Łatwe podpisy cyfrowe – Odkryj moc PandaDoc –

Czy warto marnować czas i środki na tradycyjne metody, takie jak drukowanie, skanowanie i przesyłanie dokumentów faksem? Odpowiedź jest prosta: nie, gdy do dyspozycji mamy podpisy cyfrowe.

W erze pracy zdalnej, która dynamicznie się rozwija, podpisy cyfrowe stały się nieodzownym elementem działalności firm działających na skalę międzynarodową. Te bezpieczne i prawomocne podpisy umożliwiają błyskawiczne podpisywanie kontraktów w formie elektronicznej, eliminując konieczność fizycznego przesyłania dokumentów.

Przed pojawieniem się podpisów elektronicznych przedsiębiorstwa na całym świecie ponosiły ogromne koszty czasu i pieniędzy związane z obsługą papierowej dokumentacji. Co więcej, dokumenty fizyczne są narażone na ryzyko zagubienia, uszkodzenia, sfałszowania czy nieautoryzowanej modyfikacji.

W dzisiejszych czasach, gdy wymagania biznesowe w sferze cyfrowej ulegają ciągłym zmianom, rezygnacja z papierowych dokumentów na rzecz efektywnych rozwiązań cyfrowych wydaje się jedynym rozsądnym krokiem.

Czym są e-podpisy?

E-podpisy stanowią cyfrowe odzwierciedlenie tradycyjnych podpisów odręcznych. Choć w dzisiejszym szybkim tempie życia oszczędność czasu jest jedną z kluczowych zalet e-podpisów, to nie jedyną.

Są wygodne, bezpieczne i mają moc prawną. W rzeczywistości zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa niż tradycyjne podpisy, skutecznie minimalizując ryzyko i chroniąc zarówno interesy indywidualne, jak i biznesowe.

Jak działają podpisy cyfrowe?

Podczas podpisywania dokumentu za pośrednictwem dostawcy usług podpisów cyfrowych, wykorzystywany jest algorytm matematyczny w ramach protokołu PKI (infrastruktura klucza publicznego). W rezultacie generowane są dwa klucze: prywatny i publiczny.

W procesie podpisywania dokumentu, niezależnie czy jest to pisanie czy rysowanie, podpis cyfrowy jest tworzony przy użyciu klucza prywatnego. A jak powstaje klucz prywatny?

Algorytm matematyczny przetwarza dane, tworząc tzw. hasz. Następnie dane te są szyfrowane, a rezultatem tego procesu jest klucz prywatny, który jest w istocie Twoim podpisem elektronicznym.

Odbiorca dokumentu otrzymuje kopię Twojego klucza publicznego. Jak jednak weryfikuje się, czy podpis jest autentyczny i ważny? Klucz publiczny umożliwia dopasowanie wartości skrótu i odszyfrowanie danych w celu potwierdzenia autentyczności podpisu elektronicznego. Jeśli wartości nie pasują, oznacza to, że podpis elektroniczny jest nieważny.

Podpisy cyfrowe są również powiązane z certyfikatami elektronicznymi, zawierającymi dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz lokalizacja, co pozwala na potwierdzenie, że dany podpis elektroniczny rzeczywiście należy do konkretnej osoby.

W jaki sposób podpisy cyfrowe spełniają wymogi prawne?

Dostawcy usług e-podpisu wykorzystują protokół PKI oraz szyfrowanie danych w celu zagwarantowania prywatności. Aby zapewnić zgodność z przepisami, firmy te stosują się do regulacji dotyczących podpisów elektronicznych zawartych w ustawie o podpisach elektronicznych (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act).

Ponadto, przestrzegają one szeregu standardów branżowych, takich jak Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO), międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji ISO 27001 oraz kontrola systemów i organizacji SOC w ramach AICPE.

Te zasady i regulacje sprawiają, że podpisy cyfrowe są prawnie wiążące. Należy jednak pamiętać, że wymogi prawne mogą różnić się w zależności od kraju.

Przykłady zastosowań podpisów elektronicznych

Podpisy cyfrowe korzystają z zaawansowanych technologii szyfrowania, aby zminimalizować ryzyko utraty danych oraz wyeliminować zagrożenie związane z zagubieniem, modyfikacją czy sfałszowaniem dokumentów. Mając to na uwadze, przedstawiamy kilka przykładów zastosowań, w których zespoły mogą wykorzystać podpisy elektroniczne do zwiększenia efektywności:

Zespoły Zastosowania
HR Wdrażanie nowych pracowników, oceny wydajności, umowy o zachowaniu poufności (NDA) itp.
Sprzedaż i Marketing Formularze podatkowe, umowy zakupu, umowy z podwykonawcami/pełnomocnictwa itp.
Dział Prawny NDA, umowy, zgodność z przepisami, zwolnienia itp.
Księgowość Formularze podatkowe, umowy kupna-sprzedaży, umowy z wykonawcami/pełnomocnictwa itp.
Dział IT Faktury, zestawienia wydatków, zatwierdzenia polityk itp.
Finanse Umowy, oferty, zamówienia, wyceny, oferty specjalne, formularze upoważnień i podpisy PR itp.
Logistyka Przeniesienie aktywów, podpisy akceptacyjne, wnioski o zmianę systemu itp.

