Jak napisać informację prasową [+ 4 Templates]

Szablony komunikatów prasowych stanowią niezwykle przydatne narzędzie, wspomagające tworzenie i publikację profesjonalnie wyglądających materiałów, które skutecznie promują Twoją markę i przyciągają do niej uwagę.

Dzięki nim, zyskasz możliwość zainteresowania mediów i dziennikarzy swoimi wydarzeniami, nowymi pracownikami, nawiązanymi współpracami, fuzjami, przejęciami oraz innymi ważnymi ogłoszeniami i inicjatywami.

W ten sposób, możesz skutecznie informować o istotnych wydarzeniach w Twojej firmie, promować organizowane eventy, a także zwiększyć efektywność zbiórek funduszy, co przekłada się na wiele innych korzyści.

Rozpoczynając pracę nad komunikatem prasowym, musisz dokładnie przemyśleć i zaplanować wiele aspektów – od projektu i kolorystyki, po formatowanie pól tekstowych. Proces ten jest czasochłonny, a w przypadku zbliżającego się terminu wydarzenia, przygotowanie wysokiej jakości materiału staje się jeszcze bardziej wymagające.

Jednakże, korzystając z gotowego szablonu komunikatu prasowego, możesz znacząco uprościć to zadanie.

Wystarczy wybrać szablon, który najlepiej pasuje do charakteru Twojego wydarzenia, dostosować go do własnych potrzeb i opublikować.

Czyż nie jest to rozwiązanie o wiele prostsze?

Z pewnością tak.

W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej komunikatom prasowym, omówimy ich strukturę oraz przedstawimy najlepsze szablony, które możesz wykorzystać.

Zaczynajmy!

Czym jest komunikat prasowy?

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie, przekazywane mediom w celu poinformowania o istotnym wydarzeniu. Jest to forma narracji, której celem jest przyciągnięcie uwagi redakcji, dziennikarzy oraz innych mediów, aby zachęcić ich do podzielenia się tą informacją z szerszą publicznością.

Przykładowo, firma może wydać komunikat prasowy informujący o zatrudnieniu nowych specjalistów, wprowadzeniu na rynek innowacyjnego produktu, czy też innych znaczących wydarzeniach, o których chce poinformować opinię publiczną.

Komunikaty prasowe są również wykorzystywane do informowania o wydarzeniach takich jak koncerty, zbiórki pieniędzy, inicjatywy organizacji non-profit, fuzje, przejęcia, premiery książek, nagrody, rozpoczęcia działalności startupów i wiele innych.

Możemy wyróżnić kilka głównych rodzajów komunikatów prasowych:

• Ogólne ogłoszenie: Jest to standardowy komunikat, informujący o konkretnych, ograniczonych czasowo wydarzeniach, takich jak wprowadzenie nowego produktu, ogłoszenie wyników finansowych, czy też zatrudnienie nowych pracowników. Jest on adresowany do redaktorów, dziennikarzy, inwestorów oraz klientów.
• Marketing treści: Komunikaty prasowe mogą być wykorzystane w ramach strategii content marketingu, aby bezpośrednio dotrzeć z informacją do odbiorców. Tego typu komunikat jest tworzony z myślą o zasadach content marketingu, edukując i informując odbiorców, a także zachęcając ich do skorzystania z oferty. Może przybrać formę ciekawej historii, która na końcu zawiera wezwanie do działania (CTA).
• Komunikat prasowy „evergreen”: W porównaniu do ogólnych ogłoszeń, ten typ komunikatu ma dłuższą żywotność. Zazwyczaj publikowany jest online i ma na celu budowanie wizerunku marki, a nie jedynie informowanie o konkretnym wydarzeniu. Wymaga on bardziej angażującego i kreatywnego podejścia w pisaniu, aby skutecznie dotrzeć do odbiorców.

Jak napisać skuteczny komunikat prasowy

Proces tworzenia komunikatu prasowego staje się znacznie prostszy, jeśli znasz jego standardową strukturę oraz wykorzystujesz wiedzę o swojej grupie docelowej. Chociaż treść, styl i ton komunikatu mogą się różnić w zależności od konkretnej organizacji i celu, jego podstawowa struktura pozostaje niezmienna.

