8 najlepszych aplikacji/narzędzi do skanowania pokwitowań do śledzenia wydatków

Zarządzanie finansami firmy wymaga świadomości przepływu środków. Kluczowym elementem tego procesu jest kontrola, na co konkretnie wydawane są pieniądze. W tym kontekście, skaner paragonów okazuje się niezwykle użytecznym narzędziem.

Tradycyjne, papierowe paragony są notorycznie gubione w gąszczu dokumentów lub na biurku. Co więcej, są podatne na uszkodzenia i zniszczenie.

Przekształcenie papierowych dokumentów w wersję cyfrową jest rozwiązaniem tych problemów. Skaner paragonów doskonale sprawdza się w tej roli. Wiele z tych urządzeń oferuje również usługi online, które umożliwiają zarządzanie i dostęp do paragonów z dowolnego miejsca.

W tym artykule zgłębimy wiedzę na temat skanerów paragonów. Przejdźmy zatem do szczegółów.

Czym są aplikacje do skanowania paragonów?

Aplikacje do skanowania paragonów umożliwiają fotografowanie tradycyjnych, papierowych paragonów i konwertowanie ich na cyfrowe kopie. Te pliki można następnie łatwo przechowywać i uzyskiwać do nich dostęp z udostępnionej przestrzeni w chmurze. Zanim przejdziemy dalej, przyjrzyjmy się, jak działa skaner paragonów.

Aplikacja do skanowania paragonów to oprogramowanie na smartfony, które umożliwia pracownikom skanowanie paragonów za pomocą telefonów komórkowych. Firmy, starając się ograniczyć papierową dokumentację, zaczęły wdrażać skanery paragonów w połączeniu z oprogramowaniem OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) do obsługi kosztów operacyjnych.

Czy Twoja firma potrzebuje oprogramowania do skanowania paragonów?

Warto rozważyć korzyści, jakie skanowanie paragonów może przynieść firmie. Najprostszym sposobem, by ustalić, czy Twoja firma powinna korzystać z aplikacji do skanowania paragonów, jest analiza częstotliwości i złożoności systemu zwrotu kosztów w Twojej organizacji.

Przeanalizuj wcześniejsze dane dotyczące wydatków firmowych i zaangażowania pracowników. Zapytaj personel, czy takie rozwiązanie ułatwiłoby im pracę.

Najważniejsze jest jednak skonsultowanie się z działem finansowym, gdyż to oni na co dzień zajmują się zwrotami kosztów i kwestiami związanymi z wydatkami. Aplikacja do skanowania paragonów może być korzystna dla każdego pracownika firmy, ograniczając ilość ręcznej pracy potrzebnej do zarządzania zwrotami i danymi o kosztach.

Korzyści z używania aplikacji do skanowania paragonów

Tradycyjny proces zwrotu kosztów jest czasochłonny zarówno dla pracowników, jak i dla działu finansowego. Ponadto, procedura ta jest podatna na błędy. Pracownicy mają problemy z odzyskaniem poniesionych wydatków, jeśli zagubią paragony.

W tym kontekście, aplikacje do skanowania paragonów mogą być bardzo pomocne. Umożliwiają pracownikom szybkie przesyłanie paragonów w formie cyfrowej. Algorytmy optycznego rozpoznawania znaków eliminują błędy, które mogą wystąpić przy ręcznym wprowadzaniu danych z paragonów.

Skaner paragonów w firmie może również wspomóc dział finansowy. Dzięki cyfrowej formie dokumentów, nie będą musieli oni domagać się od pracowników papierowych zaświadczeń.

Skanery paragonów dostępne są w różnych formach, od fizycznych (skanery komputerowe i mobilne) po cyfrowe (aplikacje i oprogramowanie online). Ponieważ jest to inwestycja, przed dokonaniem zakupu należy poznać najważniejsze cechy, które oferują najlepsze z nich.

Poniżej znajduje się lista kluczowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze skanera paragonów. Nie wszystkie z nich mogą być potrzebne, ale warto wziąć je pod uwagę, by wybrać opcję idealnie dopasowaną do Twoich potrzeb.

