Przewodnik wprowadzający do macierzy umiejętności woli dla menedżerów [+2 Templates]

Macierz Umiejętności i Woli to kluczowe narzędzie, które wspomaga zarządzanie efektywnością zespołów, poszczególnych pracowników oraz ogólnym poziomem zaangażowania w firmie.

Jako lider firmy lub projektu, masz decydujący wpływ na produktywność, skuteczność i motywację swojego zespołu. W zarządzaniu przedsiębiorstwem istnieje wiele metod i narzędzi, które pomagają utrzymać stabilność i umożliwiają rozwój z roku na rok.

Jednym z takich narzędzi jest właśnie analiza umiejętności i woli. Kadra zarządzająca w działach HR, operacyjnych, projektowych i innych, wykorzystuje to podejście do personalizacji podejścia do pracowników i członków zespołu.

W tym artykule przedstawimy podstawy tego narzędzia, abyś mógł samodzielnie zrozumieć koncepcję i efektywnie ją wykorzystać w swoim środowisku pracy. Zgłębiając wiedzę o macierzy umiejętności, zyskasz jedną z wielu kompetencji, które charakteryzują skutecznych liderów biznesu.

Czym jest macierz umiejętności i woli?

Macierz ta służy do oceny pracowników na podstawie dwóch kluczowych aspektów:

  • Ich kompetencji i umiejętności
  • Ich motywacji i chęci do pracy, czyli siły woli

Macierz przypomina diagram lub wykres 2×2. Wyobraź sobie wykres, na którym na osi X umieszczamy poziom umiejętności, a na osi Y poziom woli. Lewa strona osi X reprezentuje niskie umiejętności, a prawa strona – wysokie.

Podobnie, oś Y dzieli się na dolną część, gdzie znajdują się pracownicy o niskiej woli, oraz górną, gdzie są ci o wysokiej motywacji. Wyrysowanie kwadratu na tym wykresie stworzy cztery obszary, z których każdy będzie reprezentował inny poziom umiejętności i woli. Dzięki temu możemy ocenić, jak dany pracownik pasuje do konkretnego projektu.

Pracownicy znajdujący się w różnych kwadrantach tej matrycy powinni być traktowani indywidualnie, aby w pełni wykorzystać ich potencjał. W niektórych przypadkach konieczna może być wymiana pracowników na osoby o wyższych kwalifikacjach i większej motywacji. Jednak nawet przy zatrudnianiu nowych osób, macierz woli i umiejętności jest niezbędna do weryfikacji ich kompetencji i motywacji.

Jak powstała macierz umiejętności i woli?

Koncepcja macierzy ma swoje korzenie w modelu przywództwa sytuacyjnego, stworzonym przez Kena Blancharda i Paula Herseya w latach 70. Model ten analizuje poziom rozwoju podwładnych i dopasowuje do niego styl przywództwa. Obejmował on kwadrant 2×2, gdzie wyróżniano 4 style przywódcze: nakazywanie, sprzedawanie, konsultowanie i delegowanie.

W kontekście pracowników/podwładnych model ten wyróżniał: osoby o wysokich kompetencjach i zaangażowaniu, osoby o wysokich kompetencjach i zmiennym zaangażowaniu, osoby o pewnych kompetencjach i niskim zaangażowaniu oraz osoby o niskich kompetencjach i wysokim zaangażowaniu.

Chociaż kwadrant dla podwładnych był inspiracją dla obecnej macierzy umiejętności i woli, stała się ona popularna w zarządzaniu po wydaniu książki „The Tao of Coaching” autorstwa Maxa Landsberga w 1996 roku.

