Zważywszy, że nie jesteśmy w stanie pracować bez przerwy, ustawienie automatycznych odpowiedzi wydaje się być rozsądnym rozwiązaniem, informującym osoby próbujące się z nami skontaktować o naszej chwilowej niedostępności.
Funkcja „Automatyczne odpowiedzi” w Outlooku pozwala na skonfigurowanie powiadomień, które są wysyłane, gdy nie możemy natychmiastowo zareagować na otrzymaną korespondencję. To skuteczny sposób, by niezwłocznie dać znać nadawcy, że jesteśmy poza zasięgiem.
Z tej opcji można korzystać w wielu sytuacjach, takich jak nieobecność spowodowana chorobą, urlopem czy po prostu brakiem możliwości bycia przy biurku.
Jeżeli to rozwiązanie wydaje się być przydatne, przejdźmy do omówienia, jak ustawić automatyczne odpowiedzi w programie Outlook.
Sposobów na to jest kilka, a konkretne kroki zależą od wykorzystywanego urządzenia. Wybierz więc metodę, która najbardziej Ci odpowiada.
Ustawianie automatycznych odpowiedzi
Jest to prawdopodobnie najłatwiejsza droga do celu. Poniżej przedstawiam instrukcję krok po kroku:
Krok 1: Zaloguj się do swojego profilu w Outlooku.
Krok 2: W lewym górnym rogu, w menu opcji, kliknij „Plik”.
Krok 3: Wybierz „Automatyczne odpowiedzi (poza biurem)”.
Krok 4: Zaznacz pole „Wyślij automatyczne odpowiedzi”.
Krok 5: W oznaczonym polu wprowadź treść wiadomości, która zostanie przesłana jako automatyczna odpowiedź osobom, które będą próbowały się z Tobą skontaktować.
Pamiętaj, aby treść wiadomości była adekwatna do danej sytuacji, ponieważ nie wiadomo, kto będzie chciał się z Tobą skontaktować.
Krok 6: Możesz ustawić automatyczną odpowiedź od razu, albo określić konkretny przedział czasowy, w którym ma być aktywna. W tym celu wybierz opcję „Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym” i ustaw preferowaną datę i godzinę.
Krok 7: Możesz zdefiniować dwie różne wiadomości – jedną dla osób z Twojej organizacji i drugą dla osób z zewnątrz.
Po wprowadzeniu wszystkich danych, kliknij „OK” i gotowe.
Wykorzystanie reguł i szablonów
Nie każde konto Outlook posiada wbudowaną funkcję automatycznych odpowiedzi. Jeżeli jej nie widzisz, prawdopodobnie nie jest dostępna w Twojej wersji programu.
Na szczęście istnieje alternatywna metoda ustawienia automatycznej odpowiedzi przy użyciu reguł i szablonów.
Oto, co należy zrobić:
Krok 1: Najpierw stwórzmy szablon. Utwórz nową wiadomość w Outlooku. Wypełnij wszystkie potrzebne pola, takie jak temat i treść.
Pamiętaj, że treść tej wiadomości zostanie automatycznie wysłana w odpowiedzi na maile przychodzące.
Krok 2: Po zakończeniu, w menu „Plik”, wybierz „Zapisz jako”. W oknie „Zapisz jako” wprowadź nazwę szablonu i w rozwijanym menu „Zapisz jako typ” wybierz „Szablon programu Outlook (*.oft)”. Na koniec kliknij „Zapisz”.
Krok 3: Teraz wykorzystamy stworzony szablon do utworzenia reguły automatycznej odpowiedzi. W Outlooku kliknij „Informacje”, a następnie „Reguły i alerty”.
Krok 4: W nowym oknie „Reguły i alerty” kliknij przycisk „Nowa reguła…”.
Krok 5: Z dostępnych opcji wybierz „Zastosuj regułę do otrzymanych wiadomości” i kliknij „Dalej”, aby stworzyć nową regułę dla automatycznych odpowiedzi.
Krok 6: Teraz pojawią się warunki, które mogą zostać ustawione. Pozostaw pola w kroku 1 i 2 bez zmian, ponieważ chcemy, by automatyczna odpowiedź była wysyłana na każdy odebrany mail. Kliknij „Dalej”.