Chociaż podpis cyfrowy znajduje zastosowanie w każdym sektorze i firmach o różnej wielkości i charakterze działalności, warto przyjrzeć się kilku branżowym przykładom użycia podpisów elektronicznych:

• Ubezpieczenia
• Nieruchomości
• Produkcja
• Opieka zdrowotna
• Szkolnictwo wyższe
• Organizacje non-profit
• Handel detaliczny
• IT/Technologia
• Reklama
• Administracja rządowa

Wszystkie wymienione branże mogą skorzystać z podpisów elektronicznych w celu usprawnienia procesów rekrutacji, zarządzania pracownikami i politykami, dystrybucji w łańcuchu dostaw, fakturowania, tworzenia ofert, umów o zachowaniu poufności (NDA) i kontraktów.

Podpisy cyfrowe z PandaDoc

Jak dokonać wyboru spośród wielu dostawców e-podpisów dostępnych na rynku? Szczególnie ważne jest, aby wybrać dostawcę, który gwarantuje zgodność z wymogami prawnymi, aby nie narażać siebie i swojej firmy na ewentualne problemy prawne.

Warto rozważyć PandaDoc, jednego z czołowych dostawców podpisów cyfrowych, zaufanego przez ponad 50 000 użytkowników. Dzięki zgodności ze standardami SOC, RODO i PKI AICPE, gwarantuje bezpieczeństwo i prawomocność Twoich podpisów.

Ponadto, PandaDoc może wspierać Cię we wszystkich procesach zarządzania dokumentami, od podpisów cyfrowych po zarządzanie cyklem życia umów (CLM), oferując zaawansowane funkcje, które wyróżniają go na tle podstawowych narzędzi.

Dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do automatyzacji obiegu dokumentów, możesz skrócić czas realizacji i obniżyć koszty, jednocześnie budując wartościowe relacje z klientami.

PandaDoc: podstawowe funkcje

Poza intuicyjnym interfejsem, znakomitą obsługą klienta i szerokim zakresem integracji, PandaDoc wyróżnia się następującymi cechami:

Oferta nielimitowanych darmowych podpisów

PandaDoc umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów w każdym miejscu! Za pomocą kilku kliknięć możesz sfinalizować istotne transakcje, mając pewność, że Twoje dane są bezpieczne. Dostępna jest również aplikacja mobilna, która umożliwia Ci śledzenie procesu zarządzania cyklem życia umowy.

PandaDoc wyróżnia się jako jedyna platforma e-podpisu, która w ramach bezpłatnej subskrypcji umożliwia przesyłanie i podpisywanie nieograniczonej liczby dokumentów!

Priorytetowe traktowanie prywatności i zgodności z prawem

PandaDoc działa zgodnie z wytycznymi UETA, ESIGN i HIPAA, co oznacza, że dokumenty podpisane za pomocą tej platformy nie tylko spełniają wymogi prawne obowiązujące w Twoim kraju, ale także chronią Twoje prawo do prywatności.

Co więcej, PandaDoc posiada certyfikat AICPA SOC 2 typu II, potwierdzający, że spełnia kryteria usług określone przez American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Dlaczego to takie ważne?

W przypadku firm, które operują na poufnych i wrażliwych danych, muszą one spełnić określone wymagania dotyczące zachowania poufności, integralności i bezpieczeństwa danych swoich klientów.

To jednak nie wszystko!

Gwarancja zaawansowanych zabezpieczeń

Podpisując dokument za pośrednictwem PandaDoc, otrzymujesz elektroniczny certyfikat, który potwierdza autentyczność dokumentu. Certyfikat ten zawiera imię i nazwisko odbiorcy, podpis, zweryfikowany adres e-mail oraz adres IP. Dodatkowo, dokument jest opatrzony datą i godziną złożenia podpisu.

W przypadku plików PDF, PandaDoc zapewnia jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa, udostępniając prywatny klucz szyfrujący, który umożliwia weryfikację autentyczności dokumentu.

Obsługa różnych formatów plików

Gdybyś musiał korzystać z odrębnej platformy dla każdego rodzaju pliku, który chcesz podpisać, straciłbyś bardzo dużo czasu. To nieefektywne!

PandaDoc umożliwia podpisywanie plików PDF, JPG lub DOCX i usprawnia je w jeden spójny przepływ pracy. PandaDoc obsługuje następujące typy plików: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG i PNG.

