Office 365 dla firm umożliwia użytkownikom w ramach jednej subskrypcji udostępnianie dokumentów każdemu, kto nie jest objęty tą samą licencją co Ty. Ta funkcja służy do udostępniania dokumentów osobom spoza firmy i nosi nazwę udostępniania jako gość. Chociaż udostępnianie gościa jest możliwe, pozwala tylko użytkownikom wyświetlać dokument, a nie go pobierać. Użytkownicy z pewnością nie mogą go otworzyć w aplikacji pakietu Office na swoim komputerze. Ograniczenia istnieją po to, aby Twoja firma miała kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do dokumentu i przeglądać go. Jak dotąd nie jest możliwe bezpośrednie udostępnianie linków, które pozwala użytkownikowi po prostu pobrać kopię pliku. Jeśli chcesz udostępnić bezpośrednie łącze pobierania do dokumentu Office 365, będziesz musiał wprowadzić niewielką zmianę w otrzymanym adresie URL udostępniania gościa. Oto, co musisz zrobić.
Krok 1: Zaloguj się do interfejsu internetowego Office 365 i przejdź do dokumentu, do którego chcesz mieć bezpośredni link do udostępniania.
Krok 2: Skopiuj łącze udostępniania do tego dokumentu i wklej go w prostym edytorze tekstu, aby móc go edytować. Możesz śmiało wkleić go również w pasku adresu przeglądarki i tam go edytować. Rób to, co najbardziej Ci odpowiada.
Krok 3: Twój link do udostępniania będzie wyglądał mniej więcej tak;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
W linku do udostępniania [Token] będzie wartością liczbową, która będzie się różnić w zależności od pliku. W tym przypadku nie ma to żadnego znaczenia. Wszystko, co musisz zrobić, to zamienić „guesstaccess.aspx” na „download.aspx”, aby Twój link wyglądał tak;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Krok 4: Udostępnij ten link każdemu, a kiedy go kliknie, pobierze kopię pliku na dysk lokalny.
Powinniśmy wspomnieć, że udostępnianie zewnętrzne powinno być włączone w Office 365, w przeciwnym razie nie będzie można uzyskać linku do udostępniania gościa. Token wygenerowany za pomocą tego linku jest niezbędny do działania łącza pobierania. Jeśli plik jest ograniczony do udostępniania osobom z zewnątrz, tj. Opcja udostępniania gościa nie jest dostępna, ta sztuczka nie zadziała.