Które narzędzie do podpisu elektronicznego jest lepsze?

Podpisy elektroniczne lub ePodpis są przydatne w prowadzeniu interesów z partnerami, pracownikami zdalnymi i klientami międzynarodowymi.

Czy pamiętasz, kiedy ostatni raz podpisywałeś się długopisem i kartką?

Podpis na papierze długopisowym wymaga zeskanowania, wydrukowania, umówienia się osobiście, wysłania pocztą, faksem i nie tylko do zainteresowanego personelu. Cały proces może być pracochłonny, czasochłonny i żmudny.

I tu pojawia się podpis elektroniczny.

Dropbox Sign i DocuSign to dwa świetne narzędzia do podpisu elektronicznego, które możesz wypróbować.

Porównajmy więc te dwie platformy podpisów elektronicznych, aby zrozumieć, która jest lepsza dla Twoich wymagań.

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny (ePodpis) to legalny i skuteczny sposób na elektroniczne i szybkie podpisywanie dokumentów. Jest zaufany na całym świecie, ponieważ jest bezpieczny. Podpisy elektroniczne mogą zastąpić podpisy odręczne w różnych procesach.

Mówiąc najprościej, podpis elektroniczny to podpis w formie elektronicznej. Możesz użyć komputerów lub urządzeń elektronicznych do uwierzytelnienia podpisującego i zapewnienia bezpieczeństwa dokumentu.

Elektroniczne wskazanie woli osoby do zaakceptowania warunków dokumentu lub zestawu danych i przywrócenia tych danych za pomocą podpisu elektronicznego jest znane jako podpis elektroniczny. Istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

Proste podpisy elektroniczne
Zaawansowane podpisy elektroniczne
kwalifikowane podpisy elektroniczne

Może być stosowany w różnych sytuacjach, takich jak transakcje, umowy i procedury administracyjne. Podpisy elektroniczne są zaufane, wykonalne i legalne na całym świecie. Pomoże Ci to przyspieszyć proces podpisywania i zaoszczędzić wiele godzin na tym procesie.

Podpisy elektroniczne to nowy sposób prowadzenia interesów z klientami, dlatego musisz mieć aplikację do podpisu elektronicznego, której możesz zaufać.

Dzięki narzędziu ePodpis możesz w wygodny i szybki sposób rozwiązać problemy z podpisem. Możesz zapewnić swoim klientom bezpieczeństwo i łatwo zwrócić dokumenty, nie ruszając się z miejsca.

Jest to raczej podejście przyjazne dla środowiska, które może zaoszczędzić miliony papierowych wydruków. Ponadto pomaga utrzymać porządek, rozliczanie i dostępność dokumentów.

Ponadto korzystanie z podpisów elektronicznych może zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Usprawnia również przepływy pracy w Twojej firmie i może zwiększyć wydajność branży lub działu.

Podpisy elektroniczne mogą być wykorzystywane w różnych branżach, takich jak sprzedaż, HR, usługi finansowe, IT, nauki przyrodnicze, administracja i nie tylko.

Porównajmy Dropbox Sign i DocuSign, zaczynając od Dropbox Sign.

Co to jest znak Dropbox?

Dropbox Sign (wcześniej znany jako HelloSign) to aplikacja do podpisu elektronicznego i zarządzania transakcjami cyfrowymi, która obejmuje śledzenie podpisów, historię podpisów, podpisywanie dokumentów, zgodność z przepisami i nie tylko.

Pozwala żądać podpisów elektronicznych i dodawać prawnie wiążące podpisy do dokumentów. Jest własnością Dropbox, która obiecuje klientom szybsze zamykanie transakcji, wypełnianie dokumentów awaryjnych na czas bez błędów, natychmiastowe przyjmowanie nowych pracowników i nie tylko.

Dropbox Sign to pomocne rozwiązanie dla freelancerów. Freelancerzy mogą łatwo wysyłać dokumenty do swoich klientów i otrzymywać dokumenty, takie jak umowy do podpisu elektronicznego. Platforma jest solidna, z wieloma integracjami, niestandardowymi możliwościami brandingu i nie tylko.

