W dzisiejszych czasach, w obliczu dynamicznego rozwoju technologii i pojawiania się coraz to nowszych narzędzi, zjawisko Shadow IT zyskuje na popularności w firmach na całym świecie.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której, pomimo ścisłego przestrzegania wszelkich procedur, w strukturach naszej organizacji potajemnie rozwija się równoległy świat technologiczny – właśnie to nazywamy Shadow IT.
Jest to praktyka stosowania przez pracowników nieoficjalnych narzędzi w celu realizacji zadań służbowych. Choć może to prowadzić do wzrostu produktywności i efektywności, niesie za sobą również zagrożenia, takie jak luki w systemach zabezpieczeń, wycieki danych, problemy z przestrzeganiem przepisów i utrudnienia operacyjne.
Dlatego też, wprowadzając nowe rozwiązania, niezbędne jest znalezienie równowagi pomiędzy innowacją a bezpieczeństwem.
W niniejszym artykule dokładnie przeanalizujemy Shadow IT, zbadamy przyczyny tego zjawiska, omówimy potencjalne niebezpieczeństwa oraz przedstawimy metody wykrywania i minimalizowania ryzyka, aby zapewnić bezpieczeństwo.
Zaczynajmy!
Czym jest Shadow IT?
Termin Shadow IT odnosi się do sytuacji, w której działy i pracownicy organizacji wykorzystują technologie, narzędzia i programy bez wiedzy i oficjalnej zgody działu IT.
Mówiąc prościej, chodzi o używanie aplikacji czy programów, które nie zostały zatwierdzone przez firmę do celów służbowych. Shadow IT może wynikać z indywidualnych potrzeb pracowników lub działów, które nie są zadowolone z dostępnych systemów IT. Mogą oni uważać, że pewne narzędzia są wygodniejsze lub bardziej pomocne w wykonywaniu ich obowiązków.
Na przykład, jeśli używasz aplikacji do udostępniania plików, aby wspólnie pracować nad projektem, ponieważ jest bardziej intuicyjna, mimo że firma udostępnia inną platformę, to jest to właśnie Shadow IT.
Chociaż takie działania mogą wydawać się nieszkodliwe, a nawet poprawiać produktywność, korzystanie z niezatwierdzonych narzędzi może prowadzić do poważnych problemów. Ponieważ nie są one weryfikowane przez dział IT, mogą zawierać luki w zabezpieczeniach lub nie posiadać odpowiednich mechanizmów ochronnych. Konsekwencją tego mogą być wycieki danych, naruszenia bezpieczeństwa i inne cyberataki.
Dlatego istotne jest, aby zrozumieć naturę Shadow IT, ustalić, czy występuje ono w naszej organizacji i jak najszybciej wdrożyć działania zaradcze, aby utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa cyfrowego.
Przyczyny występowania Shadow IT
Istnieje kilka powodów, dla których pracownicy i działy decydują się na wdrożenie Shadow IT. Choć na pierwszy rzut oka wydają się uzasadnione, w rzeczywistości mogą mieć poważne konsekwencje dla infrastruktury IT i bezpieczeństwa danych w organizacji.
Oto niektóre z nich:
Skomplikowane procedury
Formalne procedury uzyskiwania nowych narzędzi w firmie mogą być czasochłonne i zawiłe. Pracownicy, dążąc do jak największej efektywności, mogą odczuwać frustrację.
W takiej sytuacji, aby zwiększyć wydajność, mogą sięgnąć po Shadow IT, wybierając alternatywne narzędzie bez oficjalnej zgody. Stosują te nieformalne ścieżki, aby rozwiązać problem i zwiększyć produktywność, nawet jeśli wiąże się to z potencjalnym zagrożeniem bezpieczeństwa.
Specyficzne potrzeby
Poszczególne działy w firmie mogą mieć unikalne potrzeby, których nie zaspokajają ogólnie dostępne rozwiązania. Przypomina to próbę dopasowania uniwersalnej sukienki do każdej sylwetki.
W takiej sytuacji pracownicy mogą odczuwać frustrację i spadek produktywności. W rezultacie rozpoczynają poszukiwania narzędzi idealnie dopasowanych do ich potrzeb. Używają potajemnie oprogramowania, które nie zostało oficjalnie zatwierdzone przez firmę.
Łatwość obsługi
Gdy pracownik natrafi na intuicyjne narzędzie, np. aplikację na smartfona, dostępną w internecie, chętnie z niej skorzysta, nawet jeśli nie jest ono oficjalnie zatwierdzone.
