PayPal to szybki i skuteczny sposób na tworzenie faktur i otrzymywanie płatności. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, właścicielem firmy, czy osobą, która chce nauczyć się tworzyć profesjonalne faktury w kilka minut, ten artykuł jest dla Ciebie.
W tym artykule dowiesz się, jak utworzyć fakturę za pomocą narzędzia do fakturowania PayPal, wykonując 7 prostych kroków. Dowiesz się jak profesjonalnie wystawiać faktury i ułatwiać klientom płacenie za Ciebie.
PayPal umożliwia firmom, freelancerom i zwykłym osobom wysyłanie faktur do klientów, a także zapewnia bramę ułatwiającą klientom dokonywanie płatności w bezproblemowy sposób.
Spis treści:
Dlaczego PayPal to dobry wybór dla freelancerów i małych firm?
- Narzędzie do fakturowania PayPal jest przydatne do tworzenia i wysyłania klientom profesjonalnie wyglądających faktur.
- PayPal umożliwia płacenie w walucie lokalnej bez przeliczania walut.
- Dostępny w ponad 200 krajach/regionach i obsługuje 25 walut.
- Funkcja śledzenia płatności w systemie PayPal pomaga śledzić fakturę.
- PayPal zapewnia solidne bezpieczeństwo. Transakcje są więc bezpieczne, co jest kluczowe w przypadku freelancingu lub biznesu.
- Klienci mają różne preferencje dotyczące metod płatności. (zapłać kartami kredytowymi lub przelewem bankowym)
- PayPal umożliwia tworzenie spersonalizowanych linków, które umożliwiają płynne transakcje.
- Faktury PayPal są przydatne dla klientów międzynarodowych.
- PayPal prowadzi rejestr wszystkich transakcji, co upraszcza księgowość.
- Za pomocą telefonu komórkowego możesz wysyłać faktury, śledzić płatności i zarządzać swoimi finansami.
- System automatycznego przypominania o płatnościach Paypal.
Omówmy teraz szczegółowo, jak założyć konto PayPal i wysłać fakturę do klienta.
Jak założyć konto PayPal
Krok 1: Odwiedź PayPal Strona internetowa
Krok 2: Kliknij „Zarejestruj się”
Zarejestruj się w PayPalu
Krok 3: Zdecyduj i wybierz, czy chcesz mieć konto „Indywidualne” czy „Firmowe”.
Rodzaje kont PayPal
Krok 4: Po dokonaniu wyboru podaj ważne dane, takie jak adres e-mail, numer telefonu komórkowego, hasło, adres i imię i nazwisko.
Adres e-mail
Krok 5: Zapoznaj się dokładnie z Regulaminem i Polityką prywatności i zaakceptuj je.
Krok 6: Kliknij „Utwórz konto” lub „Dalej”, aby utworzyć konto. Następnie PayPal wyśle Ci kod na Twój e-mail i telefon. Sprawdź swoją skrzynkę e-mail i wpisz kod, aby ją potwierdzić.
Potwierdzenie e-mailem PayPal
Krok 7: Możesz połączyć kartę kredytową/debetową lub konto bankowe ze swoim kontem PayPal.
Połącz konto bankowe
Krok 8: Możesz ustawić pytania zabezpieczające.
Pytania dotyczące bezpieczeństwa PayPal
Uwaga: w zależności od Twojej lokalizacji i aktywności PayPal może poprosić o dodatkowe informacje w celu potwierdzenia
Co jednak w sytuacji, gdy posiadasz konto osobiste i chcesz je zamienić na firmowe? Oto kilka prostych kroków, jak zmienić konto z osobistego na firmowe.
Jak przejść z konta PayPal indywidualnego na konto firmowe
Krok 1: Zaloguj się do swojego osobistego konta PayPal
Krok 2: Kliknij ikonę ustawień (⚙️) w prawym górnym rogu panelu PayPal.
Ustawienia PayPal
Krok 3: W ustawieniach konta powinna pojawić się opcja „Uaktualnij do konta firmowego” lub coś podobnego. Kliknij na to. LUB Przewiń w dół i kliknij „Uaktualnij do konta firmowego”
Przejdź na konto firmowe
Krok 4: Podaj informacje biznesowe, takie jak nazwa firmy, adres firmy, firmowy adres e-mail, nazwa prawna i witryna internetowa firmy (opcjonalnie).
Wypełnij wszystkie szczegóły
Krok 5: Podaj dodatkowe informacje zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez PayPal. PayPal może zażądać dodatkowych informacji, takich jak numer ubezpieczenia społecznego, numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) lub inne informacje podatkowe.
Krok 6: Po podaniu wszystkich niezbędnych informacji, potwierdź i prześlij.