Od użytkowników prywatnych po duże firmy mogą bez problemu korzystać z tej platformy. Niezależnie od tego, czy chcesz używać go na telefonie komórkowym, czy na komputerze, jego aplikacja jest obsługiwana przez wszystkie urządzenia, dzięki czemu możesz z niego korzystać w dowolnym miejscu.

Ponadto Dropbox Sign jest dostępny w ponad 20 językach i można go zintegrować z popularnymi narzędziami, takimi jak Salesforce, Slack, HubSpot i nie tylko. Ponadto upraszcza przepływy pracy i ułatwia komunikację między klientami, dostawcami i współpracownikami.

Dzięki Dropbox Sign możesz:

Zbieraj podpisy elektroniczne bezpiecznie i bezpiecznie dzięki szyfrowaniu danych
Zamknij szybko transakcje dzięki zautomatyzowanym procesom składania ofert i podpisywania umów
Automatyzuj zadania, zwiększaj zgodność i zarządzaj ryzykiem dzięki funkcjom sztucznej inteligencji
Kieruj dokumenty do wyznaczonych pracowników, aby zarządzać wewnętrznymi przepływami pracy
Twórz i edytuj umowy, korzystając z szablonów wielokrotnego użytku i dostosowywalnych
Przejdź od gorączkowej papierkowej roboty do pracy bez papieru, aby uratować drzewa

Dropbox Sign oferuje bezpłatny pakiet, który obejmuje podstawowe funkcje i trzy prośby o podpis co miesiąc. To sprawia, że jest to dobra opcja dla tych, którzy potrzebują podpisywania o małej objętości.

Funkcje znaku Dropbox

Dropbox Sign ma unikalne funkcje, co czyni go doskonałym wyborem dla każdego. Zwykle koncentruje się na uproszczeniu procesu dla użytkowników i organizacji. Omówmy jego cechy:

# 1. Szablony

Możesz zamienić często używane dokumenty w szablony Dropbox Sign, aby usprawnić każdą prośbę o podpis. Możesz sformatować dokumenty w ciągu kilku minut, aby każda wysyłka była łatwa i szybka.

Wszystko, czego potrzebujesz, to cztery kroki, które należy wykonać podczas formatowania dokumentów:

Prześlij swój dokument: Wybierz dokument, który wysyłasz wielokrotnie, na przykład umowę o zachowaniu poufności lub umowę W2.
Zdecyduj, kto podpisze: Przypisz rolę osoby podpisującej, takiej jak klient, właściciel firmy, pracownik, najemca itp.
Umieść pola lub miejsce: dla każdej roli przeciągnij i upuść pola podpisu w miejscu, w którym osoba podpisująca ma wypełnić tę część.
Zapisz, wyślij i użyj ponownie: Po utworzeniu szablonu łatwo będzie szybko i bezproblemowo wysłać dokument bez powtarzania.

Dzięki tej funkcji możesz zautomatyzować swoją żmudną pracę, uprościć wysyłanie masowe za pomocą funkcji wielu podpisujących i przygotować dokumenty do natychmiastowego podpisania.

#2. Edycja dokumentów

Funkcja taka jak edytor dokumentów jest bardzo powszechną funkcją w każdej aplikacji. Za pomocą tego narzędzia możesz dodawać pola w swoich dokumentach, aby osoba podpisująca mogła wypełnić wymagane informacje. Zawiera funkcje nawigacyjne, które są unikalną funkcją Dropbox Sign.

Dropbox Sign umożliwia dodanie niestandardowego brandingu i dostosowanie języka aplikacji. Pomaga to Twojej firmie podnieść poziom swojej marki i poprawić komunikację z interesariuszami. Dodając elementy e-maila, musisz przesłać logo firmy, dodać slogan firmy, edytować imię i nazwisko nadawcy oraz podpis e-maila.

#3. Wysyłanie dokumentów

Istnieje wiele sposobów wysyłania dokumentów. Dropbox Sign może przesłać plik CSV generujący link do podpisywania lub plik CSV do masowych podpisów i podpisów osobistych.

Wysyłając dokumenty pocztą e-mail, możesz dostosować tytuł dokumentu, poprosić o załączniki, dostosować wiadomość dla sygnatariuszy i przypisać DW.

