Pracując z wieloma pracownikami w miejscu pracy, dział HR musi zarządzać informacjami o nich wszystkich, aby umiejętnie podejmować trafne decyzje.
Takie trudne zadanie wymaga dużo i pozostawia mniej czasu na inne obowiązki HR.
HRIS może być potencjalnie doskonałą inwestycją do zarządzania informacjami o pracownikach i maksymalizacji wydajności.
W tym artykule dowiesz się, czym jest oprogramowanie HRIS, jego rodzaje i osiem programów HRIS do prowadzenia działań związanych z HR.
Więc weźmy to od góry.
Spis treści:
Co to jest oprogramowanie HRIS?
System informacji o zasobach ludzkich, czyli HRIS, to system, który digitalizuje działania i procesy związane z zasobami ludzkimi.
Można również powiedzieć, że HRIS to oprogramowanie, które zajmuje się czynnościami związanymi z zasobami ludzkimi, takimi jak zarządzanie informacjami o pracownikach, księgowość, płace itp.
Ponieważ HRIS zajmuje się wszystkimi tymi zadaniami, działom HR łatwiej jest podejmować lepsze decyzje, koncentrując się bardziej na analizie danych niż na ich gromadzeniu i kompilowaniu. Ponadto cała organizacja może pracować wydajniej i sprawniej.
Większość oprogramowania HRIS ma zwykle funkcje potrzebne do kompleksowego zarządzania zasobami ludzkimi.
Korzyści z oprogramowania HRIS
Zautomatyzowane procesy dla szybszego wykonywania zadań
Regularne obowiązki kadrowe, takie jak śledzenie dni urlopu, obecności, listy płac itp., są zautomatyzowane przez HRIS. Pomaga to zaoszczędzić czas, jeśli masz do czynienia z gigantycznymi zespołami.
Łatwe rekrutacje, ocena kandydatów i onboarding
HRIS może gromadzić i skanować wiele życiorysów na raz, aby znaleźć najlepszego kandydata na dane stanowisko. Te funkcje ułatwiają pracę działu HR, eliminując potrzebę samodzielnego sprawdzania wszystkich życiorysów.
Nawet po sfinalizowaniu kandydata HRIS może zająć się wieloma zadaniami onboardingowymi.
Zwiększa współpracę i komunikację wewnętrzną
HRIS jest również przeznaczony dla wszystkich pracowników, aby pozostawali w kontakcie z zespołem HR. Za pośrednictwem HRIS mogą znaleźć swoje dane dotyczące frekwencji, odcinki wypłat, analizę wyników oraz poprosić o urlopy lub awanse.
Raporty i analizy pracownicze
HRIS może śledzić wszystkie wskaźniki wydajności ustawione dla pracowników i tworzyć tygodniowe, miesięczne, kwartalne i roczne raporty do szczegółowej analizy.
Szybsze i dokładniejsze podejmowanie decyzji
Wszelkie decyzje dotyczące zarządzania pracownikami można skutecznie podejmować analizując wszystkie raporty i odczytując informacje o pracownikach z bazy HRIS.
Integracja z innymi narzędziami
HRIS można zintegrować z dowolnymi innymi narzędziami używanymi przez firmę do różnych zadań. Jedną z najczęstszych praktyk integracji jest integracja systemu zarządzania projektami z HRIS.
Dzięki temu dział HR może zobaczyć, którzy pracownicy wykonali jaką pracę i pomaga im generować oceny dla każdego pracownika.
Teraz, gdy wiesz, czym jest oprogramowanie HRIS, oto rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy inwestowaniu w oprogramowanie HRIS.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie HRIS?
Zrozumienie Twoich potrzeb
Pierwszą i najważniejszą rzeczą, zanim naciśniesz spust, jest zrozumienie, czego dokładnie chcesz od HRIS.
Istnieją różne rodzaje oprogramowania HRIS (więcej na ten temat później). Zacznij od zawężenia wyboru w zależności od tych typów.
