Macierz Umiejętności i Woli to kluczowe narzędzie, które wspomaga zarządzanie efektywnością zespołów, poszczególnych pracowników oraz ogólnym poziomem zaangażowania w firmie.
Jako lider firmy lub projektu, masz decydujący wpływ na produktywność, skuteczność i motywację swojego zespołu. W zarządzaniu przedsiębiorstwem istnieje wiele metod i narzędzi, które pomagają utrzymać stabilność i umożliwiają rozwój z roku na rok.
Jednym z takich narzędzi jest właśnie analiza umiejętności i woli. Kadra zarządzająca w działach HR, operacyjnych, projektowych i innych, wykorzystuje to podejście do personalizacji podejścia do pracowników i członków zespołu.
W tym artykule przedstawimy podstawy tego narzędzia, abyś mógł samodzielnie zrozumieć koncepcję i efektywnie ją wykorzystać w swoim środowisku pracy. Zgłębiając wiedzę o macierzy umiejętności, zyskasz jedną z wielu kompetencji, które charakteryzują skutecznych liderów biznesu.
Czym jest macierz umiejętności i woli?
Macierz ta służy do oceny pracowników na podstawie dwóch kluczowych aspektów:
- Ich kompetencji i umiejętności
- Ich motywacji i chęci do pracy, czyli siły woli
Macierz przypomina diagram lub wykres 2×2. Wyobraź sobie wykres, na którym na osi X umieszczamy poziom umiejętności, a na osi Y poziom woli. Lewa strona osi X reprezentuje niskie umiejętności, a prawa strona – wysokie.
Podobnie, oś Y dzieli się na dolną część, gdzie znajdują się pracownicy o niskiej woli, oraz górną, gdzie są ci o wysokiej motywacji. Wyrysowanie kwadratu na tym wykresie stworzy cztery obszary, z których każdy będzie reprezentował inny poziom umiejętności i woli. Dzięki temu możemy ocenić, jak dany pracownik pasuje do konkretnego projektu.
Pracownicy znajdujący się w różnych kwadrantach tej matrycy powinni być traktowani indywidualnie, aby w pełni wykorzystać ich potencjał. W niektórych przypadkach konieczna może być wymiana pracowników na osoby o wyższych kwalifikacjach i większej motywacji. Jednak nawet przy zatrudnianiu nowych osób, macierz woli i umiejętności jest niezbędna do weryfikacji ich kompetencji i motywacji.
Jak powstała macierz umiejętności i woli?
Koncepcja macierzy ma swoje korzenie w modelu przywództwa sytuacyjnego, stworzonym przez Kena Blancharda i Paula Herseya w latach 70. Model ten analizuje poziom rozwoju podwładnych i dopasowuje do niego styl przywództwa. Obejmował on kwadrant 2×2, gdzie wyróżniano 4 style przywódcze: nakazywanie, sprzedawanie, konsultowanie i delegowanie.
W kontekście pracowników/podwładnych model ten wyróżniał: osoby o wysokich kompetencjach i zaangażowaniu, osoby o wysokich kompetencjach i zmiennym zaangażowaniu, osoby o pewnych kompetencjach i niskim zaangażowaniu oraz osoby o niskich kompetencjach i wysokim zaangażowaniu.
Chociaż kwadrant dla podwładnych był inspiracją dla obecnej macierzy umiejętności i woli, stała się ona popularna w zarządzaniu po wydaniu książki „The Tao of Coaching” autorstwa Maxa Landsberga w 1996 roku.
Znaczenie umiejętności i woli w macierzy
Aby skutecznie korzystać z macierzy, należy dokładnie zrozumieć definicje umiejętności i woli. Poniżej znajdziesz niezbędne informacje:
Umiejętność
Umiejętności to zdolności techniczne i twórcze, które pracownicy wnoszą do organizacji. Obejmują one, na przykład, umiejętność wykonywania obliczeń, projektowania baz danych, zarządzania dokumentami, tworzenia ankiet, analizy danych, tworzenia stron internetowych, aplikacji, a także umiejętności sprzedażowe i marketingowe, które są niezbędne w funkcjonowaniu firmy.
Pracownicy zdobywają umiejętności poprzez ciągłe doskonalenie, szkolenia, przyswajanie nowej wiedzy oraz, co najważniejsze, wykonywanie obowiązków w pracy. Biorąc pod uwagę poziom umiejętności, pracowników można podzielić na ekspertów, osoby zaawansowane, średnio zaawansowane i początkujące.
Wola
Wola pracownika informuje o jego motywacji. Może ona objawiać się w następujący sposób:
- Motywacja do terminowego wykonywania zadań.
- Chęć poznawania nowych narzędzi, technik, umiejętności, koncepcji biznesowych itp.
- Motywacja do rozwoju zawodowego i awansu.
- Chęć podążania za wskazówkami lidera.
Poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe i umiejętności mają duży wpływ na poziom woli pracowników. Dlatego menedżerowie powinni podchodzić z większą ostrożnością do pracowników mniej chętnych, niż do tych o wysokiej motywacji.
