Gwałtowny zwrot w kierunku pracy zdalnej sprawił, że cyfrowe narzędzia do kooperacji zespołowej stały się nowym standardem. Praca zespołowa w sieci umożliwiła realizację projektów bez konieczności fizycznej obecności w jednym miejscu.
Efektywna praca zespołowa ma kluczowe znaczenie dla realizacji dużych przedsięwzięć, jednak tradycyjnie wymagała fizycznej obecności członków zespołu w biurze. Nagły wzrost liczby osób pracujących z domu wymusił na firmach zmianę podejścia i poszukiwanie alternatywnych rozwiązań, takich jak aplikacje online do współpracy nad dokumentami.
Wyobraź sobie, że pracujesz z zespołem nad projektem z napiętym terminem. Niestety, jeden z członków zespołu ma kłopoty osobiste i nie może pojawić się w pracy. Bez odpowiednich narzędzi, projekt najpewniej zostanie opóźniony. Jednak, jeśli korzystacie z oprogramowania do współpracy nad dokumentami, możesz zaprosić nieobecnego członka do platformy i kontynuować pracę w normalnym tempie.
Przyjrzyjmy się teraz najlepszym platformom online do współpracy zespołowej i ich zaletom.
Monday
Słowa takie jak monotonny, nudny i nużący często przychodzą na myśl, gdy myślimy o poniedziałkach. Jednak Monday ma na celu zmienić to postrzeganie. Ta platforma jest dostosowana do potrzeb zespołów pracujących nad projektami. Umożliwia tworzenie spersonalizowanych przepływów pracy i elastycznie dopasowuje się do wymagań zespołu.
Monday to doskonałe narzędzie dla firm każdej wielkości, oferujące bogaty zestaw funkcji.
- Zapewnia elastyczność w delegowaniu zadań i śledzeniu postępów każdego członka zespołu. Ta funkcja eliminuje brak przejrzystości obciążenia pracą w projektach online.
- Jego przejrzysty interfejs użytkownika umożliwia intuicyjną wizualizację ogólnego postępu dzięki przyjaznemu układowi.
- Oznaczanie członków zespołu za pomocą symbolu @ znacząco usprawnia komunikację, eliminując potrzebę długich wymian mailowych w drobnych sprawach.
- Umożliwia integrację wielu aplikacji w jednym miejscu, stając się centrum dowodzenia projektami. W Monday możesz przesyłać pliki z Google Drive, Dropbox i innych.
- Platforma jest dostępna na wszystkich głównych platformach, w tym na komputerach, urządzeniach z systemem Android, iPhone’ach i iPadach.
ClickUp
ClickUp to wszechstronna aplikacja, której celem jest ułatwienie współpracy zespołowej dzięki bogatemu zestawowi funkcji. Jej w pełni konfigurowalne i unikalne opcje sprawiają, że jest to nieodzowne narzędzie dla firm każdej wielkości. ClickUp umożliwia łatwe zarządzanie zadaniami grupowymi, dokumentami, przypomnieniami, celami, kalendarzami i innymi.
Platforma oferuje także wbudowaną funkcję przesyłania wiadomości, umożliwiając komunikację indywidualną i grupową w jednym miejscu.
Oto niektóre zalety korzystania z tej platformy:
- ClickUp oferuje osiem różnych widoków do zarządzania projektami zespołowymi.
- Członkowie zespołu często pracują nad kilkoma projektami jednocześnie. ClickUp umożliwia tworzenie niestandardowych, edytowalnych statusów dla każdego z nich.
- Jest to idealne narzędzie dla administratorów, którzy mogą przydzielać zadania wielu osobom jednocześnie i śledzić ich postępy za pomocą widoku tabeli i funkcji wielozadaniowości.
- ClickUp wykorzystuje metodologię SCRUM, zapewniając jasny i zrozumiały wgląd w różne parametry projektu.
- Integracja z innymi aplikacjami jest bezproblemowa, a platforma umożliwia pobieranie plików z popularnych platform.
Wypróbuj ClickUp, aby przekonać się, jak bardzo może pomóc.
