Microsoft Outlook przechowuje wiadomości e-mail, zadania i spotkania jako pliki PST lub OST. Obaj wykonują tę samą podstawową pracę. Istnieją jednak pewne istotne różnice w zależności od tego, czy chcesz wykonać kopię zapasową, przywrócić czy przenieść dane.
Aby wyjaśnić różnicę między plikami PST i OST, musimy wyjaśnić trochę historii technologicznej – a konkretnie różnicę między protokołami poczty e-mail POP i IMAP. Oto krótki przegląd.
Spis treści:
Co to jest POP?
Tradycyjnym protokołem poczty elektronicznej używanym w czasie połączeń telefonicznych był Post Office Protocol (POP). Obecna wersja protokołu POP to wersja 3 (POP3).
POP pobierał wszystkie Twoje wiadomości e-mail do klienta, a następnie domyślnie usuwał je z serwera poczty. Oznaczało to, że na komputerze była tylko kopia wiadomości e-mail. Możesz skonfigurować POP tak, aby nie usuwał wiadomości e-mail z serwera.
Jednak w tamtych czasach ludzie zwykle sprawdzali pocztę e-mail tylko z jednego komputera, więc tak naprawdę nie było potrzeby przechowywania drugiej kopii na serwerze.
Gdy używasz protokołu POP, wszelkie zmiany wprowadzone w kliencie poczty e-mail nie są odzwierciedlane na serwerze poczty e-mail. Jeśli usuniesz wiadomość e-mail w kliencie poczty e-mail, nic się nie dzieje na serwerze poczty e-mail i odwrotnie.
Co to jest IMAP?
Protokół dostępu do wiadomości internetowych (IMAP) to nowocześniejszy protokół, który pobiera kopię wiadomości e-mail z serwera do klienta na komputerze. Wszelkie zmiany wprowadzone w kliencie poczty e-mail są synchronizowane z serwerem. Jeśli usuniesz wiadomość e-mail na komputerze, zostanie ona również usunięta z serwera poczty e-mail i odwrotnie.
IMAP jest znacznie bardziej dostosowany do współczesnego świata. Mamy teraz dostęp do tego samego konta e-mail na wielu urządzeniach, a większość ludzi ma „zawsze włączone” połączenia szerokopasmowe lub światłowodowe oraz mobilną transmisję danych. Wszystko, co robisz z pocztą e-mail, jest synchronizowane, jeśli używasz protokołu IMAP.
Na przykład, jeśli wyślesz wiadomość e-mail z telefonu, możesz zajrzeć do folderu „Wysłane” na tablecie, a e-mail, który wysłałeś, również tam będzie. Dlatego zalecamy korzystanie z protokołu IMAP, chyba że masz konkretny powód, aby używać protokołu POP3.
Należy również zauważyć, że firma Microsoft używa do swoich kont e-mail Messaging API (MAPI) zamiast IMAP. Chociaż różnią się one od siebie, zarówno MAPI, jak i IMAP synchronizują wiadomości e-mail między klientem a serwerem poczty e-mail.
Pliki POP, IMAP, PST i OST
Jeśli masz konto POP, program Outlook przechowuje wszystkie wiadomości e-mail i spotkania w pliku osobistej tabeli magazynu (pst). Plik PST można zaimportować do programu Outlook. To sprawia, że idealnie nadaje się do przenoszenia poczty e-mail na nowy komputer lub tworzenia kopii zapasowej, którą można zapisać na wypadek awarii lub awarii komputera.
Aż do programu Microsoft Outlook 2013 pliki PST były również używane dla kont IMAP lub MAPI. Jednak począwszy od programu Outlook 2016, klient przechowuje wszystkie wiadomości e-mail i spotkania z kont IMAP i MAPI w pliku Offline Storage Table (ost).
Pliki OST automatycznie synchronizują się z serwerem e-mail, o ile masz połączenie z Internetem. Jednak w przeciwieństwie do plików PST nie można zaimportować pliku OST do programu Outlook – ponieważ nie jest to konieczne.
Jeśli konfigurujesz Outlooka na nowym komputerze i łączysz się ze swoim kontem e-mail przez IMAP lub MAPI, wszystkie Twoje e-maile będą na serwerze i będą pobierane automatycznie.
Krytyczna różnica między plikami PST i OST polega na tym, że zawartość pliku PST jest dostępna tylko w tym pliku. Jednak zawartość OST jest również dostępna na serwerze poczty e-mail i każdym innym urządzeniu używanym do uzyskiwania dostępu do konta e-mail.
Kiedy ich potrzebujesz?
W większości przypadków nie musisz martwić się o pliki PST i OST. Prawdopodobnie nie zobaczysz ani nie uzyskasz bezpośredniego dostępu, chyba że będziesz ich szukać.
Są naprawdę ważne tylko wtedy, gdy przenosisz dane na nowy komputer lub chcesz zarchiwizować wiadomości e-mail. Jeśli korzystasz z konta e-mail POP3, musisz skopiować plik PST na nowy komputer, a następnie zaimportować go do programu Outlook, w przeciwnym razie utracisz wszystkie wiadomości e-mail.
Jeśli używasz IMAP lub MAPI, musisz tylko znać rozmiar swojej skrzynki pocztowej na serwerze poczty. Jeśli kiedykolwiek osiągniesz maksymalny rozmiar i chcesz zachować wszystkie swoje e-maile, będziesz musiał wyeksportować ich fragment do pliku PST, a następnie usunąć je z serwera poczty e-mail.
Nadal będziesz mógł wyświetlać te wiadomości e-mail, jeśli zaimportujesz plik PST do programu Outlook, ale nie będą one już znajdować się na serwerze poczty e-mail.