, bez dodatkowych opłat. System obsługuje również dane finansowe w lokalnych walutach i ułatwia pracę w wielu biurach na całym świecie dzięki indywidualnym przepływom zatwierdzania, centrom kosztów, portalom HR oraz uprawnieniom administratora. System ten oferuje elastyczność w realizacji różnorodnych zadań, od dodawania nowych pracowników po ich usuwanie z systemu.
Cezanne HR oferuje całodobowy dostęp do portalu internetowego, który zawiera artykuły ekspertów, poradniki, instrukcje konfiguracji, szkolenia, konsultacje, inteligentne powiadomienia, wbudowane raporty, konfigurowalne formularze, zaawansowane zarządzanie przepływem pracy i usługi wdrożeniowe. System umożliwia sprawną komunikację z pracownikami za pomocą aplikacji mobilnej oraz narzędzi online, które wspierają współpracę.
Cezanne HR zapewnia stałą konserwację i okresowe aktualizacje systemu. Wszystkie dane są chronione dzięki zaawansowanym mechanizmom bezpieczeństwa danych, takim jak szyfrowanie, hasła i zgodność z RODO. Otwarta architektura systemu ułatwia integrację z aplikacjami firm trzecich.
People HR
Masz dość marnowania czasu na monotonne, powtarzalne zadania?
People HR umożliwia automatyzację procesów kadrowych i skupienie się na obszarach, które wymagają większej uwagi. System ten pozwala na zautomatyzowanie śledzenia absencji, aktualizacji danych pracowników, zatwierdzania urlopów i zbierania danych o rotacji. Dzięki systemowi śledzenia kandydatów możesz zatrudniać i utrzymywać talenty pasujące do kultury Twojej organizacji. Możesz udostępniać oferty pracy na różnych portalach oraz identyfikować i łączyć się z osobami, które mogą wspierać rozwój Twojej firmy.
System People HR umożliwia prezentację danych HR zarządowi w formie kompleksowych raportów graficznych, a także pozwala na wyszukiwanie rekomendacji i planów działania. Umożliwia także porównanie danych HR z innymi firmami z branży, co pomaga identyfikować obszary wymagające poprawy.
People HR wspiera komunikację z pracownikami i pomaga im w optymalizacji potencjału dzięki systemowi zarządzania wydajnością. System umożliwia identyfikację najlepszych pracowników oraz tych, którzy potrzebują wsparcia w celu poprawy efektywności. People HR zapewnia sprawną migrację danych do nowego systemu oraz specjalistyczne szkolenie, aby w pełni wykorzystać potencjał oprogramowania.
Nawet bez zaawansowanych umiejętności technicznych możesz korzystać z People HR, dzięki jego prostocie i przyjaznemu interfejsowi użytkownika.
Zenefits
Zarządzanie procesami HR nie musi już być wyzwaniem dzięki Zenefits, który oferuje wiele korzyści dla Twojej firmy. System ten umożliwia wysyłanie listów ofertowych online, z możliwością dodania wszystkich istotnych szczegółów i linku do akceptacji oferty. Zenefits udostępnia gotowe szablony listów ofertowych oraz umożliwia przesłanie własnego dokumentu.
Partner Zenefits, firma Checkr, przeprowadza szczegółowe i szybkie kontrole przeszłości kandydatów bezpośrednio z poziomu oprogramowania. Nowi pracownicy mogą samodzielnie przejść proces onboardingu za pomocą aplikacji mobilnej lub strony internetowej Zenefits, co oszczędza czas w pierwszym dniu pracy. System automatycznie generuje dokumenty podatkowe na podstawie dostępnych danych.
Zenefits promuje bezpapierowe środowisko pracy, oferując funkcję podpisu cyfrowego. Dzięki integracji ze Slackiem, Salesforce, Google Workspace, nowi pracownicy mogą automatycznie logować się na swoje konta. System oferuje interaktywne schematy organizacyjne oraz katalog pracowników z niezbędnymi danymi, usprawniając komunikację w firmie.
Zenefits umożliwia automatyzację zdarzeń związanych z pracownikami, takich jak awanse, przeniesienia zespołów, zwolnienia i rezygnacje. System automatycznie synchronizuje dane i wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym, dzięki czemu są widoczne w każdym miejscu. Zenefits wspiera nie tylko pracowników etatowych, ale również freelancerów, niezależnych wykonawców i konsultantów. Dzięki automatyzacji zadań, system ten zapewnia zgodność z przepisami prawa.
System oferuje funkcje do zarządzania polityką PTO, składania wniosków urlopowych, ustawiania dat przestojów oraz automatyczny kalkulator salda PTO, pozwalając zaoszczędzić czas. Zenefits umożliwia analizę biznesową poprzez generowanie raportów podsumowujących płace, działania kadrowe, dane dotyczące równych szans, wskaźniki rotacji i przyznane opcje na akcje.
BambooHR
Pracownicy są najcenniejszym aktywem Twojej firmy i powinni być traktowani z należytą uwagą. BambooHR to kompleksowe oprogramowanie, które ułatwia gromadzenie, organizowanie i analizowanie danych pracowników. System ten usprawnia procesy rekrutacji i onboardingu, wspomaga zarządzanie płacami i pomaga w budowaniu pozytywnej kultury firmy.
BambooHR przechowuje wszystkie informacje w jednej, bezpiecznej bazie danych, obsługiwanej przez dynamiczne narzędzia do edycji i raportowania, które przyspieszają przepływ pracy. System jest dostępny z poziomu przeglądarki internetowej i aplikacji mobilnej, co umożliwia korzystanie z niego z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
BambooHR umożliwia personalizację formularzy i dokumentów w celu ułatwienia onboardingu nowych pracowników. System oferuje funkcję e-podpisu, pozwalając na cyfrowe zarządzanie dokumentacją. Śledzenie czasu pracy, zarządzanie urlopami, świadczeniami oraz listą płac staje się proste dzięki BambooHR.
System umożliwia uzyskanie szczegółowych informacji na temat zarządzania wydajnością, satysfakcji pracowników i innych ważnych wskaźników, które pomagają w tworzeniu strategii działania. BambooHR ma obecnie ponad 1,56 miliona użytkowników na całym świecie. System oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny, który umożliwia praktyczne zapoznanie się z funkcjami oprogramowania.
Podsumowanie
Procesy HR są kluczowe dla każdej nowoczesnej firmy, niezależnie od tego, czy chodzi o rekrutację, płace, ocenę wydajności czy awanse. Wymagają one dużej precyzji, a nawet niewielki błąd może mieć poważne konsekwencje. Nie musisz się już martwić – wdrożenie opartego na chmurze systemu HRMS pozwala zautomatyzować wszystkie zadania i zminimalizować ryzyko błędów.
newsblog.pl