Automatyczne śledzenie podpisu elektronicznego

PandaDoc przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa danych, dlatego oferuje automatyczną funkcję śledzenia podpisu elektronicznego. Dla każdego podpisanego dokumentu generowana jest szczegółowa ścieżka audytu, która umożliwia sprawdzenie, kto przeglądał dokument, uzyskał do niego dostęp lub go podpisał, a także kiedy to nastąpiło.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku jednoczesnego podpisywania wielu dokumentów. Funkcja automatycznego śledzenia pomaga zachować kontrolę nad całym procesem i zapewnia pełny obraz sytuacji.

Funkcja historii wersji PandaDoc umożliwia swobodne przełączanie się między różnymi wersjami dokumentów. Dzięki temu zawsze wiesz, kto i gdzie wprowadził zmiany.

Najważniejsze funkcje PandaDoc

Dla firm, które chcą zoptymalizować obieg dokumentów, skrócić czas realizacji procesów i zwiększyć zwrot z inwestycji, PandaDoc jest czymś więcej niż tylko platformą do e-podpisów. Dlatego też:

#1. Podpisywanie i śledzenie

• Ustal kolejność podpisywania: Ta funkcja jest nieoceniona, gdy Twoje umowy lub oferty wymagają wielu podpisów. Możesz wybrać odbiorców, przydzielić im role (nadawca, klient, podpisujący), ustawić kolejność podpisywania i zautomatyzować cały proces dystrybucji. PandaDoc wysyła powiadomienie e-mail, gdy nadejdzie kolej na podpis, eliminując konieczność ręcznej kontroli tego procesu.
• Wyślij prośbę o podpis: Chcesz otrzymać podpis od współpracownika lub klienta? PandaDoc umożliwia wysyłanie próśb o podpis, które można zautomatyzować kilkoma kliknięciami.
• Śledź dokumenty: Chcesz wiedzieć, czy ktoś podpisał dokument? Otrzymasz powiadomienie, gdy tylko to zrobi. Ponadto, ścieżka audytu pozwoli Ci śledzić, kto przeglądał lub podpisał przesłany przez Ciebie dokument.

#2. Automatyzacja treści

• Dodawaj inteligentne elementy zastępcze: Dzięki inteligentnym elementom zastępczym możesz zminimalizować ryzyko błędów i oszczędzić czas podczas tworzenia dokumentów. Ustaw elementy zastępcze, aby przypomnieć sobie lub swojemu zespołowi o ważnych informacjach, które należy uwzględnić. Możesz również wybrać wstępnie zdefiniowane elementy, aby członkowie zespołu mogli je dodawać do określonych dokumentów lub ofert.
• Personalizuj swoje treści: Przenieś swoje procesy na wyższy poziom, korzystając z treści warunkowych. Dzięki nim, możesz tworzyć szablony z regułami, które pomogą Twojemu zespołowi generować spersonalizowane treści dostosowane do potrzeb Twoich klientów.
• Ustal reguły, aby usprawnić zbieranie danych: Możesz również skonfigurować pola warunkowe, które ułatwią odbiorcom poruszanie się po dokumencie i szybkie znalezienie szukanych informacji, co z kolei znacznie poprawia jakość gromadzonych danych i personalizacji.

#3. Zaawansowane wyceny

• Dostosuj oferty do swoich klientów: Poproś swój zespół o tworzenie spersonalizowanych ofert dla klientów, bez obawy o pominięcie ważnych informacji, wykorzystując w tym celu specjalne narzędzie.
• Ustal określone ceny: Możesz wybierać spośród różnych strategii cenowych – stałych, cyklicznych lub opartych na wolumenie – a PandaDoc pomoże Ci otrzymywać płatności za pośrednictwem sieci ACH.
• Wstawiaj katalogi produktów: Utwórz katalog produktów i umieszczaj go w swoich ofertach, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.
• Grupuj produkty w pakiety: Możesz także tworzyć pakiety produktów, aby usprawnić proces sprzedaży i ułatwić ich udostępnianie.

W PandaDoc możesz również tworzyć przestrzenie robocze, aby rozdzielać zadania pomiędzy zespoły i zarządzać ich uprawnieniami. Dodatkowo, możesz przeglądać historię wersji dokumentów, aby łatwiej je śledzić i wyszukiwać, używając filtrów.

Wszystkie te funkcje PandaDoc są dostępne w planach Business lub Enterprise i wspomagają przekształcanie procesów biznesowych, eliminując jednocześnie czasochłonne i przestarzałe praktyki.

Ceny i plany

PandaDoc oferuje plan bezpłatny, który umożliwia przesyłanie i elektroniczne podpisywanie nieograniczonej liczby dokumentów.