Dzieje się tak, ponieważ pozwala to szybko i wygodnie wykonać zadanie, co przypomina pójście na skróty, zamiast korzystania z głównej drogi.
Luki w produktywności
Czasami pracownicy dostrzegają sposoby na szybszą i bardziej efektywną pracę, ale oficjalnie udostępnione narzędzia nie pozwalają im na to. Właśnie w tym momencie pojawia się Shadow IT.
Pracownicy zaczynają korzystać z nieformalnych narzędzi, wychodząc z założenia, że pomogą im one w wykonywaniu ich obowiązków. Problem polega na tym, że mogą nie być one bezpieczne.
Brak świadomości zasad
Nawet najbardziej sumienni pracownicy mogą przeoczyć obowiązujące zasady. Niektórzy mogą nie być świadomi pewnych procedur IT, dlatego sami szukają rozwiązań. Przypomina to próby naprawy sprzętu domowego bez zapoznania się z instrukcją obsługi.
Preferowanie znanych narzędzi
Pracownicy mogą preferować narzędzia, do których są przyzwyczajeni z poprzednich miejsc pracy lub życia prywatnego, nie zdając sobie sprawy z potencjalnych zagrożeń. Jest to szczególnie widoczne w organizacjach, które stosują politykę BYOD (Bring Your Own Device).
Presja na wyniki
Gdy zbliżają się terminy realizacji zadań, pracownicy chcą jak najszybciej zakończyć swoje obowiązki. Pod presją czasu mogą decydować się na stosowanie narzędzi, które ich zdaniem pomogą im szybciej osiągnąć cel, nawet jeśli nie są oficjalnie zatwierdzone.
Brak szkoleń
Jeśli firma wprowadza nowe narzędzia, ale nie szkoli pracowników z ich prawidłowego użytkowania, sytuacja przypomina wręczenie nowego urządzenia bez instrukcji obsługi. W takim przypadku pracownicy mogą wrócić do znanych im narzędzi, nawet jeśli nie są one oficjalne.
Ryzyko i konsekwencje Shadow IT
Choć Shadow IT na początku może wydawać się wygodne, wiąże się z nieodłącznym ryzykiem i konsekwencjami, które mogą znacząco wpłynąć na organizację.
Naruszenia danych
Korzystanie z niezatwierdzonych narzędzi zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. Narzędzia te mogą nie posiadać niezbędnych zabezpieczeń chroniących poufne informacje.
Brak kontroli
Shadow IT działa często bez wiedzy działu IT. Ten brak widoczności ogranicza kontrolę nad wykorzystywanym oprogramowaniem.
Prowadzi to do problemów z zarządzaniem danymi, zgodnością i spójnością z ogólną strategią IT organizacji.
Problemy z kompatybilnością
Niezależnie wybierane narzędzia mogą nie być kompatybilne ze sobą lub z istniejącymi systemami w organizacji. Powoduje to problemy z integracją, utrudniając współpracę i spowalniając produktywność. Jest to tak, jakby próbować dopasować elementy z różnych zestawów puzzli.
Niezgodność z przepisami
W wielu branżach obowiązują ścisłe przepisy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych. Wdrażanie narzędzi bez wiedzy działu IT może prowadzić do przypadkowego naruszenia tych regulacji, co może skutkować wysokimi karami i uszczerbkiem na reputacji.
Wzrost kosztów
Atrakcyjność darmowych lub tanich aplikacji może być kusząca, ale ukryte koszty mogą się kumulować. Dział IT może potrzebować dodatkowych zasobów, aby rozwiązać problemy z kompatybilnością, zapewnić wsparcie i zabezpieczyć narzędzia, o których nie miał pojęcia. To tak, jak zakup taniego produktu, którego naprawa i konserwacja będzie kosztowna.
Spadek produktywności
Paradoksalnie, narzędzia, które mają zwiększyć wydajność, mogą przynieść odwrotny efekt. Pracownicy, zamiast skupiać się na swoich zadaniach, poświęcają czas na rozwiązywanie problemów technicznych z nieoficjalnymi narzędziami. Jest to jak jazda na skróty, który ostatecznie zajmuje więcej czasu niż standardowa trasa.
Utrata reputacji
Wyciek danych wynikający z działania Shadow IT może poważnie zaszkodzić reputacji organizacji. Klienci, partnerzy i interesariusze mogą stracić zaufanie, co negatywnie wpłynie na relacje biznesowe i przyszłe możliwości.
