Jak oceniasz wkład i efektywność osób pracujących w Twojej firmie?
Istnieje wiele sposobów, by monitorować produktywność pracowników, jednak praca zdalna to zupełnie inna sytuacja. Firmy coraz częściej decydują się na model pracy zdalnej, a pandemia COVID-19 sprawiła, że dla wielu korporacji stała się ona koniecznością, a nie luksusem.
Tradycyjne firmy musiały znaleźć sposoby na obsługę klientów w warunkach dystansu społecznego. Wiele organizacji przeszło w całości lub częściowo na tryb zdalny. Okazało się, że praca zdalna nie tylko chroni przed kontaktami fizycznymi, ale również przynosi wymierne korzyści dla firm.
W jaki sposób zmierzyć produktywność pracowników zdalnych?
Czy pracownicy wykonujący zadania z domu są wystarczająco zdyscyplinowani? Czy efektywnie wykorzystują czas pracy? Czy rzeczywiście są mniej produktywni pracując z domu?
Zanim zaczniesz szukać odpowiedzi na te pytania, powinieneś zaufać swoim pracownikom i dać im to odczuć. Maura Thomas z RegainYourTime podkreśla znaczenie zaufania do pracowników zdalnych:
Aby skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi, kierownicy powinni zakładać, że podwładni wykonują swoją pracę, chyba że mają dowody na coś innego. Potrzebne są jednak konkretne dane, które potwierdzą lub obalą anegdotyczne dowody i osobiste przekonania.
Dlatego, poszukując metod pomiaru produktywności, należy wyjść z założenia, że pracownicy robią wszystko, co w ich mocy, chyba że wskaźniki sugerują inaczej.
W tym artykule przedstawiono opinie, porady i narzędzia stosowane przez renomowane firmy, które pomagają ocenić wkład pracowników zdalnych w ich działalność.
#1. Oceniaj efekty pracy, a nie samą pracę
Firmy, które dopiero rozpoczynają przygodę z pracą zdalną, często przyzwyczajone są do obserwowania pracowników w miejscu pracy. Dla wielu menedżerów „praca z domu” może kojarzyć się z „brakiem pracy”. Jednak, organizacje muszą zrozumieć, że jednym z głównych powodów, dla których pracownicy wybierają pracę zdalną jest możliwość pracy we własnym tempie.
Kto wie, być może właśnie to tempo pozwala im osiągać najlepsze wyniki?
Czy Twoi pracownicy pracują już zdalnie? Oto kilka przydatnych narzędzi do telekonferencji.
Według badań ZDNet, pracownicy zdalni są zazwyczaj bardziej produktywni i lepiej komunikują się, pracując z domu.
W przypadku zespołu zdalnego nie należy skupiać się na śledzeniu godzin pracy. Lepiej mierzyć efekty ich pracy. Bez względu na Twoje starania, nie jesteś w stanie kontrolować sposobu, w jaki pracownicy wykorzystują swój czas, ani z całą pewnością określić, ile włożyli w daną pracę. Koncentracja na rezultatach pozwala wszystkim skupić się na osiąganiu celów w wyznaczonym czasie.
#2. Wykorzystaj wewnętrzny feedback
Warto wdrożyć wewnętrzny system feedbacku, który często jest pomijany. W tym celu należy poprosić pracowników o wypełnianie krótkich ankiet, w których mogą szczerze wyrazić swoje opinie na temat wyników i podejścia do pracy swoich współpracowników.
Pracownicy powinni wypełniać ankiety, w których odpowiadają na kilka krótkich pytań dotyczących swoich kolegów z zespołu. W ankiecie zapytaj, jakie mocne strony dostrzegają u danego pracownika i jakie obszary mógłby on poprawić.
#3. Wykorzystaj dostępne narzędzia
Kierownictwo nie może skutecznie monitorować produktywności pracowników zdalnych, stosując metody manualne. Na szczęście, dostępnych jest wiele programów i aplikacji, które ułatwiają efektywną pracę zdalną.
Oto niektóre z tych narzędzi:
Teamwork
Teamwork to zaawansowana platforma do obsługi klienta, która pomaga organizować pracę, śledzić czas oraz dbać o to, by projekty były dostarczane na czas i zgodnie z budżetem. Dzięki funkcjom zarządzania projektami, Teamwork umożliwia skalowanie zespołu obsługi klienta lub całej firmy.
W przeciwieństwie do zwykłego oprogramowania do zarządzania projektami, Teamwork pozwala tworzyć projekty i zadania, dodawać komentarze i przesyłać pliki. Wszystko znajduje się w jednym miejscu. Projekty można przeglądać w formie tablicy, wykresu Gantta lub listy zadań. Dostosuj Teamwork do swoich potrzeb i zacznij działać.
Teamwork oferuje wszystkie funkcje niezbędne do sprawnego zarządzania projektami, takie jak zarządzanie portfelem, raporty, śledzenie czasu, zarządzanie obciążeniem i wiele innych. Możesz sprawdzać status projektu i aktualizacje na pulpitach nawigacyjnych, aby monitorować postęp i to, co pozostało do zrobienia.
Śledź, kto pracuje nad danym zadaniem i korzystaj z funkcji śledzenia czasu, aby zmierzyć czas, jaki dany pracownik potrzebuje na jego ukończenie. Sprawdź obłożenie pracą poszczególnych członków zespołu, aby zidentyfikować osoby z wolnymi mocami przerobowymi. Dzięki tym informacjom, możesz skutecznie planować nowe projekty bez przeciążania zespołu.