Znaczenie umiejętności i woli w macierzy

Aby skutecznie korzystać z macierzy, należy dokładnie zrozumieć definicje umiejętności i woli. Poniżej znajdziesz niezbędne informacje:

Umiejętność

Umiejętności to zdolności techniczne i twórcze, które pracownicy wnoszą do organizacji. Obejmują one, na przykład, umiejętność wykonywania obliczeń, projektowania baz danych, zarządzania dokumentami, tworzenia ankiet, analizy danych, tworzenia stron internetowych, aplikacji, a także umiejętności sprzedażowe i marketingowe, które są niezbędne w funkcjonowaniu firmy.

Pracownicy zdobywają umiejętności poprzez ciągłe doskonalenie, szkolenia, przyswajanie nowej wiedzy oraz, co najważniejsze, wykonywanie obowiązków w pracy. Biorąc pod uwagę poziom umiejętności, pracowników można podzielić na ekspertów, osoby zaawansowane, średnio zaawansowane i początkujące.

Wola

Wola pracownika informuje o jego motywacji. Może ona objawiać się w następujący sposób:

  • Motywacja do terminowego wykonywania zadań.
  • Chęć poznawania nowych narzędzi, technik, umiejętności, koncepcji biznesowych itp.
  • Motywacja do rozwoju zawodowego i awansu.
  • Chęć podążania za wskazówkami lidera.

Poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe i umiejętności mają duży wpływ na poziom woli pracowników. Dlatego menedżerowie powinni podchodzić z większą ostrożnością do pracowników mniej chętnych, niż do tych o wysokiej motywacji.

Cel macierzy umiejętności i woli

Po zidentyfikowaniu i sklasyfikowaniu pracowników według poziomu umiejętności i woli, należy dobrać odpowiedni styl zarządzania dla każdej z tych czterech grup. Macierz umiejętności i woli pomaga w wyborze tych stylów.

#1. Kierowanie

Kierowanie polega na ustaleniu, co motywuje pracowników o niskim poziomie umiejętności i woli. Następnie należy wykorzystać te bodźce, aby osiągnąć pożądany rezultat. Ważne jest, aby efekt końcowy był wysokiej jakości, użyteczny dla firmy, mierzalny i osiągnięty w terminie.

#2. Wsparcie

Macierz wskazuje, że pracownicy o niskich umiejętnościach, ale wysokiej woli, potrzebują wsparcia. W takim przypadku należy:

  • Omówić zakres zadań i celów z pracownikiem.
  • Dokumentować wszystkie sesje mentoringowe i etapy projektu.
  • Wyjaśnić i zademonstrować proces pracy.
  • Ustal poziom jakości.

W procesie wsparcia pracownika, warto stosować sprawdzone modele mentoringu.

#3. Motywowanie

Macierz pozwala także na zidentyfikowanie członków zespołu o wysokich umiejętnościach, ale niskiej woli. Tacy pracownicy potrzebują jedynie prostego impulsu, aby osiągnąć wysoką produktywność. Wystarczy okazać im szacunek i docenić ich wkład.

#4. Delegowanie

W każdej firmie znajdują się osoby o wysokich kwalifikacjach i motywacji. Dzięki macierzy umiejętności i woli można ich łatwo zidentyfikować i delegować im zadania projektowe. Należy jednak ustalić odpowiednie standardy jakości, terminy i oczekiwane rezultaty.

Kwadranty macierzy umiejętności i woli

Kwadrant 1: Niskie umiejętności i niska wola

Pracownicy z tego kwadrantu wymagają największej uwagi. Należy ich pilnie przeszkolić, aby rozwinęli umiejętności potrzebne w projekcie. Należy również pracować nad ich motywacją do terminowego wykonywania zadań i osiągania wyników.

Kwadrant 2: Niskie umiejętności i wysoka wola

Pracownicy z tego kwadrantu mogą osiągnąć wysoki poziom produktywności, jeśli zapewni się im odpowiednie wsparcie i wskazówki. Powinni uczestniczyć w szkoleniach, aby nauczyć się niezbędnych umiejętności. Po tym etapie można zaangażować ich w projekt, ściśle monitorując postępy. Z czasem, gdy postępy są widoczne, kontrolę można zmniejszyć.