Funkcje skanera paragonów

Każda firma ma specyficzne wymagania dotyczące śledzenia wydatków biznesowych. Wybierając aplikację, upewnij się, że spełnia ona potrzeby Twojej firmy. Biorąc pod uwagę ilość dostępnych opcji na rynku, wybór może być trudny.

Oto krótki przegląd najważniejszych aspektów, które warto wziąć pod uwagę, wybierając aplikację do zarządzania paragonami.

Zdolność adaptacji

Przenośny skaner paragonów może być niezbędny do śledzenia raportów wydatków i rachunków pracowników lub podwykonawców. Może to być urządzenie przenośne.

Rozmiar skanera również ma znaczenie, jeśli chodzi o mobilność. Wybierz lekkie i małe urządzenie, które bez problemu zmieści się w torbie lub teczce.

Dostępność online

Dostęp do skanera paragonów online jest tak samo ważny, jak jego mobilność. Szybki dostęp do oprogramowania księgowego znacznie przyspieszy proces. Umożliwi to pobieranie paragonów w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.

Przestrzeń magazynowa i bezpieczeństwo

Bez względu na to, czy wybierzesz fizyczną, czy chmurową pamięć, powinieneś wziąć pod uwagę jej pojemność. Czy planujesz skanować paragony codziennie, czy co tydzień? Czy będziesz używał go tylko od czasu do czasu, czy przez cały rok? To pomoże Ci określić, ile miejsca potrzebujesz w oprogramowaniu lub na dysku zewnętrznym.

Nie zapominaj o bezpieczeństwie wybranej formy przechowywania. Upewnij się, że wszystkie paragony i dokumenty są chronione więcej niż jednym poziomem zabezpieczeń.

Tradycyjne, papierowe dokumenty mogą zostać uszkodzone lub zniszczone, ale cyfrowe zapisy mogą dostać się w niepowołane ręce, jeśli nie zastosuje się odpowiednich zabezpieczeń.

Prędkość

Skanowanie paragonów na potrzeby rozliczeń jest jednym z mniej lubianych zadań w firmie. Zazwyczaj ludzie chcą jak najszybciej zakończyć tę pracę, dlatego szybki skaner paragonów będzie bardzo pomocny. Niektóre skanery mogą skanować dokumenty już w 7,5 sekundy, co jest bardzo przydatne przy skanowaniu dużej ilości dokumentów.

Formaty plików

Format paragonów może się różnić w zależności od celu ich użycia. Księgowy może wymagać skanowania lub przesyłania dokumentów w formacie PDF, podczas gdy program do rozliczeń może akceptować tylko zdjęcia w formacie JPEG. Upewnij się, jakie formaty plików akceptuje Twój skaner paragonów, aby uniknąć dodatkowej pracy przy ręcznej konwersji.

Eksportowalność

Kolejną ważną kwestią jest możliwość przesyłania zeskanowanych dokumentów po zakończeniu procesu skanowania. Czy planujesz przechowywać pliki w chmurze, czy wysyłać je do innych osób? Twój skaner paragonów powinien umożliwiać łatwe przesyłanie zeskanowanych dokumentów.

Teraz, kiedy znasz podstawowe cechy skanera paragonów, warto przyjrzeć się najlepszym aplikacjom na rynku. Oto ich lista:

Neat Receipts

Neat Receipts to inteligentne narzędzie do organizacji i przenośny skaner. Skaner mobilny Neat Receipts umożliwia skanowanie paragonów, wizytówek i dokumentów w podróży. Oprogramowanie wykrywa, pobiera i porządkuje istotne dane.

Funkcje:

• Przenośny skaner NeatReceipts jest lekki i wystarczająco kompaktowy, aby zmieścić się w torbie, plecaku lub teczce. Nie wymaga także zasilania sieciowego. Podłącz go przez USB do komputera i gotowe.
• Komputer może go zasilać poprzez USB.
• Neat skanuje i wyodrębnia dane ze wszystkiego, co zeskanujesz, tworząc zasoby cyfrowe.
• Za pomocą danych z paragonów możesz szybciej tworzyć raporty podatkowe lub wydatki, eksportować do programu Excel lub synchronizować kontakty z programem Outlook lub książką adresową.
• Oferuje bezpłatną 30-dniową wersję próbną NeatCloud, która umożliwia synchronizację i tworzenie kopii zapasowych plików Neat, a także przeglądanie ich z dowolnej przeglądarki lub urządzenia mobilnego.

