Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w Outlooku

Photo of author

By maciekx

Zważywszy, że nie jesteśmy w stanie pracować bez przerwy, ustawienie automatycznych odpowiedzi wydaje się być rozsądnym rozwiązaniem, informującym osoby próbujące się z nami skontaktować o naszej chwilowej niedostępności.

Funkcja „Automatyczne odpowiedzi” w Outlooku pozwala na skonfigurowanie powiadomień, które są wysyłane, gdy nie możemy natychmiastowo zareagować na otrzymaną korespondencję. To skuteczny sposób, by niezwłocznie dać znać nadawcy, że jesteśmy poza zasięgiem.

Z tej opcji można korzystać w wielu sytuacjach, takich jak nieobecność spowodowana chorobą, urlopem czy po prostu brakiem możliwości bycia przy biurku.

Jeżeli to rozwiązanie wydaje się być przydatne, przejdźmy do omówienia, jak ustawić automatyczne odpowiedzi w programie Outlook.

Sposobów na to jest kilka, a konkretne kroki zależą od wykorzystywanego urządzenia. Wybierz więc metodę, która najbardziej Ci odpowiada.

Ustawianie automatycznych odpowiedzi

Jest to prawdopodobnie najłatwiejsza droga do celu. Poniżej przedstawiam instrukcję krok po kroku:

Krok 1: Zaloguj się do swojego profilu w Outlooku.

Krok 2: W lewym górnym rogu, w menu opcji, kliknij „Plik”.

Krok 3: Wybierz „Automatyczne odpowiedzi (poza biurem)”.

Krok 4: Zaznacz pole „Wyślij automatyczne odpowiedzi”.

Krok 5: W oznaczonym polu wprowadź treść wiadomości, która zostanie przesłana jako automatyczna odpowiedź osobom, które będą próbowały się z Tobą skontaktować.

Pamiętaj, aby treść wiadomości była adekwatna do danej sytuacji, ponieważ nie wiadomo, kto będzie chciał się z Tobą skontaktować.

Krok 6: Możesz ustawić automatyczną odpowiedź od razu, albo określić konkretny przedział czasowy, w którym ma być aktywna. W tym celu wybierz opcję „Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym” i ustaw preferowaną datę i godzinę.

Krok 7: Możesz zdefiniować dwie różne wiadomości – jedną dla osób z Twojej organizacji i drugą dla osób z zewnątrz.

Po wprowadzeniu wszystkich danych, kliknij „OK” i gotowe.

Wykorzystanie reguł i szablonów

Nie każde konto Outlook posiada wbudowaną funkcję automatycznych odpowiedzi. Jeżeli jej nie widzisz, prawdopodobnie nie jest dostępna w Twojej wersji programu.

Na szczęście istnieje alternatywna metoda ustawienia automatycznej odpowiedzi przy użyciu reguł i szablonów.

Oto, co należy zrobić:

Krok 1: Najpierw stwórzmy szablon. Utwórz nową wiadomość w Outlooku. Wypełnij wszystkie potrzebne pola, takie jak temat i treść.

Pamiętaj, że treść tej wiadomości zostanie automatycznie wysłana w odpowiedzi na maile przychodzące.

Krok 2: Po zakończeniu, w menu „Plik”, wybierz „Zapisz jako”. W oknie „Zapisz jako” wprowadź nazwę szablonu i w rozwijanym menu „Zapisz jako typ” wybierz „Szablon programu Outlook (*.oft)”. Na koniec kliknij „Zapisz”.

Krok 3: Teraz wykorzystamy stworzony szablon do utworzenia reguły automatycznej odpowiedzi. W Outlooku kliknij „Informacje”, a następnie „Reguły i alerty”.

Krok 4: W nowym oknie „Reguły i alerty” kliknij przycisk „Nowa reguła…”.

Krok 5: Z dostępnych opcji wybierz „Zastosuj regułę do otrzymanych wiadomości” i kliknij „Dalej”, aby stworzyć nową regułę dla automatycznych odpowiedzi.

