9 najlepszych szablonów raportów o wydatkach do śledzenia wydatków

Szablony do tworzenia raportów wydatków to przydatne narzędzie zarówno dla osób prywatnych, jak i firm. Wykorzystanie takich szablonów ułatwia przejrzystość finansową. Dzięki nim łatwiej zapanować nad swoimi wydatkami i utrzymać równowagę budżetową.

Raporty wydatków pomagają pracodawcom określić, jakie kwoty należy zwrócić pracownikom za poniesione koszty. Dodatkowo, umożliwiają pracownikom ubieganie się o ulgi podatkowe. Przede wszystkim jednak, umożliwiają szczegółowe śledzenie wydatków, wraz z załączonymi rachunkami i dowodami zakupu.

Zanim przejdziemy do omawiania konkretnych szablonów, warto wyjaśnić, czym dokładnie są raporty wydatków i dlaczego są tak istotne. Jeśli jednak chcesz od razu przejść do wyboru odpowiedniego szablonu, zapoznaj się z poniższą tabelą, która prezentuje najlepsze dostępne opcje!

Tytuł

Opis

Platforma

Konfigurowalny raport z automatycznym sumowaniem kwot.

Łatwe śledzenie kosztów firmowych, opcje personalizacji i generowania raportów.

WPS

Możliwość dodawania wydatków z podziałem na miesiące i analizowania trendów.

Zoho

Bezpłatny, edytowalny szablon z podstawowymi kolumnami.

Różnorodne szablony do wielu zastosowań, zawierające ostrzeżenia.

Spendesk

Gotowe szablony do Arkuszy Google i Excela.

Signeasy

Szablony z możliwością dostosowania dla małych przedsiębiorstw.

Divvy

Monitorowanie kosztów służbowych i składanie wniosków o zwrot.

Klippa

Dedykowane narzędzie do monitorowania wydatków podróżnych z dokładnymi opisami.

Co to jest raport wydatków?

Raport wydatków to dokument, który służy do rejestrowania wszystkich kosztów poniesionych przez daną osobę lub firmę. Zazwyczaj zawiera datę wydatku, jego opis, oraz załączone dokumenty potwierdzające, takie jak rachunki.

Umożliwia śledzenie, kontrolowanie i zarządzanie budżetem oraz zapewnia transparentność finansową. W przypadku firm, dobrze sporządzony raport wydatków ułatwia zwrot kosztów pracownikom i zapewnia zgodność z przepisami oraz wewnętrznymi zasadami.

Jak raport wydatków pomaga w monitorowaniu kosztów?

Raport wydatków to w zasadzie szczegółowe zestawienie wszystkich kosztów i wydatków. Umożliwia monitorowanie wydatków poprzez dokładne wskazanie, ile pieniędzy zostało wydanych, kiedy i na co. Dodatkowo, w raporcie załączone są rachunki i dokumenty potwierdzające, co stanowi solidny dowód poniesionych kosztów.

Dzięki temu łatwo zauważyć, na co idą pieniądze, co ułatwia zarządzanie i kontrolowanie wydatków, zarówno w kontekście osobistym, jak i firmowym. Co więcej, wydatki są często podzielone na kategorie. To sprawia, że na pierwszy rzut oka można zauważyć, w jakiej dziedzinie wydajemy najwięcej pieniędzy.

Ponadto, raport umożliwia śledzenie trendów wydatków, co pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji finansowych i ułatwia trzymanie się budżetu. Można go więc nazwać mapą naszych wydatków.

Przeczytaj także: Najlepsze darmowe szablony Excel do zarządzania finansami osobistymi.

Korzyści z prowadzenia raportów wydatków

Choć wydaje się, że raporty wydatków służą głównie do rejestrowania poniesionych kosztów, w rzeczywistości przynoszą znacznie więcej korzyści!

• Dostarczają jasnych informacji na temat tego, na co wydawane są pieniądze.
• Pomagają w monitorowaniu, czy wydatki mieszczą się w założonym budżecie.
• Umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji finansowych w oparciu o analizę danych.
• Zapewniają przestrzeganie przepisów i regulacji finansowych.
• Ułatwiają rozliczanie wydatków służbowych pracowników.
• Poprawiają efektywność finansową poprzez identyfikowanie nietypowych wydatków.
• Wskazują obszary, w których możliwe jest ograniczenie kosztów.
• Pomagają w przygotowaniu dokumentacji do audytów i rozliczeń podatkowych.
• Umożliwiają korzystanie z przysługujących ulg podatkowych i obniżenie obciążenia podatkowego.

Podsumowując, korzyści wynikające z prowadzenia raportów wydatków wykraczają poza zwykłą ewidencję finansową i stanowią istotny element zarówno zarządzania finansami osobistymi, jak i firmowymi.

Zarządzanie wydatkami za pomocą raportu wydatków jest niezwykle istotne. Można również wspomagać się narzędziami finansowymi opartymi na sztucznej inteligencji. Jednakże, nawet przy najlepszych intencjach, tworzenie raportu od podstaw może być trudne i czasochłonne. Aby ułatwić Ci to zadanie, przygotowaliśmy listę szablonów, które z pewnością przydadzą się podczas tworzenia raportów.

HubSpot

Szablon od HubSpot można pobrać w formatach Word, Excel, Arkusze Google i PDF. Jest to konfigurowalny szablon, który pozwala na wprowadzenie okresu rozliczeniowego oraz danych pracownika, takich jak imię, nazwisko, dział, stanowisko i cel.

Szablon zawiera szereg niezbędnych kolumn kategorii, ale użytkownik ma możliwość dodania kolejnych, wedle potrzeb. Po wprowadzeniu wszystkich wydatków do odpowiednich kolumn, łączna kwota zostanie obliczona automatycznie. Firmy mogą również uwzględnić w raporcie informacje dotyczące zatwierdzenia, uwagi i całkowitą kwotę do zwrotu.

