Planowanie wiadomości e-mail to funkcjonalność, z której korzysta wiele osób, niezależnie od tego, czy używają stacjonarnych klientów poczty e-mail, czy platform internetowych. Gmail wprowadził możliwość planowania wiadomości w swoim interfejsie webowym w 2019 roku, co wcześniej wymagało korzystania z dodatkowych wtyczek lub rozszerzeń. Z kolei użytkownicy programu Outlook w Office 365 mają dostęp do wbudowanej opcji planowania e-maili, choć może ona nie być od razu oczywista. Poniżej przedstawiamy, jak łatwo zaplanować wiadomości e-mail w Outlooku dla Office 365.
Jak zaplanować e-maile w Outlooku
Aby rozpocząć, otwórz program Outlook i stwórz nową wiadomość. Upewnij się, że wiadomość jest w pełni przygotowana: wpisz temat, treść wiadomości, dodaj wszystkie potrzebne załączniki oraz wprowadź przynajmniej jednego odbiorcę.
Następnie przejdź do zakładki „Opcje” i kliknij przycisk „Opóźnij dostawę”. To narzędzie pozwoli Ci na skonfigurowanie planowania wiadomości e-mail. Po kliknięciu na ten przycisk otworzy się dodatkowe okno.
W nowym oknie nie znajdziesz zbyt wielu wskazówek dotyczących ustawienia, które pozwoli Ci zaplanować wiadomość. Jak już wspomniano, narzędzie to nie jest najbardziej intuicyjne. W sekcji „Opcje dostarczania” poszukaj opcji „Nie dostarczaj przed” i wprowadź datę oraz godzinę, o której chcesz, aby wiadomość została wysłana. Po dokonaniu ustawień kliknij „OK”, chyba że chcesz zmienić inne parametry. Następnie wróć do wiadomości i kliknij „Wyślij”.
Warto pamiętać, że aby wiadomość została wysłana o zaplanowanej porze, program Outlook musi być uruchomiony. Proces planowania odbywa się na Twoim komputerze, a wiadomość nie jest wysyłana na serwer z opóźnionym żądaniem. Wszystko dzieje się lokalnie, więc konieczne jest, aby komputer był w trybie czuwania, a aplikacja działała.
Gdy nadejdzie zaplanowany czas, na przykład, gdy nie chcesz, aby wiadomość została wysłana przed 29 stycznia 2020 roku o godzinie 22:00, Outlook spróbuje ją wysłać. Powinna być natychmiastowo dostarczona, ponieważ jest to wiadomość e-mail, a nie tradycyjna poczta. Możesz w każdej chwili zmienić czas wysyłki przed finalnym wysłaniem wiadomości. Odbiorca nie będzie świadomy, że wiadomość została zaplanowana. Nie pojawią się żadne oznaki, które mogłyby sugerować, że wiadomość została wysłana automatycznie. Można jednak zauważyć, że Twój odbiorca może przypuszczać, że jesteś obecny przy komputerze i jest to dobry moment, aby się z Tobą skontaktować. Aby uniknąć tego typu sytuacji, warto dodać do treści wiadomości informację, że wiadomość została wysłana w określonym czasie i że można się z Tobą skontaktować w ciągu kilku godzin lub w wyznaczonym terminie.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.