Cel macierzy umiejętności i woli
Po zidentyfikowaniu i sklasyfikowaniu pracowników według poziomu umiejętności i woli, należy dobrać odpowiedni styl zarządzania dla każdej z tych czterech grup. Macierz umiejętności i woli pomaga w wyborze tych stylów.
#1. Kierowanie
Kierowanie polega na ustaleniu, co motywuje pracowników o niskim poziomie umiejętności i woli. Następnie należy wykorzystać te bodźce, aby osiągnąć pożądany rezultat. Ważne jest, aby efekt końcowy był wysokiej jakości, użyteczny dla firmy, mierzalny i osiągnięty w terminie.
#2. Wsparcie
Macierz wskazuje, że pracownicy o niskich umiejętnościach, ale wysokiej woli, potrzebują wsparcia. W takim przypadku należy:
- Omówić zakres zadań i celów z pracownikiem.
- Dokumentować wszystkie sesje mentoringowe i etapy projektu.
- Wyjaśnić i zademonstrować proces pracy.
- Ustal poziom jakości.
W procesie wsparcia pracownika, warto stosować sprawdzone modele mentoringu.
#3. Motywowanie
Macierz pozwala także na zidentyfikowanie członków zespołu o wysokich umiejętnościach, ale niskiej woli. Tacy pracownicy potrzebują jedynie prostego impulsu, aby osiągnąć wysoką produktywność. Wystarczy okazać im szacunek i docenić ich wkład.
#4. Delegowanie
W każdej firmie znajdują się osoby o wysokich kwalifikacjach i motywacji. Dzięki macierzy umiejętności i woli można ich łatwo zidentyfikować i delegować im zadania projektowe. Należy jednak ustalić odpowiednie standardy jakości, terminy i oczekiwane rezultaty.
Kwadranty macierzy umiejętności i woli
Kwadrant 1: Niskie umiejętności i niska wola
Pracownicy z tego kwadrantu wymagają największej uwagi. Należy ich pilnie przeszkolić, aby rozwinęli umiejętności potrzebne w projekcie. Należy również pracować nad ich motywacją do terminowego wykonywania zadań i osiągania wyników.
Kwadrant 2: Niskie umiejętności i wysoka wola
Pracownicy z tego kwadrantu mogą osiągnąć wysoki poziom produktywności, jeśli zapewni się im odpowiednie wsparcie i wskazówki. Powinni uczestniczyć w szkoleniach, aby nauczyć się niezbędnych umiejętności. Po tym etapie można zaangażować ich w projekt, ściśle monitorując postępy. Z czasem, gdy postępy są widoczne, kontrolę można zmniejszyć.
Kwadrant 3: Wysokie umiejętności i niska wola
Pracownicy z tego kwadrantu wymagają motywacji. Należy zorganizować indywidualne spotkania, aby zrozumieć przyczyny ich braku zaangażowania. Udzielanie informacji zwrotnej, zmiana stylu zarządzania i monitorowanie wyników to najlepsze metody wsparcia w tym przypadku.
Kwadrant 4: Wysokie umiejętności i wysoka wola
Członkowie zespołu z tej grupy to idealni kandydaci do delegowania zadań. Należy im dać swobodę działania, koncentrując się na ustaleniu standardów, terminów i wyników. Warto regularnie doceniać ich pracę, świętując sukcesy i angażując ich w proces podejmowania decyzji.
Macierz umiejętności i woli a macierz kompetencji
Macierz kompetencji jest bazą dostępnych i wymaganych umiejętności, którą menedżerowie tworzą przed przydzieleniem pracowników do projektu. Zawiera ona również kolumny do pomiaru zainteresowania i poziomu biegłości w tych umiejętnościach.
Z kolei macierz umiejętności i woli pokazuje poziom umiejętności i woli w kwadrancie 2×2. Pozwala ona na identyfikację czterech typów pracowników: delegujących, motywowanych, wspieranych i kierowanych. Ostatecznym celem jest opracowanie planu rozwoju dla pracowników z grup wspieranych i kierowanych.
Główne zastosowania macierzy umiejętności i woli
#1. Projekty Agile/DevOps
Projekty Agile/DevOps stawiają na produktywność, efektywność, ciągłe doskonalenie i terminowe dostarczanie produktów i usług.
W tym kontekście macierz umiejętności i woli pomaga menedżerom wyłonić najlepszych pracowników do natychmiastowego zaangażowania w projekt. Następnie, szkolenia mogą pomóc innym pracownikom w osiągnięciu odpowiedniego poziomu kompetencji i motywacji.
#2. Nowy menedżer w zespole
Macierz jest doskonałym narzędziem, gdy nowy menedżer dołącza do zespołu. Dzięki niej, można w sposób naukowy poznać styl pracy zespołu i indywidualne potrzeby jego członków.
#3. Powrót do biura po pandemii
W związku z powrotem firm do normalnego trybu pracy po pandemii, wiele organizacji może wykorzystać macierz umiejętności i woli, aby ocenić:
- Nastawienie do pracy
- Zdolność do radzenia sobie z obciążeniem
- Rozwój kompetencji
- Cele zawodowe
- Potrzeby finansowe
W ten sposób menedżerowie mogą skutecznie włączyć zespół do pracy.
