Popraw swój proces rekrutacji dzięki mapowaniu talentów [5 Templates]

Czy zastanawiasz się, jak zoptymalizować proces rekrutacji poprzez analizę talentów? Chcesz zgłębić tajniki tej metody?

Mapowanie talentów to nowoczesna technika, którą wykorzystują rekruterzy, by udoskonalić proces rekrutacyjny i skutecznie pozyskać wybitnych specjalistów.

W niniejszym artykule przybliżymy Ci koncepcję mapowania talentów, jego znaczenie w rekrutacji, zalety i trudności, a także przedstawimy najlepsze wzory mapowania talentów, z których możesz skorzystać.

Zacznijmy.

Na czym polega mapowanie talentów w rekrutacji?

Mapowanie talentów to zaawansowana strategia rekrutacyjna, którą stosują nowoczesne zespoły HR, aby uniknąć szybkiego obsadzania stanowisk kosztem jakości.

Jej celem jest znalezienie odpowiednich osób, przydzielenie im adekwatnych ról oraz zatrzymanie najlepszych pracowników. Mapowanie talentów łączy strategię rekrutacyjną firmy z jej celami biznesowymi.

Warto zaznaczyć, że mapowanie talentów to podejście długoterminowe, które wymaga ciągłej aktualizacji wraz z rozwojem firmy.

Dzięki temu Twoja firma może wyprzedzać konkurencję, umożliwiając zespołowi HR aktywne poszukiwanie potencjalnych kandydatów, zamiast biernego oczekiwania na zgłoszenia.

Korzyści płynące z mapowania talentów

Umiejętne wdrożenie mapowania talentów może przynieść działom HR wiele korzyści. Przyjrzyjmy się im bliżej.

#1. Stworzenie właściwej puli kandydatów

Mapowanie talentów pomaga w identyfikacji aktywnych i pasywnych kandydatów o odpowiednich umiejętnościach i doświadczeniu. Dzięki temu firmy mogą tworzyć pulę wstępnie wyselekcjonowanych i zainteresowanych kandydatów, co zwiększa szanse na pozyskanie najlepszych talentów przed konkurencją.

#2. Wykorzystanie potencjału pracowników w organizacji

Mapowanie talentów to nie tylko zewnętrzna strategia rekrutacyjna. To również okazja, by odkryć potencjał ukryty w strukturach Twojej firmy.

Przed rozpoczęciem poszukiwań zewnętrznych kandydatów, mapowanie talentów umożliwia zidentyfikowanie najzdolniejszych pracowników w Twojej organizacji. Możesz wówczas rozwijać ich kompetencje, przygotowując ich do obejmowania przyszłych stanowisk kierowniczych.

Dzięki temu Twoja firma oszczędza czas i pieniądze, a jednocześnie buduje pozytywną kulturę pracy.

#3. Urozmaicenie procesu poszukiwania talentów

Mapowanie talentów promuje różnorodność i inkluzywność w strategii rekrutacyjnej. Pozwala na gromadzenie cennych danych dotyczących demografii płci, wieku i pochodzenia etnicznego w obrębie docelowych kompetencji.

Po przeanalizowaniu tych danych możesz efektywnie dotrzeć do wykwalifikowanych kandydatów z różnych grup społecznych.

#4. Usprawnienie planowania zatrudnienia

Mapowanie talentów wspomaga podejmowanie decyzji opartych na danych, co pozwala na efektywniejszą alokację dostępnych zasobów.

Dostępne zasoby to m.in. rekrutacja nowych pracowników, organizacja szkoleń, promowanie najlepszych talentów w firmie i wiele innych.

W efekcie masz pewność, że właściwe osoby znajdują się na właściwych stanowiskach i we właściwym czasie.

Wyzwania związane z mapowaniem talentów

Mapowanie talentów, choć skuteczne, nie jest pozbawione wyzwań.

#1. Czasochłonność i wysokie koszty

Analiza dużych zbiorów danych może być przytłaczająca, co utrudnia przewidywanie przyszłych potrzeb kadrowych.

Musisz aktywnie poszukiwać talentów i oceniać potencjał obecnych pracowników, gromadząc dane za pomocą różnych metod, takich jak ocena 360 stopni, samoocena, śledzenie KPI i KRA lub ich kombinacja.

