Zakres dokumentu roboczego pomaga uniknąć domysłów i nieporozumień w projekcie oraz utrzymać go na właściwej drodze podczas współpracy z klientami zewnętrznymi.
Dzisiejsze firmy współpracują z wieloma podmiotami przed ukończeniem projektu. Do takiej współpracy firmy potrzebują profesjonalnego dokumentu. Mogą więc odnieść się do tego później, jeśli współpracujące strony zewnętrzne nie dostarczą rezultatów projektu zgodnie z uzgodnionymi specyfikacjami.
Jednym z takich dokumentów biznesowych jest zakres prac. Potrzebujesz go zawsze, gdy podejmujesz projekty od kogoś innego lub współpracujesz z podmiotami trzecimi.
Czytaj dalej, aby nauczyć się pisać dokument dotyczący zakresu pracy w jasnym i łatwym do zrozumienia języku. Poznasz również zasoby online, które oferują różne rodzaje szablonów zakresu pracy i konstruktorów opartych na formularzach.
Spis treści:
Wstęp
Zakres prac, czyli dokument SoW, to dokument, w którym opisano szczegółowe informacje o podstawach projektu. Wiele osób uważa to również za pisemną umowę między nimi a innymi interesariuszami projektu, w tym agentami, dostawcami usług i podwykonawcami.
Dokument zwykle wyjaśnia, w jaki sposób każde zadanie lub faza projektu jest zakończona, rezultaty, oczekiwane wyniki, harmonogramy płatności i proces. Korzystając z tego, freelancerzy lub zespoły mogą jasno i zwięźle wspomnieć, czego interesariusze mogą oczekiwać od projektu.
W przypadku nieporozumień działa to jako opcja dla wszystkich stron. Dzięki temu każdy wie, co musi zrobić, aby projekt działał dla obu stron. Dokument SoW to także fantastyczny sposób na skuteczną komunikację, której brak może spowodować niepowodzenie projektu i relacji klient-interesariusz.
Niezbędne komponenty
W zależności od rodzaju projektu i branży dokument będzie się różnić. Są to jednak wspólne elementy, które należy uwzględnić w prawie wszystkich zakresach prac, aby zapewnić przejrzystość.
Klucz informacyjny
W każdym dokumencie SoW musisz zawrzeć podstawowe szczegóły projektu, aby czytelnicy od razu zorientowali się, o co w nim chodzi. Dołącz nazwę projektu, nazwisko autora, nazwę klienta, datę i inne ważne informacje.
Cele projektu
Dodanie krótkiego opisu projektu w specyfikacji prac zawsze pomaga. Pamiętaj, aby podać tło projektu, cele, opis problemu i zaangażowanych ludzi, ale zwięźle.
Opis towarów i usług w postaci listy
Przejdźmy teraz do najważniejszej części tego dokumentu — towarów i usług, które dostarczysz lub wykonasz w ramach projektu.
Lepiej podzielić rezultaty na mniejsze części i wypisać je jako zadania i podzadania. Niezależnie od tego, czy jest to projekt niezależny, czy projekt zespołowy, przedstaw zadania w tabeli wraz z przewidywanymi terminami realizacji i osobami kontaktowymi.
Wyniki projektu
Może nie być to konieczne w przypadku wszystkich dokumentów SoW, ale wzmianka o tym, co klient otrzyma po zakończeniu projektu, jest korzystna. Dzięki temu będą wiedzieć, czego mogą oczekiwać od Ciebie i Twojego zespołu.
Czas projektu
Czas odgrywa kluczową rolę we wszystkich projektach; w związku z tym należy uwzględnić czas zakończenia. Wspomnij, kiedy zaczniesz nad nim pracować i kiedy go skończysz. Nie zapomnij również wspomnieć o kamieniach milowych lub osiągnięciach, które chcesz osiągnąć po drodze.