Kwadrant 3: Wysokie umiejętności i niska wola

Pracownicy z tego kwadrantu wymagają motywacji. Należy zorganizować indywidualne spotkania, aby zrozumieć przyczyny ich braku zaangażowania. Udzielanie informacji zwrotnej, zmiana stylu zarządzania i monitorowanie wyników to najlepsze metody wsparcia w tym przypadku.

Kwadrant 4: Wysokie umiejętności i wysoka wola

Członkowie zespołu z tej grupy to idealni kandydaci do delegowania zadań. Należy im dać swobodę działania, koncentrując się na ustaleniu standardów, terminów i wyników. Warto regularnie doceniać ich pracę, świętując sukcesy i angażując ich w proces podejmowania decyzji.

Macierz umiejętności i woli a macierz kompetencji

Macierz kompetencji jest bazą dostępnych i wymaganych umiejętności, którą menedżerowie tworzą przed przydzieleniem pracowników do projektu. Zawiera ona również kolumny do pomiaru zainteresowania i poziomu biegłości w tych umiejętnościach.

Z kolei macierz umiejętności i woli pokazuje poziom umiejętności i woli w kwadrancie 2×2. Pozwala ona na identyfikację czterech typów pracowników: delegujących, motywowanych, wspieranych i kierowanych. Ostatecznym celem jest opracowanie planu rozwoju dla pracowników z grup wspieranych i kierowanych.

Główne zastosowania macierzy umiejętności i woli

#1. Projekty Agile/DevOps

Projekty Agile/DevOps stawiają na produktywność, efektywność, ciągłe doskonalenie i terminowe dostarczanie produktów i usług.

W tym kontekście macierz umiejętności i woli pomaga menedżerom wyłonić najlepszych pracowników do natychmiastowego zaangażowania w projekt. Następnie, szkolenia mogą pomóc innym pracownikom w osiągnięciu odpowiedniego poziomu kompetencji i motywacji.

#2. Nowy menedżer w zespole

Macierz jest doskonałym narzędziem, gdy nowy menedżer dołącza do zespołu. Dzięki niej, można w sposób naukowy poznać styl pracy zespołu i indywidualne potrzeby jego członków.

#3. Powrót do biura po pandemii

W związku z powrotem firm do normalnego trybu pracy po pandemii, wiele organizacji może wykorzystać macierz umiejętności i woli, aby ocenić:

  • Nastawienie do pracy
  • Zdolność do radzenia sobie z obciążeniem
  • Rozwój kompetencji
  • Cele zawodowe
  • Potrzeby finansowe

W ten sposób menedżerowie mogą skutecznie włączyć zespół do pracy.

#4. Fuzje i przejęcia

Przy dołączaniu nowych członków zespołu w wyniku fuzji lub przejęcia, warto przeprowadzić analizę ich woli i umiejętności. Na jej podstawie można określić, kto potrzebuje dodatkowych szkoleń i kto jest gotowy do realizacji zadań.

#5. Restrukturyzacja organizacyjna

W sytuacjach restrukturyzacji, menedżerowie muszą dostosować zasoby ludzkie do nowych celów, modeli przychodów i strategii wzrostu. Analiza umiejętności i woli pozwala na efektywne przeniesienie pracowników z przestarzałych działów do nowych, rozwijających się obszarów.

#6. Śledzenie umiejętności

Przed analizą umiejętności i woli, warto zebrać dane dotyczące kompetencji pracowników. Tworzenie bazy danych umiejętności pozwala na szybką identyfikację pracowników o specjalistycznych kompetencjach.

Jak stworzyć macierz umiejętności i woli?

Macierz może być tworzona przez kadrę zarządzającą lub niezależnych menedżerów. Do tego celu potrzebne są wstępne dane o pracownikach, które pozwolą na określenie ich poziomu umiejętności i woli.