Możesz skorzystać z narzędzi do oceny umiejętności, aby szybko zidentyfikować braki kompetencyjne. Niemniej jednak, zawsze niezbędne jest zaangażowanie analityczne, by wyselekcjonować najlepszych kandydatów.

#2. Trudności w gromadzeniu wiarygodnych danych

Gromadzenie danych jest kluczowym i zarazem najtrudniejszym elementem mapowania talentów.

Potrzebujesz dokładnej i rzetelnej bazy danych, aby stworzyć skuteczną strategię pozyskiwania talentów.

Brak wiarygodnych informacji o obecnych pracownikach i przyszłych potrzebach kadrowych może prowadzić do:

• Kosztownych błędów rekrutacyjnych lub zatrudnienia nieodpowiednich osób
• Niepoprawnych prognoz dotyczących zapotrzebowania na talenty
• Utraty możliwości zatrudnienia najlepszych kandydatów na rzecz konkurencji

Biorąc pod uwagę kluczową rolę danych w mapowaniu talentów, musisz dysponować zestawem wskaźników KPI i KRA, aby podejmować decyzje oparte na faktach.

#3. Zmienne otoczenie biznesowe

Nie da się ukryć, że rynek jest dynamiczny i nieprzewidywalny. W rezultacie Twoje długoterminowe analizy i prognozy mogą okazać się nietrafne. Trudno jest zatem określić długofalową strategię rekrutacyjną. Nie jest to jednak niemożliwe.

Przyjrzyjmy się, jak zbudować niezawodną i elastyczną strategię mapowania talentów dla Twojej firmy.

Jak przeprowadzić mapowanie talentów: przewodnik krok po kroku

Sposób realizacji może różnić się w zależności od firmy, jednak ogólny proces mapowania talentów przebiega według poniższego schematu.

#1. Określenie celów organizacji i potrzeb kadrowych

Na początek porozmawiaj z kadrą kierowniczą wyższego szczebla, aby zrozumieć wizję firmy. Postaraj się uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie są oczekiwania wobec firmy w perspektywie najbliższych pięciu, dziesięciu lub dwudziestu lat?
• Jakich talentów potrzebujesz, aby osiągnąć te cele?
• Czy kierownictwo jest skłonne inwestować w rozwój pracowników?

Następnie skonsultuj się z liderami poszczególnych działów, aby dokładnie przeanalizować ich potrzeby kadrowe.

Uzyskaj odpowiedzi na pytania takie jak:

• Jakie są wąskie gardła każdego działu?
• Jak widzisz zmiany w strukturze działu?
• Czy obecny personel jest w stanie osiągnąć wyznaczone cele?

Po określeniu celów organizacji i potrzeb kadrowych, nadszedł czas na zdefiniowanie kluczowych punktów danych.

#2. Zdefiniowanie punktów danych

Punkty danych zależą od Twoich potrzeb kadrowych. Istnieje jednak kilka kluczowych danych, które są niezbędne na początku procesu mapowania talentów.

• Opis stanowiska: Wyjaśnia obowiązki związane z daną rolą, wymagane umiejętności, wiedzę i doświadczenie. Twórz opisy stanowisk dla nowych ofert pracy i aktualizuj te istniejące.
• Inwentarz umiejętności: Inwentarz umiejętności to zestawienie kompetencji, wiedzy i kwalifikacji obecnych pracowników. Obejmuje zarówno umiejętności twarde, jak i miękkie, a także certyfikaty i stopnie naukowe.
• Ocena i opinie pracowników: Ocena i ankiety pracownicze dostarczają cennych danych. Umożliwiają one identyfikację mocnych i słabych stron zespołu.

#2. Ocena wyników obecnych pracowników

Po zidentyfikowaniu kluczowych punktów danych, możesz przystąpić do oceny wydajności pracowników.

Można to zrobić na różne sposoby, np.:

• Samoocena
• Ocena 360 stopni
• Testy kompetencji

Zalecamy zastosowanie metody mapowania talentów 9-box.

Co to jest?

9-Box Talent Mapping to proste narzędzie, które wykorzystuje holistyczne podejście do oceny potencjału pracowników.

Narzędzie to bazuje na matrycy 9-polowej, gdzie pracownicy są przypisywani do 9 grup w zależności od ich wyników i potencjału.

