Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami

Gdy poszukujesz narzędzia, które zwiększy efektywność Twojej pracy, szczególnie jako członek zespołu lub lider projektu, na pewno natkniesz się na porównanie ClickUp i Trello. Oba te programy często pojawiają się jako kluczowe rozwiązania do współpracy w czasie rzeczywistym, planowania, monitorowania postępów, delegowania zadań i wyznaczania terminów.

Mimo że oba narzędzia cieszą się uznaniem wśród użytkowników indywidualnych, zespołów i firm na całym świecie, wybór optymalnego rozwiązania dla Twojej organizacji może okazać się wyzwaniem.

W niniejszym artykule dogłębnie przeanalizujemy oprogramowanie do zarządzania projektami Trello i ClickUp, oceniając ich zalety i słabości. Naszym celem jest pomóc Ci w podjęciu świadomej decyzji, bazującej na Twoich konkretnych potrzebach.

Charakterystyka ClickUp

ClickUp, często reklamowany jako „jedna aplikacja, która zastępuje wszystkie inne”, to program do zarządzania projektami, którego celem jest zgromadzenie wszystkich niezbędnych narzędzi w jednym miejscu. Firma promuje ideę jednego obszaru roboczego, który łączy w sobie funkcje niezbędne do zwiększenia produktywności na pojedynczej platformie do zarządzania projektami.

Ten zintegrowany obszar roboczy ClickUp oferuje szereg istotnych funkcji, takich jak tablice, listy, kalendarze, tabele, osie czasu, wykresy, mapy aktywności, mapy myśli, dokumenty, opcje komentowania, monitorowanie obciążenia pracą i formularze. Oprócz możliwości tworzenia spersonalizowanych pulpitów i wielu obszarów roboczych, możesz także dodawać załączniki, komentarze oraz modyfikować szablony, dostosowując je do użytku osobistego, operacji, zarządzania projektami i potrzeb działu HR. Do dodatkowych funkcji należą:

• Zarządzanie sprzedażą i relacjami z klientami.
• Rekrutacja.
• Profesjonalne usługi i wsparcie IT.

ClickUp od samego początku wyróżnia się bogactwem funkcji i zaawansowaniem, mogąc zaspokoić różnorodne potrzeby, od pełnej automatyzacji, przez zarządzanie zadaniami, po współpracę zespołową.

Użytkownicy mogą wyznaczać kluczowe etapy projektu, analizować raporty i oceniać cele w czasie rzeczywistym. Dzięki szerokiemu zakresowi integracji, ClickUp jest odpowiednim narzędziem do zarządzania projektami z dużym gronem klientów. Wśród jego użytkowników znajdują się takie firmy jak Samsung, IBM i Presidio.

Charakterystyka Trello

Trello koncentruje się na zapewnieniu prostego, intuicyjnego interfejsu, który nie oferuje tak rozbudowanych funkcji jak jego konkurent, ClickUp. Określane mianem „potęgi produktywności”, Trello wciąż pozostaje popularnym narzędziem do wizualizacji zarządzania projektami, umożliwiając zespołom i indywidualnym użytkownikom efektywną współpracę nad zadaniami.

Użytkownicy Trello mają dostęp do kart, tablic, list i innych powiązanych funkcji, które ułatwiają monitorowanie, zarządzanie i organizowanie zadań.

Dla tych, którzy chcą szybko zacząć, Trello oferuje prosty proces nauki, wymagający jedynie utworzenia konta i rozpoczęcia budowania tablic.

Użytkownicy mogą korzystać z łatwych w użyciu szablonów, aby tworzyć różne obszary robocze, które mogą być przeglądane za pomocą tablic Kanban, pulpitów, kalendarzy, osi czasu i map. Dodatkowe opcje to możliwość zarządzania, śledzenia i porządkowania zadań.

Trello jest popularne wśród firm, które chcą usprawnić swoje działania biznesowe, a do grona jego użytkowników należą takie marki jak Zoom, Coinbase i Google. Co więcej, Trello jest wszechstronne i przydatne nie tylko w środowisku korporacyjnym, ale również do celów osobistych, takich jak tworzenie kalendarzy treści, pisanie książek, czy nawet planowanie wesel.

