PayPal stanowi wygodne i szybkie rozwiązanie do wystawiania faktur i otrzymywania płatności. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, prowadzisz własną firmę, czy po prostu chcesz nauczyć się, jak szybko tworzyć profesjonalnie wyglądające faktury, ten artykuł jest dla Ciebie idealnym przewodnikiem.
W tym opracowaniu przedstawimy, jak za pomocą systemu fakturowania PayPal, w siedmiu prostych krokach, stworzyć fakturę. Dowiesz się, jak wystawiać faktury, które będą prezentować Twoje usługi w profesjonalny sposób oraz jak ułatwić klientom dokonywanie płatności.
Platforma PayPal umożliwia przedsiębiorstwom, freelancerom oraz osobom prywatnym proste wysyłanie faktur do klientów, a jednocześnie oferuje prostą bramkę płatności, która ułatwia klientom dokonywanie transakcji.
Dlaczego PayPal to korzystna opcja dla freelancerów i małych firm?
- Narzędzie do fakturowania PayPal ułatwia tworzenie i wysyłanie klientom profesjonalnie wyglądających faktur.
- PayPal umożliwia przyjmowanie płatności w walucie lokalnej, bez konieczności przeliczania kursów.
- Platforma jest dostępna w ponad 200 krajach i regionach, obsługując 25 różnych walut.
- System PayPal umożliwia monitorowanie statusu faktur, co ułatwia kontrolę nad płatnościami.
- PayPal zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa transakcji, co jest kluczowe w przypadku prowadzenia działalności freelancingowej lub biznesu.
- Klienci mają do wyboru różne preferowane metody płatności (kartą kredytową, przelewem bankowym).
- PayPal umożliwia generowanie spersonalizowanych linków, które usprawniają proces płatności.
- Faktury generowane w systemie PayPal są idealne dla klientów na całym świecie.
- PayPal prowadzi rejestr wszystkich transakcji, co upraszcza proces księgowości.
- Możliwość wysyłania faktur, śledzenia płatności i zarządzania finansami za pomocą telefonu komórkowego.
- System automatycznych przypomnień o płatnościach w systemie PayPal.
Przejdźmy teraz do szczegółów i omówmy, jak założyć konto PayPal i jak wysłać fakturę do klienta.
Jak założyć konto w systemie PayPal
Krok 1: Wejdź na oficjalną stronę internetową PayPal.
Krok 2: Kliknij przycisk „Zarejestruj się”.
Zarejestruj się w serwisie PayPal.
Krok 3: Zdecyduj, czy chcesz utworzyć konto „Osobiste” czy „Firmowe” i dokonaj odpowiedniego wyboru.
Rodzaje kont w systemie PayPal.
Krok 4: Po dokonaniu wyboru, wprowadź wymagane informacje, takie jak adres e-mail, numer telefonu komórkowego, hasło, adres oraz imię i nazwisko.
Adres e-mail.
Krok 5: Przeczytaj uważnie Regulamin i Politykę prywatności, a następnie zaakceptuj je.
Krok 6: Kliknij przycisk „Utwórz konto” lub „Dalej”, aby zakończyć proces tworzenia konta. PayPal wyśle Ci kod weryfikacyjny na Twój adres e-mail i numer telefonu. Sprawdź skrzynkę e-mail i wprowadź kod, aby potwierdzić rejestrację.
Potwierdzenie e-mailem w systemie PayPal.
Krok 7: Możesz powiązać swoją kartę kredytową/debetową lub konto bankowe z kontem PayPal.
Powiąż konto bankowe.
Krok 8: Możesz ustawić dodatkowe pytania zabezpieczające.
Pytania zabezpieczające w systemie PayPal.
Uwaga: W zależności od Twojej lokalizacji i aktywności, PayPal może wymagać dodatkowych informacji w celu weryfikacji konta.
Co zrobić, jeśli masz już konto osobiste, ale chcesz je zmienić na konto firmowe? Oto kroki, które pomogą Ci przekształcić konto osobiste w firmowe.
Jak przekształcić konto osobiste PayPal w konto firmowe
Krok 1: Zaloguj się do swojego osobistego konta PayPal.
Krok 2: Kliknij ikonę ustawień (⚙️) znajdującą się w prawym górnym rogu pulpitu PayPal.
Ustawienia PayPal.
Krok 3: W ustawieniach konta znajdź opcję „Uaktualnij do konta firmowego” lub podobną. Kliknij na nią. Alternatywnie, możesz przewinąć stronę w dół i kliknąć przycisk „Uaktualnij do konta firmowego”.
Przejdź na konto firmowe.
Krok 4: Wprowadź informacje dotyczące Twojej firmy, takie jak jej nazwa, adres, firmowy adres e-mail, nazwę prawną oraz adres strony internetowej (opcjonalnie).
