Prowadzenie listy płac dla rozwijającej się firmy jest łatwe dzięki Zoho Payroll

Czy odnosisz wrażenie, że zarządzanie wynagrodzeniami to najbardziej skomplikowany aspekt funkcjonowania Twojej rozwijającej się firmy? Jeśli tak, zapoznaj się z zaawansowanym systemem płac i rozliczeń podatkowych dla pracowników oferowanym przez Zoho Payroll.

Z uwagi na fakt, że obsługa wypłat, świadczeń, podwyżek i obliczania potrąceń podatkowych to zadania o dużej złożoności, przedsiębiorstwa niezależnie od rozmiaru korzystają ze specjalistycznego oprogramowania. Pozwala ono na wykonywanie tych wszystkich czynności w ramach jednego, scentralizowanego narzędzia. Takie oprogramowanie jest powszechnie znane jako aplikacja do przetwarzania list płac.

Jednakże, wiele firm wyraża opinię, że większość dostępnych na rynku aplikacji płacowych jest nadmiernie skomplikowana. Niejednokrotnie, do obsługi takiego narzędzia niezbędny okazuje się zespół dedykowanych księgowych oraz specjalistów ds. kadr.

Tymczasem, kwestie płac nie muszą być tak złożone. Chociaż dla każdego przedsiębiorstwa jest to działanie nieproduktywne, wymaga ono szczególnej uwagi ze strony właściciela, zarządu oraz dyrektora finansowego.

Czy nie byłoby idealnie, gdyby istniała aplikacja tak prosta w obsłudze, że jeden specjalista ds. płac mógłby zarządzać wynagrodzeniami tysięcy pracowników? Sprawdźmy, jak Zoho Payroll radzi sobie z tym wyzwaniem, analizując to innowacyjne narzędzie finansowe od Zoho.

Czym jest Zoho Payroll?

Zoho Payroll to aplikacja działająca w chmurze, przeznaczona do przetwarzania list płac. Jest ona zintegrowana z platformą księgową Zoho Books. Zoho stworzyło tę aplikację, by ułatwić planowanie płatności i podatków pracowniczych, z uwzględnieniem amerykańskich przepisów podatkowych i prawa pracy. Dzięki temu, przetwarzanie list płac staje się prostsze poprzez automatyzację, bez konieczności wgłębiania się w zawiłości prawne.

Narzędzie automatycznie wylicza wynagrodzenia, generuje paski płacowe oraz zapewnia terminowe płatności, co zwiększa zaangażowanie pracowników. Posiada również moduł zgodności z przepisami, który pomaga firmie działać w zgodzie z regulacjami federalnymi. Nie można zapomnieć o restrukturyzacji wynagrodzeń, która pozwala na uwzględnienie różnorodnych ustaleń płacowych dla poszczególnych pracowników.

Co więcej, pracownicy mają dostęp do samoobsługowego portalu, gdzie mogą pobierać niezbędne formularze i odcinki wypłat, a także składać deklaracje inwestycyjne w celu skorzystania z ulg podatkowych. Platforma samoobsługowa odciąża dział płac, pozwalając jego pracownikom skupić się na istotnych zadaniach.

Aplikacja płynnie łączy funkcje HRMS dzięki integracji z Zoho People. Dodatkowo, procesy księgowe Zoho Books są synchronizowane z Zoho Payroll, co przyspiesza proces wdrażania pracowników i wypłacania im wynagrodzeń.

Zoho Payroll to rozwiązanie odpowiednie dla startupów, małych, średnich, a nawet dużych przedsiębiorstw. Aktualnie narzędzie obsługuje przepisy podatkowe i prawa pracy dla następujących stanów: Kalifornia, Nowy Jork, Waszyngton, Tennessee, Karolina Północna, Teksas, Floryda, Illinois i Kansas. Istnieje możliwość poproszenia o wcześniejszy dostęp dla innych stanów, gdyż Zoho stale pracuje nad rozszerzeniem swojego zasięgu.

Funkcjonalności Zoho Payroll

#1. Zarządzanie pracownikami

Zarządzanie pracownikami w ramach systemu HR i jednoczesne przetwarzanie ich list płac za pomocą narzędzia księgowego może wydawać się nieintuicyjne. Z tego powodu, Zoho włączyło moduł zarządzania pracownikami bezpośrednio do aplikacji Zoho Payroll.

Moduł ten oferuje wszelkie niezbędne narzędzia, takie jak onboarding, formalności związane z zatrudnieniem, oraz zarządzanie odejściami pracowników. Ponadto, istnieje możliwość zaimportowania historycznych danych płacowych, co umożliwia rozpoczęcie pracy od bieżącego roku obrotowego, nawet jeśli firma już wcześniej korzystała z innych systemów płacowych.