Zintegruj Teamwork z narzędziami, których używasz w swojej firmie. Rozpocznij współpracę i przekonaj się, jak Teamwork pomoże Twojemu zespołowi, korzystając z 30-dniowego darmowego okresu próbnego. Jeśli jesteś małym zespołem, możesz korzystać z niego za darmo. Dla większych zespołów dostępne są plany w cenie od 10 USD miesięcznie za użytkownika.
poniedziałek.com
Pracuj bez ograniczeń dzięki Monday.com. Możesz budować, skalować i optymalizować przepływy pracy swojego zespołu na jednej platformie. Monday.com pomaga również zarządzać projektami, sprzedażą i CRM, projektowaniem, zadaniami, operacjami i wieloma innymi obszarami.
Możesz od razu zacząć korzystać z gotowych szablonów lub stworzyć własne, aby dopasować platformę do swoich potrzeb. Zintegruj Monday.com z narzędziami, których używasz, takimi jak Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel itp.
Możesz zautomatyzować przepływy pracy w kilka sekund, eliminując ryzyko błędów ludzkich i pozwalając skupić się na ważniejszych zadaniach. Dodatkowo, dane można wyświetlać w formie kalendarza, tablicy kanban, osi czasu lub mapy.
Wybierz plan dopasowany do wielkości Twojego zespołu. Użytkownicy indywidualni mogą korzystać z bezpłatnej wersji z nielimitowaną liczbą tablic, dokumentów i ponad 200 szablonami. Dostępny jest również 14-dniowy bezpłatny okres próbny dla zespołów (cena od 10 USD za stanowisko miesięcznie).
Trello
Trello to jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami. Daje przejrzysty wgląd w projekty, nad którymi pracuje zespół, oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację. Trello ma wszystkie funkcje potrzebne do prawidłowej oceny efektywności pracy zdalnej.
Dzięki tablicy Trello, kierownik może w każdej chwili sprawdzić, nad czym pracuje każdy członek zespołu. Ciągła komunikacja i aktualizacje zwiększają przejrzystość w organizacji.
Zoom
Czasami zwykłe wiadomości tekstowe nie wystarczają. Zoom jest z nami już od jakiegoś czasu, ale prawdziwy rozkwit zanotował podczas pandemii COVID-19. To oprogramowanie jest doskonałym rozwiązaniem do wideokonferencji dla małych i dużych zespołów.
Alternatywą dla Zoom są m.in. Google Meet, Skype, Microsoft Teams czy GoToMeeting. Wideokonferencje pomagają zatrzeć granicę między fizycznym a wirtualnym miejscem pracy.
Dokumenty Google
Wykorzystaj Dokumenty Google, do których zespół ma dostęp w każdej chwili. Dokumenty Google pozwalają członkom zespołu wybierać zadania, nad którymi chcą pracować, a projektom można przypisywać szacunkowe czasy realizacji.
Kierownictwo może ocenić jako bardziej produktywnych tych pracowników, którzy najczęściej kończą zadania przed wyznaczonym terminem. Google Workspace oferuje wiele innych przydatnych funkcji, które pomagają w ocenie produktywności pracowników zdalnych.
Slack
Slack to bardzo popularne narzędzie do współpracy. Dzięki przydatnym integracjom i szerokiej gamie aplikacji, stał się on popularnym komunikatorem dla profesjonalistów i zespołów. Wiele firm traktuje go jak swoje wirtualne biuro.
Zaloguj się do Slack i otrzymuj natychmiastowe aktualizacje od swoich zdalnych zespołów. Slack oferuje aplikacje, które automatycznie generują raporty o aktywności biznesowej. Przykłady to najnowsze recenzje produktów/usług lub informacje o nowych subskrybentach e-mail.
Istnieje wiele innych narzędzi, które mogą wspomóc pracę zdalną.
#4. Regularnie wyznaczaj i komunikuj cele
Podział celów na mniejsze zadania ułatwia śledzenie postępów i zmniejsza obciążenie pracownika. Firmy nastawione na wyniki, które zatrudniają pracowników zdalnych, wyznaczają jasne cele i terminy, podobnie jak w przypadku pracowników stacjonarnych.
Dzięki odpowiednim wskaźnikom, możesz wydobyć to, co najlepsze w swoich zespołach zdalnych. Te dane różnią się w zależności od rodzaju firmy. Do przykładowych wskaźników należą:
- Liczba sprzedaży
- Przychód generowany przez jednego pracownika
- Rozwiązane problemy klientów
- Średni czas odpowiedzi
- Współczynnik konwersji leadów
- Koszt pozyskania klienta (CAC)
- Współczynnik rotacji
- Zwrot z inwestycji marketingowej (ROMI)
Dodatkowo, jeśli pracownicy zdalni wiedzą, że będą rozliczani z wykonanej pracy, będą bardziej skupieni na realizacji zadań.
#5. Nagradzaj osiągnięcia
Nie wystarczy wyznaczać cele pracownikom zdalnym. Nagradzanie za osiągnięcia bezpośrednio wpływa na ich produktywność. Wspomniano wcześniej, jak Slack integruje się z innymi aplikacjami. Integracja z HeyTaco! pozwala na przykład celebrować sukcesy pracowników zdalnych na bieżąco.
Motywowanie pracowników zdalnych jest kluczowym wyzwaniem dla wielu menedżerów, a uznanie ich osiągnięć w postaci choćby symbolicznego poklepania po plecach, może znacząco poprawić morale.
Podsumowanie…
Chęć kontroli nad pracownikami zdalnymi nie jest niczym złym ani przesadnym. Jest to kluczowe dla zdrowego zwrotu z inwestycji w ich wkład, jak również dla docenienia i zachęcenia ich do rozwoju w strukturach firmy.
Ocena produktywności to proces ciągły, który pomaga utrzymać pracowników zdalnych na właściwej ścieżce. Co ważne, pozwala im również na samoocenę i dążenie do osiągnięcia takiego poziomu produktywności, jak ich koledzy.
newsblog.pl