Odkryj najlepsze porady i wskazówki, które pomogą Ci w tworzeniu efektywnych ofert handlowych, przyciągających szerokie grono klientów.
Przekonująca propozycja biznesowa od zawsze stanowi fundament w procesie pozyskiwania nowych klientów i realizacji projektów. Tradycyjne przedsiębiorstwa inwestowały znaczne środki w opracowywanie atrakcyjnych dokumentów ofertowych, aby skutecznie zdobywać kontrakty.
W dobie cyfryzacji, gdy większość firm przeniosła swoją działalność do przestrzeni online, ta tradycja wciąż jest aktualna. Zmieniła się jedynie forma – obecnie oferty tworzymy za pomocą dokumentów cyfrowych lub specjalistycznych aplikacji do pracy zespołowej.
Duże firmy często mogą pozwolić sobie na zatrudnienie wyspecjalizowanego zespołu do tworzenia dokumentów biznesowych. Jednak mniejsze i średnie przedsiębiorstwa mogą nie mieć takich możliwości. W takiej sytuacji warto nauczyć się samodzielnie opracowywać skuteczne oferty handlowe, by móc tworzyć kompletne i przekonujące dokumenty na potrzeby kolejnych projektów.
Czym jest propozycja biznesowa?
Propozycja biznesowa to formalny dokument, w którym prezentujesz swoje produkty, usługi, wiedzę oraz dotychczasowe osiągnięcia. Jego celem jest pozyskanie nowych klientów lub zleceń poprzez profesjonalne przedstawienie oferty handlowej.
W świecie biznesu dokumenty ofertowe najczęściej służą do komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwami. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy trzeba przygotować ofertę skierowaną bezpośrednio do klientów indywidualnych.
Przykładowo, możesz oferować renowację domów, w tym montaż paneli słonecznych. Innym przykładem jest firma budowlana lub dekoratorska, która chce zaproponować swoje usługi zarządcom osiedli.
Niezależnie od grupy docelowej, klucz do skutecznej propozycji biznesowej jest prosty: musisz jasno przedstawić swoją działalność, a następnie odnieść się do problemu klienta, który Twoja firma jest w stanie rozwiązać.
Dzięki rozwojowi kanałów cyfrowych, masz wiele platform, gdzie możesz publikować swoje oferty, by dotrzeć do potencjalnych klientów. Czasami jednak może być konieczne przesłanie spersonalizowanego dokumentu ofertowego do firm, które oficjalnie zapraszają do składania propozycji.
Korzyści wynikające z tworzenia propozycji biznesowej
Przede wszystkim, taki dokument działa jak wizytówka firmy, prezentując klientom w jednym miejscu kluczowe informacje o firmie, jej osiągnięciach, potencjale oraz zespole. Eliminuje to potrzebę przeszukiwania rozproszonych informacji w Internecie.
Poniżej przedstawiono dodatkowe korzyści z przygotowania propozycji biznesowej:
- Umożliwia jasne omówienie celów i zakresu projektu, zapobiegając nieporozumieniom.
- Służy jako podstawa do ustalenia harmonogramu i warunków współpracy.
- Stanowi formalny sposób na przedstawienie oferty usług lub produktów.
- Może być łatwo dostosowywana do różnych celów – od sprzedaży produktów, przez oferty usług technicznych, po poszukiwanie inwestycji.
- Umożliwia realistyczne prognozowanie i planowanie sprzedaży w dłuższej perspektywie.
- Pozwala na monitorowanie postępów nowego projektu.
- Może zawierać analizę SWOT firmy, ułatwiając identyfikację mocnych i słabych stron.
- Działa jako dowód zawarcia umowy, chroniąc obie strony w przypadku ewentualnych sporów.
- Pozwala na ocenę ryzyka związanego z projektem przed sfinalizowaniem transakcji.
Rodzaje propozycji biznesowych
W świecie biznesu występuje wiele rodzajów propozycji. Poniżej znajdziesz ich klasyfikację, w zależności od formy i celu:
Propozycja nieformalnie zamówiona
Są to propozycje wysyłane do osób, które poznałeś na spotkaniach, konferencjach lub innych wydarzeniach branżowych.
Propozycja formalnie zamówiona
Firma, która zamierza nabyć produkty lub usługi, przegląda strony internetowe potencjalnych dostawców. Gdy znajdzie odpowiednich kandydatów, wysyła formalne zapytanie o propozycję, precyzując swoje oczekiwania i wymagania.
W odpowiedzi na takie zapytanie należy przesłać spersonalizowaną ofertę, zwaną formalnie zamówioną propozycją.
