Rejestracja czasu pracy jest nieoceniona przy tworzeniu list płac, prowadzeniu księgowości, planowaniu budżetu projektów oraz rozliczeniach z klientami.
Ewidencja czasu pracy to jeden z kluczowych elementów, który wspiera efektywne funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa. Stanowi ona zbiór dokumentów, które odzwierciedlają czas przepracowany przez zatrudnione osoby.
Rozliczanie godzin pracy personelu to złożone zadanie, wymagające szczególnej staranności. Zaskakujące jest, jak wiele firm nadal korzysta z przestarzałych metod śledzenia godzin pracy swoich pracowników, zespołów zdalnych oraz freelancerów.
Nie ulega wątpliwości, że manualne monitorowanie czasu poświęconego na zadania jest wysoce nieefektywne. Oto wady stosowania papierowych arkuszy czasu pracy:
- Papierowe arkusze czasu pracy rzadko gwarantują dokładność, a nieuwzględnione minuty mogą skutkować znacznymi stratami finansowymi.
- Arkusze w wersji papierowej nie umożliwiają analizy czasu spędzonego nad projektami pod kątem produktywności pracownika, uniemożliwiając ocenę ich efektywności.
- Obsługa ręcznych kart pracy jest kłopotliwa, ponieważ z czasem gromadzą się one w dużych ilościach. Przeglądanie ich oznacza stratę cennego czasu na żmudne przeszukiwanie stosów papierów.
- Ręczne ewidencje czasu pracy są czasochłonne, zwłaszcza przy sprawdzaniu poprawności obliczeń. Ponadto, generowanie faktur i list płac zajmuje dużo czasu.
- Tradycyjne metody monitorowania czasu są podatne na błędy ludzkie, co nieuchronnie prowadzi do nieścisłości. Z drugiej strony, zautomatyzowany system ewidencji czasu pracy zwiększa wydajność i eliminuje ryzyko pomyłek.
Teraz, gdy już wiadomo, jak tradycyjna ewidencja czasu pracy szkodzi Twojej firmie, warto wybrać szablon arkusza czasu pracy, który pozwoli na precyzyjne śledzenie godzin pracy personelu oraz zaoszczędzi czas i pieniądze.
Spójrzmy, dlaczego warto wybrać szablon grafiku zamiast narzędzia online do monitorowania czasu.
- Szablon arkusza czasu pracy jest dostępny do pobrania bezpłatnie dla każdego, co czyni go doskonałym wyborem dla małych przedsiębiorstw i freelancerów, którzy nie mogą pozwolić sobie na płatne narzędzia do śledzenia czasu w chmurze.
- Szablony te są dostępne w różnych formatach plików, dzięki czemu można z nich korzystać na dowolnej platformie. Dodatkowo, nie jest wymagana żadna specjalistyczna wiedza techniczna. Wystarczy pobrać szablon i od razu zacząć go używać.
- Darmowe szablony grafików pracy oparte na programie Excel zawierają wbudowane formuły, które przyspieszają obliczenia. Stanowią więc dobre rozwiązanie dla freelancerów, którzy podsumowują płatne godziny i stawki godzinowe przy tworzeniu faktur dla klientów.
- Freelancerzy nie mogą stale synchronizować się z oprogramowaniem do śledzenia czasu używanym przez różnych klientów, ponieważ może to prowadzić do nieporozumień i utrudniać ich pracę. Dlatego mogą zdecydować się na bezpłatny szablon arkusza czasu pracy, aby na bieżąco rejestrować swoje godziny pracy.
Podsumowując, darmowy szablon arkusza czasu pracy to idealne rozwiązanie dla freelancerów i małych firm. W dalszej części artykułu przedstawiamy osiem najlepszych szablonów grafików pracy, które pomogą w rejestrowaniu godzin pracy i zapewnią przejrzystość w działaniu firmy.
Clockify
Clockify to znakomite narzędzie do monitorowania czasu pracy dla dużych firm, freelancerów, a także przedsiębiorstw o hybrydowym modelu pracy, gdzie zespoły pracują zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie.
Oferuje ono darmowe szablony grafików do wydruku w różnych formatach, takich jak Word, Excel, PDF oraz Dokumenty Google. Bezpłatna wersja nie posiada ograniczeń co do liczby członków zespołu. Oznacza to, że można dodać dowolną liczbę pracowników i monitorować ich rozliczane godziny pracy oraz produktywność w różnych projektach.