Dodatkowo, jako subskrybent NeatCloud, otrzymasz NeatCare, który zapewnia dodatkowe wsparcie i ubezpieczenie od przypadkowych uszkodzeń Twojego NeatDesk.

Dext

Dext przygotowuje i gromadzi dokumentację z 99% dokładnością, a następnie natychmiast przekazuje ją do oprogramowania księgowego. Pozwala to zainwestować więcej czasu w działania przynoszące wartość.

Funkcje:

• Dext Prepare to niezwykle proste rozwiązanie do organizowania i digitalizacji wszystkich dokumentów.
• Prześlij paragon, rachunek lub wyciąg bankowy, a Dext zbierze potrzebne informacje i dostarczy je do Twojego systemu księgowego. Otrzymasz dokładne dane, bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.

Dext Prepare pobiera i przetwarza dane z niezwykłą dokładnością, a następnie umieszcza je w systemie księgowym. Twój zespół może skupić się na bardziej istotnych zadaniach, a Ty masz pewność, że pracujesz z najlepszymi narzędziami.

ShoeBoxed

Jeśli szukasz niezawodnego miejsca do przechowywania cyfrowych paragonów, ShoeBoxed będzie idealną aplikacją do skanowania. Ułatwi to obsługę dokumentów.

Funkcje:

• Uprość codzienne czynności księgowe.
• Poznaj funkcje i narzędzia stworzone dla małych firm, księgowych i biur rachunkowych.
• Możesz przekształcić paragony w wyodrębnione, zweryfikowane, skategoryzowane i uporządkowane dane, dostępne w dowolnym miejscu i czasie.

Ponadto możesz tworzyć kompleksowe raporty o wydatkach, które zawierają obrazy paragonów. Możesz też eksportować, udostępniać lub drukować dane na potrzeby rozliczeń podatkowych.

Easy Expense

Easy Expense wyodrębnia podstawowe informacje, takie jak sprzedawca, oddział, podatki, suma i rodzaj płatności, wykorzystując wydajne przetwarzanie obrazu i sztuczną inteligencję.

Dodatkowo, ten skaner paragonów monitoruje wydatki na karty kredytowe i konta bankowe. Easy Expense integruje się z kontami bankowymi, by analizować do 18 miesięcy transakcji pod kątem kosztów i odliczeń podatkowych.

Funkcje:

• Działa w trybie offline, dzięki czemu idealnie nadaje się do użytku w podróży.
• Najszybszy sposób na skanowanie i śledzenie paragonów.
• Nigdy nie zgub rachunku dzięki automatycznej synchronizacji z chmurą.
• Inteligentna, automatyczna kategoryzacja w celu maksymalizacji odliczeń.
• Zbiorcze przeglądanie transakcji.

Korzystając z Easy Expense, możesz synchronizować dane w czasie rzeczywistym z innymi użytkownikami za pomocą uprawnień. Możesz łatwo ograniczyć dostęp do ważnych informacji.

Zarządzanie kosztami

Narzędzie do śledzenia kosztów, takie jak Zarządzanie wydatkami, umożliwia kompleksowe zarządzanie systemem księgowym – od nieograniczonego skanowania paragonów i śledzenia przebiegu, po zwrot kosztów następnego dnia.

Funkcje:

• Śledzenie i organizowanie paragonów w podróży lub podczas pracy zdalnej może być trudne, co czasami prowadzi do ich utraty.
• Możesz skanować rachunki bez ograniczeń, rejestrować przebieg, wysyłać je e-mailem do zatwierdzenia i korzystać z wielu innych funkcji.

W połączeniu z funkcją SmartScan, paragony są natychmiast skanowane i odzyskiwane, co oszczędza czas i energię.