Lista poza zakresem
Kolejny opcjonalny składnik dokumentu SoW przeniesie go na wyższy poziom. W tej sekcji umieść wszystko, czego nie chcesz uwzględniać w swoim projekcie, ale klienci mogą tego od Ciebie oczekiwać. To wszystko wyjaśni i unikniesz nieporozumień.
Protokół zmian
Gdy tworzysz SoW przed rozpoczęciem projektu, później może pojawić się konieczność wprowadzenia zmian w zakresie projektu, o którym mowa w tym dokumencie. Z tego powodu musisz dodać protokół, za pomocą którego będziesz mógł dokonywać w nim zmian.
Zasady płatności
Wszystkie płatne projekty powinny zawierać sekcję, w której musisz opisać koszt projektu i tryb płatności. Jeśli projekt wymaga zainwestowania pieniędzy w towary, robociznę, infrastrukturę lub inne koszty ogólne, uwzględnij to w tej sekcji. Wspomnij także o harmonogramach płatności, płatnościach za kamienie milowe i innych szczegółach w dokumencie zakresu prac.
Zasady i warunki
W tej sekcji należy zawrzeć wszystkie warunki projektu. Tutaj możesz również wyjaśnić terminy użyte w Zakresie obowiązków oraz wszelkie warunki, których nie wyjaśniłeś wcześniej.
Przyjęcie
Na koniec dodaj tę sekcję, która zmieni to w prawnie wykonalną umowę. Tutaj umieść podpis klienta i zaoferuj miejsce na podpisy innych interesariuszy.
Przypadków użycia
Każda umowa dotycząca uruchomienia projektu między klientem a podmiotem outsourcingowym powinna zawierać dokument SoW. Znajdź poniżej kilka rzeczywistych przypadków użycia zakresu dokumentów Word i ich szablonów:
# 1. Budowlane Prace Architektoniczne
Ponieważ prace architektoniczne dla budynków biznesowych i prywatnych wiążą się z wieloma wydatkami, ryzykiem i inwestycjami czasowymi, należy użyć standardowego dokumentu SoW, z którego korzysta większość firm budowlanych.
Poniższy szablon to znormalizowany dokument SoW, który zawiera wszystkie istotne elementy, takie jak definicja projektu, informacje o kliencie i projekcie, proces wyboru architekta, harmonogram projektu, wymagania dotyczące zatwierdzenia, cel ogólny itp.
Pobierz: Szablon prac architektonicznych za darmo MS Word/Google Docs
#2. Remonty wewnętrzne i zewnętrzne
Różne agencje i wykonawcy wystroju wnętrz używają tego dokumentu zakresu prac do sfinalizowania indywidualnych lub biznesowych umów renowacji projektów. Możesz użyć szablonu, jeśli jesteś nowym uczestnikiem w tej dziedzinie i nie masz pojęcia, jak go utworzyć.
Poniższy wzór dokumentu SoW został opracowany zgodnie z potrzebami amerykańskich generalnych wykonawców renowacji budynków komercyjnych lub mieszkalnych. Zawiera wszystkie treści „w zakresie” prac remontowych. Możesz jednak dodać więcej lub usunąć niektóre zgodnie z projektem, nad którym pracujesz.
Pobierz: Szablon prac remontowych za darmo MS Word/Google Docs
#3. Projekty krajobrazu mieszkalnego i komercyjnego
Projekty krajobrazu obejmują wiele mokrych prac, a także profesjonalne popisy. Dokument SoW jest dla Ciebie szansą na wykazanie się kreatywnością i gustem projektowym, tak aby zleceniodawca miał kolejny solidny punkt do zatrudnienia Twojej agencji.
Ten szablon zakresu prac związanych z architekturą krajobrazu składa się z bloków obrazów, w których można umieścić logo marki, palety kolorów marki, ikony i przykłady prac. Jest dodatkowa pusta strona, której możesz użyć do napisania większej ilości treści. Dla każdej strony możesz zmienić przykładowy obraz krajobrazu.
