Programy do kontroli wydatków umożliwiają monitorowanie, wgląd, zgodność i dokumentowanie finansów, wspierając przedsiębiorstwa w redukcji kosztów, unikaniu nieplanowanych wydatków oraz terminowych płatnościach na rzecz kontrahentów i pracowników.
Firmy alokują budżety na różnorodne cele, takie jak polisy ubezpieczeniowe, inwestycje kapitałowe czy uzupełnianie magazynów. Jednakże, niekontrolowane wydatki mogą negatywnie wpływać na rentowność firmy, szczególnie gdy przeciekają z budżetu.
Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa, wspomniane problemy eskalują, zagrażając jego dochodowości. Z tego względu, firmy, niezależnie od rozmiaru, stosują narzędzia do kontroli wydatków, aby monitorować przepływ środków i utrzymać go w ramach ustalonego budżetu.
Czym jest zarządzanie wydatkami?
Zarządzanie wydatkami to proces kontrolowania wszystkich zakupów i płatności dokonywanych przez firmę. Jego kluczowym celem jest rozliczenie każdego wydanego dolara oraz zapewnienie optymalnej wartości za poniesione koszty.
Skuteczna polityka zarządzania wydatkami powinna zautomatyzować i zintegrować wszystkie operacje związane z wydatkami, od momentu ich zainicjowania aż po rozliczenie z dostawcą. Takie szczegółowe podejście ma na celu zapewnienie, że zamówienia będą realizowane zgodnie z założeniami biznesowymi, a płatności dla dostawców, kontrahentów i innych stron trzecich będą dokonywane w ramach ustalonych umów.
Kluczowe znaczenie zarządzania wydatkami
Profesjonalne zarządzanie wydatkami przynosi szereg korzyści:
- Zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez automatyzację procesów śledzenia wydatków, które, gdy powierzone pracownikom, mogą być podatne na błędy i czasochłonne.
- Redukcja ryzyka i kosztów dzięki informacjom dostarczanym przez narzędzie o zamawianym produkcie, danych dostawcy i kosztach związanych z zaopatrzeniem.
- Wzmocnienie współpracy między działami firmy a podmiotami zewnętrznymi poprzez wdrożenie standardowego procesu zarządzania wydatkami w połączeniu z aplikacją cyfrową.
- Trwałe zwiększenie produktywności poprzez odciążenie pracowników od rutynowych zadań i umożliwienie im skupienia się na działaniach generujących przychód dla firmy.
Poniżej przedstawiamy zestawienie najlepszych narzędzi do zarządzania wydatkami, które pozwalają na kontrolowanie wszystkich przepływów pieniężnych i uzyskanie najwyższej wartości z inwestowanych środków:
Airbase
Airbase to kompleksowe narzędzie do zarządzania wydatkami dedykowane dla różnorodnych przedsiębiorstw, począwszy od startupów, przez małe i średnie firmy, aż po korporacje. Oferuje szereg zaawansowanych funkcji do kontroli kosztów, audytu i nadzoru.
Przykładowo, moduł do zarządzania paragonami oferuje egzekwowanie zgodności, bezproblemowe załączanie paragonów, dedykowaną komunikację mailową oraz funkcję udostępniania paragonów z różnych urządzeń. Dodatkowo, moduł bezpieczeństwa i wykrywania oszustw umożliwia kontrolę kart, limitowanie wydatków, blokowanie kart, detekcję podejrzanych transakcji, powiadomienia o próbach oszustw oraz bezpieczne udostępnianie danych kart wirtualnych.
Spendesk
Spendesk wyróżnia się wieloma intuicyjnymi funkcjami, w tym integracjami i optycznym rozpoznawaniem znaków (OCR). To narzędzie pozwala firmom na automatyzację powtarzalnych wydatków. Co więcej, jest na tyle zaawansowane, że potrafi dopasować wnioski o zwrot kosztów do odpowiednich faktur, oszczędzając czas pracowników.
Spendesk cechuje się elastycznością, umożliwiając firmom dostosowanie go do własnych metod zarządzania wydatkami. Na przykład, można przypisywać karty debetowe do konkretnych wydatków poszczególnym pracownikom. Dodatkowo, istnieje możliwość generowania wirtualnych kart kredytowych do jednorazowych transakcji.
Ponadto, Spendesk oferuje powiadomienia push o konieczności zatwierdzenia płatności, integrację z systemami księgowymi, przegląd wydatków w określonym czasie oraz kompleksowy panel do analizy kosztów.