#4. Podpisywanie i przechowywanie dokumentów

Dropbox Sign zapewnia cenne funkcje, w tym przycisk „Dalej”, który prowadzi odbiorców do pustego pola w celu bezpośredniego podpisania.

Po wykonaniu dokumentów dostęp do nich musi być łatwy i sprawny. Dropbox Sign to oparta na chmurze platforma do przechowywania dokumentów, która przechowuje wszystkie Twoje dokumenty i zapewnia dostęp do nich w dowolnym momencie.

#5. Bezpieczeństwo

Oprogramowanie do podpisu elektronicznego musi być wyposażone w specjalne zabezpieczenia i zgodność z przepisami. Dropbox Sign oferuje szyfrowanie SSL, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, zgodność z prawem międzynarodowym, zgodność z HIPAA, zgodność z ESIGN i bezpieczne przechowywanie dokumentów.

Narzędzie zapewnia raporty z audytu umożliwiające śledzenie istotnych zmian i działań w każdym dokumencie. Są one dołączane do podpisywanych dokumentów automatycznie.

#6. Integracje i API

Dropbox Sign ma wiele integracji i interfejs API, który pomaga usprawnić obieg dokumentów. Możesz zintegrować swoje ulubione narzędzia z Dropbox Sign i tworzyć niestandardowe aplikacje za pomocą funkcji Dropbox Sign.

#7. Obsługa klienta

Dropbox Sign ma lepszą obsługę klienta. Do komunikacji z klientami wykorzystuje czat na żywo i kanały e-mail. Wsparcie jest dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, a otrzymasz stronę stanu aplikacji, obsługiwane zasoby i powiadomienia o aktualizacjach platformy.

Co to jest DocuSign?

DocuSign, założona w 2003 roku, jest jedną z pierwszych aplikacji do podpisu elektronicznego, z ponad milionem klientów, 44 językami i 400 integracjami.

Narzędzie eSignature skutecznie gromadzi i zarządza dokumentami z lokalizacji lub urządzenia, zapewnia ścieżki audytu i usprawnia przepływy pracy. Dzięki DocuSign możesz łatwo wysyłać, potwierdzać notarialnie i podpisywać dokumenty cyfrowe.

Ponadto możesz łatwo kierować dokumenty do przypisanych pracowników, aby zorganizować wewnętrzne przepływy pracy. Pomaga automatyzować zadania, zwiększać zgodność i zarządzać ryzykiem dzięki zarządzaniu cyklem życia kontraktów i dynamicznym funkcjom sztucznej inteligencji.

Twórz szeroką gamę umów i edytuj je zgodnie ze swoimi potrzebami za pomocą dostosowywalnych szablonów wielokrotnego użytku.

DocuSign jest dostosowany do wielu branż, sektorów biznesowych i nie tylko. Jeśli potrzebujesz dokumentów, które muszą być regularnie podpisywane i nie masz nic przeciwko płaceniu za nie, DocuSign jest Twoją opcją.

Dzięki solidnym opcjonalnym integracjom możesz zintegrować DocuSign ze swoimi narzędziami biznesowymi, aby usprawnić procesy biznesowe. Również nieograniczone możliwości szablonów będą bardzo przydatne, ponieważ zapisują różne dokumenty do podpisania i pozwalają na nieograniczone wariacje na temat podobnego szablonu bez zmiany czegokolwiek.

DocuSign oferuje 99,99% dostępności, a ponad 180 krajów używa go do podpisywania umów. Jeśli chcesz zobaczyć umowę i ją podpisać, DocuSign przygotuje wszystko dzięki swojej doskonałej aplikacji mobilnej i obsłudze w przeglądarce.

Nadszedł czas, abyś został bohaterem swojej firmy, redukując ręczne zadania i usprawniając procesy wysyłania, podpisywania i zarządzania dokumentami za pomocą DocuSign.

Funkcje DocuSign

DocuSign oferuje elastyczne funkcje, które pomagają średnim i dużym firmom przechowywać i edytować dokumenty w mgnieniu oka. Funkcje takie jak szablony, raporty z audytu, podpisywanie osobiste, podpisywanie wielostronne, prawnie wiążące podpisy i inne pozwalają uwolnić się od zwykłej ręcznej pracy.