Kluczowe korzyści z używania oprogramowania do zarządzania projektami

Planowanie projektu ma zasadnicze znaczenie dla sukcesu każdego zespołu, a ręczne zarządzanie pracą za pomocą e-maili, karteczek samoprzylepnych, notatników i arkuszy kalkulacyjnych jest nieskuteczne. Oprócz tego, że zadania i pliki są rozproszone, a odpowiedzialność niejasna, taki system marnuje cenny czas.

Z raportu Wellingtona z 2020 roku, opartego na badaniu 111 firm z 29 krajów, wynika, że ponad 25% zespołów projektowych borykało się z frustracją spowodowaną brakiem odpowiednich narzędzi do współpracy.

Co więcej, 36% ankietowanych spędzało 5 godzin dziennie na ręcznym zbieraniu informacji o statusie projektu. Dla takich zespołów oprogramowanie do zarządzania projektami byłoby idealnym rozwiązaniem.

Użycie oprogramowania do zarządzania projektami, które gromadzi całą komunikację w jednym miejscu i ułatwia każdemu członkowi zespołu poznanie przydzielonych mu zadań i priorytetów, to łatwiejszy sposób na komunikację i zapewnienie, że wszyscy są na tej samej stronie. Do kluczowych zalet korzystania z oprogramowania PM należą:

• Lepsze planowanie i harmonogramowanie
• Usprawniona współpraca
• Efektywna praca zdalna
• Sprawne delegowanie zadań
• Bezproblemowy dostęp do plików i ich udostępnianie
• Szybka integracja nowych członków
• Skuteczne zarządzanie ryzykiem
• Kontrola budżetu
• Zwiększona produktywność

Jeśli masz dość karteczek, bałaganu na tablicach lub krzyków w biurze w poszukiwaniu wyników od członków zespołu, oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Trello i ClickUp, to nowoczesny sposób na odzyskanie kontroli i opanowanie chaosu w miejscu pracy, a jednocześnie spokojne osiąganie wyników.

Trello kontra ClickUp: podsumowanie funkcji

FunkcjaTrelloClickUpIntegracja z innymi narzędziami✅✅Dostosowanie i elastyczność✅✅Łatwość użytkowania✅❌Współpraca✅✅Śledzenie czasu i raportowanie❌✅Kompatybilność mobilna✅✅Obsługa klienta✅✅Budżetowanie❌✅Wady i ograniczenia✅✅

Cennik

Zarówno Trello, jak i ClickUp oferują różne plany cenowe, dlatego ich porównanie jest niezbędne, abyś mógł podjąć świadomą decyzję.

Trello

• Darmowy plan: Przeznaczony dla małych zespołów, do podstawowych zadań, dostępny w wersji bezpłatnej.
• Plan standardowy: Cena zaczyna się od 6 USD miesięcznie na użytkownika, ale spada do 5 USD miesięcznie przy płatności rocznej. Pakiet ten obejmuje wszystkie aspekty darmowego planu, ale dodatkowo oferuje niestandardowe pola, w tym zapisane wyszukiwania i nieograniczoną przestrzeń na dane.
• Plan premium: Skierowany do osób prowadzących wiele projektów, ponieważ oferuje tabele, kalendarze, widoki map i pulpity nawigacyjne. Plan kosztuje 12,50 USD na użytkownika, ale spada do 10 USD miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.
• Plan Enterprise: Przeznaczony dla dużych organizacji, w cenie 17,50 USD na użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Oferuje wszystkie funkcje planu premium, możliwość dodawania gości z dostępem do wielu tablic i nieograniczoną przestrzeń roboczą.