Coupa
Coupa to kolejne znane narzędzie do zarządzania wydatkami biznesowymi (BSM) oparte na chmurze. Umożliwia kontrolowanie kosztów w różnych obszarach działalności, takich jak płatności, łańcuchy dostaw, zaopatrzenie czy finanse. Coupa składa się z trzech warstw narzędzi, co ułatwia kompleksowe zarządzanie wydatkami.
Pierwsza warstwa to Aplikacje, obejmujące podstawowe moduły, takie jak zaopatrzenie, faktury, wydatki, płatności, zarządzanie umowami, zaopatrzenie strategiczne i analizy kosztów.
Druga warstwa to platforma BSM, skoncentrowana na prywatności użytkownika, profilach, bezpieczeństwie danych i integracji. Obejmuje ona połączony rdzeń, dostęp do chmury, integracje oraz interfejs graficzny (GUI).
Trzecią warstwą jest społeczność biznesowa Coupa, oferująca funkcje takie jak otwarta sieć biznesowa, przewaga Coupa oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji w społeczności.
Emburse
Emburse oferuje wszechstronne narzędzia do zarządzania wydatkami, zarówno dla startupów, jak i dla dużych, międzynarodowych korporacji. Jego rozwiązania obejmują zarządzanie wydatkami, rozrachunki z dostawcami, automatyzację zakupów, system płatności, audyt, zarządzanie podróżami i pulpity analityczne.
Emburse udostępnia wirtualne karty płatnicze, które można generować bezpośrednio na platformie, za pomocą narzędzia Emburse Spend. Wirtualne karty Emburse łatwo integrują się z oprogramowaniem wykorzystywanym przez działy księgowości i AP, w tym Emburse Chrome River, Emburse Certify lub innymi produktami oferowanymi przez firmę. Produkty takie jak Emburse Go wspierają menedżerów ds. podróży w monitorowaniu podróży i wydatków pracowników.
Kluczowym atutem Emburse jest modułowe podejście do zarządzania wydatkami, umożliwiające dostosowanie rozwiązania do rozmiaru firmy. Emburse Tallie sprawdza się w małych i średnich przedsiębiorstwach, Emburse Certify jest przeznaczony dla przedsiębiorstw z siedzibą w USA, a Emburse Chrome River jest idealny dla dużych firm o globalnym zasięgu. Z oprogramowania Emburse korzystają między innymi takie firmy jak Microsoft, Nike i Estee Lauder.
Mesh Payments
Mesh Payments to kolejne oprogramowanie, które pomaga w eliminowaniu niekontrolowanych wydatków. Funkcja Spend Insights dostarcza cennych informacji w czasie rzeczywistym. Aplikacja mobilna analizuje dane o wydatkach, prognozuje przyszłe koszty i wskazuje możliwości oszczędności.
Moduł Spend Controls generuje powiadomienia o żądaniach płatności w czasie rzeczywistym, umożliwia ograniczanie wydatków, anulowanie subskrypcji z jednego miejsca oraz blokowanie płatności dla dostawców jednym kliknięciem. Dodatkowe funkcje obejmują optymalizację kosztów, raportowanie w czasie rzeczywistym i automatyzację płatności.
Ramp
Ramp podzielił swój system zarządzania wydatkami na 4 główne moduły: Start, Skaluj, Usprawnij i Oszczędzaj. Moduł Start umożliwia zarządzanie wieloma kartami, realizację płatności (ACH/czeki/karty), śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym i dokładne rozliczanie kosztów.
Moduł Skaluj umożliwia egzekwowanie polityki firmy w zakresie wydatków i kosztów. Można na przykład ustawiać reguły i kontrole wydatków, które będą automatycznie egzekwowane.
Moduł Usprawnij oferuje szereg przepływów pracy (Onboarding, Współpraca i Księgowość) do automatyzacji zarządzania wydatkami oraz integrację (ponad 1000 integracji) z innymi narzędziami biznesowymi. Moduł Oszczędzaj wspiera dopasowywanie paragonów, kategoryzację wydatków, analizę cen i identyfikację oszczędności.
Brex
Brex koncentruje się na usprawnieniu finansów operacyjnych firmy, z jednoczesnym zachowaniem zgodności z polityką wydatków i kosztów. Ułatwiając pracownikom raportowanie dokładnych wydatków, a zespołowi księgowemu bezproblemowy audyt, Brex wzmacnia dyscyplinę finansową w całej organizacji.
Brex oferuje różne rozwiązania do zarządzania wydatkami, takie jak karty kredytowe, konta firmowe, śledzenie wydatków i integracje. Funkcja zarządzania wydatkami jest również dostępna w ramach subskrypcji Brex Empower.
