8 najlepszych szablonów grafiku pracy do śledzenia czasu spędzonego przez pracowników

przez

Ewidencja czasu pracy przydaje się w generowaniu listy płac, księgowaniu, budżetowaniu projektu i rozliczaniu klientów.

Ewidencja czasu pracy jest jednym z podstawowych elementów, które przyczyniają się do sprawnego działania każdej firmy. Są to dokumenty, które prowadzą ewidencję czasu pracy pracowników w firmie.

Rozliczanie godzin rozliczanych przez pracowników to skomplikowane zadanie, które wymaga dużej precyzji. Będziesz jednak bardziej niż zaskoczony, gdy dowiesz się, że wiele firm nadal trzyma się przestarzałych sposobów śledzenia płatnych godzin swoich pracowników, zdalnych zespołów i freelancerów.

Nie ma wątpliwości, że ręczne śledzenie czasu spędzonego na zadaniach jest bardzo nieefektywne. Oto wady korzystania z grafików papierowych:

  • Arkusze czasu pracy w formie papierowej nigdy nie gwarantują dokładności, a nieśledzone minuty pomagają stracić dużo przychodów od klientów.
  • Arkusze czasu pracy w wersji papierowej nie mają możliwości przeliczenia czasu spędzonego na projektach na wskaźniki produktywności pracownika, a Ty nie masz pojęcia, jak wydajni byli Twoi pracownicy
  • Obsługa ręcznych kart czasu pracy jest trudnym orzechem do zgryzienia, ponieważ z czasem zaczynają się one nawarstwiać. Ponowne odwiedzanie ich oznacza marnowanie cennego czasu na trywialne zadanie przeglądania stosu papierów.
  • Ręczne ewidencje czasu pracy zajmują dużo czasu, przeglądanie ich w celu sprawdzenia, czy obliczenia się sumują. Poza tym generowanie faktur i list płac zajmuje dużo czasu.
  • Tradycyjne metody śledzenia czasu są podatne na błędy ludzkie i na pewno zauważysz nieścisłości w procedurze. Z drugiej strony zautomatyzowany proces prowadzenia grafików zwiększa produktywność i nie pozostawia miejsca na błędy.

Teraz, gdy już wiesz, jak tradycyjna metoda ewidencji czasu pracy szkodzi Twojej firmie, nadszedł czas, aby wybrać szablon grafiku pracy, który umożliwia dokładne śledzenie płatnych godzin pracowników i pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Zobaczmy, dlaczego powinieneś wybrać szablon grafiku zamiast narzędzia do śledzenia czasu online.

  • Szablon grafiku pracy można bezpłatnie pobrać dla każdego; dlatego jest to doskonały wybór dla małych firm i freelancerów, którzy nie mogą skorzystać z płatnych narzędzi do śledzenia czasu w chmurze.
  • Te szablony grafików są dostępne w wielu formatach plików; dlatego możesz ich używać na dowolnej wybranej platformie. Poza tym nie potrzebujesz żadnej wiedzy technicznej; pobierz te szablony i od razu zacznij z nich korzystać.
  • Oparte na programie Excel bezpłatne szablony grafików pracy mają wbudowane formuły, które przyspieszają obliczenia. Są więc dobrym wyborem dla freelancerów, którzy sumują płatne godziny i stawki godzinowe podczas generowania faktur dla swoich klientów.
  • Freelancerzy nie mogą synchronizować się przez cały czas z oprogramowaniem śledzącym używanym przez ich różnych klientów jednocześnie, ponieważ może to prowadzić do wielu nieporozumień i wpływać na ich przepływ pracy. W związku z tym mogą zdecydować się na dowolne bezpłatne szablony grafików, aby śledzić ich płatne godziny pracy na koniec.

Ogólnie rzecz biorąc, bezpłatny szablon grafiku jest idealny dla Ciebie, jeśli jesteś freelancerem lub małą firmą. W tym miejscu polecamy osiem najlepszych szablonów grafiku pracy, które mogą pomóc w ewidencjonowaniu godzin pracy i wprowadzać przejrzystość w pracy.

Zegarować

Zegarować to doskonałe narzędzie do śledzenia czasu pracy dla korporacji, freelancerów, a nawet firm z hybrydowym środowiskiem pracy, które mają członków zespołu pracujących zarówno na miejscu, jak i zdalnie.

Oferuje bezpłatne szablony grafików do wydrukowania w różnych formatach plików, takich jak Word, Excel, PDF i Dokumenty Google. Darmowa wersja nie ma ograniczeń co do wielkości zespołu. Oznacza to, że możesz dodać dowolną liczbę członków zespołu i śledzić rozliczane godziny pracy i produktywność pracowników w różnych projektach.