Kierownicy mogą bez trudu pobrać te szablony grafików pracy i dostosować je do zasad obowiązujących w firmie. Clockify udostępnia różne warianty szablonów:
- Miesięczny
- Półmiesięczny
- Tygodniowy
- Dwutygodniowy
- Dzienny – godzinowy
- Dzienny arkusz czasu pracy dla przełożonego
- Arkusz czasu projektów: przydatny do śledzenia kosztów projektu oraz czasu potrzebnego do jego ukończenia i wystawienia rachunku. Szablon ten umożliwia obsługę wielu projektów oraz rejestrowanie czasu poświęconego na zadanie, wydatków, rozliczanych godzin i innych danych.
Szablon grafiku Clockify można bezpłatnie pobrać z ich strony internetowej w dowolnym formacie.
Poniedziałek
Poniedziałek to system operacyjny działający w chmurze, który oferuje szablon harmonogramu pracy do przypisywania zadań na tygodniowych zmianach. Ten cotygodniowy szablon harmonogramu pracy usprawnia planowanie pracy zespołów i zapewnia klarowny obraz projektu.
Stworzenie tygodniowego harmonogramu pracy za pomocą szablonu z platformy Poniedziałek to efektywny sposób na sprawne planowanie pracy w organizacji. Co więcej, ten szablon oparty na chmurze jest skalowalny i można go dopasować do wielkości i działów firmy. Jest również na tyle elastyczny, że można go dostosować do standardów, przepływu pracy, projektów i zadań firmy. Tygodniowy harmonogram można utworzyć w trzech prostych krokach:
Wybierz odpowiedni szablon tygodniowego harmonogramu pracy spośród licznych intuicyjnych propozycji, dostosowanych do potrzeb organizacji. Następnie, dostosuj te szablony do zasad firmy, dodając wykonalne zadania i ustalając ich priorytety w zależności od potrzeb projektu. Na koniec, wystarczy przydzielić zadania członkom zespołu. Teraz można nadzorować postęp zadań i projektów na każdym etapie.
Szablon harmonogramu pracy na tygodniową zmianę platformy Poniedziałek umożliwia wykonanie następujących zadań.
Import i eksport arkuszy Excel: Łatwo wyeksportuj harmonogram pracy do formatu Excel w celu dalszego wykorzystania. Możesz też zaimportować arkusze harmonogramów pracy z programu Excel do pulpitu nawigacyjnego, aby zwiększyć ich funkcjonalność.
Zarządzanie uprawnieniami: możesz nadać uprawnienia „tylko do odczytu” członkom zespołu, aby mogli przeglądać przydzielone im zadania. Nie musisz obawiać się, że członkowie zespołu dokonają zmian w harmonogramie.
Wyszukiwanie: funkcja wyszukiwania i zaawansowane filtry pozwalają szybko przeglądać szczegóły dotyczące pracowników pracujących na danej zmianie. Wystarczy wpisać nazwiska pracowników lub dane zmiany, aby uzyskać potrzebne informacje.
Szablon grafiku Poniedziałek jest dostępny bezpłatnie dla maksymalnie dwóch członków zespołu. Jeśli Twój zespół jest większy, możesz wybrać jeden z czterech planów premium: Basic, Standard, Pro oraz Enterprise, w cenach zaczynających się od 24 USD miesięcznie. Plan Enterprise można dostosować do indywidualnych wymagań.
Arkusz czasu pracy Office 365
Arkusz czasu pracy Office 365 to proste i efektywne narzędzie, kompatybilne z SharePoint 2013, SharePoint 2016 i SharePoint Online w ramach pakietu Office 365. Ten arkusz czasu pracy w programie Excel umożliwia kierownikom w łatwy sposób, za pośrednictwem platformy SharePoint, monitorowanie czasu spędzonego przez członków zespołu na wykonywaniu różnych zadań i projektów.
Arkusz czasu pracy Office 365 to idealny szablon śledzenia czasu dla małych firm, pracowników kontraktowych i freelancerów. Pozwala im on na monitorowanie i zarządzanie regularnymi oraz nadgodzinami pracy przeznaczonymi na konkretne projekty. Przełożony może następnie ocenić te karty pracy i zatwierdzić je co tydzień. Ten skuteczny szablon grafiku można również wykorzystać do śledzenia i porównywania wydajności poszczególnych członków zespołu pracujących nad danym projektem.
Ten oparty na programie Excel szablon arkusza czasu pracy jest wysoce konfigurowalny i umożliwia łatwą rejestrację godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw na lunch pracowników w każdym dniu tygodnia. Dodatkowo, kierownicy mogą z łatwością obliczyć całkowitą liczbę godzin rozliczeniowych, automatycznie rozróżniając godziny pracy i nadgodziny pracowników.