Krok 7: Potwierdź, że chcesz zastosować regułę do wszystkich wiadomości, klikając „Tak”.
Krok 8: Wybierz opcję „odpowiedz przy użyciu określonego szablonu” w kroku 1, a następnie kliknij link „określony szablon” w kroku 2. Otworzy się okno, w którym będziesz mógł wybrać wcześniej utworzony szablon.
W oknie „Wybierz szablon odpowiedzi”, w obszarze „Szukaj w” wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików”.
Krok 9: Kliknij „Przeglądaj”, wybierz szablon, który znajduje się na Twoim komputerze i go otwórz.
Krok 10: W tym kroku możesz ustawić wyjątki, do których reguła nie będzie stosowana. Zaznacz wybrane opcje i kliknij „Dalej”.
Na koniec nadaj nazwę swojej regule i kliknij „Zakończ”. Od tego momentu, kiedy ktoś wyśle do Ciebie wiadomość, w odpowiedzi automatycznie zostanie wysłany e-mail z treścią zawartą w szablonie.
Ustawienia na komputerze
Proces konfiguracji automatycznych odpowiedzi na komputerze jest niemal identyczny jak w przeglądarce. Oto kroki:
Krok 1: Uruchom aplikację Outlook na swoim komputerze z systemem Windows.
Krok 2: Wybierz „Plik” i następnie „Odpowiedzi automatyczne”. Jeżeli korzystasz z Outlooka 2007, wybierz „Narzędzia” a następnie „Asystent podczas nieobecności”.
Krok 3: W oknie „Odpowiedzi automatyczne” zaznacz „Wyślij odpowiedzi automatyczne”.
Krok 4: W oknie edycji wiadomości określ, czy automatyczna odpowiedź ma być wysyłana osobom z Twojej organizacji, czy również osobom z zewnątrz. Następnie wprowadź treść wiadomości.
Po zakończeniu kliknij „OK”, aby zakończyć proces.
Ustawienia w aplikacji na iPhone
Konfiguracja automatycznych odpowiedzi na iPhonie jest bardzo szybka i prosta. Wykonaj poniższe kroki:
Krok 1: Uruchom aplikację Outlook, wybierz „Ustawienia” a następnie „Poczta”.
Krok 2: Wybierz konkretne konto Outlook.
Krok 3: Włącz opcję „Automatyczne odpowiedzi”, jeżeli nie jest włączona domyślnie.
Możesz też wybrać, czy wiadomość ma być wysyłana do wszystkich, czy tylko do osób z Twojej organizacji. Po zakończeniu dotknij znacznika potwierdzenia.
Sprawdź również: Jak dodać kalendarz w Outlooku
Ustawienia w aplikacji na Androida
Podobnie jak w przypadku iPhone’a, poniżej opisano kroki konfiguracji automatycznych odpowiedzi w aplikacji Outlook na Androida.
Krok 1: Uruchom aplikację i dotknij ikony ustawień.
Krok 2: Wybierz konkretne konto Outlook.
Krok 3: Wybierz „Automatyczne odpowiedzi”.
Krok 4: Włącz opcję „Odpowiedzi automatyczne”.
Po włączeniu opcji zobaczysz pola do wprowadzenia treści wiadomości oraz wyboru, czy ma ona być wysyłana do wszystkich, czy tylko do wybranych osób.
Wybierz odpowiednie ustawienia i dotknij ikony znacznika, aby potwierdzić.
Podsumowanie
Nawet będąc poza biurem, gdzie chcemy skupić się na odpoczynku, mogą nas niepokoić myśli o osobach, które chcą się z nami skontaktować.
Dzięki funkcji automatycznych odpowiedzi w Outlooku, możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoi korespondenci zostaną od razu poinformowani o Twojej niedostępności.
Przy okazji sprawdź, jakie aplikacje mogą Ci pomóc w uporządkowaniu Twojej skrzynki odbiorczej.
newsblog.pl
Maciej – redaktor, pasjonat technologii i samozwańczy pogromca błędów w systemie Windows. Zna Linuxa lepiej niż własną lodówkę, a kawa to jego główne źródło zasilania. Pisze, testuje, naprawia – i czasem nawet wyłącza i włącza ponownie. W wolnych chwilach udaje, że odpoczywa, ale i tak kończy z laptopem na kolanach.