Następnie wypisz zadania, które chcesz zautomatyzować i zarządzać nimi za pomocą HRIS, i zobacz całkowitą liczbę pracowników, którymi będziesz zarządzać.
Doradztwo w innych działach
Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przed uzyskaniem HRIS, jest konsultacja ze wszystkimi kierownikami działów, wsparciem IT i całym zespołem HR.
To da ci wgląd w to, o co należy zadbać.
Ponadto konsultacje z innymi osobami w Twojej firmie mogą otworzyć Cię na kilka sugestii, które można wykorzystać przy zakupie HRIS.
Ustaw budżet
Różne typy HRIS i dostawcy będą oferować rozwiązania, które oferują różne pakiety w zależności od ich funkcji.
Jeśli ustawisz budżet zgodnie ze swoimi potrzebami i oczekiwanym zwrotem z inwestycji, możesz zawęzić listę do zaledwie kilku programów.
Powinieneś także rozważyć zakup oprogramowania, które jest jednorazowym zakupem lub ma pakiety o dłuższym czasie trwania, które zapewniają pewne rabaty.
Porozmawiaj z dostawcami i zrozum oprogramowanie
Po sporządzeniu listy oprogramowania HRIS, które Twoim zdaniem jest wystarczająco dobre dla Twoich potrzeb, skontaktuj się ze sprzedawcą.
Umów się na spotkanie, aby omówić działanie systemu i dokładnie zrozumieć wszystkie funkcje.
To da ci wyobrażenie o faktycznym działaniu funkcji na papierze, którą obiecują dostawcy. Możesz także porównać te oprogramowanie ze sobą, aby podjąć właściwe decyzje.
Weź udział w sesjach demonstracyjnych
Jeśli są dostępne bezpłatne wersje demonstracyjne dla wybranego HRIS, nie przegap ich. Demo może być niesamowite, aby rzeczywiście poczuć funkcjonalność i zawiłości oprogramowania.
Jeśli weźmiesz pod uwagę te czynniki, możesz znaleźć świetne oprogramowanie HRIS.
Oto lista najlepszych programów HRIS, jakie znaleźliśmy. Zobacz i przekonaj się, która jest idealna dla Ciebie i Twojej organizacji.
Świeża drużyna
HRIS to świetne oprogramowanie do zadań związanych z zarządzaniem pracownikami, takich jak onboarding, offboarding, zarządzanie informacjami o pracownikach i śledzenie obecności.
Cechy
- Skonfiguruj system do onboardingu i sprawnie zbieraj i przechowuj dokumenty pracownicze na platformie
- Reprezentacja danych analitycznych i łatwe raporty dotyczące potoków kandydatów i zmian w sile roboczej
- Portal samoobsługowy umożliwia pracownikom dodawanie godzin wejścia i wyjścia, urlopów itp.
Freshteam HRIS to doskonałe narzędzie do informacji o pracownikach i zarządzania siłą roboczą. Możesz wypróbować oprogramowanie za darmo w 21-dniowej wersji próbnej, aby sprawdzić, czy jest odpowiednie.
Falujący
Falujący to kompleksowy HRIS, który oferuje szeroki zakres funkcji, które mogą zająć się prawie wszystkim dla HR.
Cechy
- Integruje się z takimi jak Slack, Zoom, Google Workspace itp.
- Łatwo zarządzaj zmianami pracowników oraz zadaniami onboardingu i offboardingu
- Obsługuje zadania związane z wynagrodzeniami, takie jak zarządzanie listą płac, automatyczne odliczanie podatku itp.
- Zarządza innymi świadczeniami pracowniczymi, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne
- Zarządzanie i śledzenie czasu pracy i obecności pracowników
- Wbudowany system zarządzania nauką do szkoleń produktowych, szkoleń z kodeksu postępowania itp.
Rippling jest prawdopodobnie jednym z najlepszych rozwiązań do zarządzania zasobami ludzkimi, ale jest droższy.