Workday
Workday, znane narzędzie do zarządzania kapitałem ludzkim, oferuje również łatwe i strategiczne metody kontroli wydatków firmowych. Wyposażone jest w intuicyjny i przejrzysty interfejs graficzny, umożliwiający scentralizowane zarządzanie wydatkami.
Interfejs użytkownika składa się z trzech głównych zakładek: Source to Pay, Inventory i KPI. Moduł Source to Pay dostarcza informacji o wydatkach na dostawców, wydatkach zarządzanych i niezarządzanych, efektywności dostawców i przetwarzaniu faktur. Jako aplikacja oparta na chmurze, Workday umożliwia monitorowanie wydatków z dowolnego urządzenia i miejsca z dostępem do internetu.
PayEm
PayEm to zaawansowana automatyzacja w zakresie zarządzania wydatkami firmy. Umożliwia kontrolę nad subskrypcjami dostawców i subskrypcjami SaaS dla pracowników w jednym miejscu, eliminując potrzebę zakupu oddzielnych programów dla różnych usługodawców.
W PayEm można tworzyć i wydawać wirtualne karty kredytowe dla różnych dostawców zewnętrznych oraz przypisywać osobę kontaktową do zarządzania wydatkami. To samo podejście można zastosować również do subskrypcji oprogramowania.
PayEm zapewnia użytkownikom pełną kontrolę nad wydatkami, pozwalając na ograniczenie niepotrzebnych kosztów subskrypcji poprzez usunięcie zbędnych aplikacji lub kont byłych pracowników z istniejących systemów.
Teampay
Teampay to aplikacja oparta na chmurze, która pozwala działom finansowym na monitorowanie wszystkich wydatków z różnych działów firmy. Interesariusze mają wgląd w codzienne wydatki w czasie rzeczywistym i mogą szybko podejmować działania w celu ich ograniczenia.
Aplikacja oferuje również interfejs konwersacyjny, który umożliwia pracownikom uzyskanie pomocy od działu finansowego w czasie rzeczywistym, na przykład w zakresie procesu zakupu lub zatwierdzania transakcji. Użytkownicy nie muszą czekać na comiesięczny raport, aby zrozumieć, jak wydają pieniądze pracownicy, ponieważ dane o bieżących wydatkach są dostępne na bieżąco.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE to znane narzędzie do zarządzania wydatkami, które łączy wszystkie koszty z różnych obszarów działalności w jednym miejscu. Jego zaawansowana aplikacja umożliwia zarządzanie zarówno kosztami pośrednimi, jak i bezpośrednimi za pomocą jednego, prostego narzędzia.
JAGGAER ONE oferuje zaawansowane analizy danych i spostrzeżenia, wykorzystując sztuczną inteligencję i Robotic Process Automation (RPA). Pozwala to na uzyskanie wartościowych informacji, które można wykorzystać do restrukturyzacji procesu zarządzania wydatkami, na przykład poprzez utworzenie katalogu zaopatrzenia dla całej firmy.
RealPage
RealPage pomaga firmom w optymalizacji kosztów i zwiększaniu produktywności poprzez wsparcie w zarządzaniu dostawcami, fakturami i zakupami. To narzędzie to nie tylko system do śledzenia wydatków.
RealPage gromadzi dane o wydatkach i dochodach ze wszystkich obszarów działalności firmy i dostarcza informacji, które umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji zakupowych. Ponadto automatyzuje procesy zamówień (PO) i ich zatwierdzania, przesyłając dane w czasie rzeczywistym do centralnego panelu kontrolnego, co ułatwia nadzór i analizę kosztów.
Concur Expense
Concur Expense to rozwiązanie do zarządzania wydatkami od SAP, znanego producenta oprogramowania ERP. Concur Expense integruje i automatyzuje procesy zarządzania kosztami poprzez połączenie różnych transakcji w jeden spójny system.
Concur Expense jest korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pracownicy mogą przesyłać paragony z telefonu komórkowego, a inteligentne oprogramowanie Concur automatycznie zweryfikuje wydatek i wyśle powiadomienie, co przyspiesza proces zatwierdzania kosztów.
Podsumowanie
Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania wydatkami pozwala na wyeliminowanie niekontrolowanych przepływów pieniężnych i zwiększenie rentowności firmy. Narzędzia te są szczególnie przydatne, gdy firma musi dokonywać regularnych zwrotów kosztów poniesionych przez pracowników lub dostawców.
newsblog.pl