#4. Fuzje i przejęcia
Przy dołączaniu nowych członków zespołu w wyniku fuzji lub przejęcia, warto przeprowadzić analizę ich woli i umiejętności. Na jej podstawie można określić, kto potrzebuje dodatkowych szkoleń i kto jest gotowy do realizacji zadań.
#5. Restrukturyzacja organizacyjna
W sytuacjach restrukturyzacji, menedżerowie muszą dostosować zasoby ludzkie do nowych celów, modeli przychodów i strategii wzrostu. Analiza umiejętności i woli pozwala na efektywne przeniesienie pracowników z przestarzałych działów do nowych, rozwijających się obszarów.
#6. Śledzenie umiejętności
Przed analizą umiejętności i woli, warto zebrać dane dotyczące kompetencji pracowników. Tworzenie bazy danych umiejętności pozwala na szybką identyfikację pracowników o specjalistycznych kompetencjach.
Jak stworzyć macierz umiejętności i woli?
Macierz może być tworzona przez kadrę zarządzającą lub niezależnych menedżerów. Do tego celu potrzebne są wstępne dane o pracownikach, które pozwolą na określenie ich poziomu umiejętności i woli.
Aby zebrać te dane, można wykorzystać ankietę online, zawierającą dwa zestawy pytań:
Ocena poziomu umiejętności
- Wykształcenie
- Doświadczenie zawodowe
- Mocne i słabe strony
- Wykorzystywane umiejętności biznesowe
- Ukończone szkolenia i certyfikaty
- Otrzymane pozytywne i negatywne opinie
Ocena poziomu woli
- Cele osobiste i zawodowe
- Inicjatywa w wykonywaniu zadań
- Elastyczność i częstotliwość pracy
- Interakcja w zespole
- Ogólne nastawienie
- Zaangażowanie w miejscu pracy
Na podstawie zebranych danych można stworzyć macierz 2×2, umieszczając nazwiska pracowników w odpowiednich kwadrantach. Powyższy opis kwadrantów może pomóc w ich identyfikacji.
Można również skorzystać z gotowych szablonów.
Szablony macierzy umiejętności i woli
Creately
Do tworzenia macierzy umiejętności i woli zazwyczaj używa się programów takich jak Microsoft Word, Visio czy Excel. Z pomocą aplikacji Creately potrzebujesz tylko jednej aplikacji internetowej. Jest to kompleksowe narzędzie do zbierania, analizowania i planowania umiejętności pracowników.
Szablon Creately jest dostępny w bezpłatnej wersji próbnej. Dzięki temu możesz przetestować jego funkcjonalność przed zakupem płatnej subskrypcji. Najważniejsze cechy tego szablonu to:
- Możliwość zbierania danych online
- Wspólna analiza umiejętności
- Dostosowane bazy danych
- Integracja z innymi aplikacjami biznesowymi
- Nowoczesne kształty, emotikony, załączniki, pola komentarzy
Co więcej, swoją pracę możesz zapisać w formacie PNG, SVG, PDF, JPEG i CSV, aby móc z niej korzystać w przyszłości lub ją wydrukować.
Scilife
Scilife to dostawca rozwiązań do kontroli jakości i zarządzania dokumentami w branży medycznej. W ramach bezpłatnych narzędzi i poradników oferuje darmowy szablon macierzy umiejętności do pobrania. Macierz ta może pomóc w zbieraniu danych o kompetencjach pracowników przed przydzieleniem im zadań.
Macierze oparte na programie Microsoft Excel posiadają następujące cechy:
- Ułatwiają identyfikację luk w kompetencjach, które mogą utrudniać osiągnięcie sukcesu.
- Pozwalają na zbieranie i wizualizację danych o kompetencjach zespołu.
- Umożliwiają formułowanie planów rozwoju pracowników w oparciu o ich kompetencje.
- Dostarczają obiektywnych informacji o poziomie umiejętności pracowników.
Plik można pobrać i otworzyć w programie Excel. Szablon nie zawiera gotowej macierzy 2×2, ale może posłużyć do zbierania danych.
Podsumowanie
Macierz umiejętności i woli jest uniwersalnym narzędziem stosowanym przez firmy na całym świecie do oceny wydajności, poziomu kompetencji i możliwości rozwoju pracowników. Wykorzystanie tej techniki pozwala na efektywne zarządzanie zespołem, motywowanie i rozwijanie pracowników, co przekłada się na wzrost produktywności i sukces firmy.
Ten artykuł jest kompletnym przewodnikiem po macierzy umiejętności i woli. Teraz możesz wykorzystać tę wiedzę do usprawnienia pracy swojego zespołu. Dodatkowo, istnieją dostępne szablony, które pomogą Ci szybko utworzyć macierz i wykorzystać ją w praktyce.
Zapraszamy również do zapoznania się z naszym przewodnikiem po wykresach kamieni milowych, który pomoże Ci w monitorowaniu postępów w projektach.
newsblog.pl