Najważniejsze informacje dotyczące cofania wysłanych wiadomości
- Aby spróbować odzyskać wysłaną wiadomość e-mail w programie Outlook, przejdź do folderu Elementy wysłane, otwórz daną wiadomość, wybierz Plik, a następnie opcję „Wyślij ponownie lub Przywołaj” i „Przywołaj tę wiadomość”.
- Funkcja przywoływania wiadomości działa pod pewnymi warunkami, na przykład gdy nadawca i odbiorca korzystają z kont Microsoft Exchange lub Microsoft 365 w obrębie tej samej struktury organizacyjnej.
- Zamiast polegać na funkcji przywoływania wiadomości, warto rozważyć konfigurację reguły w Outlooku, która opóźni wysyłkę wiadomości. Jest to bardziej efektywne w zapobieganiu wysyłce niepoprawnych maili.
W programie Outlook na komputerze istnieje możliwość anulowania wysłania wiadomości e-mail, o ile podejmie się szybkie działanie. Pokażemy, jak to zrobić, omówimy warunki konieczne do spełnienia i zaproponujemy alternatywne rozwiązanie.
Jak cofnąć wysłaną wiadomość w programie Outlook?
Proces cofania wysłanej wiadomości w programie Outlook polega na wysłaniu prośby o jej usunięcie. Skuteczność tej akcji jest jednak zależna od wielu czynników, które omówimy w dalszej części. Aby zainicjować cofnięcie maila, wykonaj następujące kroki:



- Dodatkowo, możesz zaznaczyć opcję „Powiadom mnie o powodzeniu lub niepowodzeniu odwołania dla każdego odbiorcy”. Dzięki temu otrzymasz e-mail z informacją o rezultatach cofania wiadomości.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby cofnąć wysłaną wiadomość w Outlooku?
Możliwość cofnięcia wysłanej wiadomości jest ograniczona do sytuacji, gdy nadawca i odbiorca korzystają z kont Microsoft Exchange, a szanse na sukces wzrastają, gdy należą do tej samej organizacji. Konta MAPI i POP nie są obsługiwane. Aby sprawdzić typ swojego konta, wykonaj następujące kroki:


Należy pamiętać, że cofnięcie wiadomości nie będzie działać w przypadku maili wysłanych do odbiorców spoza danej organizacji, na przykład na adresy Gmail czy Yahoo. Dzieje się tak, ponieważ po opuszczeniu serwera wewnętrznego nadawca traci kontrolę nad wiadomością. Nie istnieje uniwersalna zasada, która nakazywałaby serwerowi pocztowemu respektować żądanie wycofania wiadomości.
Nawet w przypadku nadawcy i odbiorcy znajdujących się na tym samym serwerze Exchange, cofnięcie wiadomości nie jest gwarantowane.
Kluczowe jest, aby odbiorca otworzył prośbę o cofnięcie, zanim przeczyta oryginalną wiadomość. W przeciwnym wypadku wiadomość pozostanie w jego skrzynce odbiorczej, nawet jeśli otrzyma prośbę o wycofanie. W takim przypadku decyzja o jej usunięciu leży po stronie odbiorcy.
Jednakże, jeśli w ustawieniach programu Outlook odbiorca ma włączoną opcję „Automatycznie przetwarzaj wezwania na spotkania i odpowiedzi na wezwania na spotkania oraz ankiety”, cofnięcie może nastąpić automatycznie w tle, bez potrzeby otwierania wiadomości z prośbą o wycofanie. To ustawienie znajduje się w menu Plik > Opcje > Poczta > Śledzenie. Należy jednak pamiętać, że dotyczy to tylko sytuacji, gdy odbiorca nie otworzył oryginalnej wiadomości. Jeśli to zrobił, wiadomość pozostanie w jego skrzynce odbiorczej, niezależnie od ustawień.
Ponadto, jeśli odbiorca ustawił regułę, która przenosi oryginalną wiadomość z inboxu do innego folderu, prośba o wycofanie nie będzie skuteczna. Podobnie, jeśli wiadomość została wysłana do publicznej skrzynki odbiorczej i prośba o wycofanie została odczytana przez inną osobę niż zamierzony odbiorca, cofnięcie nie zadziała.
Wreszcie, próby cofnięcia wiadomości wysłanych poza program komputerowy Outlook (np. w aplikacji webowej lub na urządzeniu mobilnym) nie przyniosą efektu.
Podsumowując, aby proces cofnięcia wiadomości zakończył się powodzeniem, muszą być spełnione wszystkie poniższe warunki:
- Zarówno nadawca, jak i odbiorca muszą korzystać z tego samego serwera Exchange.
- Odbiorca musi otworzyć prośbę o wycofanie przed przeczytaniem oryginalnej wiadomości.
- Odbiorca nie może mieć ustawionych reguł, które modyfikują lub przenoszą oryginalną wiadomość.
- Odbiorca musi otworzyć prośbę o wycofanie w programie Outlook na komputerze.
Jak widać, warunki powodzenia operacji cofania wiadomości są bardzo restrykcyjne. Dlatego też, pomimo że procedura jest prosta, nie jest ona niezawodna. Należy traktować ją jako ostateczność.
Jak opóźnić wysyłkę e-maila zamiast korzystać z funkcji cofania wiadomości?
Jeśli często zdarza Ci się chęć cofania wysłanych wiadomości, najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie prewencyjnego opóźnienia wysyłki poprzez ustawienie odpowiedniej reguły w Outlooku.
Dzięki temu, choć technicznie nie cofasz wiadomości, uzyskujesz krótkie okno czasowe, w którym możesz anulować jej wysyłkę. Aby utworzyć taką regułę:





Po włączeniu reguły, wiadomości wychodzące będą przechowywane w folderze Skrzynka nadawcza do czasu upłynięcia ustawionego opóźnienia. W razie potrzeby możesz usunąć wiadomość przed jej wysłaniem.
Jak widać, cofnięcie wysłanej wiadomości e-mail w Outlooku jest łatwe, ale sama skuteczność tej operacji zależy od wielu czynników. W czasach, kiedy dostęp do poczty jest możliwy z każdego miejsca i urządzenia, nie warto całkowicie polegać na cofaniu wysłanych wiadomości.
Zamiast tego, jeśli zdarza Ci się często wysyłać coś przez pomyłkę, lepiej zastosuj alternatywne rozwiązanie w postaci opóźnionej wysyłki. Daje Ci to czas na reakcję i pozwala uniknąć potencjalnych gaf.