ClickUp

• Bezpłatny plan: Darmowa wersja ClickUp pozwala na nieograniczoną liczbę projektów, zadań i członków zespołu, a także zapewnia dostęp poprzez uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz całodobową obsługę klienta.
• Plan Unlimited: W cenie od 9 USD za użytkownika miesięcznie lub 5 USD przy rozliczeniu rocznym, plan ten oferuje wszystkie funkcje darmowego planu plus niestandardowe pola, nieograniczoną przestrzeń dyskową i wiele integracji.
• Plan Business i Business Plus: Pierwszy z nich kosztuje 19 USD miesięcznie lub 12 USD przy rozliczeniu rocznym, a drugi 29 USD miesięcznie lub 19 USD przy rozliczeniu rocznym. Obejmują wszystkie funkcje planu Unlimited, ale wprowadzają zaawansowane funkcje, takie jak podzadania na wielu listach lub zaawansowane estymacje czasu.
• Plan Enterprise: Oferuje indywidualne ceny, dostosowane do potrzeb i funkcji dużych organizacji. Użytkownicy mogą skorzystać z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego dla planów Unlimited, Business i Enterprise.

Nasz werdykt

ClickUp oferuje bardziej atrakcyjną cenę, biorąc pod uwagę funkcje dostępne w darmowym planie oraz dynamiczne opcje oferowane w planach płatnych.

Trello

Integracje podnoszą produktywność, podobnie jak w przypadku innych narzędzi do zarządzania projektami. Trello można zintegrować z narzędziami takimi jak Slack, Zapier, Evernote, Microsoft Teams, Dysk Google, Dropbox, JIRA, GitHub, Asana i Salesforce.

ClickUp

Lista integracji ClickUp obejmuje narzędzia takie jak Zoom, Hubspot, Harvest, Trello, Dysk Google, JIRA, Zapier, Evernote, GitHub i Slack.

Nasz werdykt

Mimo że zarówno Trello, jak i ClickUp oferują podobną liczbę integracji, ClickUp ma przewagę, ponieważ integruje się z Trello.

Personalizacja i elastyczność

Trello

Trello umożliwia tworzenie przestrzeni roboczej, list, tablic i kart od zera, zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Istnieją jednak także gotowe szablony, które można wykorzystać, aby uniknąć żmudnego procesu tworzenia od podstaw. Użytkownicy mogą dodawać makiety i zdjęcia, aby lepiej zilustrować swoje pomysły innym członkom zespołu.

ClickUp

Użytkownicy mogą decydować o tym, jakie powiadomienia chcą otrzymywać, mogą również oznaczać członków zespołu w dyskusjach, używając znaku „@” lub edytować wysłane komentarze. Oprócz licznych, gotowych szablonów, które można dostosowywać, użytkownicy mogą także tworzyć własne pola i statusy oparte na zadaniach.

Nasz werdykt

ClickUp wygrywa w tej kategorii, ponieważ oferuje więcej opcji konfiguracji, które pozwalają na efektywną obsługę zadań.

Łatwość użytkowania

Narzędzie do zarządzania projektami jest tak dobre, jak intuicyjne jest jego użytkowanie. Sposób poruszania się po platformie bez większej pomocy decyduje o tym, jak dobrze działa projekt.

Trello

Aby zacząć korzystać z Trello, wystarczy się zarejestrować, utworzyć przestrzeń roboczą, zaprosić innych członków zespołu i zacząć przydzielać karty zadań. Interfejs typu „przeciągnij i upuść” umożliwia użytkownikom szybkie przemieszczanie elementów na tablicy, gdy zachodzi taka potrzeba.

ClickUp

Konfiguracja ClickUp wydaje się skomplikowana ze względu na szeroki zakres funkcji do wyboru, co może zniechęcać nowych użytkowników. Ponadto interfejs nie jest zbyt atrakcyjny.

Nasz werdykt

W tej kategorii Trello jest zdecydowanym zwycięzcą. Można zacząć z niego korzystać w ciągu kilku minut.

Współpraca

Trello

Trello oferuje funkcję komentowania, dzięki której członkowie zespołu mogą swobodnie komunikować się na temat konkretnych kart lub zadań. Zapewnia również lepszą współpracę dzięki integracji z narzędziami zewnętrznymi, takimi jak Slack.