Krok 6: Teraz pojawią się warunki, które mogą zostać ustawione. Pozostaw pola w kroku 1 i 2 bez zmian, ponieważ chcemy, by automatyczna odpowiedź była wysyłana na każdy odebrany mail. Kliknij „Dalej”.

Krok 7: Potwierdź, że chcesz zastosować regułę do wszystkich wiadomości, klikając „Tak”.

Krok 8: Wybierz opcję „odpowiedz przy użyciu określonego szablonu” w kroku 1, a następnie kliknij link „określony szablon” w kroku 2. Otworzy się okno, w którym będziesz mógł wybrać wcześniej utworzony szablon.

W oknie „Wybierz szablon odpowiedzi”, w obszarze „Szukaj w” wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików”.

Krok 9: Kliknij „Przeglądaj”, wybierz szablon, który znajduje się na Twoim komputerze i go otwórz.

Krok 10: W tym kroku możesz ustawić wyjątki, do których reguła nie będzie stosowana. Zaznacz wybrane opcje i kliknij „Dalej”.

Na koniec nadaj nazwę swojej regule i kliknij „Zakończ”. Od tego momentu, kiedy ktoś wyśle do Ciebie wiadomość, w odpowiedzi automatycznie zostanie wysłany e-mail z treścią zawartą w szablonie.

Ustawienia na komputerze

Proces konfiguracji automatycznych odpowiedzi na komputerze jest niemal identyczny jak w przeglądarce. Oto kroki:

Krok 1: Uruchom aplikację Outlook na swoim komputerze z systemem Windows.

Krok 2: Wybierz „Plik” i następnie „Odpowiedzi automatyczne”. Jeżeli korzystasz z Outlooka 2007, wybierz „Narzędzia” a następnie „Asystent podczas nieobecności”.

Krok 3: W oknie „Odpowiedzi automatyczne” zaznacz „Wyślij odpowiedzi automatyczne”.

Krok 4: W oknie edycji wiadomości określ, czy automatyczna odpowiedź ma być wysyłana osobom z Twojej organizacji, czy również osobom z zewnątrz. Następnie wprowadź treść wiadomości.

Po zakończeniu kliknij „OK”, aby zakończyć proces.

Ustawienia w aplikacji na iPhone

Konfiguracja automatycznych odpowiedzi na iPhonie jest bardzo szybka i prosta. Wykonaj poniższe kroki:

Krok 1: Uruchom aplikację Outlook, wybierz „Ustawienia” a następnie „Poczta”.

Krok 2: Wybierz konkretne konto Outlook.

Krok 3: Włącz opcję „Automatyczne odpowiedzi”, jeżeli nie jest włączona domyślnie.

Możesz też wybrać, czy wiadomość ma być wysyłana do wszystkich, czy tylko do osób z Twojej organizacji. Po zakończeniu dotknij znacznika potwierdzenia.

Sprawdź również: Jak dodać kalendarz w Outlooku

Ustawienia w aplikacji na Androida

Podobnie jak w przypadku iPhone’a, poniżej opisano kroki konfiguracji automatycznych odpowiedzi w aplikacji Outlook na Androida.

Krok 1: Uruchom aplikację i dotknij ikony ustawień.

Krok 2: Wybierz konkretne konto Outlook.

Krok 3: Wybierz „Automatyczne odpowiedzi”.

Krok 4: Włącz opcję „Odpowiedzi automatyczne”.

Po włączeniu opcji zobaczysz pola do wprowadzenia treści wiadomości oraz wyboru, czy ma ona być wysyłana do wszystkich, czy tylko do wybranych osób.

Wybierz odpowiednie ustawienia i dotknij ikony znacznika, aby potwierdzić.

Podsumowanie

Nawet będąc poza biurem, gdzie chcemy skupić się na odpoczynku, mogą nas niepokoić myśli o osobach, które chcą się z nami skontaktować.

Dzięki funkcji automatycznych odpowiedzi w Outlooku, możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoi korespondenci zostaną od razu poinformowani o Twojej niedostępności.

Przy okazji sprawdź, jakie aplikacje mogą Ci pomóc w uporządkowaniu Twojej skrzynki odbiorczej.


newsblog.pl