Uwaga: PayPal może poprosić Cię o zweryfikowanie konta firmowego poprzez potwierdzenie adresu e-mail lub połączenie konta bankowego.
Możesz teraz wysyłać faktury, akceptować płatności pod nazwą swojej firmy i korzystać z innych korzyści wynikających z konta firmowego PayPal.
Teraz nauczmy się, jak utworzyć pierwszą fakturę.
Jak utworzyć fakturę w systemie PayPal
Zanim przejdziesz dalej, musisz wiedzieć, jakie istotne informacje powinniśmy uwzględnić na fakturze.
Twoje faktury powinny zawierać następujące informacje:
- Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe i dane biznesowe.
- Warunki płatności (termin płatności, metody płatności, opłaty i cena całkowita).
- Całkowita kwota należna w walucie.
- Imię i nazwisko klienta oraz dane kontaktowe.
- Szczegółowy wykaz usług z ilościami i stawkami.
- Numer i data faktury.
- Opis świadczonych usług lub prac.
- Wszelkie opłaty lub warunki za zwłokę w płatnościach.
- Instrukcje dotyczące płatności.
Próbka faktury
Możesz dodać dodatkowe informacje zgodnie ze swoimi wymaganiami.
Stwórzmy Twoją pierwszą fakturę:
Krok 1: Po utworzeniu konta i połączeniu konta bankowego zaloguj się do swojego konta PayPal Business, używając swojego adresu e-mail i hasła.
Krok 2: Na pulpicie nawigacyjnym konta PayPal Business powinna pojawić się opcja „Fakturowanie”. Kliknij na nią, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę.
Opcja fakturowania w systemie PayPal
Krok 3: Kliknij przycisk „Utwórz fakturę”, aby rozpocząć tworzenie nowej faktury.
Wystaw fakturę
Krok 4: Wypełnij wszystkie niezbędne informacje.
- Informacje o kliencie: Wprowadź adres e-mail swojego klienta w polu „Rozlicz się na”. Jeśli chcesz, możesz także dodać nazwę klienta. Możesz także utworzyć fakturę dla wielu klientów.
- Dane do faktury:
- Numer faktury: PayPal wygeneruje go automatycznie, ale możesz go dostosować.
- Data faktury: Data utworzenia faktury.
- Termin płatności: Data, w której spodziewasz się płatności.
- Numer referencyjny: W razie potrzeby możesz dodać numer referencyjny lub notatkę.
- Przedmioty: Możesz dodać nazwę przedmiotu, ilość, cenę, podatek i opis dotyczący swojej usługi.
Nowa faktura
- Wiadomość: Możesz także pisać spersonalizowane wiadomości do klientów.
- Warunki: Jeśli masz specjalne warunki, możesz wspomnieć o nich na fakturze.
- Załącznik: PayPal umożliwia przyciąganie plików (JPG, GIF, PNG i PDF Do 5 plików i 4 MB na plik)
- Notatka dla siebie i numer referencyjny
Krok 5: Należy dodać opis „Przedmiot” lub „Usługa” w następujący sposób.
- Kliknij „Dodaj”, aby uwzględnić każdy przedmiot i pamiętaj o określeniu opisu, ilości, ceny jednostkowej i podatku (jeśli dotyczy) dla każdego przedmiotu.
- Po dodaniu każdego elementu kliknij „Zapisz”.
Dodaj przedmiot lub usługę
Krok 6: Możesz dostosować ustawienia faktury, klikając „Więcej opcji” u dołu faktury. Tutaj możesz wybrać walutę (PayPal obsługuje 25 walut), skonfigurować opcje podatkowe i skonfigurować inne preferencje dotyczące faktur.
Po uzupełnieniu wszystkich szczegółów i upewnieniu się, że wszystko się zgadza, kliknij przycisk „Podgląd”, aby przejrzeć fakturę.
Dokładnie sprawdź fakturę pod kątem dokładności i wprowadź niezbędne korekty.
Krok 7: Po zakończeniu kliknij przycisk „Wyślij”, aby wysłać fakturę e-mailem do klienta.
Przykłady fakturowania PayPal
Istnieją różne rodzaje faktur, które możesz chcieć wysyłać w zależności od swojej pracy i wymagań. Przyjrzyjmy się typowym scenariuszom generowania faktur PayPal.
#1. Freelancer Rozliczanie na podstawie dostawy
W przypadku tej metody rozliczeniowej płatność jest powiązana z ukończeniem i dostawą określonych elementów lub projektów określonych w umowie o pracę na zlecenie. Freelancer pobiera od swoich klientów opłaty za swoje usługi w oparciu o konkretne zadania, które wykonują.