Źródło

Możesz wykorzystać tę technikę do zidentyfikowania mocnych i słabych stron obecnych pracowników. Ponadto możesz dokonać ich segmentacji ze względu na niski, umiarkowany i wysoki poziom wydajności.

Ułatwia to określenie potencjału pracowników i wykorzystanie go w firmie, zamiast szukać nowych osób na zewnątrz.

Wskazówka Business Insider: Zastanów się, jak możesz rozwijać obecne talenty, zamiast szukać nowych.

Dlatego tak ważne jest udokumentowanie wyników pracowników, a mapowanie talentów 9-box jest popularną metodą stosowaną w branży.

#4. Analiza strategii zatrudniania konkurencji

Następnie przyjrzyj się strategii pozyskiwania talentów swoich największych konkurentów. Sprawdź, jakich stanowisk, kompetencji lub działów brakuje Twojej firmie w porównaniu z nimi.

Nie chodzi o kopiowanie ich działań, ale zawsze warto wiedzieć, co robią Twoi konkurenci.

W końcu działacie w tej samej branży, a jeśli oni radzą sobie lepiej, warto dowiedzieć się, jak to robią.

Informacje możesz pozyskać analizując ich plany rozwoju talentów, narzędzia rekrutacyjne, oferty pracy, strategie retencji i wiele innych.

Zrozumienie działań konkurencji daje Ci przewagę w tworzeniu skutecznej i efektywnej strategii mapowania talentów.

#5. Stworzenie bazy danych pasywnych kandydatów

Po zidentyfikowaniu potencjalnych luk w talentach, nadszedł czas, aby poszerzyć pulę talentów o pasywnych kandydatów.

Kandydaci pasywni to osoby, które nie poszukują aktywnie pracy. Wbrew pozorom, osoby te stanowią aż 70% światowej siły roboczej.

Dawno minęły czasy, gdy rekrutacja opierała się na reakcji, czyli poszukiwaniu kandydatów dopiero w razie potrzeby.

Dlatego stworzenie puli pasywnych talentów jest kluczowym elementem skutecznej strategii mapowania talentów.

Musisz działać proaktywnie, aby szybko i sprawnie pozyskiwać doskonałych kandydatów.

#6. Opracowanie strategii zarządzania talentami

Na tym etapie powinieneś już dobrze rozumieć:

• Czego oczekujesz od swoich pracowników?
• Gdzie tkwi potencjał Twoich talentów?
• Jakie są luki w umiejętnościach lub kompetencjach?
• Jak przyciągnąć, zatrzymać i dopasować talenty do celów organizacji?

Nadszedł czas, aby opracować strategię zarządzania talentami w oparciu o dane uzyskane w procesie mapowania.

Twoja strategia zarządzania talentami powinna precyzować plany mapowania talentów w trzech obszarach: pozyskiwanie, rozwój i utrzymanie.

Według badań McKinsey & Company, zdolność do przewyższania konkurencji jest ściśle związana z efektywnością strategii zarządzania talentami w firmach.

Teraz, gdy już wiesz, czym jest mapowanie talentów, przyjrzyjmy się najlepszym dostępnym narzędziom do tego celu.

Smartsheet

Smartsheet to oprogramowanie SaaS oferujące rozbudowane widoki, schematy pracy i raporty do śledzenia postępów projektów oraz zarządzania przepływami pracy w całej organizacji.

Oprogramowanie Smartsheet wspomaga mapowanie talentów dzięki trzem głównym zestawom szablonów:

30-dniowy zestaw wdrożeniowy dla nowych pracowników

Nowy zestaw wdrożeniowy obejmuje:

• Pulpit onboardingowy pracownika do śledzenia działań związanych z procesem wdrożenia nowego pracownika
• Śledzenie zadań w czasie rzeczywistym, które są w toku lub przekroczyły termin realizacji

Zestaw listy kontaktów pracowników

Zestaw listy kontaktów pracowników obejmuje:

• Rozbudowany pulpit nawigacyjny z podsumowaniem danych pracowników
• Raportowanie i segmentację danych według działów
• Obszerny arkusz bazy danych pracowników z wymaganymi polami danych, takimi jak zdjęcie, imię i nazwisko, data zatrudnienia, adres, dział, numer telefonu itp.