Wypełnij szczegóły.
Krok 5: Wprowadź dodatkowe informacje zgodnie z instrukcjami PayPal. Może być wymagane podanie numeru ubezpieczenia społecznego, numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN) lub innych danych podatkowych.
Krok 6: Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji, potwierdź je i prześlij.
Uwaga: PayPal może poprosić Cię o dodatkową weryfikację konta firmowego, poprzez potwierdzenie adresu e-mail lub powiązanie konta bankowego.
Teraz możesz korzystać z konta firmowego PayPal, wystawiać faktury, przyjmować płatności pod nazwą firmy i korzystać z innych udogodnień.
Przejdźmy teraz do nauki tworzenia pierwszej faktury.
Jak wystawić fakturę w systemie PayPal
Zanim zaczniesz, warto wiedzieć, jakie informacje powinny być zawarte na fakturze.
Faktura powinna zawierać następujące dane:
- Twoje imię i nazwisko (lub nazwę firmy), dane kontaktowe oraz informacje o działalności.
- Warunki płatności (termin płatności, dostępne metody płatności, opłaty, całkowita kwota).
- Całkowitą kwotę do zapłaty, wyrażoną w odpowiedniej walucie.
- Imię i nazwisko klienta oraz jego dane kontaktowe.
- Szczegółowy wykaz świadczonych usług lub sprzedanych produktów, z podaniem ilości i cen.
- Numer i datę wystawienia faktury.
- Opis wykonanej usługi lub sprzedanego produktu.
- Wszelkie dodatkowe opłaty lub warunki dotyczące opóźnień w płatnościach.
- Instrukcje dotyczące płatności.
Przykładowa faktura.
Możesz również dodać dodatkowe informacje, w zależności od swoich potrzeb.
Stwórzmy Twoją pierwszą fakturę:
Krok 1: Po założeniu konta i powiązaniu go z kontem bankowym, zaloguj się na swoje konto firmowe PayPal, używając swojego adresu e-mail i hasła.
Krok 2: Na pulpicie nawigacyjnym konta firmowego PayPal powinna być widoczna opcja „Fakturowanie”. Kliknij ją, aby zacząć tworzyć fakturę.
Opcja fakturowania w systemie PayPal.
Krok 3: Kliknij przycisk „Utwórz fakturę”, aby rozpocząć tworzenie nowego dokumentu.
Wystaw fakturę.
Krok 4: Wypełnij wszystkie wymagane pola.
- Informacje o kliencie: Wpisz adres e-mail klienta w polu „Rozlicz się na”. Możesz również dodać nazwę klienta. Możliwe jest też wystawienie faktury dla wielu klientów.
- Dane faktury:
- Numer faktury: System PayPal wygeneruje go automatycznie, ale masz możliwość jego zmiany.
- Data faktury: Dzień utworzenia faktury.
- Termin płatności: Data, do której oczekujesz dokonania płatności.
- Numer referencyjny: Możesz dodać numer referencyjny lub notatkę, jeśli to konieczne.
- Przedmioty: Dodaj nazwę przedmiotu lub usługi, ilość, cenę, podatek i opis.
Nowa faktura.
- Wiadomość: Masz możliwość dodania spersonalizowanej wiadomości dla klienta.
- Warunki: Jeśli obowiązują specjalne warunki, możesz zawrzeć je na fakturze.
- Załącznik: PayPal umożliwia dodanie plików (JPG, GIF, PNG i PDF, maksymalnie 5 plików do 4 MB każdy).
- Notatka dla siebie i numer referencyjny.
Krok 5: Uzupełnij opis „Przedmiotu” lub „Usługi”.
- Kliknij przycisk „Dodaj”, aby dodać poszczególne pozycje. Pamiętaj o wprowadzeniu opisu, ilości, ceny jednostkowej i podatku (jeśli dotyczy) dla każdej z nich.
- Po dodaniu każdej pozycji, kliknij przycisk „Zapisz”.
Dodaj przedmiot lub usługę.
Krok 6: Możesz dostosować ustawienia faktury, klikając „Więcej opcji” na dole formularza. Tutaj możesz wybrać walutę (PayPal obsługuje 25 walut), skonfigurować opcje podatkowe oraz inne preferencje dotyczące faktur.
Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów i upewnieniu się, że dane są poprawne, kliknij przycisk „Podgląd”, aby obejrzeć fakturę.
Sprawdź dokładnie poprawność faktury i wprowadź ewentualne poprawki.
Krok 7: Jeśli wszystko się zgadza, kliknij przycisk „Wyślij”, aby wysłać fakturę e-mailem do klienta.
Przykłady fakturowania w systemie PayPal
Rodzaj faktury zależy od rodzaju wykonywanej pracy i Twoich potrzeb. Spójrzmy na kilka typowych scenariuszy generowania faktur w systemie PayPal.