#2. Przetwarzanie wypłat

Zoho Payroll wyposażone jest w przejrzysty moduł przetwarzania list płac, który znacznie ułatwia zarządzanie wynagrodzeniami. Niewielki zespół ds. płac jest w stanie przygotować, zatwierdzić i zakończyć proces wypłat w firmie bez większego wysiłku.

Funkcja list płac oferuje szereg podfunkcji, takich jak obliczanie wynagrodzenia brutto i netto, przegląd zatwierdzonych list płac, harmonogram wypłat (tygodniowy, dwutygodniowy, miesięczny) oraz płatności online bezpośrednio na konta bankowe pracowników.

Czy zatrudniasz zarówno pracowników etatowych, jak i freelancerów rozliczanych godzinowo? Dzięki Zoho Payroll, przetwarzanie płatności na podstawie różnych typów umów jest niezwykle proste, ponieważ narzędzie oferuje funkcje różnicowania stawek i typów wypłat. Dodatkowo, wypłata premii również nie stanowi problemu, ponieważ aplikacja automatycznie oblicza składniki wynagrodzenia i potrącenia podatkowe.

#3. Świadczenia i księgowość płac

Moduł płac i księgowości pozwala na uwzględnienie w pakiecie wynagrodzeń pracowników ubezpieczenia zdrowotnego, świadczeń emerytalnych i świadczeń podlegających opodatkowaniu. Zoho Payroll oferuje szeroki wybór pakietów świadczeń, od planów emerytalnych 401(k) po ubezpieczenia zdrowotne. Wystarczy wybrać pożądane elementy z obszernej listy.

Możesz również zarządzać płatnymi urlopami, zwolnieniami lekarskimi i innymi rodzajami absencji dzięki wbudowanym narzędziom tej inteligentnej aplikacji do obsługi płac. Ponadto, pracownicy mogą mieć możliwość spieniężenia niewykorzystanych dni urlopowych w przypadku odejścia z firmy.

#4. Podatki i formularze

Nie musisz już szukać w internecie informacji o przepisach podatkowych ani formularzy płacowych. Moduł podatków i formularzy w Zoho Payroll zawiera wszystkie elementy zgodne z prawem w obsługiwanych stanach USA. Wystarczy wybrać odpowiednie podatki stanowe i federalne, aby zakończyć proces składania deklaracji.

Przykładowo, wybierając formularz 944, automatycznie wygenerujesz raport rocznych zobowiązań podatkowych firmy z tytułu potrąceń federalnego podatku dochodowego, ubezpieczeń społecznych i Medicare. Analogicznie, formularz 941 pozwoli na pobranie kwartalnego zestawienia deklaracji podatkowych, obejmujących depozyty podatkowe, ubezpieczenie społeczne i podatek u źródła od wynagrodzeń pracowników.

#5. Wskaźniki płacowe

Analiza danych płacowych jest istotna dla optymalizacji działalności firmy i redukcji niepotrzebnych kosztów. Zoho Payroll, dzięki funkcji „Payroll Metrics”, umożliwia dostęp do szczegółowych analiz.

Funkcja ta tworzy zestawienie wydatków, prezentujące wszystkie kategorie kosztów, takie jak pensje pracowników, składki, świadczenia, podatki stanowe i federalne. Raporty te można eksportować do innych narzędzi analitycznych w celu przeprowadzenia dogłębnej analizy.

#6. Administracja płac

Administracja płac jest kluczową funkcją każdego profesjonalnego oprogramowania do obsługi list płac. Przede wszystkim, pozwala na kontrolowanie dostępu do aplikacji przez pracowników działu płac, kadrę kierowniczą i menedżerów.

Po drugie, jeśli zarządzasz rozproszonym zespołem, w którym pracownicy i kontraktorzy znajdują się w USA lub za granicą, administracja płac umożliwia tworzenie różnych lokalizacji pracy w celu łatwego śledzenia wypłat.

Zoho Payroll: Korzyści dla pracowników

• Terminowe wypłaty za przepracowane godziny bez żadnych nieporozumień.
• Łatwe i bezproblemowe przestrzeganie przepisów dotyczących podatków federalnych.
• Bezpieczne i wygodne przelewy bankowe.
• Dostęp do dokumentów płacowych, takich jak paski wypłat, formularze podatkowe, za pośrednictwem platformy samoobsługowej.