Zazwyczaj komunikat prasowy ma objętość od 300 do 800 słów, przy czym treść główna składa się z 4-5 akapitów i ogranicza się do 400-500 słów. Jego kluczowe elementy to:

• Logo: Na górze komunikatu powinno znajdować się logo Twojej firmy, co ułatwi identyfikację autora oraz wzmocni wizerunek marki.
• Informacje kontaktowe: Dane takie jak nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, adres siedziby i inne istotne informacje, powinny zostać podane, aby umożliwić przedstawicielom mediów łatwy kontakt z firmą.
• Data publikacji: Należy wskazać datę planowanej publikacji komunikatu. Jeśli informacja ma być upubliczniona od razu, należy użyć sformułowania „DO NATYCHMIASTOWEJ PUBLIKACJI”, w przeciwnym razie należy określić datę przyszłą.
• Nagłówek i podtytuł: Aby przyciągnąć uwagę mediów, nagłówek musi być jasny, konkretny, kreatywny i zwięzły, a jednocześnie w 1-6 słowach podsumowywać istotę wydarzenia. Można również dodać podtytuł, który uzupełni informacje zawarte w nagłówku.
• Linia daty: Jest to tekst określający datę i miejsce wydarzenia. Standardowy format to: „Miasto, Województwo/Stan, Data”.
• Lead: Jest to pierwszy, krótki akapit, który zawiera najważniejsze informacje o wydarzeniu, odpowiadając na pytania: co, kto, kiedy, dlaczego, gdzie i jak. Powinien on w zwięzły sposób przedstawiać istotę całej wiadomości.
• Treść: Kolejne 2-3 akapity rozwijają temat, zawierają ogólne informacje, cytaty, dane statystyczne, ważne źródła oraz inne pomocne elementy.
• Boilerplate: To zwięzły opis działalności Twojej organizacji, znany również jako sekcja „O nas”. Umieszcza się go w ostatnim akapicie i może być ponownie wykorzystany w innych komunikatach prasowych.
• Wezwanie do działania (CTA): Jest to krótki, bezpośredni tekst, który informuje odbiorców o kolejnych krokach, jakie mają podjąć. Przykłady: „Wypróbuj 14-dniowy bezpłatny okres próbny”, „Zapisz się do newslettera” itp.
• Zakończenie: Komunikat prasowy można zakończyć symbolem „###”. Oznacza to dla drukarzy, że dalsza treść nie powinna być drukowana.

Przejdźmy teraz do omówienia darmowych szablonów komunikatów prasowych, dostępnych w różnych źródłach:

Smartsheet

W Smartsheet znajdziesz obszerny zbiór darmowych szablonów komunikatów prasowych. Umożliwiają one szybkie rozpoczęcie kampanii informacyjnej bez konieczności poświęcania czasu na tworzenie formatu od podstaw.

Wszystkie dostępne szablony zostały starannie opracowane przez ekspertów w dziedzinie marketingu. Znajdziesz tam szablony komunikatów prasowych dedykowane mediom społecznościowym, wydarzeniom, premierom, aktualnościom biznesowym, nagrodom, a także standardowe szablony.

Szablony posiadają przejrzyste sekcje wraz ze wskazówkami dotyczącymi treści, które należy w nich umieścić. W rezultacie, z łatwością zawrzesz wszystkie istotne informacje, odpowiadając na pytania: co, kiedy, kto, dlaczego, gdzie i jak.

Dodatkowo, możesz uwzględnić podstawowe dane biznesowe, takie jak logo firmy, datę i godzinę publikacji, dane kontaktowe i inne. Szablony komunikatów prasowych o wydarzeniach oferowane przez Smartsheet są uniwersalne, pasujące do różnorodnych imprez takich jak pokazy mody, festiwale filmowe, wystawy sztuki, wydarzenia sportowe, otwarcia restauracji, itp. Możesz również edytować przykładowy tekst, aby dostosować go do specyfiki swojego eventu.

Te szablony są łatwe do dostosowania. Możesz umieścić w nich multimedia i dodać linki do mediów społecznościowych, strony internetowej i innych źródeł.

Jotforma

Niezależnie od tego, czy chcesz ogłosić nowozatrudnione osoby, premiery produktów, czy też wydarzenia, Jotforma oferuje szeroki wybór gotowych szablonów komunikatów prasowych, które są profesjonalne i atrakcyjne wizualnie. Wystarczy wybrać odpowiedni szablon i zacząć go dostosowywać.