Omówmy szczegółowo niektóre z jego funkcji:

# 1. Tworzenie dokumentów

Z milionami użytkowników na całym świecie DocuSign przetwarza codziennie ponad milion dokumentów. Dzięki temu dokument jest powszechnie dostępny i kompatybilny. Oferuje:

Zaawansowana obsługa typów plików: DocuSign obsługuje dowolne typy plików dokumentów, takie jak Microsoft Excel, Word i PowerPoint, dzięki czemu można wysyłać dokumenty do podpisu. Obsługuje również .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx i inne.
Konwersja formularzy PDF: Błyskawicznie przygotuj dokumenty dzięki konwersji formularzy PDF. Podczas przesyłania pliku PDF DocuSign automatycznie rozpoznaje i konwertuje plik do pól osoby podpisującej.
Ponad 20 standardowych i niestandardowych tagów i pól: Dzięki tej funkcji możesz bezproblemowo poprowadzić swoich klientów lub profesjonalistów, aby zalogowali się we właściwych miejscach. Ponadto możesz wysyłać standardowe tagi, aby uzyskać podpisy, tytuły, inicjały, nazwy firm, teksty, numery, nazwiska i inne.
Rysunek: To pole umożliwia sygnatariuszom i nadawcom przesyłanie sygnatariuszy i obrazów bezpośrednio do dokumentu.

DocuSign oferuje również integracje przechowywania w chmurze, automatyczne umieszczanie tagów, PowerForms i dodatkowe dokumenty w tej sekcji.

#2. Pola danych

Zaawansowane możliwości sprawdzania pola DocuSign automatyzują logikę biznesową i usprawniają proces dla sygnatariuszy. Możesz bezproblemowo zintegrować DocuSign z innymi aplikacjami w celu wstępnego wypełnienia formularzy.

Pełna funkcjonalność formularzy: Projektuj formularze tak, jak chcesz, dzięki potężnym funkcjom formularzy, które obejmują pola wyboru, rozwijane znaczniki, tekst, pola walutowe, pola numeryczne, przyciski radiowe itp.
Pola danych stron trzecich: Możesz połączyć swoje pola z danymi z usług stron trzecich. Dane są aktualizowane automatycznie z systemu zewnętrznego do dokumentu i odwrotnie, co eliminuje żmudną pracę.
Walidacja danych: Ogranicz typ danych wprowadzanych w wybranym polu, aby zminimalizować transakcje, które nie są w dobrym porządku. Eliminuje to ponowne wysyłanie dokumentów i błędy wprowadzania danych. Obejmuje adres e-mail, numer telefonu, 9-cyfrowy kod pocztowy, tekst, datę, 5-cyfrowy kod pocztowy, maskowanie wyrażeń regularnych i numer ubezpieczenia społecznego.
Formatowanie i logika pól: pól warunkowych można używać do ukrywania danych i ujawniania ich w razie potrzeby. Wartości są obliczane dynamicznie z polami obliczeniowymi na podstawie danych wejściowych do innych pól. Ponadto pola zablokowane zabezpieczają dane, a pola połączone zapewniają odzwierciedlenie wszystkich zmian w podobnych polach.
Oznaczenia pól i dokumentów: DocuSign umożliwia edytowanie niektórych pól. Może zarządzać żądaniami i zmieniać wykonane inicjały. Dzięki historii transakcji możesz śledzić wszystkie zmiany.

#3. Przepływ pracy podpisywania

DocuSign pozwala określić i zamówić liczbę sygnatariuszy. Odbiorcom możesz przypisać różne role i dostępy, a Ty będziesz mieć kontrolę nad każdym krokiem.

Obejmuje routing szeregowy, równoległy, mieszany, wysyłanie masowe, uprawnienia odbiorców, prawidłowe dokumenty, przypomnienia i powiadomienia, widoczność dokumentów i szablony.

#4. Uwierzytelnianie osoby podpisującej

Dzięki wielu poziomom uwierzytelniania możesz mieć pewność, że sygnatariusze są prawdziwi. Zwiększa progi potrzebne sygnatariuszom do potwierdzenia swojej tożsamości przed uzyskaniem dostępu do plików.