Problemy z pomocą techniczną
Korzystanie z różnych narzędzi bez wiedzy działu IT może utrudniać rozwiązywanie problemów i zapewnianie wsparcia technicznego. W przypadku awarii dział IT może nie posiadać odpowiedniej wiedzy i zasobów, aby pomóc użytkownikom nieautoryzowanych narzędzi. Może to prowadzić do wydłużonych przestojów, frustracji pracowników i opóźnień w realizacji projektów.
Utrata centralnego zarządzania danymi
W oficjalnym środowisku IT zarządzanie danymi jest scentralizowane, co zapewnia spójność, bezpieczeństwo i dokładność informacji. W przypadku Shadow IT dane mogą być rozproszone pomiędzy różnymi narzędziami, platformami i urządzeniami. Utrata kontroli może prowadzić do zamieszania, błędów i konsekwencji prawnych w przypadku braku dokładnej ewidencji.
Metody wykrywania Shadow IT
Wykrywanie Shadow IT w organizacji jest kluczowe dla utrzymania bezpieczeństwa danych i kontroli operacyjnej. Oto kilka skutecznych metod identyfikacji przypadków Shadow IT:
#1. Regularne audyty
Aby upewnić się, że technologia w organizacji jest zgodna z oficjalnie zatwierdzonymi narzędziami, należy przeprowadzać regularne audyty.
Porównując listę aktualnie używanego oprogramowania z listą oficjalnie zatwierdzonego, można zidentyfikować rozbieżności. Audyty pozwalają na utrzymanie kontroli nad środowiskiem technologicznym i zapobiegają stosowaniu nieautoryzowanych narzędzi.
#2. Ankiety wśród użytkowników
Ankiety wśród użytkowników to bezpośredni sposób na zaangażowanie pracowników w proces weryfikacji używanych narzędzi. Dostarczają one cennych informacji pozwalających zidentyfikować przypadki Shadow IT.
#3. Monitorowanie sieci
Monitorowanie sieci to obserwacja przepływu danych w infrastrukturze sieciowej organizacji. Pozwala na identyfikację nieautoryzowanego oprogramowania na podstawie nietypowego ruchu sieciowego.
#4. Monitorowanie punktów końcowych
Monitorowanie punktów końcowych polega na instalacji oprogramowania monitorującego na urządzeniach pracowników. Oprogramowanie to śledzi i rejestruje wszystkie narzędzia i usługi zainstalowane na tych urządzeniach.
Porównanie zarejestrowanych informacji z listą zatwierdzonych narzędzi pozwala na wykrycie odchyleń.
#5. Analiza logów dostępu
Analiza logów dostępu wymaga dokładnego przejrzenia zapisów dotyczących nieautoryzowanych narzędzi, osób z nich korzystających i czasu każdego dostępu.
#6. Monitorowanie usług w chmurze
Technologia chmury umożliwia łatwy dostęp do różnorodnych narzędzi. Dlatego monitorowanie usług w chmurze jest kluczowe. Obejmuje to monitorowanie i śledzenie usług i narzędzi dostępnych w chmurze.
#7. Współpraca IT i HR
Współpraca działu IT z działem kadr (HR) jest kluczowa, zwłaszcza podczas wdrażania nowych pracowników.
Współpraca nad zarządzaniem wdrożeniami technologii zapewnia, że nowi pracownicy korzystają z oficjalnych aplikacji, urządzeń i usług.
#8. Wykrywanie anomalii zachowania
Anomalie zachowania to odchylenia od typowych wzorców korzystania z technologii. Wykorzystując narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, można analizować te anomalie w celu identyfikacji nietypowego zachowania, które może wskazywać na występowanie Shadow IT.
Jak minimalizować ryzyko Shadow IT?
Minimalizowanie ryzyka związanego z Shadow IT wymaga podjęcia proaktywnych działań, aby odzyskać kontrolę nad środowiskiem technologicznym w organizacji.
Oto kilka skutecznych strategii:
Jasne zasady IT
Ustanowienie jasnych i kompleksowych zasad IT jest fundamentem zarządzania ryzykiem Shadow IT. Zasady te powinny zawierać listę oficjalnie zatwierdzonych narzędzi i aplikacji.
Zasady te powinny być łatwo dostępne dla każdego pracownika, np. w intranecie firmy.
Dzięki temu pracownicy będą świadomi, które narzędzia są akceptowane, a które stanowią Shadow IT.