ClickUp

ClickUp oferuje narzędzia do współpracy, które umożliwiają udostępnianie ekranów i plików, generowanie raportów oraz czatowanie w czasie rzeczywistym. Wbudowany kanał aktywności umożliwia członkom zespołu monitorowanie zmian na bieżąco.

Nasz werdykt

ClickUp wygrywa w tej kategorii, ponieważ oferuje bardziej rozbudowane funkcje współpracy.

Śledzenie czasu i raportowanie

Trello

Trello umożliwia raportowanie i śledzenie czasu dzięki integracji z innymi firmami, a także z rozszerzeniem kalendarza, które umożliwia wyświetlanie kart z terminami i przełączanie między widokiem tygodniowym lub miesięcznym. Funkcja śledzenia pozwala także na tworzenie list kontrolnych, oznaczanie zadań jako zakończonych lub w toku oraz dostosowywanie statusów do opisywania postępów.

ClickUp

ClickUp ma wbudowaną funkcję śledzenia czasu, która umożliwia członkom zespołu monitorowanie czasu spędzonego na zadaniu lub projekcie. Możesz wybrać między ręcznym śledzeniem czasu w aplikacji a użyciem timera. Ponadto możesz generować raporty dotyczące zarządzania zadaniami i eksportować je w różnych formatach, w tym w arkuszach kalkulacyjnych lub plikach PDF.

Nasz werdykt

ClickUp oferuje lepsze funkcje śledzenia i raportowania dzięki wbudowanemu modułowi śledzenia czasu, który ułatwia monitorowanie postępów.

Kompatybilność mobilna

Trello i ClickUp zainwestowały w kompatybilność z chmurą, Internetem i SaaS, dzięki czemu są dostępne na urządzeniach z systemem iOS i Android.

Nasz werdykt

Oba narzędzia są na tym samym poziomie w tej kategorii, ponieważ można z nich korzystać w podróży, o ile masz połączenie z Internetem.

Obsługa klienta

Trello

Obsługa klienta Trello umożliwia zadawanie pytań za pomocą formularza kontaktowego na stronie internetowej lub za pośrednictwem e-maila. Narzędzie oferuje także dedykowany kanał na YouTube oraz bazę wiedzy z setkami artykułów pomocnych dla użytkowników. Trello prowadzi także co najmniej dziesięć webinariów na żądanie, poświęconych podstawom, automatyzacji, trikom itp.

ClickUp

Użytkownicy ClickUp mogą kontaktować się z obsługą klienta za pośrednictwem e-maila lub formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej, a także za pomocą czatu na żywo. Funkcja czatu na żywo wyróżnia ClickUp spośród innych programów PM, ponieważ jest mniej powszechna w tej branży.

Dodatkowo, ClickUp oferuje inne kanały komunikacji, takie jak prywatna grupa użytkowników na Facebooku, kanał na YouTube, liczne webinaria na żywo i na żądanie oraz Uniwersytet ClickUp z ponad 20 kursami dla użytkowników, którzy chcą uczyć się we własnym tempie.

Nasz werdykt

Zarówno Trello, jak i ClickUp oferują użytkownikom różne metody uzyskania pomocy, ale w tej kategorii wygrywa ClickUp ze względu na obsługę czatu na żywo.

Budżetowanie

Trello

Trello nie oferuje funkcji związanych z fakturowaniem, rozliczaniem ani budżetowaniem. Jeśli Twój projekt wymaga takich funkcji, będziesz musiał użyć dodatkowego oprogramowania.

ClickUp

ClickUp pozwala na śledzenie budżetu projektu, dzięki czemu możesz powiązać swoje cele finansowe z postępem projektu. Jednak funkcje rozliczeniowe i fakturowania nie są tak zaawansowane i nie można ich użyć do dokonywania płatności bezpośrednich.

Nasz werdykt

W tej kategorii ClickUp ma niewielką przewagę nad Trello.