Obejmuje uwierzytelnianie oparte na wiadomości e-mail, kod dostępu, SMS, telefon, uwierzytelnianie oparte na wiedzy, weryfikację tożsamości, uwierzytelnianie stron trzecich i nie tylko.

#5. Wysyłanie i podpisywanie

Łatwo wysyłaj dokumenty za pomocą DocuSign i pozwól klientowi podpisać i odesłać dokument w ciągu kilku minut. DocuSign sprawia, że wysyłanie i podpisywanie jest szybkie i łatwe.

Obejmuje responsywne podpisywanie, powiadomienia SMS, podpisywanie i wysyłanie w trybie offline, aplikacje mobilne, dostęp współdzielony, elastyczne podpisywanie, branding i nie tylko.

#6. Raportowanie

Wydajne raportowanie produktów bardzo ułatwia pracę. Pozwala administratorom kont i użytkownikom DocuSign uzyskać wyraźny wgląd w konto.

Statystyki biznesowe są zawsze dostępne i dostępne dzięki dostępowi w czasie rzeczywistym i rozszerzalnym zaplanowanym raportom. Obejmuje status w czasie rzeczywistym, wgląd w podpisywanie, eksport danych, dokumenty, raporty konta i wiele innych.

Ponadto DocuSign oferuje szeroki zakres funkcji, takich jak zgodność, usługi dodatkowe, archiwizacja i przechowywanie dokumentów, dostępność, bezpieczeństwo, administracja międzynarodowa, zasady dotyczące haseł i inne.

Dropbox Sign a DocuSign

Oba narzędzia do podpisu elektronicznego oferują podobne wyniki. Ostatecznie za pomocą narzędzia wysyłasz dokument do podpisania przez swojego klienta. Główne różnice, jakie możemy sobie wyobrazić między DocuSign a Dropbox Sign, to ich funkcje, ceny i wsparcie. Zobaczmy, jak oba różnią się od siebie w kilku punktach.

Dropbox SignDocuSign Umożliwia integrację w swoich wyższych planach Umożliwia integrację w każdym planie Posiada standardowe funkcje Posiada zaawansowane funkcje Bardziej odpowiedni dla małych firm Bardziej odpowiedni dla średnich i dużych firm Dropbox Sign jest tańszy DocuSign jest droższy Ograniczona liczba szablonów Szablony wielokrotnego użytku w wybranych planach Nie mieć opcję zarządzania kontaktamiMożesz zarządzać kontaktamiBrak opcji porównywania dokumentówMożesz porównywać dokumentyNie możesz zaplanować czasu udostępniania plikówMożesz zaplanować czas wysyłania plikówUżytkownicy i nadawcy mogą wysyłać i podpisywać dokumenty w 22 różnych językachMożesz wysyłać dokumenty w 14 różnych językach , a Twoi odbiorcy mogą logować się w 44 różnych językach Jednym kliknięciem możesz wysyłać dokumenty do dużej listy odbiorców w wyższych planach. Po zaimportowaniu listy odbiorców automatycznie wysyła e-maile i unikalne dokumenty. Oferuje wsparcie e-mailowe i internetowe. Oferuje e-mail, telefon i wsparcie internetowe

Ostatnie słowa

Oba narzędzia eSignature, Dropbox Sign i DocuSign, mają doskonałe funkcje, które mogą przynieść korzyści różnym typom firm. Dropbox Sign to świetna opcja dla małych firm, ponieważ jest tańsza i ma standardowe funkcje, których możesz potrzebować. Ale jeśli potrzebujesz więcej funkcji i masz większą firmę, możesz wypróbować DocuSign.

Dlatego jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób te narzędzia mogą przynieść korzyści Twojej firmie, wypróbuj je samodzielnie. Przetestowanie narzędzi pomoże Ci określić, które z nich jest lepsze w Twoim przypadku użycia.

Wspaniałą rzeczą jest to, że oba narzędzia mają bezpłatne opcje próbne, które pomogą Ci szybko zacząć i zdecydować, które z nich bardziej Ci odpowiada.

Następnie możesz sprawdzić, jak dodać podpis do dokumentu programu Word.