Menedżerowie mogą łatwo pobrać te szablony grafików pracy i dostosować je zgodnie z polityką firmy. Clockify udostępnia różne warianty szablonów grafiku:

  • Miesięczny
  • Pół miesięczna
  • Co tydzień
  • Dwutygodniowy
  • Dzienna-Godzinowa
  • Dzienny arkusz czasu pracy nadzorcy
  • Arkusz czasu projektów: Przydaje się to do śledzenia wydatków projektu i czasu trwania potrzebnego na koniec do wygenerowania rachunku. Szablon projektu może z łatwością obsługiwać kilka projektów i rejestrować czas poświęcony na zadanie, wydatki, rozliczane godziny i nie tylko.

Możesz bezpłatnie pobrać szablon grafiku Clockify z ich strony internetowej w dowolnym wybranym formacie.

Poniedziałek

Poniedziałek to działający w chmurze system operacyjny, który oferuje szablon harmonogramu pracy do przypisywania zadań na tygodniowych zmianach. Ten cotygodniowy szablon harmonogramu pracy usprawnia harmonogram pracy członków zespołu i przedstawia przejrzysty obraz projektu.

Tworzenie tygodniowego harmonogramu pracy przy użyciu szablonu tygodniowego grafiku pracy w poniedziałek to świetny sposób na sprawne planowanie pracy w Twojej organizacji. Poza tym ten oparty na chmurze szablon harmonogramu tygodniowego jest skalowalny w zależności od wielkości i działów Twojej firmy. Co więcej, jest wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do standardów, przepływu pracy, projektów i zadań Twojej firmy. Możesz utworzyć tygodniowy harmonogram w trzech prostych krokach:

Wybierz odpowiedni szablon tygodniowego harmonogramu pracy spośród mnóstwa intuicyjnych szablonów stworzonych z myślą o potrzebach Twojej organizacji. Teraz dostosuj te szablony zgodnie z polityką firmy, dodając wykonalne zadania i nadając im priorytety zgodnie z zapotrzebowaniem projektu. Na koniec wszystko, co pozostało do zrobienia, to podzielić te przydatne elementy między członków zespołu. Teraz możesz nadzorować stan zadań i projektów na każdym etapie.

Szablon harmonogramu pracy na poniedziałkową zmianę tygodniową umożliwia wykonanie następujących zadań.

Importuj i eksportuj arkusze Excela: Łatwo eksportuj harmonogram pracy do formatu Excela do dalszego wykorzystania. Podobnie możesz zaimportować arkusze harmonogramów pracy programu Excel do pulpitu nawigacyjnego, aby poprawić ich funkcjonalność.

Zarządzaj uprawnieniami: możesz przyznać uprawnienia „tylko do odczytu” członkom zespołu, aby mogli wyświetlać przypisane im zadania. Nie musisz się martwić, że członkowie zespołu mogą zmienić harmonogram.

Wykonywanie wyszukiwań: funkcje wyszukiwania i zaawansowane filtry umożliwiają szybkie przeglądanie szczegółów pracowników pracujących na określonej zmianie. Wystarczy wpisać nazwiska pracowników lub dane zmiany, aby uzyskać potrzebne dane.

Szablon grafiku poniedziałkowego jest bezpłatny dla maksymalnie dwóch członków zespołu. Jeśli Twój zespół ma więcej niż dwa, możesz wybrać jeden z czterech planów premium, a mianowicie Basic, Standard, Pro i Enterprise, zaczynając od 24 USD miesięcznie. Plan Enterprise można dostosować do własnych wymagań.

Arkusz czasu usługi Office 365

Arkusz czasu usługi Office 365 to proste, ale wydajne narzędzie kompatybilne z SharePoint 2013, SharePoint 2016 i SharePoint Online w ramach usługi Office 365. Ten arkusz czasu pracy w programie Excel umożliwia menedżerom w prosty sposób w programie SharePoint śledzenie czasu spędzonego przez członków zespołu na wykonywaniu różnych zadań i projektów .

Office 365 Timesheet to idealny szablon śledzenia czasu dla małych firm, pracowników kontraktowych lub freelancerów. Pozwala im śledzić i zarządzać regularnymi i nadgodzinowymi godzinami pracy nadanymi na bieżący projekt. Później przełożony może ocenić te karty czasu pracy i zatwierdzić je co tydzień. Mogą również użyć tego wydajnego szablonu grafiku do śledzenia i porównywania wydajności i produktywności poszczególnych członków zespołu pracujących nad projektem.

Ten szablon grafiku oparty na programie Excel jest wysoce konfigurowalny i łatwo rejestruje czas wejścia, limit czasu i czas przerwy na lunch pracowników każdego dnia tygodnia. Podobnie menedżerowie mogą łatwo obliczyć łączną liczbę godzin rozliczeniowych, automatycznie rozdzielając godziny pracy i nadgodziny pracowników.