Document360
Document360 to platforma, która umożliwia zespołom gromadzenie i przechowywanie ważnych informacji w jednym miejscu. Zawiera wszystko, czego potrzebujesz w narzędziu do współpracy nad dokumentami: łatwe udostępnianie, zarządzanie przepływem pracy, historię wersji, komentowanie, tagowanie, przypomnienia o przeglądach i wiele innych.
Platforma oferuje prosty interfejs użytkownika, który ułatwia tworzenie i udostępnianie treści do wglądu. Ma wbudowaną funkcję wyszukiwania, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko znaleźć potrzebne informacje w dokumentacji.
Twórz i zarządzaj artykułami, wykorzystując zaawansowane, gotowe do użycia funkcje, takie jak:
- Tworzenie poradników, standardowych procedur operacyjnych, podręczników pracowniczych, dokumentów referencyjnych, systemowych i informacji o wydaniach.
- Document360 oferuje bogate edytory tekstu, w tym edytor WYSIWYG i Markdown. Obsługuje także różne wersje dokumentów oraz ich komentowanie, ułatwiając wewnętrzną współpracę.
- Menadżer kategorii umożliwia tworzenie kategorii i podkategorii, grupowanie powiązanych plików i tworzenie dobrze zorganizowanej hierarchii informacji.
- Platforma automatycznie przechowuje zawartość i umożliwia odzyskanie poprzedniej wersji usuniętej treści.
- Document360 pozwala na przypisywanie różnych ról użytkownikom, kontrolując dostęp do określonych treści.
- Umożliwia łatwy dostęp do dokumentacji dla pracowników i klientów dzięki prostemu systemowi logowania.
Document360 integruje się z różnymi aplikacjami, w tym Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier i Integrately, aby zapewnić płynną współpracę zespołową.
Zoho Writer
Zoho to kolejne, bogate w funkcje narzędzie do edycji tekstu w chmurze, które synchronizuje dokumenty w czasie rzeczywistym. Zoho gwarantuje bezproblemowy import dokumentów MS Word bez utraty formatowania. Dodatkowo, platforma umożliwia współpracę nad projektami zespołowymi dzięki funkcji udostępniania w czasie rzeczywistym. Widzisz ruchy kursorów i zmiany wprowadzane przez innych członków zespołu podczas ich pracy nad dokumentem.
Oto niektóre zalety korzystania z Zoho Writer:
- Chmurowa natura Zoho sprawia, że współpraca zespołowa jest wydajna i szybka.
- Dokumenty tworzone w Zoho nie zajmują pamięci lokalnej, lecz są przechowywane w chmurze.
- Funkcja synchronizacji w czasie rzeczywistym gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów w przypadku awarii.
- Zoho oferuje nowy interfejs użytkownika z łatwą nawigacją do najważniejszych opcji edycji tekstu.
- Administratorzy mogą kontrolować prawa dostępu członków zespołu i nadawać uprawnienia do konkretnych funkcji.
Dropbox Paper
Dropbox Paper to platforma do współpracy nad dokumentami online, stworzona przez giganta technologicznego – Dropbox. Dla zespołów, które na co dzień polegają na Dropbox do przechowywania plików, Dropbox Paper ma oczywiste zalety. Umożliwia łatwą organizację dokumentów, delegowanie zadań, tworzenie systematycznych przepływów pracy i współpracę przy projektach.
Narzędzia do zarządzania zadaniami w Dropbox Paper znacznie upraszczają funkcje, które w środowisku online bywają skomplikowane. Platforma pozwala wspominać o innych członkach grupy, przydzielać im zadania i skutecznie zarządzać listami zadań. Oto kilka ekscytujących funkcji platformy:
- W Dropbox Paper możesz udostępniać różnorodne multimedia, takie jak linki do YouTube, GIF-y, tablice Pinterest, lokalizacje z Map Google, dźwięk z SoundCloud i wiele innych.
- Paper obsługuje podglądy plików oraz osadzanie szkiców. Możesz także konwertować dokumenty do formatu PPT bez użycia aplikacji zewnętrznych.
- Możesz wybrać szablon dla swojego projektu z bogatej biblioteki Dropbox Paper. Znajdziesz tam szablony do burzy mózgów, wprowadzania produktów, specyfikacji produktów, śledzenia błędów i innych.