Propozycja dobrowolna
Są to oferty wysyłane do firm z inicjatywy własnej, bez wcześniejszego zapytania, najczęściej w formie cold mailingu.
W zależności od celu, propozycje biznesowe możemy podzielić na następujące kategorie:
#1. Oferta sprzedaży
Jeśli Twoja firma zajmuje się sprzedażą produktów lub usług, będziesz często korzystać z tego rodzaju propozycji. Oferujesz w niej swój asortyment lub usługi firmom, które zajmują się zarządzaniem zaopatrzeniem.
#2. Propozycja inwestorska
Małe i średnie przedsiębiorstwa lub startupy, które chcą się rozwijać, często potrzebują dodatkowego finansowania. W tym celu mogą przygotować propozycję inwestorską i skierować ją do banków, funduszy inwestycyjnych i innych podmiotów finansowych.
#3. Propozycja projektu
Jeśli masz pomysł na projekt, który może rozwiązać konkretny problem w Twojej firmie lub innej organizacji, możesz przedstawić go zainteresowanym stronom w formie propozycji projektowej.
Taki dokument powinien zawierać szczegółowy opis projektu, w tym zadania, podzadania i ich zależności, a także szacowany budżet, zapotrzebowanie na zasoby ludzkie i wyposażenie.
#4. Propozycja zapytania ofertowego
Jest to kolejna forma propozycji sprzedaży, którą wysyłasz w odpowiedzi na konkretne wymagania firmy kupującej.
W procesie tworzenia takich dokumentów mogą pomóc specjalne oprogramowania do tworzenia ofert.
#5. Wniosek o dotację
Organizacje non-profit mogą składać wnioski o dotacje w ramach różnych programów pomocowych. W takiej sytuacji przygotowywany wniosek powinien odzwierciedlać treść zapytania ofertowego i inwestorskiego.
Dodatkowo, w zależności od wymagań dotyczących danych, dokumenty ofertowe dzielimy na trzy warianty:
#1. Propozycja zakupu produktu lub usługi (RFP)
Zapytanie ofertowe to najczęściej spotykany dokument propozycji biznesowej na rynku.
Firma kupująca publikuje szczegółowy opis projektu wraz z wymaganiami materiałowymi i standardami jakości. Sprzedawcy odpowiadają na te zapytania, składając swoje oferty na realizację całego projektu.
#2. Zapytanie ofertowe (RFQ)
Gdy cena jest głównym czynnikiem decydującym o zakupie, firmy zapraszają dostawców do składania zapytań ofertowych. W takim zapytaniu dostawcy podają ceny w oparciu o specyfikacje, wymagania jakościowe i ilościowe firmy zamawiającej.
#3. Prośba o informacje (RFI)
Przed dokonaniem zakupu wielu nabywców produktów i usług publikuje prośby o informacje online, na swoich stronach internetowych lub w gazetach. Celem takich zapytań jest pozyskanie dokumentów zawierających:
- Katalogi produktów
- Opis możliwości firmy
- Cenniki
- Opis oferowanych usług
Standardowy format propozycji biznesowej
Format dokumentu może różnić się w zależności od specyfiki zlecenia. Niemniej jednak każda standardowa propozycja biznesowa powinna zawierać następujące elementy:
- Tytuł propozycji
- Spis treści
- Podsumowanie (streszczenie)
- Opis problemu, który ma rozwiązać oferta
- Proponowane rozwiązanie
- Szczegółowe informacje o kwalifikacjach firmy lub zespołu
- Harmonogram realizacji projektu
- Oświadczenie o ryzyku i ograniczeniach prawnych
- Warunki realizacji projektu, takie jak częstotliwość rozliczeń i metoda płatności
- Szczegółowe warunki umowy
- Klauzula akceptacji
Jeśli oferta jest tworzona pod konkretne zapotrzebowanie, warto dodać katalog produktów.
Długość propozycji biznesowej
Unikaj tworzenia nadmiernie długich dokumentów. Opis problemu, proponowane rozwiązanie, możliwości firmy i specyfikacje produktu powinny znaleźć się na początku dokumentu.
Całkowita objętość propozycji nie powinna przekraczać 50 stron w przypadku projektów o wartości ok. 10 tys. dolarów. Staraj się, by recenzent mógł przeczytać całą treść w 10-15 minut.
Jak napisać propozycję biznesową
Oto kroki, które pomogą Ci w opracowaniu skutecznej propozycji biznesowej:
#1. Zbierz informacje o swoich możliwościach
Stwórz bazę danych zawierającą informacje o wszystkich swoich możliwościach, które są istotne dla danego projektu lub problemu klienta. W ten sposób udowodnisz, że posiadasz odpowiednie zasoby ludzkie i umiejętności, by zrealizować powierzone zadanie.