Ewidencję czasu pracy Office 365 można łatwo edytować i udostępniać na różnych platformach i urządzeniach. Szablony te można eksportować w formatach Excel, CSV i PSD. Mogą być one wykorzystane do analizy i tworzenia faktur w przyszłości.
Szablon grafiku Office 365 przechowuje dane w chronionych instancjach programu SharePoint. Gwarantuje to, że tylko uprawnieni użytkownicy mają dostęp do poufnych danych firmy. Dzięki integracji z Power BI, arkusz czasu pracy Office 365 może również połączyć się z systemem bazy danych pracowników, dostarczając kierownictwu praktycznych informacji o ich wydajności.
Arkusz czasu pracy Office 365 oparty na SharePoint daje pracownikom firmy następujące korzyści:
- Możliwość rejestrowania dziennych godzin pracy w formie szkiców
- Cotygodniowe przesyłanie opracowanych grafików do menedżerów lub administratorów
- Edycja lub modyfikacja szkiców grafików przed ich przesłaniem
- Oznaczanie ukończonych zadań jako rozliczalnych lub nierozliczalnych
- Łatwe raportowanie zadań rozliczalnych i nierozliczalnych
Ewidencja czasu pracy Office 365 ułatwia również pracę kierownictwu w następujący sposób:
- Przeglądanie, zatwierdzanie, odrzucanie i komentowanie arkuszy czasu pracy przesłanych przez pracowników
- Przypisywanie kilku pracowników do jednego menedżera w szablonie
- Łatwe dodawanie pracowników i ich menedżerów w szablonie grafiku
- Dostosowywanie grafiku do potrzeb firmy
Standardowa wersja grafiku Office 365 jest bezpłatna i można ją pobrać ze strony Microsoft Templates.
actiTIME
actiTIME to szablon do śledzenia czasu pracy w programie Excel, który pomaga firmom przyjąć scentralizowane podejście do zarządzania czasem i projektami. Umożliwia on firmom bezproblemowe i dokładne monitorowanie czasu, dostarczając informacji o wydajności pracowników, wszystkich aktywnych projektach i innych powiązanych danych.
Szablon grafiku pomaga usprawnić przepływ pracy poprzez przypisywanie zadań projektowych członkom zespołu. Szablon grafiku actiTIME można z łatwością zintegrować z ponad 200 aplikacjami, takimi jak Trello, Asana, JIRA, GitHub i innymi.
actiTIME oferuje swoim użytkownikom następujące kluczowe korzyści:
- Jedna platforma do zarządzania członkami zespołu, projektami, klientami i rozliczanymi godzinami
- Wgląd w generowanie faktur i rachunków dzięki klasyfikacji zadań jako rozliczalnych i nierozliczalnych, stawce godzinowej i innym danym
- Ocena wydajności członków zespołu pracujących zdalnie i stacjonarnie za pomocą grafiku
- Elastyczność i dostosowanie do standardów firmy
Dostępne są różne warianty szablonów grafiku actiTime, które można wybrać w zależności od polityki firmy. Szablony te są dostępne w wielu formatach plików i bez żadnych kosztów.
- Codzienny
- Tygodniowy
- Dwutygodniowy
- Miesięczny
Wszystkie powyższe szablony grafików actiTime można bezpłatnie pobrać ze strony internetowej firmy w trzech formatach plików: Excel, Arkusze Google i PDF.
Toggl Track
Toggl Track to popularny szablon grafiku, który oferuje firmom szybki i niezawodny sposób na monitorowanie czasu spędzonego przez pracowników na wykonywaniu zadań. Ten grafik pomaga firmom lepiej zarządzać czasem i dokładniej rejestrować przepracowane godziny pracowników. W przypadku pracowników zdalnych, Toggl Track umożliwia monitorowanie ich pracy.
Szablon grafiku Toggl Track jest dostępny we wszystkich popularnych formatach plików, takich jak Dokumenty Google, Arkusze Google, arkusze kalkulacyjne Excel, Dokumenty Word i PDF. Jest on również na tyle elastyczny, że można go dostosować do każdego segmentu biznesowego. Dzięki temu zyskał popularność wśród wszystkich: administratorów, pracowników, freelancerów i rekruterów.
Toggl Track oferuje cztery warianty szablonów grafików pracy:
- Codzienny
- Tygodniowy
- Dwutygodniowy
- Miesięczny
Ogranicza to konieczność ręcznego dostosowywania szablonu do harmonogramu firmy.