#1. Freelancer – Rozliczenie za wykonane zlecenie
W tej metodzie płatność jest uzależniona od ukończenia i dostarczenia określonych zadań lub projektów, zgodnie z umową z klientem. Freelancer pobiera opłatę za swoje usługi na podstawie konkretnych zadań.
Jeśli jesteś niezależnym autorem treści i chcesz zarabiać na podstawie liczby słów, oto kilka istotnych kwestii, o których warto pamiętać:
- Ustal stawkę za słowo (np. 0,1 PLN za słowo).
- Ustal z klientem szczegóły projektu i liczbę słów.
- Podczas tworzenia faktury, podaj swoje dane kontaktowe, dane klienta, warunki płatności oraz unikalny numer faktury.
- Wypisz każdy tytuł artykułu lub link jako oddzielną pozycję na fakturze. Określ liczbę słów każdego artykułu, stawkę za słowo i całkowity koszt.
- PayPal automatycznie obliczy całkowitą kwotę do zapłaty, sumując koszty wszystkich pozycji.
- Dodaj wiadomość dla klienta.
- Sprawdź i wyślij fakturę.
Faktura dla autora treści, rozliczenie za wykonanie.
Uwaga: Nie zapomnij dodać adresu e-mail klienta.
Pamiętaj o dalszych działaniach. Możesz w tym celu skorzystać z funkcji automatycznego przypominania w systemie PayPal.
Po otrzymaniu płatności, zapisz transakcję w swoim systemie księgowym. Oznacz fakturę jako zapłaconą.
#2. Freelancer – Rozliczenie godzinowe
Wiele platform umożliwia freelancerom rozliczanie się w oparciu o stawkę godzinową. Stawkę godzinową mnoży się przez liczbę godzin przepracowanych przy danym projekcie.
Jeśli jesteś freelancerem rozliczającym się godzinowo, ta część artykułu jest dla Ciebie!
Podczas tworzenia faktury należy pamiętać o kilku elementach:
- Ustal stawkę godzinową (np. 25 PLN za godzinę).
- Użyj narzędzia do śledzenia czasu, aby dokładnie rejestrować przepracowane godziny. Upewnij się, że masz jasne i wiarygodne dane dotyczące wykonanych zadań.
- Skorzystaj z narzędzia do fakturowania PayPal. Podaj swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane kontaktowe, dane klienta, warunki płatności oraz unikalny numer faktury.
- Wypisz na fakturze godziny przepracowane przy różnych zadaniach. Podaj datę, opis pracy wykonanej w tym czasie, liczbę przepracowanych godzin i stawkę godzinową za każde zadanie.
- System PayPal automatycznie obliczy i uzupełni całkowitą kwotę do zapłaty.
Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz efektywnie tworzyć faktury za swoją pracę w trybie freelancingowym, opierając się na rozliczeniu godzinowym, zapewniając transparentność, dokładność i terminowe płatności za świadczone usługi.
#3. Sprzedawca sprzedający towary
Jeśli prowadzisz firmę lub mały sklep i chcesz wystawiać faktury dla wielu klientów jednocześnie, PayPal ma dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie. Możesz tworzyć spersonalizowane faktury dla każdego klienta. Dodatkowo, w jednym miejscu możesz obliczyć podatki, rabaty i kwotę pozostałą do zapłaty.
Oto kroki, które należy wykonać:
- W górnej części faktury umieść nazwę, adres i dane kontaktowe Twojej firmy. Te informacje identyfikują Ciebie jako sprzedawcę.
- Dodaj imię i nazwisko klienta, adres oraz dane kontaktowe. Możesz też dodać dane kilku klientów.
- Dodaj datę wystawienia faktury i przypisz jej unikalny numer.
- Wypisz wszystkie przedmioty lub produkty, które zostały sprzedane. Dołącz krótki opis, ilość, cenę jednostkową i cenę całkowitą dla każdego przedmiotu.
Opis produktu.
- Uwzględnij podatek od sprzedaży, podatek VAT (podatek od wartości dodanej) lub inne obowiązujące podatki. Określ stawkę podatku i oblicz kwotę podatku na podstawie sumy częściowej.
- Jeśli oferujesz zniżki, odlicz je od sumy częściowej.
- Jeśli pobierasz opłaty za wysyłkę lub obsługę, uwzględnij również te koszty.
- Oblicz całkowitą kwotę do zapłaty.
Faktura dla Sprzedających.
- Określ warunki płatności, w tym termin płatności i akceptowane metody.
- Możesz dodać spersonalizowaną wiadomość dla klientów.
- Nie zapomnij wspomnieć o zasadach zwrotów i reklamacji.