#2. Przeprowadź badania rynku
Zbadaj rynek pod kątem potrzebnych materiałów i specjalistycznych umiejętności. Następnie oszacuj koszty realizacji projektu, zanim zaproponujesz klientowi cenę.
#3. Stwórz podsumowanie wykonawcze
Podsumowanie wykonawcze to kluczowy element propozycji. Powinno w przekonujący sposób prezentować Twoją firmę, jej osiągnięcia i kompetencje zespołu, który jest najlepiej przygotowany do rozwiązania problemu klienta.
#4. Zaplanuj i nakreśl projekt
Musisz zaplanować zakres prac, które zamierzasz wykonać dla klienta. Zbadaj problem lub specyfikację zamówienia, aby oszacować minimalny czas potrzebny na realizację projektu.
Na tym etapie należy również stworzyć strukturę zadań i podzadań oraz przypisać je odpowiednim osobom z Twojego zespołu.
Jak monitorować status propozycji biznesowej
Najlepszym sposobem na kontakt z klientem po wysłaniu propozycji jest spotkanie wirtualne lub rozmowa telefoniczna. Jednak nie zawsze jest to możliwe.
Jeśli wysyłasz propozycje w formie cold mailingu, nie wiesz, czy klient jest zainteresowany Twoją ofertą, ani nie masz jego numeru telefonu.
W takiej sytuacji możesz wysłać e-mail, w którym:
- Przypomnisz klientowi, że jesteś liderem w swojej branży.
- Wymienisz osiągnięcia i sukcesy firmy.
- Zaproponujesz wirtualne spotkanie, jeśli klient uzna Twoje portfolio za interesujące.
- Zadasz pytania otwarte, zachęcając do rozmowy.
- Wyróżnisz kluczowe elementy propozycji i podasz link do oryginalnego dokumentu.
Przykłady propozycji biznesowych
W sekcji szablonów znajdziesz wiele sprawdzonych dokumentów. Poniżej znajdziesz przykłady, które możesz wykorzystać jako inspirację:
#1. Minimalistyczna propozycja biznesowa i marketingowa
- Dokument w stylu infografiki, minimalistyczny.
- Kolory: #222524, #fffffe, #f2c745 i #939496.
- Czcionki: Montserrat i Roboto.
- Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm.
#2. Czysta minimalistyczna propozycja marketingowa
- Idealna dla propozycji marketingowych.
- Kolory: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 i #050707.
- Czcionki: Roboto, Poppins Medium, Montserrat i Poppins ExtraBold.
- Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm.
#3. Nowoczesna propozycja partnerstwa w kolorze pomarańczowym
- Szablon idealny do propozycji umów partnerskich.
- Kolory: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 i #f8b03a.
- Czcionki: Montserrat i Montserrat Classic.
- Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm.
#4. Minimalistyczna propozycja profesjonalnego wydarzenia w kolorach czerni i brązu
- Szablon odpowiedni dla propozycji projektów korporacyjnych.
- Kolory: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 i #b4b5ba.
- Czcionki: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto.
- Rozmiar papieru: 21 × 29,7 cm.
Popularne szablony propozycji biznesowych
Szablon propozycji biznesowej z serwisu Canva
Biblioteka szablonów propozycji biznesowych Canva powinna być Twoim pierwszym wyborem. Znajdziesz tam ponad 1000 szablonów, z pewnością odpowiednich do Twojej branży.
PandaDoc
Jeśli szukasz profesjonalnych i sprawdzonych szablonów do prezentacji projektu, sprzedaży produktu lub zapytania ofertowego, sprawdź bibliotekę PandaDoc. Szablony są darmowe, więc nie wymagają żadnych opłat licencyjnych.
Jotform
Jotform oferuje kolekcję ponad 50 dokumentów ofertowych, które można wykorzystać w różnych sytuacjach, np. do tworzenia propozycji rozwoju aplikacji mobilnych, sprzątania, konsultacji czy przetargów.
Treść dokumentu możesz edytować za darmo w edytorze Jotform. Możesz również wysłać dokument do wielu odbiorców w celu uzyskania podpisu elektronicznego.
Podsumowanie
Zapoznałeś się z podstawowymi zagadnieniami dotyczącymi propozycji biznesowych, w tym z technikami ich pisania. Poznałeś też platformy, na których znajdziesz profesjonalne szablony ofert.
Możesz wykorzystać tę wiedzę, aby samodzielnie tworzyć dokumenty ofertowe lub zacząć pracować jako freelancer, oferując pomoc firmom w tym zakresie.