Szablon grafiku Toggl Track oferuje następujące funkcje:
Bezproblemowe śledzenie czasu: Ten szablon grafiku jest łatwy w użyciu i nie wymaga skomplikowanej konfiguracji. Wystarczy kliknąć nową linię, aby dokonać nowego wpisu! Można również przełączać się między trybem ręcznym i kalendarza.
Dokładne raportowanie: Toggl Track umożliwia również monitorowanie wydajności pracownika. Ponadto, karty czasu pracy można eksportować do formatów CSV i PDF do późniejszego wykorzystania.
Prosta integracja: Grafik Toggl Track można z łatwością zsynchronizować z ponad 100 aplikacjami. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu w bardzo zorganizowanej formie.
Automatyczne śledzenie: szablon grafiku w chmurze umożliwia monitorowanie aplikacji w celu dokładnego raportowania czasu.
Wszystkie szablony grafików Toggl Track są dostępne bezpłatnie na ich stronie internetowej.
ClockIt
ClockIt to internetowe oprogramowanie do śledzenia czasu i lokalizacji, które oferuje szablony grafików do monitorowania i rejestrowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. Jest odpowiednie dla małych i średnich firm. To prosty sposób na śledzenie obecności i godzin pracy pracowników stacjonarnych i zdalnych.
Te szablony grafików pracy pomagają kierownictwu w automatyzacji przepływu pracy, rejestrowaniu obecności i generowaniu raportów do dalszej analizy.
ClockIt oferuje kilka wariantów szablonów grafików, które można pobrać jako pliki Excel lub PDF lub jako Arkusz Google.
- Miesięczny
- Tygodniowy
- Dwutygodniowy
- Dzienny grafik menedżera
- Arkusz czasu projektu
Szablon grafiku ClockIt jest dostępny za darmo i można go pobrać jako arkusz Excel, plik PDF lub Arkusze Google.
Dovico
Dovico to narzędzie do monitorowania czasu, które oferuje bezpłatne szablony grafików w formie arkusza programu Excel, dokumentu Word i Arkuszy Google. Szablony te pomagają małym firmom śledzić obecność pracowników, nadgodziny i czas poświęcony na realizację każdego zadania i projektu.
Dovico oferuje następujące szablony grafików do monitorowania i śledzenia czasu:
- Szablon listy zadań do wykonania w zarządzaniu czasem
- Szablon grafiku tygodniowego
- Szablon grafiku dziennego
- Szablon grafiku tygodniowego projektu z zadaniami (odpowiedni dla pracowników pracujących nad wieloma projektami)
- Szablon grafiku tygodniowego pracownika
Szablony umożliwiają śledzenie płatnych godzin pracy pracowników, nadgodzin, zwolnień lekarskich i urlopów. Pracownicy mogą obliczyć sumę i podpisać grafik przed przesłaniem go swoim przełożonym.
Wszystkie powyższe wersje szablonów grafików pracy Dovico można pobrać bezpłatnie w dowolnym wybranym formacie pliku.
Hubstaff
Hubstaff to proste oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które oferuje nieskomplikowane szablony grafików, ułatwiające monitorowanie płatnych godzin pracy bez poświęcania na to zbyt wiele czasu. Szablony grafików można pobrać jako plik PDF, arkusz Excel, dokument Word i inne formaty plików Google. Wystarczy wprowadzić dane i dodawać godziny w trakcie pracy.
Dostępne są następujące szablony grafików:
- Tygodniowy
- Miesięczny
- Dwutygodniowy
- Dzienny – godzinowy
- Arkusz czasu projektu
Szablony ewidencji czasu pracy Hubstaff można bezpłatnie pobrać ze strony internetowej i od razu z nich korzystać.
Podsumowanie
Aby zapewnić precyzyjne śledzenie płatnych godzin pracy członków zespołu, konieczne jest wdrożenie jednego z przedstawionych powyżej szablonów grafików pracy, który najlepiej odpowiada kulturze i standardom pracy Twojej firmy. Szablony grafików pozwalają na dokładne śledzenie wydajności pracowników, eliminując tym samym kłopoty związane z ręcznym zarządzaniem płatnymi godzinami i wykluczając ryzyko pomyłek.
Możesz być również zainteresowany najlepszymi narzędziami do śledzenia obecności pracowników i najlepszymi narzędziami do śledzenia czasu dla zespołów lub pełnowymiarowym oprogramowaniem do zarządzania pracownikami.
newsblog.pl