Warsztaty Shadow IT
Warsztaty Shadow IT to sesje edukacyjne, których celem jest informowanie pracowników o zagrożeniach wynikających z korzystania z nieautoryzowanych narzędzi.
Warsztaty te oferują wgląd w kwestie bezpieczeństwa, zgodności i konsekwencji operacyjnych Shadow IT, umożliwiając pracownikom podejmowanie świadomych decyzji i zapobieganie błędom.
Edukacja i szkolenia
Istotne jest przeprowadzanie regularnych sesji szkoleniowych dla pracowników, aby zwiększyć ich świadomość zagrożeń związanych z Shadow IT.
Edukując pracowników na temat potencjalnych luk w zabezpieczeniach, wycieków danych i naruszeń przepisów, które mogą wynikać z używania nieautoryzowanych narzędzi, możemy wpłynąć na ich podejście do tematu. Niezbędne jest podawanie konkretnych przykładów ilustrujących takie zagrożenia.
Ważne jest również promowanie oficjalnych narzędzi i ich roli w utrzymaniu integralności danych, bezpieczeństwa i stabilnego środowiska technologicznego.
Podejście oparte na współpracy
Niezbędne jest przyjęcie podejścia opartego na współpracy, gdzie dział IT ściśle współpracuje z innymi działami. Obejmuje to angażowanie pracowników w dyskusje dotyczące technologii, zrozumienie ich potrzeb i uwzględnienie ich opinii w procesie podejmowania decyzji.
Angażowanie pracowników sprzyja poczuciu odpowiedzialności za środowisko technologiczne, zapewniając, że zatwierdzone narzędzia spełniają ich wymagania. Takie podejście minimalizuje chęć korzystania z Shadow IT, a także buduje kulturę odpowiedzialności.
Baza zatwierdzonego oprogramowania
Stwórz centralną bazę oficjalnie zatwierdzonych narzędzi i aplikacji. Baza ta powinna być łatwo dostępna dla wszystkich pracowników i stanowić wiarygodne źródło, gdy potrzebują oni odpowiednich narzędzi.
Oferując wybór przetestowanych narzędzi, zmniejszymy ryzyko poszukiwania nieautoryzowanych alternatyw.
Szybkie wsparcie IT
Upewnij się, że wsparcie IT jest łatwo dostępne i dostosowane do problemów technicznych pracowników. Szybkie i skuteczne reagowanie działu IT na zgłoszenia jest niezbędne.
Szybkie wsparcie zmniejsza prawdopodobieństwo, że pracownicy będą szukać nieoficjalnych rozwiązań w wyniku frustracji. Szybko odpowiadając na ich potrzeby, tworzymy środowisko, w którym pracownicy czują się wspierani.
Wykorzystanie rozwiązań chmurowych
Wykorzystując i promując oficjalne rozwiązania chmurowe, które są zaawansowane i dobrze służą swojemu celowi, możemy zachować lepszą kontrolę nad swoim ekosystemem, uwzględniając preferencje użytkowników.
Gdy pracownicy uznają, że oficjalne usługi w chmurze są przyjazne i odpowiednie do wykonywania ich zadań, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że będą korzystać z nieoficjalnych aplikacji.
Mechanizm informacji zwrotnej
Zachęcaj do otwartej komunikacji pomiędzy pracownikami a działem IT, tworząc system informacji zwrotnej. Daj pracownikom możliwość proponowania nowych narzędzi, które mogą usprawnić ich pracę. Pozwala to lepiej zrozumieć ich potrzeby i preferencje.
To podejście promuje innowacje, jednocześnie ograniczając chęć korzystania z Shadow IT.
Podsumowanie
Zrozumienie i zarządzanie ryzykiem Shadow IT jest niezbędne dla ochrony danych, operacji i reputacji organizacji.
W tym celu należy regularnie wykrywać przypadki Shadow IT, przeprowadzając audyty, ankiety, korzystając z narzędzi monitorujących i analizując logi. Należy także wdrożyć strategie łagodzące, takie jak określenie jasnych zasad IT, zapewnienie edukacji pracownikom i utrzymywanie bazy zatwierdzonego oprogramowania.
Wdrażając te strategie, możemy nie tylko zapobiegać zagrożeniom bezpieczeństwa i zgodności, ale także budować kulturę innowacji w granicach autoryzowanych narzędzi. Ostatecznie przyczynia się to do stworzenia bardziej bezpiecznego i odpornego środowiska IT w organizacji.
Warto również zapoznać się z najlepszym oprogramowaniem do zarządzania audytem IT.