Pobierz: szablon SoW dotyczący projektowania krajobrazu za darmo w MS Word/Google Docs
#4. Marketing mediów społecznościowych
Pomaganie firmom w reklamach w mediach społecznościowych i kampaniach marketingowych jest lukratywne. Zajmują się tym różni freelancerzy i agencje marketingu cyfrowego. Jeśli również jesteś w tej domenie, dokument SoW może ci pomóc na dłuższą metę.
Poniżej znajdziesz uporządkowany, klarowny, profesjonalny szablon dokumentacji marketingowej w mediach społecznościowych, który agencje i freelancerzy mogą wykorzystywać komercyjnie. Zawiera niezbędne elementy dokumentu SoW, takie jak dane klienta, opisy projektów, szczegóły kampanii, kluczowe rezultaty, tabele kampanii itp.
Pobierz: Szablon SoW marketingu w mediach społecznościowych za darmo MS Word/Google Docs
#5. Kontrakty rządowe
Dokument SoW jest bardzo potrzebny w przypadku prac kontraktowych, które możesz otrzymać od władz federalnych, stanowych, gmin i hrabstw. Przekonasz się również, że zakres dokumentów roboczych dotyczących kontraktów rządowych jest najbardziej rozbudowany pod względem treści i zakresu.
Tutaj znajdziesz przykład szablonu SoW dla rządowych projektów kontraktowych. Pozwala dodać logo agencji i inne treści zakresu prac, takie jak nazwa organizacji, nazwa projektu, szczegóły autora, tło i cele projektu, opis projektu, harmonogram/harmonogram, propozycja kosztów dostawcy itp.
Może być konieczne dodanie lub wykluczenie treści w zależności od projektu kontraktu rządowego, który Cię interesuje. Przed przesłaniem ostatecznej wersji roboczej zapoznaj się z wymaganiami projektu dotyczącymi formatu dokumentu SoW.
Pobierz: Szablon specyfikacji zamówienia dla kontraktów rządowych za darmo w MS Word/Google Docs
Co zrobić, aby napisać dokument SOW ✔
- Podaj wyraźne szczegóły dotyczące pracy, płatności, zasobów, terminu, kamieni milowych itp.
- Dodaj elementy wizualne, takie jak zdjęcia produktu końcowego lub usługi, których oczekujesz, wykresy, wykresy, tabele itp.
- Jeśli dokument zawiera żargon biznesowy, upewnij się, że ty i strona podpisująca zdefiniowaliście go przed zleceniem projektu.
- Jeśli jest to projekt długoterminowy z wieloma złożonymi rezultatami, które zależą od czasu, dołącz harmonogram przeglądu zakresu prac w odstępach miesięcznych lub kwartalnych.
- Dokument powinien również zawierać definicje sukcesu projektu. Po ukończeniu projektu klient może łatwo przejrzeć definicje sukcesu i nie będzie miejsca na niepotrzebne przeglądy i przeróbki.
- Spraw, aby SoW był ostry, zwięzły i krótki. Nie używaj zbędnych wypełniaczy do wydłużania dokumentu.
- Musisz sporządzić dokument, współpracując z zewnętrznymi i wewnętrznymi interesariuszami. Na przykład interesariuszami wewnętrznymi będą Twój zespół projektowy, a interesariuszami zewnętrznymi będą klienci i dostawcy zewnętrzni.
- Wspomnij o ściśle powiązanych usługach, które nie są dostarczane z projektem, takich jak hosting po stworzeniu strony internetowej, publikowanie aplikacji po opracowaniu aplikacji itp., chyba że klient płaci za usługę.
Przejdźmy teraz do tego, czego nie należy robić, aby napisać dokument dotyczący zakresu pracy (SOW).