Ewidencja czasu pracy usługi Office 365 jest łatwo edytowalna i dostępna na różnych platformach i urządzeniach. Możesz wyeksportować te szablony grafiku w formatach Excel, CSV i PSD. Przydadzą się one później do przeglądania, analizowania i generowania faktur w przyszłości.

Szablon grafiku usługi Office 365 przechowuje dane w chronionych wystąpieniach programu SharePoint. Gwarantuje to, że tylko autoryzowani użytkownicy mogą odzyskać poufne dane firmy. Dzięki integracji z Power BI, Office 365 Timesheet może również zintegrować się z systemem bazy danych pracownika i dostarczać kierownictwu praktycznych informacji na temat wydajności pracownika.

Arkusz czasu pracy Office 365 oparty na programie SharePoint zapewnia pracownikom firmy następujące korzyści:

  • Możliwość rejestrowania dziennych godzin pracy rozliczanych w formie szkiców
  • Co tydzień przesyłaj opracowane grafików do menedżerów lub administratorów
  • Edytuj lub zmodyfikuj szkice grafików przed ich przesłaniem
  • Oznacz ukończone zadania jako rozliczalne i niepodlegające rozliczeniu
  • Z łatwością zgłaszaj zadania rozliczane i niepodlegające rozliczeniu

Nie tylko pracownicy, ewidencja czasu pracy usługi Office 365 pomagają również kierownictwu w następujący sposób:

  • Przejrzyj, zatwierdź, odrzuć i skomentuj arkusze czasu pracy przesłane przez pracowników
  • Przypisz kilku pracowników do jednego menedżera w szablonie
  • Łatwo dodawaj pracowników i ich menedżerów w szablonie grafiku
  • Dostosuj grafik do potrzeb Twojej firmy

Standardowa wersja grafiku usługi Office 365 jest bezpłatna i można ją pobrać z witryny Microsoft Templates.

ActiTIME

Czas działania to szablon śledzenia czasu w programie Excel, który pomaga firmie przyjąć scentralizowane podejście do zarządzania czasem i projektem. Umożliwia firmom bezproblemowe i bezbłędne śledzenie czasu, zapewniając sposoby sprawdzania wydajności pracownika, wszystkich aktywnych projektów i uzyskiwania innych powiązanych informacji.

Szablon grafiku pomaga usprawnić przepływ pracy, przypisując zadania projektu członkom zespołu. Szablon grafiku ActiTIME można łatwo zintegrować z ponad 200 aplikacjami, takimi jak Trello, Asana, JIRA, GitHub i nie tylko.

ActiTIME oferuje swoim użytkownikom następujące kluczowe korzyści:

  • Jedna platforma do zarządzania członkami zespołu, projektami, klientami i rozliczanymi godzinami
  • Zapewnij wgląd w generowanie faktur i rachunków, klasyfikując zadania podlegające i niepodlegające rozliczeniu, stawkę godzinową i nie tylko
  • Pomoc w ocenie wydajności członków zespołu pracujących zdalnie i na miejscu za pomocą grafiku
  • Wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do standardów Twojej firmy

Istnieją różne warianty szablonów grafiku ActiTime i możesz wybrać dowolny, który odpowiada polityce Twojej firmy. Co więcej, te szablony są dostępne w wielu formatach plików i bez żadnych kosztów.

  • Codzienny
  • Co tydzień
  • Dwutygodniowy
  • Miesięczny

Wszystkie powyższe szablony grafików ActiTime można pobrać bezpłatnie z ich witryn internetowych w trzech formatach plików — Excel, Arkusze Google i PDF.

Ścieżka Tool

Przełącz ścieżkę to popularny szablon grafiku, który oferuje firmom szybką i niezawodną metodę śledzenia czasu spędzonego przez pracowników na wykonaniu zadania. Ten grafik pomaga firmom przyjąć lepszy sposób zarządzania czasem i dokładniej rejestrować przepracowane godziny pracownika. Jeśli masz pracowników, którzy pracują zdalnie, Toogl Track umożliwia monitorowanie ich pracy.

Szablon grafiku Toogl Track Timesheet jest dostępny we wszystkich popularnych formatach plików, takich jak Dokumenty Google, Arkusze Google, Arkusze kalkulacyjne Excel, Dokumenty Word i PDF. Poza tym są wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do każdego segmentu biznesu. Dzięki temu są popularne wśród wszystkich; administratorów, pracowników, freelancerów lub rekruterów.