Ludzie Zoho
Ludzie Zoho to HRIS do śledzenia danych pracowników i wydajności z funkcjami takimi jak LMS, Analytics i funkcje dostosowywania, a także z podstawowymi funkcjami HR.
Cechy
- Funkcje zarządzania pracownikami, takie jak gromadzenie i przechowywanie informacji o personelu, klasyfikowanie siły roboczej itp.
- Funkcje śledzenia obecności i zarządzanie czasem wolnym
- Zarządza dokumentacją podczas onboardingu nowego pracownika
- Corporate LMS ze wszystkimi rodzajami systemów szkoleniowych
- Konfigurowalne przepływy pracy i system samoobsługowy dla wszystkich pracowników
- Łatwa integracja z Zoho Payroll do zarządzania wynagrodzeniami i świadczeniami dla Twoich pracowników
Standardowy Zoho People HRIS doskonale nadaje się tylko do zarządzania pracownikami i kilku innych zadań HR. Jeśli szukasz funkcji płacowej, wraz z HRIS będziesz musiał kupić Zoho Payroll, co również zwiększy koszty.
ADP
ADP to HRIS, który oferuje funkcje takie jak zarządzanie czasem pracowników, płace, świadczenia i ubezpieczenia, usługi zgodności i outsourcing HR.
Cechy
- Świetne przetwarzanie płac z szybszymi wpłatami i integracją z oprogramowaniem biznesowym
- Wydajne i zautomatyzowane zarządzanie personelem dzięki rozwiązaniom do śledzenia czasu i obecności
- Łatwa rekrutacja i onboarding z usługami przesiewowymi pod kątem prawidłowego zatrudnienia
- Dostęp do outsourcingu HR dla wszystkich głównych zadań HR
- Usługi zgodności, takie jak podatki i weryfikacja pracowników
ADP to świetny HRIS dla małych firm, które nie mają dużego zespołu HR do zarządzania wszystkimi zadaniami. Usługa outsourcingu HR jest również bardzo przydatna dla startupów, które chcą jak najszybciej uruchomić biznes.
Bambus HR
Bambus HR to HRIS do usprawnienia systemu informacji o zasobach ludzkich i bezpiecznej organizacji wszystkich danych. Oferuje również raporty i analizy, dostosowywanie widoków i nie tylko.
Cechy
- Czy gromadzenie danych i zarządzanie nimi w celu przeglądania i modyfikacji w czasie rzeczywistym?
- Zebrane dane mogą być również reprezentowane w formie ekspresyjnych raportów do pogłębionej analizy.
- Dostosuj swój system informacyjny, aby uzyskać dostęp do dokumentacji z łatwością i niewiarygodną elastycznością
Bamboo HR to ograniczona funkcja HRIS, która w szczególności ukierunkowana jest na dokumentację danych, raportowanie, analizę i bezpieczne przechowywanie. To sprawia, że jest to niesamowite rozwiązanie dla małych firm, które potrzebują zarządzania danymi HR.
Zenefity
Zenefity to HRIS zaprojektowany z myślą o łatwym wdrażaniu, zarządzaniu pracownikami, śledzeniu WOM i przeglądach wydajności.
Cechy
- Uproszczony proces kurowania i zapewniania świadczeń pracowniczych, takich jak opieka zdrowotna i odszkodowania za dojazdy
- Szybkie i łatwe przetwarzanie płac dla wszystkich pracowników z wieloma zaawansowanymi funkcjami
- Efektywne samodzielne wdrażanie nowych rekrutów z łatwą dokumentacją i innymi czynnościami, które mogą wykonać samodzielnie
- Zgodność z przepisami i łatwe śledzenie ważnych terminów dla doskonałego planowania
Zenefits HRIS jest dostępny w trzech różnych pakietach, które możesz kupić w zależności od potrzeb Twojej organizacji.
Naturalny HR
Naturalny HR to kompleksowe rozwiązanie HRIS dla organizacji średniej wielkości, które umożliwia łatwe usprawnienie wszystkich zadań HR.