Jednak zaawansowane funkcje, takie jak inteligentne treści lub zaawansowane narzędzia do tworzenia wycen, są dostępne tylko w planach premium. Przyjrzyjmy się planom cenowym oferowanym przez PandaDoc:

• Essentials: 19 USD za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu rocznym, oferuje funkcje takie jak edytor z przeciąganiem i upuszczaniem, ścieżka audytu, ponad 750 szablonów i całodobową pomoc techniczną.
• Biznes: 49 GBP za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu rocznym, umożliwia integrację z CRM i Zapier, zarządzanie przepływem pracy, korzystanie z biblioteki treści i dodawanie niestandardowego oznakowania.
• Enterprise: Indywidualne ceny, zawiera odnawialność, blokowanie, nielimitowane obszary robocze, niestandardowe role i dostęp do QES, czyli najbezpieczniejszej formy podpisów elektronicznych.

Inteligentne treści i zaawansowane narzędzia do tworzenia wycen mogą być również dostępne jako płatne dodatki do wybranych planów.

Jak łatwy w obsłudze jest PandaDoc?

Możesz rozpocząć od 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, aby przekonać się, czy PandaDoc spełnia Twoje oczekiwania. Po rejestracji zostaniesz poproszony o przetestowanie usług e-podpisu lub zautomatyzowanie przepływu pracy.

Pierwsza opcja, jak sama nazwa wskazuje, umożliwia przesyłanie plików (PNG, JPG, DOCX itp.) i ich podpisywanie. Natomiast druga opcja może pomóc w zarządzaniu cyklem życia umowy, tworzeniu dokumentów, fakturowaniu, wycenach i wielu innych!

Wszystko, czego potrzebujesz, na wyciągnięcie ręki

Dzięki niezwykle intuicyjnemu interfejsowi, PandaDoc jeszcze bardziej ułatwia obsługę, oferując menu nawigacyjne po lewej stronie. Znajdziesz tu wszystkie najważniejsze elementy: dokumenty, szablony, formularze, bibliotekę treści, kontakty, dodatki i raporty.

W sekcji Dokumenty możesz sprawdzić, które odnowienia są bliskie, a które umowy wkrótce wygasną, lub po prostu utworzyć nowy dokument.

Następnie znajduje się galeria szablonów, która zawiera ponad 750 szablonów z różnych kategorii, od formularzy po faktury i oferty. Niezależnie od branży, w której działa Twoja firma, w galerii szablonów PandaDoc z pewnością znajdziesz szablony, które spełnią Twoje potrzeby.

Znajdziesz tu również formularze i możesz wybrać typ, który najbardziej Ci odpowiada: swobodny, nowoczesny i prosty! Tworzenie formularza jest tak samo proste, jak tworzenie dokumentu, dzięki edytorowi „przeciągnij i upuść” PandaDoc, który umożliwia szybką i kreatywną pracę.

Poniżej formularzy znajdziesz bibliotekę treści, katalog i raporty, a także swoją skrzynkę odbiorczą, sklep z dodatkami i kontakty. Biblioteka treści zawiera bloki tekstu, które pomogą Ci stworzyć własne szablony i przyspieszą proces tworzenia dokumentów.

Katalog to miejsce, w którym w kilku prostych krokach możesz stworzyć listę swoich produktów. Możesz również korzystać z zaawansowanych narzędzi raportowania PandaDoc, takich jak historia wersji i ścieżka audytu, aby być na bieżąco ze swoimi dokumentami.

Wysyłaj bezbłędne oferty w kilka minut

Na ekranie głównym możesz monitorować swoje działania i działania w miejscu pracy! Aby szybko wysłać ofertę/dokument/umowę/fakturę, wybierz szablon, dostosuj go, dodaj odbiorcę i gotowe. PandaDoc jest aż tak łatwy w użyciu.

Możesz dodać inne bloki treści (jak widać po prawej stronie) – od tekstu po tabele i multimedia. Poniżej możesz również określić pola do wypełnienia dla odbiorcy. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać wszystkie te funkcje, możesz poprosić zespół PandaDoc o prezentację.

Podsumowanie

PandaDoc ma wiele atutów, w tym kompleksowe podejście, łatwy interfejs i wsparcie poprzez czat na żywo. Edytor z funkcją „przeciągnij i upuść” to ogromna zaleta, a w połączeniu z dedykowanymi narzędziami do podpisywania zamówień i dostosowywania, PandaDoc skraca czas realizacji procesów aż o 28%.

Jeśli nadal masz wątpliwości, sugerujemy skorzystanie z bezpłatnej funkcji e-podpisu, która jest idealna dla startupów, małych firm i osób prywatnych. Jeśli spodoba Ci się to rozwiązanie, zawsze możesz skorzystać z 14-dniowej wersji próbnej i wybrać plan, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Możesz również zapoznać się z najlepszymi rozwiązaniami do e-podpisu, zarówno dla dokumentów osobistych, jak i biznesowych.