Jeśli jesteś niezależnym autorem treści i chcesz zarabiać na podstawie słowa. Oto kilka rzeczy, o których musisz pamiętać:
- Zdecyduj o stawce za słowo, czyli kwocie, jaką będziesz pobierać za słowo (np. 0,1 USD za słowo)
- Wyjaśnij ze swoim klientem szczegóły projektu i liczbę słów.
- Tworząc fakturę, podaj swoje dane kontaktowe, dane klienta, warunki płatności i unikalny numer faktury.
- Wymień każdy tytuł artykułu lub link jako osobną pozycję na fakturze. Określ liczbę słów dla każdego artykułu, stawkę za słowo i całkowity koszt tego artykułu.
- Paypal automatycznie oblicza sumę i wypełnia całkowitą należną kwotę, sumując koszty wszystkich artykułów wymienionych na fakturze.
- Napisz wiadomość do klienta
- Przejrzyj i wyślij.
Faktura dla autora treści na podstawie dostawy
Uwaga: Musisz dodać adres e-mail klienta.
Nie zapomnij o dalszych działaniach. Możesz w tym pomóc, korzystając z funkcji automatycznego przypomnienia w systemie PayPal.
Po otrzymaniu płatności zapisz transakcję w swoim programie księgowym lub księdze. Oznacz fakturę jako zapłaconą.
#2. Freelancer Rozliczanie godzinowe
Istnieje wiele platform, na których freelancerzy pobierają opłaty godzinowe. Ustalają stawkę godzinową za swoją pracę i mnożą ją przez liczbę godzin spędzonych na wykonywaniu pracy.
Jeśli jesteś jednym z tych freelancerów i chcesz odpowiednio tworzyć faktury, ta część jest dla Ciebie!
Tworząc fakturę, należy pamiętać o kilku kwestiach.
- Zdecyduj o stawce godzinowej, czyli kwocie, którą będziesz pobierać za godzinę (np. 25 USD za godzinę)
- Użyj narzędzia lub oprogramowania do śledzenia czasu, aby dokładnie zarejestrować liczbę godzin przepracowanych nad projektem. Upewnij się, że masz jasne i wiarygodne zapisy wykonanych zadań.
- Skorzystaj z narzędzia do fakturowania PayPal, podaj swoje imię i nazwisko/nazwę firmy, dane kontaktowe, dane klienta, warunki płatności i unikalny numer faktury.
- Wypisz godziny przepracowane nad różnymi zadaniami jako pozycje na fakturze. Podaj datę, opis pracy wykonanej w tym czasie, liczbę przepracowanych godzin i stawkę godzinową za każde zadanie.
- Paypal automatycznie oblicza sumę i wypełnia całkowitą kwotę.
Wykonując poniższe kroki, możesz skutecznie tworzyć faktury za swoją pracę freelancerską i zarządzać nimi na podstawie rozliczeń godzinowych, zapewniając przejrzystość, dokładność i terminowość płatności za swoje usługi.
#3. Sprzedawca sprzedaje towary
Jeśli jesteś właścicielem firmy lub mniejszym sprzedawcą, który sprzedaje towary i chcesz wystawić fakturę dla wielu klientów jednocześnie, Paypal ma również rozwiązanie dla Ciebie. Dla każdego klienta możesz tworzyć spersonalizowane faktury. Co więcej, możesz w jednym miejscu obliczyć różne podatki od sprzedaży, rabaty i pozostałą kwotę do zapłaty.
Wykonajmy te proste kroki:
- W górnej części faktury podaj nazwę, adres i dane kontaktowe firmy. Informacje te identyfikują Cię jako sprzedawcę.
- Podaj imię i nazwisko klienta, adres i dane kontaktowe. Możesz dodać wiele nazw klientów.
- Dodaj datę wystawienia faktury. Przypisz unikalny numer faktury.
- Wypisz każdy przedmiot lub produkt, który sprzedałeś. Dołącz krótki opis, ilość, cenę jednostkową i cenę całkowitą dla każdego przedmiotu.
Opis produktu
- Uwzględnij podatek od sprzedaży, podatek VAT (podatek od wartości dodanej) lub inne obowiązujące podatki. Należy jasno określić stawkę podatku i obliczyć kwotę podatku na podstawie sumy częściowej.
- Jeśli oferujesz zniżki, odlicz je od sumy częściowej.
- Jeśli pobierasz opłaty za wysyłkę lub obsługę, uwzględnij również te koszty.
- Oblicz całkowitą kwotę do zapłaty.
Faktura dla Sprzedających
- Określ warunki płatności, w tym termin płatności i akceptowane metody płatności.
- Możesz także dodawać spersonalizowane wiadomości dla klientów.
- Nie zapomnij wspomnieć o zasadach zwrotów i zwrotów.
Dobrze skonstruowana faktura gwarantuje profesjonalizm i ułatwia terminowość płatności.