Dostosowanie szablonów jest intuicyjne dzięki edytorowi PDF, w którym możesz wprowadzić wszystkie szczegóły i natychmiast wygenerować gotowy komunikat prasowy. Edytor typu „przeciągnij i upuść” pozwala na modyfikację wyglądu szablonu poprzez dodawanie pól tekstowych, dzięki czemu dostosujesz komunikat do stylu i wizerunku swojej marki.

Po wypełnieniu formularza z wymaganymi informacjami, wybrany szablon automatycznie wygeneruje komunikat prasowy w formacie PDF. Możesz go następnie pobrać i udostępnić w mediach społecznościowych, wysłać e-mailem, lub bezpośrednio opublikować na swojej stronie internetowej.

Jotform oferuje różne rodzaje szablonów komunikatów prasowych, takie jak:

• Komunikat prasowy o wprowadzeniu produktu, który przyciągnie uwagę mediów i opinii publicznej.
• Muzyczny komunikat prasowy, skierowany do miłośników muzyki.
• Komunikat prasowy o koncercie, mający na celu zainteresowanie mediów i społeczności.
• Komunikat prasowy o wydarzeniu, zawierający informacje o dacie, cenach biletów, miejscu i innych szczegółach.
• Komunikat prasowy o wydarzeniu teatralnym, który pomoże zwiększyć sprzedaż biletów.
• Komunikat prasowy w mediach społecznościowych, który ma na celu uhonorowanie sukcesu profilu w mediach społecznościowych.
• Komunikat prasowy wysyłany e-mailem, który ma na celu dotarcie do szerokiej grupy odbiorców i klientów.
• Komunikat prasowy o premierze nowej książki, który ma wzbudzić zainteresowanie mediów i społeczności.
• Komunikat prasowy artysty, który ma na celu promowanie nowych talentów.
• Komunikat prasowy o nowych naborach w firmie.
• Komunikat prasowy organizacji non-profit, który informuje o działalności charytatywnej.
• Komunikat prasowy dotyczący pandemii koronawirusa, który informuje o zmianach w organizacji pracy.

Zacznij korzystać z Jotform i dostosuj szablony do swoich potrzeb.

Prowly

Prowly oferuje 13 darmowych szablonów komunikatów prasowych, które pasują do różnych okazji. Możesz je pobrać w formatach PDF i Microsoft Word, a następnie dowolnie modyfikować.

Szablony stworzone w kreatorze Prowly są łatwe w dostosowaniu. Dostępne są m.in. szablony dla:

• Nowych produktów.
• Aktualizacji produktu.
• Zapowiedzi nowej książki.
• Wydarzeń.
• Muzyki.
• Nowych stanowisk pracy.
• Ogłoszenia rezygnacji.
• Rebrandingu.
• Ogłoszenia nowego partnera.
• Ogłoszenia zwycięzcy nagrody.
• Otwarcia nowej lokalizacji.
• Oświadczenia.
• Ogłoszenia sportowego.

Każdy komunikat prasowy zawiera nagłówek, lead, który odpowiada na pytania: co, dlaczego, kto, kiedy, gdzie, treść wyjaśniającą informacje, termin, dane kontaktowe do mediów i informacje o firmie, które pomogą dziennikarzom zrozumieć kontekst i napisać artykuł.

Visme

Podziel się ważnymi wiadomościami o swojej firmie za pomocą profesjonalnego komunikatu prasowego. Wypróbuj Visme, który oferuje szablony, które przyciągną uwagę mediów.

Szablony dostępne w Visme są łatwe do edycji i publikacji. Wyróżniają się atrakcyjnym i praktycznym designem, dzięki czemu Twój komunikat ma większe szanse na zauważenie. Dostosuj je do identyfikacji wizualnej swojej marki, korzystając z edytora typu „przeciągnij i upuść”.

Dostosuj komunikaty prasowe, zmieniając czcionki i kolory, edytując tekst, dodając obrazy i logo. W ten sposób stworzysz unikatowy komunikat, który pasuje do identyfikacji marki i przyciągnie uwagę mediów i dziennikarzy.