Zoho Payroll: Korzyści dla startupów

• Kontrola nad operacjami płacowymi dzięki uprawnieniom i dostępowi opartemu na rolach.
• Możliwość skupienia się na marketingu produktów i usług oraz relacjach z inwestorami poprzez automatyzację procesów płacowych, podatkowych, dodatków itp.
• Stworzenie systemu samoobsługowego do udostępniania formularzy podatkowych, dowodów inwestycyjnych, odcinków wypłat itp.
• Redukcja wydatków na personel działu płac.

Zoho Payroll: Korzyści dla małych firm

• Precyzyjne obliczanie wypłat dla pracowników i ochrona firmy przed niepotrzebnymi stratami.
• Łatwe szacowanie i przygotowanie rozliczeń podatkowych, oszczędzające cenny czas.
• Zautomatyzowane i bezpieczne wypłaty wynagrodzeń za pośrednictwem Forte.
• Synchronizacja z Zoho Books dla danych księgowych, usprawniająca cały proces.

Aplikacja mobilna Zoho Payroll

Mobilna aplikacja Zoho Payroll stanowi samoobsługowy portal dla pracowników będących w ruchu, a także internetowy kiosk. Aplikację można pobrać z App Store oraz Sklepu Google Play.

Za pomocą aplikacji pracownicy mogą przeglądać swoje odcinki wypłat i szczegółowe informacje dotyczące wynagrodzenia. Ponadto, mogą oni planować swój czas wolny, sprawdzając salda i zasady korzystania z urlopów.

Alternatywy dla Zoho Payroll

OnPay

OnPay to narzędzie płacowe, które obejmuje również świadczenia kadrowe i pracownicze. Aplikacja jest dostępna online, co zapewnia łatwy dostęp i obsługę. Dodatkowo, oferuje długą listę typów działalności, do których można ją dopasować, m.in. startupy, profesjonalnych przedsiębiorców, rolnictwo, gabinety stomatologiczne, restauracje, organizacje pozarządowe, biura rachunkowe, itp.

Aplikacja umożliwia szybkie i proste wdrażanie nowych pracowników, kontrahentów i dostawców. Pozwala na gromadzenie i porządkowanie wszystkich dokumentów i finansów pracowników w jednej, bezpiecznej aplikacji. Co więcej, narzędzie można zintegrować z innymi aplikacjami finansowymi, takimi jak Xero i QuickBooks.

Rippling

Rippling to kompleksowe i w pełni zautomatyzowane narzędzie do obsługi płac, przeznaczone dla małych i dużych firm. Obsługuje potrącenia podatku u źródła, płace, świadczenia i zgodność z przepisami we wszystkich 50 stanach USA. Ponadto, pozwala na łatwą współpracę z międzynarodowymi pracownikami i kontrahentami, ponieważ zawiera również niezbędne funkcje.

Oprócz automatycznej zgodności z przepisami i rozliczania podatków, aplikacja oferuje również funkcje śledzenia płatnego czasu wolnego, monitorowania godzin pracy, rejestrowania dni roboczych i szczegółowe raportowanie płac. Dodatkowo, funkcja kodu pracy pozwala na analizę, który pracownik generuje koszty dla danego klienta i gdzie można zaoszczędzić.

Oprogramowanie Patriot

Patriot Software to kolejne popularne narzędzie do przetwarzania płac pracowników. Oprócz modułu płacowego, oferuje również pełną funkcję księgową w ramach subskrypcji. Aplikacja jest w pełni dostępna online i na urządzeniach mobilnych, dlatego jest chętnie wykorzystywana przez startupy oraz doświadczone firmy.

W zależności od wielkości firmy i stopnia skomplikowania płac, można wybrać plan podstawowy lub pełny. Plan podstawowy pozwala na samodzielne prowadzenie list płac i rozliczanie podatków. Natomiast plan pełny, z uwagi na oszczędność czasu, polecany jest firmom, które preferują zautomatyzowane procesy. W ramach tego planu, zespół Patriot Software zajmuje się rozliczaniem i deponowaniem podatków federalnych.

Podsumowanie

Niniejszy artykuł szczegółowo opisuje funkcje biznesowe Zoho Payroll. Ma on na celu pomóc w podjęciu świadomej decyzji przy wyborze odpowiedniej aplikacji do zarządzania płacami w startupach, małych i średnich firmach.

Narzędzie to sprawdzi się również w firmach na poziomie korporacyjnym, dzięki elastycznej opcji skalowania. Zachęcamy do pobrania bezpłatnej wersji próbnej aplikacji, aby przekonać się o jej zaletach i możliwościach zwiększenia produktywności.

Warto również zapoznać się z rozwiązaniami oferowanymi przez ADP HR and Payroll Solutions.