FreshBooks

Korzystając z szablonu raportu wydatków od FreshBooks, można łatwo monitorować wydatki firmowe, co jest niezbędne w księgowości biznesowej. Ułatwia to proces monitorowania kosztów, gdyż wystarczy pobrać szablon i zacząć go wypełniać. Dzięki temu stworzenie kompleksowego raportu za dowolny okres nie zajmuje wiele czasu.

Szablon można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy. Umożliwia dodanie nazwy przedsiębiorstwa, adresu, danych klienta, kwoty wydatku, podatku oraz notatek. Mogą go używać zarówno małe firmy, duże przedsiębiorstwa, jak i osoby prywatne.

WPS

Szablon wykresu raportu z wydatków od WPS można pobrać i otworzyć w programie MS Excel. Użytkownicy pakietu WPS Office mogą go również edytować za pomocą swojego pakietu biurowego.

W tym szablonie możliwe jest dodawanie wydatków z podziałem na kategorie, dla każdego miesiąca w roku. Po wprowadzeniu danych, zostaną wygenerowane trendy wydatków.

Zoho

Szablon raportu wydatków od Zoho jest dostępny za darmo i można go pobrać bez konieczności rejestracji. Można go używać zarówno w celach osobistych, jak i firmowych. Jest dostępny w formacie XLS i można go otworzyć w programie Excel.

Szablon Zoho zawiera podstawowe kolumny, takie jak opis wydatku, data, kategoria i kwota. Można go jednak dostosować do swoich potrzeb. Umożliwia również dodanie logo firmy, numeru raportu, nazwy, daty i opisu.

Inteligentny arkusz

Inteligentny arkusz oferuje szeroki wybór szablonów raportów wydatków, które można wykorzystać do różnych celów. Dostępne są szablony raportów tygodniowych, miesięcznych, biznesowych, a także proste szablony i moduły śledzenia wydatków. Możesz pobrać szablony kompatybilne z programem Excel i odpowiednio je dostosować.

Raporty Smartsheet umożliwiają określenie zakresu czasowego raportowania wraz z jego celem. Znajdują się w nich kolumny do wprowadzania szerokiego zakresu kategorii wydatków, co minimalizuje potrzebę dalszej personalizacji. Dostępne są również kolumny na dodatkowe notatki, podpisy osób zatwierdzających i szczegółowe listy wydatków. Szablon zawiera również ostrzeżenie o konieczności załączenia niezbędnych rachunków.

Spendesk

Jeśli szukasz gotowego szablonu do monitorowania wydatków, skorzystaj z tego dostępnego na stronie Spendesk. Ułatwia to pracę, ponieważ szablon jest dostępny w Arkuszach Google i formatach obsługiwanych przez program Excel.

Szablon jest odpowiedni dla pracowników, którzy muszą przesłać raport wydatków za miesiąc lub inny określony okres. Typowe kategorie, takie jak koszty hoteli, transportu i posiłków, są już zawarte w szablonie. Po wprowadzeniu daty, kwoty i opisu, szablon automatycznie obliczy sumę do zwrotu.

Signeasy

Jesteś właścicielem małej firmy i potrzebujesz szablonu raportu wydatków do regularnego użytku? Wypróbuj ten szablon od Signeasy. Jest to konfigurowalny szablon, który można edytować w programach MS Word, MS Excel oraz Arkuszach Google.

Pomaga pracownikom śledzić wydatki, z uwzględnieniem kategorii. Szablony online pozwalają również na rezygnację z dokumentów papierowych, co jest korzystne dla środowiska. Korzystanie z tego szablonu sprawi, że praca zespołu stanie się bardziej efektywna i pozytywnie wpłynie na doświadczenia pracowników.

Divvy

Divvy oferuje funkcjonalny szablon raportu wydatków, za pomocą którego pracownicy mogą ubiegać się o zwrot kosztów od swojej firmy. Za pomocą tego szablonu można monitorować środki własne wydane w celach biznesowych. Dzięki temu szablonowi nie trzeba zastanawiać się, jak stworzyć raport od zera.

Ten darmowy szablon Divvy umożliwia śledzenie wydatków służbowych i ubieganie się o ich zwrot od pracodawcy. Można w nim zawrzeć szczegółowe informacje o wydatkach, takie jak cel, miejsce i data. Pracodawca ma możliwość zweryfikowania raportu i dokonania zwrotu kosztów.

Klippa

Szablon od Klippa to dedykowane narzędzie, które umożliwia śledzenie wydatków związanych z podróżami służbowymi. Można w nim uwzględnić koszty z podziałem na kategorie. Oprócz samej kwoty, możliwe jest dodanie szczegółowych opisów, w tym rachunków i kwot podlegających opodatkowaniu. Szablon dostępny jest w formacie Word i Excel.

Przy pomocy tego szablonu pracownicy mogą ubiegać się o zwolnienie wydatków podróżnych z podatku. W koszty podróży wlicza się zazwyczaj zakwaterowanie, wyżywienie i transport. Z rozwiązań Klippa mogą skorzystać również pracodawcy.

Podsumowanie

Szablony raportów wydatków to skuteczna metoda zarządzania kosztami i monitorowania budżetu. W tym artykule przedstawiliśmy najlepsze dostępne szablony, które mogą być pomocne zarówno dla osób fizycznych, jak i dla firm.

Jeśli jednak uważasz, że szablony to niewystarczające rozwiązanie dla Twojej organizacji, warto rozważyć skorzystanie z dedykowanych aplikacji do monitorowania wydatków.