Visme oferuje szablony komunikatów prasowych dotyczące takich tematów jak:

• Ogłoszenie trasy koncertowej.
• Ogłoszenie nowego gracza.
• Ogłoszenie nowego CEO.
• Ogłoszenie partnerstwa.
• Przejęcia.
• Nieruchomości.
• Ogłoszenia polityczne.
• Działalność charytatywna.
• Wielkie otwarcie.
• Nowe stanowiska pracy.
• Promocja artysty.
• Sport.
• Policja.
• Straż pożarna.
• Wsparcie dla organizacji pozarządowych i zbiórki pieniędzy.
• Wprowadzenie produktu Amazon.
• Uruchomienie grupy finansowej.
• Uruchomienie smartfona.
• Społeczna odpowiedzialność biznesu.
• Nagroda szpitala.
• Zatrudnienie w agencji reklamowej.
• Programy telewizyjne.
• Partnerstwo hotelowe.
• Zmiany w procesie twórczym i strategii marketingowej.
• Muzyka.
• Uruchomienie startupu.
• Wprowadzenie produktu na rynek.
• Promocja wydarzenia.
• Premiera książki.
• Zbiórka funduszy non-profit.
• Fuzje.
• Podpisywanie umów.

Możesz pobrać dowolny szablon komunikatu prasowego w wysokiej rozdzielczości jako plik PDF lub obraz. Możesz również opublikować go online i udostępnić za pomocą linku. Dodatkowo możesz zamieścić go na swoim blogu lub stronie internetowej. Visme umożliwia generowanie prostego kodu do osadzenia na stronie.

Visme zapewnia również kontrolę prywatności, interaktywność, bibliotekę slajdów i opcje dodawania multimediów, które można wykorzystać w dowolnym miejscu.

Kilka wskazówek, jak napisać przekonujący komunikat prasowy

• Poznaj swoją grupę docelową: Komunikat prasowy ma pomóc w pozyskiwaniu klientów. Dzięki analizie grupy docelowej możesz stworzyć informację, która skutecznie zaprezentuje Twoją markę.
• Bądź konkretny: Standardowa długość komunikatu to 400-500 słów. Dlatego powinieneś uwzględnić jedynie najważniejsze informacje dotyczące wydarzenia. Pomaga to utrzymać uwagę czytelników.
• Pisz jak dziennikarz: Pisząc w stylu dziennikarskim, ułatwisz pracę redakcjom, które będą mogły skorzystać z treści bez większych zmian. Zwiększy to szansę na publikację Twojego komunikatu prasowego. Unikaj używania słów „my” lub „ja”, zamiast tego pisz w trzeciej osobie.
• Używaj standardowych czcionek: Nie używaj stylowych czcionek, aby przyciągnąć uwagę, skup się na jasnym i zwięzłym przekazywaniu informacji. Używaj prostego języka, standardowych czcionek i przejrzystego formatowania, aby ułatwić odbiorcom zrozumienie.
• Bądź kreatywny: Zachowując zwięzłość, postaraj się być kreatywnym. Twój komunikat ma nie tylko prezentować suche fakty, ale także wzbudzać zainteresowanie odbiorców. Używaj kolorów, ale pamiętaj o profesjonalizmie.
• Marketing treści: Traktuj komunikat prasowy jako element content marketingu. Powinien on prezentować markę, jej wartości oraz informować i edukować czytelników.
• Unikaj żargonu: Komunikat prasowy jest przeznaczony dla szerokiej publiczności. Unikaj więc żargonu, który może zniechęcić potencjalnych klientów.

Usługi dystrybucji komunikatów prasowych

Nawet najlepszy komunikat prasowy nie przyniesie efektu, jeśli nie dotrze do właściwych mediów we właściwym czasie. W tym pomagają usługi dystrybucji komunikatów prasowych. Ułatwiają one rozsyłanie informacji na różnych platformach informacyjnych, w tym Bloomberg, Fox, NBC i Google News. EIN Presswire jest jedną z takich platform.

Podsumowanie

Komunikat prasowy to potężne narzędzie, które przyciąga uwagę mediów i klientów, promując Twoją markę.

Zamiast tracić czas na tworzenie komunikatu prasowego od podstaw, skorzystaj z dostępnych szablonów. Dostosuj je do swoich potrzeb i pozwól swojej marce zabłysnąć!