Dobrze skonstruowana faktura świadczy o profesjonalizmie i ułatwia terminową zapłatę.
Istnieje wiele innych branż i dziedzin, w których można używać faktur PayPal, takich jak usługi oparte na subskrypcji, usługi konsultingowe, e-commerce i wiele innych.
Najlepsze praktyki przy tworzeniu faktur w systemie PayPal
Aby zapewnić płynny proces fakturowania i szybkie otrzymywanie płatności, warto wziąć pod uwagę następujące praktyki:
1. Dokładne dane kontaktowe: Upewnij się, że adres e-mail odbiorcy jest poprawny, aby uniknąć wysyłania faktur do niewłaściwej osoby.
2. Jasne szczegóły faktury:
- Dołącz jasny i szczegółowy opis przedmiotu lub świadczonych usług.
- Określ ilości, stawki i wszelkie obowiązujące rabaty.
- Wyszczególnij opłaty, aby łatwo je było zidentyfikować.
3. Numeracja faktur: Przypisz unikalny numer do każdej faktury, aby zachować porządek i zapobiec pomyłkom.
4. Warunki płatności:
- Jasno określ termin płatności, aby precyzyjnie określić oczekiwania dotyczące terminowości.
- W przypadku ich obowiązywania, określ opłaty za opóźnienia w płatnościach.
5. Profesjonalny wygląd:
- Użyj szablonu PayPal z logo swojej firmy i danymi kontaktowymi.
- Upewnij się, że faktura jest czytelna i dobrze skonstruowana.
6. Waluta i metody płatności:
- Określ walutę, w której chcesz otrzymać płatność.
- Wymień akceptowane metody płatności, w tym PayPal, przelew bankowy lub karty kredytowe.
7. Podatki i opłaty:
- Jasno przedstaw wszystkie obowiązujące podatki i opłaty.
- Wskaż, czy podatki są wliczone w cenę, czy są dodawane osobno.
8. Regulamin:
- Opisz zasady zwrotów i reklamacji, jeżeli są one przewidziane.
- Podaj wszelkie dodatkowe warunki związane z transakcją.
9. Linki do płatności:
- Użyj opcji fakturowania PayPal, aby wygenerować linki do płatności bezpośrednio na fakturze.
- Ułatw klientom dokonywanie płatności bezpośrednio przez system PayPal.
10. Wysyłanie i monitorowanie: Wyślij fakturę od razu po dostarczeniu produktów lub usług. Przed terminem płatności wyślij uprzejme przypomnienie, aby uniknąć opóźnienia w płatności.
11. Dokumentacja: Przechowuj zapisy wszystkich wystawionych faktur i otrzymanych płatności. Użyj oprogramowania do fakturowania lub arkusza kalkulacyjnego do śledzenia transakcji finansowych.
12. Uzgadnianie płatności: Regularnie porównuj otrzymane płatności z wystawionymi fakturami, aby zidentyfikować ewentualne rozbieżności.
13. Bezpieczna komunikacja: Podczas wysyłania faktur korzystaj z bezpiecznej komunikacji e-mailowej, aby chronić wrażliwe dane finansowe.
14. Spersonalizowane wiadomości: Dodaj krótką, spersonalizowaną wiadomość z podziękowaniami, aby wyrazić uznanie dla klienta.
15. Dokumentacja uzupełniająca: Dołącz do faktury wszelkie niezbędne dokumenty, takie jak umowy lub rachunki.
16. Dostępność i przejrzystość: Upewnij się, że faktura jest dostępna dla osób niepełnosprawnych, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dostępności.
Często zadawane pytania
Czy wystawienie faktury w systemie PayPal jest bezpłatne?
Tak. Wystawianie faktur w systemie PayPal jest bezpłatne. Jednakże, pobierane są opłaty, gdy otrzymujesz płatność od klienta.
Dlaczego warto używać oprogramowania do fakturowania zamiast tworzyć fakturę ręcznie?
Oprogramowanie do fakturowania oszczędza czas, zmniejsza ryzyko popełnienia błędu i zwiększa profesjonalizm. Oferuje również dodatkowe funkcje, takie jak automatyczne przypomnienia i śledzenie płatności, co ułatwia zarządzanie finansami.
Podsumowanie
Fakturowanie jest istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania finansami. System PayPal, oferujący funkcję fakturowania, jest bardzo pomocnym narzędziem do tworzenia profesjonalnych faktur. Stosując się do przedstawionych praktyk i umieszczając na fakturze niezbędne informacje, można usprawnić proces płatności.
Istnieje wiele innych platform, które oferują szablony i narzędzia do generowania faktur. Jeśli chcesz poznać więcej opcji, zachęcamy do zapoznania się z artykułem o najlepszych generatorach faktur do przyjmowania płatności od klientów.