Nie należy pisać dokumentu SOW ❌
- Nie wahaj się korzystać z szablonów dokumentów SoW i przykładów odpowiedniego projektu podczas tworzenia swojego. Zaoszczędzi to czas i wysiłek.
- Nie umieszczaj w dokumencie niejasnych i niejednoznacznych treści, które podwykonawcy, dostawcy i inne strony trzecie mogą wykorzystać na swoją korzyść i spowodować szkody pieniężne.
- Nie spiesz się z procesem opracowywania dokumentu zakresu prac. Usiądź ze współpracownikami i skrupulatnie zaplanuj dokument, uwzględniając wszystkie definicje, kamienie milowe, ograniczenia, budżet itp.
- Nie zapomnij jasno określić elementów dostarczanych w projekcie, które są „poza zakresem” i „w zakresie”.
- Jeśli projekt zakłada określony czas trwania szkolenia zawodowego, nie zapomnij podać tego w dokumencie wraz z kosztami.
- W niektórych dokumentach SoW brakuje instrukcji krok po kroku, w jaki sposób klient powinien skontrolować rezultaty, aby mógł zadeklarować zakończenie projektu. Upewnij się, że nie popełniasz tego błędu. Uwzględnij wstępnie zatwierdzone kroki, które definiują projekt jako ukończony zgodnie z warunkami uruchomienia.
- Długoterminowe projekty mogą wymagać zmian, zmian zakresu, zmian możliwych do dostarczenia itp. Nie zapomnij wspomnieć o takich możliwościach w dokumencie SoW.
Ponadto sprawdź bezpłatne zasoby szablonów dla dokumentów SOW.
Darmowe zasoby szablonów
Inteligentny arkusz
W Smartsheet użytkownicy mogą znaleźć wiele bezpłatnych szablonów zakresów pracy do użytku osobistego. Tutaj szablony są dostępne w Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Dokumentach Google i Arkuszach Google.
Marketing cyfrowy, budownictwo komercyjne, tworzenie oprogramowania, projektowanie wnętrz, projektowanie stron internetowych i przebudowy to niektóre popularne branże, w których można korzystać z tych szablonów tej platformy.
Archiwum szablonów
Archiwum szablonów to kolejny serwis, na którym można znaleźć bezpłatne zasoby do tworzenia zakresu dokumentów roboczych. Szablony mają różne projekty i formaty, dzięki czemu możesz wybrać według swojej marki lub projektu. Co więcej, możesz je łatwo pobrać i edytować, aby stworzyć unikalny dokument SoW.
FormSwift
FormSwift umożliwia utworzenie zakresu dokumentu roboczego dla kolejnej propozycji projektu na dwa sposoby. Najpierw pobierz ogólny szablon w programie Microsoft Word lub Adobe PDF z witryny internetowej. Następnie możesz wypełnić puste pola, aby utworzyć niestandardowy dokument zakresu prac.
Po drugie, możesz przejść przez kreator SoW z przewodnikiem, w którym wpisujesz odpowiednie szczegóły, a kreator kontynuuje tworzenie dokumentu. Utworzenie dokumentu online na tej platformie zajmuje około 20 minut.
Ostatnie słowa
Teraz znasz już zakres dokumentu roboczego, jego komponenty oraz zalecenia i zakazy tworzenia profesjonalnego dokumentu SoW, który pokocha Twój klient. Co więcej, odkryłeś również kilka przypadków użycia, w których możesz użyć dokumentów SoW.
Aby jeszcze bardziej pomóc, w artykule przedstawiono niektóre zakresy internetowych narzędzi do tworzenia dokumentów roboczych i bibliotek szablonów. Możesz utworzyć dokument SoW online, korzystając z dowolnej z powyższych platform, postępując zgodnie z przewodnikiem krok po kroku lub pobierając i dostosowując szablon.
Być może zainteresują Cię również najlepsze narzędzia do ePodpisywania dokumentów, takie jak zakres prac czy zlecenia pracy.