W życiu mogą zdarzyć się nieprzewidziane okoliczności, które zmuszają nas do odwołania zaplanowanego spotkania Zoom. Ważne jest, aby nie zostawiać innych uczestników w niepewności – poinformuj ich o swojej sytuacji. Poniżej znajdziesz instrukcje, jak skutecznie anulować spotkanie Zoom.
Jak odwołać spotkanie Zoom
Uruchom aplikację Zoom i przejdź do sekcji „Spotkania”.
W lewej części panelu znajdziesz listę zbliżających się spotkań. Wybierz to, które chcesz anulować.
Po dokonaniu wyboru, w prawym panelu wyświetlą się szczegóły spotkania. Znajdź i kliknij przycisk „Usuń”.
Pojawi się okno dialogowe informujące, że masz możliwość odzyskania spotkania w ciągu 7 dni z sekcji „Ostatnio usunięte”.
Kliknij przycisk „Tak”, aby potwierdzić anulowanie spotkania.
Spotkanie Zoom zostało pomyślnie anulowane.
Zasady etykiety przy odwołaniu spotkania
Porozmawiajmy teraz o tym, jak właściwie odwoływać spotkania. Niezależnie od Twojego stanowiska, czas każdego uczestnika jest wartościowy i należy go respektować. Proste „Przepraszam, nie mogę. Anulujmy” w ostatniej chwili jest niegrzeczne i może wpłynąć na Twoją reputację jako osoby rzetelnej.
Odpowiadaj na zaproszenia
W większości systemów kalendarzy dostępne są przynajmniej trzy opcje odpowiedzi: Akceptuj, Odrzuć lub Wstępnie. Odpowiadanie na zaproszenia jest istotne nie tylko dla Twojego własnego harmonogramu, ale także dla innych uczestników, którzy muszą wiedzieć, kto może wziąć udział w spotkaniu.
Oto, kiedy warto użyć każdej z opcji:
Akceptuj: odpowiedz tylko wtedy, gdy jesteś pewny, że weźmiesz udział w spotkaniu. Jeśli zajdą okoliczności, które uniemożliwią Ci przybycie, ludzie zrozumieją.
Odrzuć: jeśli jesteś pewny, że nie możesz uczestniczyć, przekaż tę informację i zostaw notatkę wyjaśniającą przyczynę swojej nieobecności. Jeśli Twoja obecność jest kluczowa, zasugeruj inne terminy, aby zorganizować spotkanie w innym terminie.
Wstępnie: jeśli masz wątpliwości, lepiej odpowiedzieć Wstępnie. Poinformuj organizatora o możliwych konfliktach i zaktualizuj go, gdy sytuacja się wyjaśni.
Informuj o nagłych wypadkach
Każdy dobry lider zrozumie, że życie potrafi zaskakiwać. Gdy tak się dzieje, warto jak najszybciej poinformować innych uczestników, zwłaszcza jeśli jesteś kluczowym członkiem spotkania. Choć nagłe zmiany mogą być kłopotliwe, każdy jest świadomy, że czasem coś się zdarza.
Staraj się informować organizatora przynajmniej 24 godziny przed planowanym spotkaniem, jeśli musisz je odwołać. Dołącz krótkie wyjaśnienie, aby wiedzieli, że Twoja decyzja była uzasadniona.
Aktualizuj swój status w kalendarzu
Jeśli wiesz, że w danym czasie będziesz zajęty, zablokuj ten termin w kalendarzu. Na przykład, zarezerwowanie czasu w środę od 14:00 do 17:00, ponieważ musisz odwieźć kogoś do lekarza, pomoże uniknąć sytuacji, w której musisz tłumaczyć się organizatorowi, dlaczego nie możesz wziąć udziału w spotkaniu. Inni będą widzieć, że jesteś w tym czasie zajęty.
Jeśli już zaakceptowałeś zaproszenie, a coś się zmieniło, zaktualizuj swój status. Jak wcześniej wspomniano, zmieniając status z Akceptuj na Wstępnie, poinformuj innych o powodach tej zmiany.
Ogólnie rzecz biorąc, zawsze staraj się okazywać szacunek innym uczestnikom.