Istnieje wiele innych branż i dziedzin, w których można wysyłać faktury Paypal, takich jak usługi oparte na subskrypcji, usługi konsultingowe, handel elektroniczny i wiele innych.
Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia faktur PayPal
Aby zapewnić płynny proces fakturowania i szybkie otrzymywanie płatności, należy wziąć pod uwagę następujące najlepsze praktyki:
1. Dokładne dane kontaktowe: Sprawdź dokładnie adres e-mail odbiorcy, aby uniknąć wysyłania faktur do niewłaściwej osoby.
2. Wyczyść szczegóły faktury:
- Dołącz jasny i szczegółowy opis przedmiotu lub świadczonych usług.
- Określ ilości, stawki i wszelkie obowiązujące rabaty.
- Wyszczególnij opłaty, aby ułatwić ich odniesienie.
3. Numerowanie faktur: Przypisz unikalny numer faktury dla każdej transakcji, aby zachować przejrzystość i zapobiec pomyłkom.
4. Warunki płatności:
- Jasno określ termin płatności, aby ustalić oczekiwania dotyczące terminowych płatności.
- Jeśli ma to zastosowanie, określ opłaty lub kary za zwłokę w płatnościach.
5. Profesjonalny wygląd:
- Użyj szablonu PayPal z logo swojej firmy i danymi kontaktowymi.
- Upewnij się, że faktura jest dobrze skonstruowana i łatwa do odczytania.
6. Waluta i metody płatności:
- Określ walutę, w której chcesz otrzymać płatność.
- Wyraźnie wspomnij o akceptowanych metodach płatności, w tym PayPal, przelewach bankowych lub kartach kredytowych.
7. Podatki i opłaty:
- Uwzględnij wszelkie obowiązujące podatki i opłaty w przejrzysty sposób.
- Wskaż, czy podatki są wliczone w podane ceny, czy dodane osobno.
8. Regulamin:
- Jeśli dotyczy, opisz zasady zwrotów lub zwrotów.
- Podaj wszelkie dodatkowe warunki związane z transakcją.
9. Linki płatnicze:
- Skorzystaj z funkcji fakturowania PayPal, aby wygenerować linki do płatności bezpośrednio na fakturze.
- Ułatw klientom klikanie i płacenie bezpośrednio za pośrednictwem systemu PayPal.
10. Wysyłanie i monitorowanie: Wyślij fakturę niezwłocznie po dostarczeniu produktów lub usług. Przed terminem płatności lub w jego dniu wystosuj uprzejme przypomnienie, aby mieć pewność, że płatność nie zostanie opóźniona.
11. Prowadzenie dokumentacji: Prowadź rejestr wszystkich wysłanych faktur i otrzymanych płatności. Do śledzenia transakcji finansowych użyj oprogramowania do fakturowania lub arkusza kalkulacyjnego.
12. Uzgodnij płatności: Regularnie uzgadniaj otrzymane płatności z fakturami, aby wykryć wszelkie rozbieżności.
13. Bezpieczna komunikacja: Podczas wysyłania faktur korzystaj z bezpiecznej komunikacji e-mailowej, aby chronić wrażliwe informacje finansowe.
14. Spersonalizowane wiadomości: Dodaj krótką, spersonalizowaną wiadomość z podziękowaniami, aby wyrazić uznanie dla działalności klienta.
15. Dokumentacja zapasowa: Do faktury dołącz wszelkie niezbędne dokumenty uzupełniające, takie jak umowy lub rachunki.
16. Dostępność i przejrzystość: Upewnij się, że Twoja faktura jest dostępna dla osób niepełnosprawnych, postępując zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dostępności.
Często zadawane pytania
Czy utworzenie faktury PayPal jest bezpłatne?
Tak. Faktura PayPal jest bezpłatna. Musisz jednak uiścić opłaty, gdy otrzymasz zapłatę od swojego klienta.
Dlaczego warto używać oprogramowania do fakturowania zamiast ręcznego tworzenia faktury?
Oszczędza to czas, zmniejsza liczbę błędów ludzkich i zwiększa profesjonalizm. Oferuje również funkcje, takie jak automatyczne przypomnienia i śledzenie, w celu lepszego zarządzania płatnościami.
Ostatnie słowa
Faktury są jedną z ważnych części biznesu i finansów. Paypal to przydatna platforma do szczegółowego tworzenia faktur dzięki funkcji fakturowania. Stosując się do powyższych praktyk i dodając niezbędne informacje, możesz tworzyć własne faktury i poprawiać efektywność płatności.
Istnieje wiele innych platform udostępniających szablony i narzędzia do tworzenia faktur. Jeśli chcesz się z nimi zapoznać, oto artykuł na temat najlepszych generatorów faktur do akceptowania płatności klientów.