Spis treści:
- Aby przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook, przejdź do folderu Elementy wysłane, otwórz wiadomość w nowym oknie, kliknij Plik i wybierz Wyślij ponownie lub Przywołaj > Przywołaj tę wiadomość.
- Przywołanie działa tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki, na przykład jeśli zarówno Ty, jak i odbiorca macie konto Microsoft Exchange lub Microsoft 365 w tej samej organizacji.
- Rozważ użycie reguły w programie Outlook, aby opóźnić wysyłanie wiadomości e-mail, zamiast polegać na przypominaniu, aby zapobiec błędnemu wysyłaniu wiadomości.
W programie Outlook na komputerze możesz cofnąć wysłanie wiadomości e-mail, jeśli podejmiesz szybkie działania. Pokażemy Ci, jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook, wyjaśnimy wymagania, które należy spełnić, i zaproponujemy alternatywne podejście do zastosowania.
Jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook
Poproś o wycofanie w wiadomości Outlook. To, czy żądanie zostanie zrealizowane pomyślnie, to inna kwestia, którą omówimy w następnej sekcji. Aby przywołać wiadomość e-mail programu Outlook:
- Opcjonalnie możesz zaznaczyć opcję Powiedz mi, czy przywołanie zakończy się pomyślnie czy nie dla każdego odbiorcy. Dzięki temu otrzymasz wiadomość e-mail z wynikami każdej próby wycofania.
Jakie są wymagania dotyczące wycofania wiadomości e-mail w programie Outlook?
Wiadomość e-mail możesz przywołać tylko wtedy, gdy zarówno Ty, jak i odbiorca korzystacie z konta Microsoft Exchange, a prawdopodobieństwo powodzenia jest większe, jeśli należycie do tej samej organizacji. Konta MAPI i POP nie są obsługiwane. Aby sprawdzić, jaki typ konta e-mail posiadasz:
Mając na uwadze to ograniczenie, przywracanie nie będzie działać w przypadku e-maili wysłanych poza organizację na przykład na konto Gmail lub Yahoo. Dzieje się tak dlatego, że gdy wiadomość e-mail opuści Twój wewnętrzny serwer, nie masz nad nią kontroli. Nie ma uniwersalnej zasady mówiącej, że serwer poczty e-mail powinien przestrzegać żądania wycofania; w rzeczywistości nie zostanie nawet przetworzony.
Nawet jeśli Ty i Twój odbiorca znajdujecie się na tym samym serwerze Exchange, nie gwarantuje to pomyślnego wycofania.
Co najważniejsze, odbiorca musi otworzyć prośbę o wycofanie, zanim otworzy oryginalną wiadomość. Jeśli najpierw przeczytają oryginalną wiadomość, niezależnie od tego, czy stanie się to przed złożeniem prośby o wycofanie, czy później, oryginalna wiadomość pozostanie w ich skrzynce odbiorczej. Chociaż nadal otrzymają prośbę o wycofanie informującą ich, że chcesz usunąć oryginalną wiadomość, to do nich należy decyzja, czy to zrobić.
Jednak wycofanie nastąpi automatycznie w tle, a odbiorca nie będzie musiał czytać żądania wycofania, jeśli w ustawieniach programu Outlook ma włączoną opcję Automatycznie przetwarzaj wezwania na spotkania i odpowiedzi na wezwania na spotkania oraz ankiety. To ustawienie można znaleźć poprzez Plik > Opcje > Poczta > Śledzenie. Powtórzę jednak, że ma to zastosowanie tylko wtedy, gdy odbiorca nie otworzył Twojego oryginalnego e-maila. Jeśli tak, wiadomość pozostanie w ich skrzynce odbiorczej niezależnie od tego ustawienia.
Ponadto, jeśli odbiorca ma regułę przenoszącą oryginalną wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej do innego folderu, prośba o wycofanie nie powiedzie się. Ponadto, jeśli wiadomość e-mail zostanie wysłana do publicznej skrzynki odbiorczej, a żądanie wycofania zostanie odczytane przez osobę inną niż zamierzony indywidualny odbiorca, wycofanie nie zadziała.
Wreszcie, żądań wycofania nie można przetworzyć, jeśli odbiorca przegląda wiadomości e-mail poza programem komputerowym Outlook, na przykład za pośrednictwem aplikacji internetowej Outlook lub urządzenia mobilnego.
Podsumowując, aby wycofanie wiadomości e-mail zakończyło się sukcesem, muszą zostać spełnione wszystkie poniższe warunki:
- Zarówno Ty, jak i odbiorca musicie znajdować się na tym samym serwerze Exchange.
- Odbiorca musi otworzyć prośbę o wycofanie, zanim przeczyta oryginalną wiadomość e-mail.
- Odbiorca nie może mieć żadnych reguł modyfikujących lub przenoszących oryginalną wiadomość e-mail.
- Odbiorca musi otworzyć żądanie wycofania w programie Outlook na komputerze.
Jak widać, istnieje bardzo specyficzny zestaw wymagań, które muszą zostać spełnione, aby odwołanie wiadomości e-mail zakończyło się sukcesem. Aby zwiększyć szansę na sukces, szybko poproś o wycofanie produktu, ale proces ten nie jest niezawodny. Polegaj na tym w ostateczności.
Jak opóźnić wysłanie wiadomości e-mail w programie Outlook zamiast przywoływać ją
Jeśli często musisz wycofać wysłanie wiadomości e-mail, najlepiej będzie zastosować środki zapobiegawcze i ustawić w programie Outlook regułę opóźniającą wysyłanie wiadomości.
Dzięki temu technicznie rzecz biorąc nie przypominasz sobie wiadomości e-mail, ale zapewnia krótkie okno, w którym możesz anulować wychodzącą wiadomość e-mail. Aby utworzyć taką regułę:
Po włączeniu reguły wiadomości wychodzące będą przechowywane w folderze Skrzynka nadawcza do momentu upłynięcia czasu określonego przez regułę. W razie potrzeby możesz wcześniej je usunąć ręcznie.
Jak widziałeś, cofnięcie wysłania wiadomości e-mail w Outlooku jest prostą procedurą. Jednak to, czy wycofanie się powiedzie, to zupełnie inna sprawa, ponieważ zależy od wielu czynników. W świecie, w którym ludzie mogą uzyskać dostęp do swoich e-maili z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, nie należy polegać na przywołaniu.
Zamiast tego, jeśli często wysyłasz coś przez pomyłkę, rozważ skorzystanie z alternatywnej metody opóźnienia wysłania wiadomości e-mail. Oznacza to, że nie zostanie wysłany natychmiast, a także gwarantuje, że przez pomyłkę nie zaczerwienisz się na twarzy.