Smart Receipts

Smart Receipts zamienia telefon w skaner paragonów i generator raportów wydatków. Gromadzi informacje o paragonach i umożliwia tworzenie raportów w formacie PDF i CSV, które można wysyłać na adresy e-mail.

Funkcje:

• Profesjonalne raporty mogą być tworzone zarówno do monitorowania budżetu, jak i celów zawodowych. Możesz korzystać z konfigurowalnych raportów PDF, CSV i ZIP.
• Smart Receipts umożliwia wybór z ponad 20 różnych domyślnych typów danych (daty, ceny, podatki, kategorie, uwagi, opcje płatności itd.).

Ta funkcja pomaga w tworzeniu perfekcyjnych dokumentów, oszczędzając czas i umożliwiając skupienie się na najważniejszych zadaniach.

Foreceipts

Aplikacja Foreceipts to idealne rozwiązanie do zarządzania paragonami, używane na całym świecie przez ponad 500 000 właścicieli firm, osób samozatrudnionych, agencji i freelancerów.

Funkcje:

• Zrób zdjęcia papierowych rachunków lub wyślij swoje cyfrowe rachunki na swój adres e-mail. Aplikacja Foreceipts natychmiast zeskanuje dane z rachunków i wprowadzi je do księgi. Możesz również dodać przychód, skanując faktury.
• Udostępniaj raporty wydatków w formacie Excel lub PDF swojemu księgowemu lub używaj ich do rozliczeń podatkowych. Każde zdjęcie paragonu jest przechowywane, co zapewnia ochronę w przypadku audytu.

Aplikacja ma ustalone kategorie wydatków biznesowych dla Stanów Zjednoczonych i Kanady, dzięki czemu raport wydatków na koniec roku będzie spełniał wymagania dotyczące rozliczeń podatkowych. W razie potrzeby możesz również zmienić kategorie.

Veryfi

Bardzo szybka i bezpieczna aplikacja OCR do pobierania danych z paragonów, rachunków i faktur. Zapomnij o ręcznym wprowadzaniu danych. Veryfi w kilka sekund pobiera informacje o dostawcach, płatnościach, sumach, podatkach, a nawet o pozycjach.

Funkcje:

• Interfejs API OCR Veryfi wyodrębnia, kategoryzuje i porządkuje wszystkie informacje z dokumentów zakupu, faktur i rachunków, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
• Veryfi OCR API zapewnia jedną z najbardziej zaawansowanych platform API do ekstrakcji danych OCR (Optical Character Recognition) i ICR (Intelligent Character Recognition).

Te cechy pozwolą Ci wyprzedzić konkurencję i zapewnić użytkownikom usługi na najwyższym poziomie.

Jak wybrać najbardziej odpowiednią aplikację do paragonów?

Właściwa organizacja paragonów to jeden z najprostszych sposobów na uniknięcie stresu związanego z rozliczeniami podatkowymi. Wspomniane narzędzia ułatwiają ten proces, eliminując potrzebę przechowywania setek papierowych paragonów.

Rozważ swoje indywidualne potrzeby jako freelancer lub właściciel firmy. Pomyśl o następujących kwestiach:

• Ilu pracowników nadzorujesz?
• Ilu klientów obsługujesz?
• Ile zakupów firmowych dokonujesz co miesiąc?
• Jak często i dokąd wyjeżdżasz w celach służbowych?

W zależności od okoliczności, możesz potrzebować różnych narzędzi, aby dostosować system śledzenia paragonów do swoich potrzeb.

Podsumowanie

Konieczne jest monitorowanie wydatków firmowych, aby nie stracić prawa do ich zwrotu. W przeciwnym razie, pieniądze nie będą dostępne do następnego cyklu płatności.

Na rynku dostępne jest wiele różnych skanerów paragonów. Każdy z nich ułatwia ten proces, oferując różne funkcje i usługi. Warto zatem skorzystać z jednej z najlepszych aplikacji do skanowania paragonów wymienionych powyżej. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, koniecznie to zmień!

Możesz także zapoznać się z najlepszym oprogramowaniem do śledzenia i zarządzania wydatkami dla właścicieli małych i średnich firm.