Konfiguracja centrum korporacyjnego

I wreszcie, potęga i centrum wymienionych powyżej szablonów. Za pomocą szablonu centrum korporacyjnego możesz uzyskać powiązanie ze wszystkimi zasobami arkusza inteligentnego w ramach jednego pulpitu nawigacyjnego.

Ponadto, jeśli chcesz szczegółowo przeanalizować swoją strategię mapowania talentów, możesz użyć pulpitu nawigacyjnego centrum działu, aby wyświetlić zasoby specyficzne dla danego działu.

Smartsheets oferuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny. Masz więc wystarczająco dużo czasu, aby samodzielnie przetestować funkcjonalność szablonu.

Creately

Creately to wiodąca platforma do zarządzania pracą z funkcjami tworzenia diagramów i projektowania.

Funkcje

• Narzędzie zawiera wiele profesjonalnie zaprojektowanych szablonów schematów organizacyjnych, wykazów umiejętności, siatek 9-polowych itp., z łatwą funkcją przeciągania i upuszczania.
• Możesz importować dane pracowników z zewnętrznych źródeł lub tworzyć niestandardowe bazy danych. Ponadto oferuje dwukierunkową synchronizację, dzięki czemu nie musisz podwójnie aktualizować danych.
• Zintegrowane narzędzia do współpracy zespołowej i wideokonferencji ułatwiają pracę zdalną i efektywne prowadzenie warsztatów i sesji.

Creately cieszy się zaufaniem 8 milionów użytkowników i tysięcy zespołów, od Intela, Netflixa i Facebooka, które budują na nim swoją strategię mapowania talentów.

Venngage

Venngage to narzędzie do projektowania freemium, które pomaga firmom wizualizować dane za pomocą atrakcyjnych, spersonalizowanych i profesjonalnie zaprojektowanych grafik.

Funkcje

• Rozbudowana biblioteka kształtów, czcionek i palet kolorów, aby spersonalizować swoje projekty.
• Dla przedsiębiorstw dostępny jest zestaw marek, który ułatwia edycję szablonów (dostępne tylko w wersji płatnej).

W przeciwieństwie do Creately, szablon mapowania talentów Venngage oferuje mniejsze możliwości dostosowania. Jest to jednak przydatne narzędzie, które oferuje wiele funkcji w wersji freemium.

Visme

Visme to internetowe narzędzie do wizualizacji danych, które pomaga firmom tworzyć prezentacje, schematy blokowe i spersonalizowane projekty graficzne.

Funkcje

• Dostęp do milionów bezpłatnych projektów z wieloma narzędziami do edycji i widżetami na pionowym pasku bocznym, co umożliwia pełną personalizację za pomocą kilku kliknięć.
• Oferuje spersonalizowaną wizualizację z interaktywnymi elementami, takimi jak animacje, efekty najechania, wyskakujące okienka i linki.
• Wizualizacje można łatwo pobrać w różnych formatach.

Szablon mapowania talentów Visme oferuje znacznie więcej opcji dostosowywania niż inne narzędzia. Nie bez powodu cieszy się zaufaniem 11,5 miliona użytkowników.

Pipefy

Pipefy to potężne narzędzie freemium, które umożliwia projektowanie i automatyzację przepływów pracy w firmie w ciągu kilku minut.

Funkcje

• Nawet początkujący użytkownicy mogą tworzyć zaawansowane procesy w ciągu kilku minut
• Funkcja przeciągania i upuszczania zapewnia łatwą personalizację
• Jest w pełni zintegrowany z CRM, ERP i innymi narzędziami

Uważamy, że Pipefy wyróżnia się prostotą obsługi i przejrzystością interfejsu.

Podsumowanie

W tym artykule wyjaśniliśmy, dlaczego mapowanie talentów jest integralną częścią każdej skutecznej strategii rekrutacyjnej. Niezależnie od tego, czy jesteś rekruterem, specjalistą HR, czy specjalistą ds. pozyskiwania talentów, mapowanie talentów powinno znaleźć się w Twoim planie działania.

Niestety nie każda firma ma odpowiednie zasoby i czas, aby samodzielnie wdrożyć mapowanie talentów.

Jeśli należysz do tej grupy, sugerujemy skorzystanie z zewnętrznych usług mapowania talentów. Pamiętaj jednak, aby najpierw zdobyć wiedzę o tej metodzie i jej planowaniu, aby dostosować ją do długoterminowych celów Twojej firmy.