Toogl Track oferuje cztery warianty szablonów grafiku pracy:

  • Codzienny
  • Co tydzień
  • Dwutygodniowy
  • Miesięczny

Zmniejsza to potrzebę ręcznego dostosowywania ich do harmonogramu Twojej firmy.

Szablon grafiku Toogl Track oferuje następujące funkcje:

Bezproblemowe śledzenie czasu: ten szablon grafiku jest łatwy w użyciu i nie wymaga rozbudowanej konfiguracji. Kliknij nową linię, aby dokonać nowego wpisu! Możesz także przełączać się między trybami ręcznym i kalendarza.

Dokładne raportowanie: Toogl Track umożliwia również śledzenie wydajności pracownika. Poza tym możesz wyeksportować te karty czasu pracy do formatów CSV i PDF do późniejszego wykorzystania.

Bezproblemowa integracja: grafik Toggl Track można łatwo synchronizować z ponad 100 aplikacjami. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu w bardzo zorganizowanej formie.

Automatyczne śledzenie: szablon grafiku w chmurze umożliwia śledzenie aplikacji w celu dokładnego raportowania czasu.

Wszystkie szablony grafików Toggl Track są dostępne bezpłatnie na ich stronie internetowej.

ZegarIt

ZegarIt to oprogramowanie do śledzenia czasu i lokalizacji online, które oferuje szablony grafików do monitorowania i rejestrowania czasu wejścia i wyjścia Twoich pracowników. Jest odpowiedni dla małych i średnich firm. Jest to prosty sposób śledzenia obecności i godzin pracy pracowników wewnętrznych lub pracujących zdalnie.

Te szablony grafików pracy mogą pomóc kierownictwu w automatyzacji przepływu pracy, rejestrowaniu obecności i generowaniu raportów do dalszej analizy.

ClockIt oferuje kilka wariantów szablonu grafiku i można go pobrać jako pliki Excel lub PDF lub jako Arkusz Google.

  • Miesięczny
  • Co tydzień
  • Dwutygodniowy
  • Dzienny grafik menedżera
  • Arkusz czasu projektu

Szablon grafiku ClockIt jest dostępny za darmo i można go pobrać jako arkusz Excel, plik PDF lub Arkusze Google.

Dovico

Dovico to narzędzie do śledzenia czasu, które oferuje bezpłatne szablony grafików jako arkusz programu Excel, dokument Word i Arkusze Google. Szablony te pomagają małym firmom śledzić obecność pracowników, nadgodziny i czas poświęcony na wykonanie każdego zadania i projektu.

Dovico oferuje następujące szablony grafików do monitorowania i śledzenia czasu:

  • Szablon listy zadań do wykonania w zarządzaniu czasem
  • Szablon grafiku tygodniowego
  • Szablon dziennego grafiku
  • Szablon grafiku tygodniowego projektu z zadaniami (odpowiedni dla pracowników pracujących nad wieloma projektami)
  • Szablon grafiku tygodniowego pracownika

Szablony mogą śledzić płatne godziny pracy pracowników, nadgodziny, zwolnienia lekarskie i urlopy. Pracownicy mogą obliczyć sumę i podpisać grafik przed przesłaniem go swoim menedżerom.

Wszystkie powyższe wersje szablonów grafiku pracy Dovico można pobrać bezpłatnie w dowolnym wybranym formacie pliku.

Hubstaff

Hubstaff to proste oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które oferuje proste szablony grafików pracy, aby ułatwić śledzenie płatnych godzin bez poświęcania na to zbyt wiele czasu. Możesz pobrać te szablony grafiku jako plik PDF, arkusz Excel, dokument Word i inne formaty plików Google. Musisz podać swoje dane i dodawać godziny w trakcie pracy.

Dostępne są następujące szablony grafików:

  • Co tydzień
  • Miesięczny
  • Dwutygodniowy
  • Dziennie co godzinę
  • Arkusz czasu projektu

Szablony ewidencji czasu pracy Hubstaff można pobrać bezpłatnie ze strony internetowej i od razu zacząć z nich korzystać.

Podsumowując

Jeśli chcesz zaszczepić precyzję w śledzeniu płatnych godzin pracy członków zespołu, musisz wdrożyć jeden z wymienionych powyżej szablonów grafiku pracy, który najlepiej odpowiada kulturze i standardom pracy Twojej firmy. Szablony grafików dokładnie śledzą wydajność pracowników, eliminując w ten sposób kłopoty z ręcznym zarządzaniem płatnymi godzinami, wykluczając ryzyko błędów ludzkich.

Możesz być również zainteresowany najlepszymi narzędziami do śledzenia obecności pracowników i najlepszymi narzędziami do śledzenia czasu dla zespołów lub pełnowymiarowym oprogramowaniem do zarządzania pracownikami.