- Dropbox Paper oferuje możliwość połączenia kalendarza z platformą. Cały harmonogram pracy zostanie zsynchronizowany, a Paper umożliwi łatwy dostęp do harmonogramów, dokumentów pomocniczych, przydzielonych zadań i spotkań bezpośrednio z aplikacji.
- Aplikacja mobilna daje możliwość robienia zdjęć za pomocą aparatu i przesyłania informacji zwrotnych.
Dokumenty Google
Dokumenty Google to edytor tekstu od Google, który wykorzystuje inne podejście do przetwarzania tekstu. Większość edytorów tekstu, takich jak Word czy Open Office, działała offline, jako lokalne programy przechowywane na komputerach. Dokumenty Google są edytorem tekstu opartym na chmurze, który do działania wymaga połączenia z internetem.
Model online otworzył nowe możliwości dla edytora tekstu, zwłaszcza w kontekście współpracy zespołowej. Dokumenty Google umożliwiają udostępnianie dokumentu innym osobom, co czyni je platformą do podstawowej współpracy zespołowej. Warto jednak pamiętać, że Dokumenty to przede wszystkim edytor tekstu i nie oferują one rozbudowanych funkcji, które znajdziemy w innych aplikacjach z tej listy. Mimo to, Dokumenty Google to nadal doskonała opcja do współpracy, zwłaszcza jeśli używasz ich jako swojego głównego edytora tekstu.
Oto niektóre zalety Dokumentów Google:
- Dokumenty Google wysyłają powiadomienie e-mail, gdy dokument zostanie Ci udostępniony.
- Użytkownicy nie muszą zakładać konta. Do korzystania z platformy wystarczy konto Google.
- Możesz przeglądać ostatnie zmiany w dokumencie oraz osoby, które je wprowadziły.
- Dokumenty Google umożliwiają bezproblemowy import plików w popularnych formatach.
- Funkcja synchronizacji w czasie rzeczywistym gwarantuje, że nie utracisz danych w przypadku problemów z siecią.
Jeśli Twoja firma korzysta z Google Workspace, możesz wykorzystać Dokumenty Google, aby przekształcić swoją pocztę w potężne centrum pomocy.
Bit
Bit to nie tylko edytor tekstu, ale przede wszystkim narzędzie do projektów zespołowych. Umożliwia tworzenie dynamicznych notatek, dokumentów, wiki, baz wiedzy, projektów, dokumentów technicznych i innych, dzięki potężnym narzędziom do zarządzania. Dodatkowo, możesz tworzyć oddzielne obszary robocze dla różnych projektów.
Współpraca na Bit jest wydajna i zapewnia przejrzystość komunikacji w zespole.
Oto niektóre zalety korzystania z Bitu:
- Funkcja Workspace w Bit pozwala na organizowanie projektów, klientów i zespołów. Możesz także przenosić dokumenty między obszarami roboczymi, eliminując potrzebę wielokrotnego przesyłania tych samych plików.
- Funkcja wspomnienia za pomocą „@” znacząco podnosi efektywność pracy zespołowej.
- Bit oferuje minimalistyczny, ale innowacyjny edytor, który ułatwia tworzenie dokumentów. Dodatkowo, połączenie funkcji edycji z możliwością współpracy w czasie rzeczywistym podnosi wydajność.
- Możesz dodawać linki internetowe, multimedia, filmy, grafiki, projekty, osadzenia, posty z mediów społecznościowych, ankiety i wiele innych bezpośrednio do edytora.
- Bit pozwala także na śledzenie zaangażowania w udostępniane dokumenty. Te informacje są cenne w kontekście ulepszania dokumentów.
- Możesz zapisywać wszystkie niezbędne pliki w Bit, aby korzystać z nich na różnych platformach.
Confluence
Confluence to udostępniona przestrzeń robocza, która umożliwia zespołom efektywną współpracę, organizację i publikację treści. Jest to platforma oparta na współpracy, która pomaga zespołom w osiąganiu najlepszych rezultatów. Śledzenie zmian, komentarzy i opinii innych członków zespołu bywa trudne, ale Confluence rozwiązuje ten problem. Platforma oferuje uniwersalną opcję wyszukiwania, która pozwala na przeszukanie całej przestrzeni roboczej i znalezienie potrzebnych informacji.
