PowerPoint oferuje szereg funkcji, które umożliwiają współpracę z innymi przy tworzeniu prezentacji. Jeśli posiadasz subskrypcję Microsoft 365 (wcześniej Office 365), możesz współtworzyć prezentację w czasie rzeczywistym. Poniżej przedstawiamy, jak efektywnie współpracować z innymi użytkownikami w PowerPoint.
Udostępnianie prezentacji
Przed rozpoczęciem współpracy z innymi, musisz najpierw udostępnić swoją prezentację. Aby to zrobić, otwórz plik, który chcesz udostępnić, a następnie kliknij przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu ekranu.
Na górze prezentacji pojawi się pasek narzędzi. Warto zwrócić uwagę na sekcję „Udostępnij”, gdzie znajdziesz dwie opcje udostępniania oraz listę osób, którym już udostępniłeś plik.
Kiedy wybierzesz opcję „Zaproś osoby”, możesz:
- Wprowadzić adresy e-mail osób, z którymi chcesz współpracować.
- Napisać krótki komunikat dla odbiorców.
- Określić poziom uprawnień – edytować lub tylko przeglądać.
- Zdecydować, czy odbiorcy muszą mieć konto Microsoft.
- Udostępnić prezentację.
Alternatywnie, wybierając „Uzyskaj łącze”, możesz przydzielić odpowiednie uprawnienia do pliku, a następnie kliknąć „Utwórz łącze”.
Po utworzeniu łącza możesz je udostępnić osobom, z którymi chcesz współpracować. Pamiętaj, że każdy, kto ma ten link, może uzyskać dostęp do prezentacji, dlatego zachowaj ostrożność przy jego udostępnianiu.
Współpraca nad prezentacją
Kto pracuje nad czym?
PowerPoint umożliwia monitorowanie, kto aktualnie edytuje lub przegląda prezentację oraz nad którymi slajdami pracuje. W prawym górnym rogu zobaczysz miniaturę z imieniem i nazwiskiem współpracownika.
Klikając na tę miniaturę, możesz sprawdzić, kto to jest i który slajd właśnie edytuje. Aby przejść do tego slajdu, kliknij „Przejdź do lokalizacji”.
Zobaczysz wtedy sekcję slajdu, nad którą pracuje inna osoba.
Możesz również sprawdzić lokalizację współpracownika w widoku miniatur slajdów po lewej stronie.
Dodawanie komentarzy
Masz możliwość dodawania komentarzy dla innych współpracowników, które będą mogły zostać przeczytane w dogodnym czasie. Aby to zrobić, zaznacz tekst lub obiekt, a następnie wybierz „Nowy komentarz” z dostępnych opcji.
Wpisz swój komentarz w polu tekstowym, a następnie kliknij ikonę strzałki, aby go dodać.
Gdy współpracownik ponownie otworzy prezentację, zauważy ikonę dymku z wiadomością obok slajdu zawierającą Twój komentarz.
Aby przeczytać komentarz, kliknij przycisk „Komentarze” w prawym górnym rogu.
Aby odpowiedzieć na komentarz, wpisz swoją odpowiedź w polu tekstowym i kliknij ikonę strzałki.
Funkcje premium
PowerPoint oferuje także kilka zaawansowanych funkcji dla subskrybentów. Jedną z nich jest możliwość prowadzenia czatu w czasie rzeczywistym. Wystarczy kliknąć miniaturę osoby, z którą chcesz rozmawiać, a następnie wybrać „Czat” z menu.
Pamiętaj jednak, że czat nie zastępuje komentarzy, ponieważ nie jest widoczny dla innych i zostaje usunięty po zamknięciu dokumentu.
Inną interesującą funkcją jest historia wersji. PowerPoint 365 przechowuje wszystkie wcześniejsze wersje prezentacji, co pozwala na ich przeglądanie, przywracanie lub pobieranie starszych wersji.
Aby skorzystać z tej opcji, kliknij „Plik”, następnie „Informacje” i wybierz „Poprzednie wersje”. Opcja ta będzie niedostępna, jeśli nie posiadasz subskrypcji premium.
Podsumowując, skuteczna współpraca w każdym projekcie bazuje na dobrej komunikacji. PowerPoint upraszcza ten proces zarówno dla użytkowników standardowych, jak i premium, mimo że niektóre metody mogą być bardziej złożone.
newsblog.pl