Cechy
- Łatwe zarządzanie pracownikami dzięki dokładnemu gromadzeniu i przechowywaniu danych
- Funkcje śledzenia czasu obejmują wejście i wyjście, urlopy, dodatkowe godziny itp.
- Świetne zautomatyzowane zarządzanie płacami z terminowymi wpłatami i zmianami wynagrodzeń
- Wyczerpująca analiza wyników i raportowanie
- Wgląd w zarządzanie przepływem pracy i zmiany
- Łatwa obsługa świadczeń pracowniczych
Natural HR to kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich potrzeb HR organizacji średniej wielkości lub przedsiębiorstwa.
Paycor
Paycor to HRIS do zarządzania pracownikami i systemów informacji o pracownikach.
Cechy
- Łatwy mobilny system wykrawania umożliwiający pracownikom odnotowywanie i odliczanie godzin pracy
- Śledź i mierz wydajność pracowników, gdzie dział HR może tworzyć recenzje wydajności, zarządzać transferami i promocjami
- Pracownicy mogą szybko poprosić o zwolnienie lub odejście.
- Nowi rekruci mogą przesyłać swoje dane osobowe jeszcze przed rozpoczęciem procesu onboardingu.
- Uzyskaj wgląd, korzystając z trendów całkowitych wynagrodzeń, aktualnej siły roboczej, zróżnicowania pod względem działów itp.
Paycor to kolejna ograniczona funkcjonalność HRIS zaprojektowana specjalnie z myślą o wydajnym zarządzaniu pracownikami i śledzeniu informacji o pracownikach.
Czym oprogramowanie HRIS różni się od innego oprogramowania HR?
Odróżnianie się od wszystkich różnych programów HR to miejsce, w którym znajdujemy się w mylącym miejscu.
Oprogramowanie HR stało się bardziej złożone i wszechogarniające, że stało się nieco nie do odróżnienia z niewielką liczbą wyróżników.
Istnieją 3 główne rodzaje oprogramowania HR:
#1. HRIS – system informacji o zasobach ludzkich
HRIS jest najczęstszym z trzech i jest w zasadzie podstawowym oprogramowaniem HR. Możesz to zdefiniować, mówiąc, że zarządza pracownikami, zawiera zasady i wspomaga różne procesy.
Niektóre wspólne cechy HRIS to rekrutacja, utrzymywanie systemów obecności, przepływy pracy, śledzenie personelu, administracja, szkolenia, rozwój itp.
#2. HCM – Zarządzanie Kapitałem Ludzkim
HCM robi wszystko, co potrafi HRIS, a do tego dodaje kilka dodatkowych funkcji.
Bardziej wszechstronne oprogramowanie obejmuje funkcje zarządzania talentami, takie jak wynagrodzenia, nauka i rozwój, planowanie sukcesji i planowanie kariery.
HCM ma również funkcje, takie jak zarządzanie procesem wdrażania, śledzenie wydajności, kontrola pozycji itp.
#3. HRMS – System Zarządzania Zasobami Ludzkimi
HRMS jest uważany za najbardziej wszechstronny system ze wszystkich trzech i posiada wszystkie funkcje oferowane przez HRIS i HCM. Wiele funkcji nakłada się na HRMS i HRIS, ale ten pierwszy dodaje inną warstwę do zarządzania pracownikami.
HRMS obejmuje takie funkcje, jak automatyczne obliczanie podatków, przetwarzanie, potrącanie i deponowanie wynagrodzeń. Ma również zarządzanie czasem i pracą, co doskonale nadaje się do śledzenia czasu realizacji projektu w celu poprawy wydajności i zysków.
I trudno byłoby z tym stwierdzeniem dyskutować, ponieważ większość firm oferujących to oprogramowanie stale dodaje coraz więcej do tych wyrafinowanych narzędzi.
Prowadzi to do wymiennego używania wszystkich narzędzi HR.
Wracając do HRIS, omówmy rodzaje oprogramowania HRIS, z których możesz korzystać.