Oto niektóre zalety korzystania z tej platformy:
- Confluence umożliwia integrację z aplikacjami z Atlassian Marketplace, który oferuje ponad 3000 aplikacji.
- Platforma jest dostępna na różnych platformach, w tym Android, iOS i na stronach internetowych.
- Oferuje znakomitą integrację z Jira.
- Confluence posiada wspaniałe funkcje organizacyjne, a opcja uniwersalnego wyszukiwania jest prawdziwym przełomem.
- W bibliotece szablonów znajdziesz wiele pięknych szablonów do marketingu, produktu, HR i innych.
- Platforma umożliwia bezproblemową integrację z popularnymi aplikacjami, takimi jak Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive i innymi.
- Witryny Confluence przestrzegają zasad ochrony prywatności i standardów szyfrowania danych.
Microsoft Word
Microsoft Word od dawna jest synonimem oprogramowania do edycji tekstu. Zawsze był liderem branży, dostarczając proste, ale potężne rozwiązania. Microsoft poszedł o krok dalej, wprowadzając funkcje współpracy zespołowej. Najnowsza wersja Worda oferuje wiele funkcji, takich jak:
- Możliwość przekształcania dokumentów w strony internetowe bez użycia aplikacji zewnętrznych.
- Łatwe udostępnianie dokumentów członkom zespołu za pomocą funkcji udostępniania w czasie rzeczywistym.
- Wbudowany tłumacz, który okazuje się bardzo przydatny podczas pracy z osobami z różnych środowisk kulturowych.
- Możliwość dodawania modeli 3D bezpośrednio do dokumentów.
- Funkcja synchronizacji w czasie rzeczywistym, która gwarantuje, że nie utracisz dokumentów.
- Word jest dostępny na platformach Android, iOS, w sieci i Windows, ułatwiając pracę na różnych urządzeniach.
Notion
Spodziewałeś się go, prawda?
Notion to jedna z najbardziej rozbudowanych i łatwych w obsłudze platform do współpracy zespołowej. Pozwala firmom na usprawnienie operacji, ustalanie celów, śledzenie postępów pracy, zarządzanie potencjalnymi klientami i wiele innych, za pomocą jednego scentralizowanego narzędzia. Notion oferuje interfejs typu „przeciągnij i upuść”, który ułatwia organizowanie, zmienianie kolejności i opracowywanie nowych pomysłów i planów.
Notion oferuje następujące korzyści dla współpracy zespołowej:
- Umożliwia firmom tworzenie i utrzymywanie baz wiedzy dla różnych zadań, takich jak wytyczne projektowe, instrukcje kodowania, przepływy pracy HR i wiele innych.
- Platforma posiada wbudowany kalendarz i tablice Kanban, które ułatwiają członkom zespołu sporządzanie szybkich notatek i śledzenie ich postępów.
- Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze do zadań i projektów, co usprawnia komunikację i przejrzystość.
- Możesz użyć API Notion do integracji z aplikacjami zewnętrznymi, takimi jak Slack, Figma i Invision.
- Tworzenie list zadań do wykonania, przygotowywanie notatek ze spotkań i ustalanie cotygodniowych planów staje się o wiele prostsze dzięki tej ujednoliconej platformie.
Notion możesz używać także w swojej domenie niestandardowej. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu nie jesteś zadowolony z Notion, możesz spróbować wymienionego wyżej oprogramowania do dokumentacji online jako alternatywy.
Podsumowanie 👩💻
Współpraca zespołów online to efektywny sposób na realizację projektów, który eliminuje wady tradycyjnych metod, takie jak dojazdy do biura i sztywne godziny pracy. Korzystanie z dokumentów online jest kluczowe dla organizacji pracy, planowania i wielu innych zadań.
Platformy takie jak Notion, Monday i Paper są specjalnie przystosowane do projektów zespołowych, dzięki bogatemu zestawowi funkcji. Są idealne dla firm i osób prywatnych.
Dokumenty Google, Word i Zoho to oprogramowanie do edycji tekstu, które umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym. Warto jednak pamiętać, że te aplikacje nie posiadają tak rozbudowanych funkcji organizacyjnych, jak inne wymienione w artykule narzędzia.
Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem o najlepszych arkuszach kalkulacyjnych online dla Twojej firmy.