Aby zebrać te dane, można wykorzystać ankietę online, zawierającą dwa zestawy pytań:

Ocena poziomu umiejętności

  • Wykształcenie
  • Doświadczenie zawodowe
  • Mocne i słabe strony
  • Wykorzystywane umiejętności biznesowe
  • Ukończone szkolenia i certyfikaty
  • Otrzymane pozytywne i negatywne opinie

Ocena poziomu woli

  • Cele osobiste i zawodowe
  • Inicjatywa w wykonywaniu zadań
  • Elastyczność i częstotliwość pracy
  • Interakcja w zespole
  • Ogólne nastawienie
  • Zaangażowanie w miejscu pracy

Na podstawie zebranych danych można stworzyć macierz 2×2, umieszczając nazwiska pracowników w odpowiednich kwadrantach. Powyższy opis kwadrantów może pomóc w ich identyfikacji.

Można również skorzystać z gotowych szablonów.

Szablony macierzy umiejętności i woli

Creately

Do tworzenia macierzy umiejętności i woli zazwyczaj używa się programów takich jak Microsoft Word, Visio czy Excel. Z pomocą aplikacji Creately potrzebujesz tylko jednej aplikacji internetowej. Jest to kompleksowe narzędzie do zbierania, analizowania i planowania umiejętności pracowników.

Szablon Creately jest dostępny w bezpłatnej wersji próbnej. Dzięki temu możesz przetestować jego funkcjonalność przed zakupem płatnej subskrypcji. Najważniejsze cechy tego szablonu to:

  • Możliwość zbierania danych online
  • Wspólna analiza umiejętności
  • Dostosowane bazy danych
  • Integracja z innymi aplikacjami biznesowymi
  • Nowoczesne kształty, emotikony, załączniki, pola komentarzy

Co więcej, swoją pracę możesz zapisać w formacie PNG, SVG, PDF, JPEG i CSV, aby móc z niej korzystać w przyszłości lub ją wydrukować.

Scilife

Scilife to dostawca rozwiązań do kontroli jakości i zarządzania dokumentami w branży medycznej. W ramach bezpłatnych narzędzi i poradników oferuje darmowy szablon macierzy umiejętności do pobrania. Macierz ta może pomóc w zbieraniu danych o kompetencjach pracowników przed przydzieleniem im zadań.

Macierze oparte na programie Microsoft Excel posiadają następujące cechy:

  • Ułatwiają identyfikację luk w kompetencjach, które mogą utrudniać osiągnięcie sukcesu.
  • Pozwalają na zbieranie i wizualizację danych o kompetencjach zespołu.
  • Umożliwiają formułowanie planów rozwoju pracowników w oparciu o ich kompetencje.
  • Dostarczają obiektywnych informacji o poziomie umiejętności pracowników.

Plik można pobrać i otworzyć w programie Excel. Szablon nie zawiera gotowej macierzy 2×2, ale może posłużyć do zbierania danych.

Podsumowanie

Macierz umiejętności i woli jest uniwersalnym narzędziem stosowanym przez firmy na całym świecie do oceny wydajności, poziomu kompetencji i możliwości rozwoju pracowników. Wykorzystanie tej techniki pozwala na efektywne zarządzanie zespołem, motywowanie i rozwijanie pracowników, co przekłada się na wzrost produktywności i sukces firmy.

Ten artykuł jest kompletnym przewodnikiem po macierzy umiejętności i woli. Teraz możesz wykorzystać tę wiedzę do usprawnienia pracy swojego zespołu. Dodatkowo, istnieją dostępne szablony, które pomogą Ci szybko utworzyć macierz i wykorzystać ją w praktyce.

Zapraszamy również do zapoznania się z naszym przewodnikiem po wykresach kamieni milowych, który pomoże Ci w monitorowaniu postępów w projektach.


newsblog.pl