Rodzaje oprogramowania HRIS
Zasadniczo wszystkie 5 typów HRIS ma podstawową funkcjonalność, która oferuje zarządzanie pracownikami, automatyzację, samoobsługę i scentralizowane bazy danych.
Są to niektóre z podstawowych funkcji, a poza tym wszystkie różne programy HRIS mają zestaw unikalnych funkcji.
Oto, o co chodzi w tych typach:
#1. Operacyjny HRIS
Operacyjne HRIS doskonale nadają się do gromadzenia i raportowania danych i zasobów. Może prowadzić ewidencję pracowników, szczegóły stanowiska i informacje dotyczące oceny wyników.
Menedżerowie HR mogą korzystać z operacyjnego HRIS do zarządzania wydajnością, awansami, zatrudnianiem, wewnętrznymi zmianami personelu i ocenami.
To wszystkie standardowe funkcje HR, które mogą pomóc organizacji eliminując powtarzalność tych zadań i zwiększając efektywność.
#2. Taktyczne HRIS
Taktyczne HRIS skupiają się przede wszystkim na podejmowaniu większych decyzji, które mogą potencjalnie wpłynąć na organizację w ogromny sposób.
Oprócz ogólnych funkcji, takich jak szkolenia, wakaty, rekrutacja i wynagrodzenia, pomaga również w alokacji zasobów, rozwoju i analizie pracy.
Taktyczny HRIS może zajmować się danymi zewnętrznymi, takimi jak raporty z analizy konkurencji, informacje związkowe, zawiadomienia i wymagania rządu itp.
#3. Strategiczne HRIS
Strategiczne HRIS pomagają w analizie firmy pod kątem tworzenia strategii i podejmowania odpowiednich decyzji.
Oprogramowanie to pomaga w planowaniu siły roboczej i mapowaniu obszarów i działów, w których w przyszłości będzie dużo wolnych miejsc pracy i wymagań. Pomagają również w wyznaczaniu celów pracowniczych, analizując trendy budżetowe i rynkowe.
Strategiczny HRIS jest przeznaczony dla organizacji średniej wielkości, które chcą się dalej rozwijać i poszerzać swoją siłę roboczą.
#4. Kompleksowe HRIS
Jak sama nazwa wskazuje, kompleksowy HRIS zawiera wszystko, co mają powyższe typy. Organizacje, które potrzebują funkcji operacyjnych, taktycznych i strategicznych HRIS, mogą używać tego oprogramowania do usprawnienia zarządzania.
Kompleksowy HRIS zawiera funkcje, takie jak zarządzanie informacjami o pracownikach i obliczanie wakatów, wspomaga rekrutację oraz pomaga śledzić i analizować wyniki.
Kompleksowe HRIS są również droższe i oferują standardową platformę dla wszystkiego, czego potrzebuje kierownik działu HR.
#5. Ograniczona funkcja HRIS
Ten typ jest całkowitym przeciwieństwem kompleksowego HRIS. HRIS o ograniczonej funkcji jest wysoce spersonalizowany i ukierunkowany na bardzo specyficzne zadania HR. Zwykle ten HRIS ma tylko jedną funkcję i ma do tego wyczerpujący system.
HRIS o ograniczonych funkcjach może być niesamowitym rozwiązaniem dla mniejszych organizacji, które nie mają zbyt wielu wymagań lub potrzebują tylko jednej rzeczy do zrobienia.
Są niezwykle łatwe do nauczenia i obsługi, mogą być obsługiwane przez jednego kierownika działu HR i są bardzo przystępne cenowo.
Zawijanie
HRIS może zmienić sposób zarządzania pracownikami organizacji.
Dzięki lepszym narzędziom i funkcjom HR może zadowolić pracowników, jednocześnie osiągając najlepsze wyniki dla organizacji.
Należy jednak pamiętać, że HRIS będzie przydatny tylko wtedy, gdy znasz swoje wymagania.
Dlatego upewnij się, że bierzesz pod uwagę wszystko, co przeczytasz w tym artykule, zanim podejmiesz ważną decyzję o zakupie.