Wady i ograniczenia

Trello

Trello nie jest odpowiednim narzędziem do zarządzania projektami dla dużych zespołów lub organizacji, ponieważ nie oferuje możliwości interakcji między tablicami. Ponadto jego struktura sprawia, że przepływy pracy stają się skomplikowane, chyba że zintegrujesz zewnętrzne narzędzia. Konieczność stałego połączenia z Internetem w celu korzystania z pełni funkcji może być problemem, a darmowy plan oferuje tylko 10 MB pamięci. Reszta planów ma limit 250 MB. Wszystko to sprawia, że Trello nie jest odpowiedni dla średnich i dużych organizacji.

ClickUp

Konfiguracja ClickUp może wydawać się przytłaczająca dla początkujących ze względu na dużą ilość funkcji i złożony interfejs. Ponadto jego krzywa uczenia się jest stroma, co oznacza, że będziesz potrzebował więcej czasu, aby w pełni opanować korzystanie z tego narzędzia. Opinie klientów sugerują, że narzędzie jest podatne na błędy i, podobnie jak Trello, wymaga stałego połączenia z Internetem. Płatne plany mogą być poza zasięgiem wielu użytkowników.

Trello kontra ClickUp: przypadki użycia

Trello

Lawrence Hanley, właściciel firmy Desk Plants w Austin w Teksasie, odnotował 30% wzrost po wdrożeniu Trello. Po trudnościach z utrzymaniem zespołu na bieżąco i trudnościach w prowadzeniu małej firmy, Trello stało się jego wybawieniem, pomagając mu usprawnić działalność w ciągu sześciu tygodni.

ClickUp

David Corner z firmy Stanley Security wcześniej używał e-maili i programu Excel do zarządzania zadaniami i komunikacji wewnętrznej, ale pandemia Covid-19 skomplikowała sytuację. Poszukiwanie skalowalnego narzędzia do zarządzania projektami w celu zwiększenia produktywności i wyeliminowania silosów informacyjnych doprowadziło do wdrożenia ClickUp. W rezultacie praca zespołowa poprawiła się o 80%, czas potrzebny na raportowanie skrócił się o 50%, a na spotkaniach zaoszczędzono 8 godzin tygodniowo.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla Ciebie?

Nasz przewodnik ClickUp kontra Trello przeanalizował kilka standardowych funkcji i drobne różnice między tymi dwoma programami PM. Czy nadal masz trudności z podjęciem decyzji? Poniżej znajduje się podsumowanie tego, co omówiliśmy do tej pory:

Dlaczego warto wybrać ClickUp zamiast Trello

• ClickUp ma więcej funkcji niż Trello, które wymaga dodatkowych rozszerzeń, aby działać.
• ClickUp jest bardziej elastyczny i konfigurowalny.
• ClickUp ma rozbudowane możliwości automatyzacji przepływu pracy.
• Możesz śledzić metryki, wskaźniki wydajności i tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne.
• ClickUp może być tańszy niż Trello na dłuższą metę, jeśli weźmiesz pod uwagę dodatkowe koszty płacone za Power-Upy.

Dlaczego warto wybrać Trello zamiast ClickUp

• Trello jest łatwe w konfiguracji w porównaniu z dość złożoną konfiguracją ClickUp.
• Trello ma mniej funkcji, dzięki czemu jest łatwiejszy w obsłudze.
• Trello oferuje wybór integracji i rozszerzeń, które zapewniają dodatkową funkcjonalność.
• Trello oferuje darmowy plan dla właścicieli mniejszych projektów.

Funkcje Trello sprawiają, że jest to idealne rozwiązanie dla osób z małymi projektami lub małymi zespołami projektowymi, które wykonują podstawowe zadania. Trello może wolno reagować na uwagi użytkowników, ale zespół wsparcia jest pomocny, gdy potrzebujesz pomocy.

Z drugiej strony ClickUp jest przeznaczony dla dużych korporacji, które wolą mieć wszystkie niezbędne narzędzia na jednej platformie. Opinie klientów pokazują, że dział obsługi klienta jest jednym z najbardziej responsywnych na rynku, co oznacza, że możesz szybko otrzymać odpowiedź, gdy się z nim skontaktujesz. Nasz ostateczny wybór to ClickUp.

Na koniec sprawdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami, aby skutecznie zarządzać obciążeniem pracą.