Priorytetyzacja pracy może wydawać się dość prosta. Po prostu wypełnij ten, który według Twojego klienta jest pilny. Ale to nie jest profesjonalny sposób priorytetyzacji zadań i projektów biznesowych. Za podkreślaniem pewnych zadań kryje się cała nauka. Nauka ta jest znana jako macierz priorytetów projektów.
Aby rozwijać swoją firmę i wygrywać z rywalami, potrzebujesz czegoś więcej niż tylko genialnej koncepcji, wykwalifikowanego zespołu i zaawansowanych narzędzi. Potrzebujesz wysokiej jakości realizacji zadań, niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie aplikacji, czy produkcję towarów konsumpcyjnych.
Możesz osiągnąć doskonałą jakość wykonania tylko wtedy, gdy Twój zespół jest zdyscyplinowany i postępuje zgodnie z naukowym sposobem przydzielania zadań, ich realizacji i przechodzenia do innego zadania. Matryca priorytetów jest jednym z takich narzędzi, które usprawnia zadania projektowe i pozwala zrobić więcej w krótszym czasie dzięki planowanej realizacji wartościowych zadań.
Kontynuuj czytanie tego artykułu na temat macierzy priorytetów projektów, korzyści, przypadków użycia i szablonów macierzy priorytetów.
Spis treści:
Co to jest macierz priorytetów?
Macierz priorytetów to narzędzie do analizy zadań projektowych, używane głównie z innymi narzędziami do zarządzania procesami biznesowymi. Jest również używany z technikami Six Sigma do oceny wyborów przy użyciu określonych kryteriów i decydowania, na czym powinni się skupić ludzie biznesu.
Niezależnie od tego, czy projekt jest prostym zadaniem, czy złożonym, które zajmie lata, możesz użyć narzędzia do obu scenariuszy. Co więcej, nie jest to tylko narzędzie do ustalania priorytetów zadań dla firm. Freelancerzy, indywidualni przedsiębiorcy i profesjonaliści mogą również korzystać z tego narzędzia w celach zawodowych lub osobistych.
Czasami interesariusze projektu mogą mieć wąskie gardło przy podejmowaniu decyzji, któremu zadaniu należy nadać priorytet. Aby rozwiązać takie problemy, macierz priorytetów działa jako naukowa podstawa wyboru właściwego zadania o odpowiedniej wartości i pilności.
Macierz priorytetów może przybierać różne formy w zależności od złożoności projektu i kryteriów oceny. Na przykład niektóre są tak proste, jak kwadranty siatki 2X2 z „Wartością” wykreśloną w funkcji „Koszt”. Wręcz przeciwnie, niektóre mogą być bardzo skomplikowane w projektowaniu i wykonaniu, gdy połączysz macierz priorytetów z metodologią Six Sigma.
Macierz priorytetów Six Sigma
Metodologia zarządzania Six Sigma jest niekompletna z narzędziem macierzy priorytetów. Ponieważ Six Sigma dotyczy analizy luk, ciągłego doskonalenia procesów i eliminacji marnotrawstwa, macierz priorytetów idealnie pasuje do tego podejścia do zarządzania.
W tym procesie macierze priorytetyzacji porównują więcej niż jeden zestaw danych, co najmniej dwa i wykorzystują kryteria ważone do oceniania zadań pod kątem uwydatnienia. Ponieważ macierz priorytetów Six Sigma ocenia wiele zestawów danych, ostateczne narzędzie staje się czymś więcej niż tylko kwadrantem 2×2.
Składa się ona z:
- Zmienne wyjściowe jako nagłówki kolumn na górze wykresu
- Zmienne wejściowe jako wiersze na panelu po lewej stronie
- Ważony wynik, procent, ranga i statusy po prawej stronie tabeli
- I obliczony wynik ważony na dole nagłówków kolumn
Używając absolutnej metody Six Sigma priorytetyzacji zadań projektowych, możesz logicznie podejmować odpowiednie decyzje. Ponadto wszyscy interesariusze mogą osiągnąć konsensus podczas korzystania z Six Sigma.
Według Lynne Hambleton, wiodącej konsultantki biznesowej, programisty strategii i autorki, macierze priorytetów Six Sigma mogą mieć trzy różne typy. Autorka wspomniała w niej: Treasure Chest of Six Sigma Metody, narzędzia i najlepsze praktyki wzrostu książka:
#1. Gdy ważniejsze są zmienne o wyższym wyniku, wyborem muszą być kryteria konsensusu. Uwzględnia cały wkład członków zespołu w celu wygenerowania modelu opartego na konsensusie z punktacją liczbową.
#2. Macierz kombinacji jest bardziej wykresem przyczynowo-skutkowym, a także macierzą priorytetów. Ta metoda oblicza wpływ wszystkich zmiennych na drugą.
#3. Pełne kryteria analityczne to najbardziej złożone narzędzie Sig Sigma do ustalania priorytetów, wykorzystywane głównie przez menedżerów portfela projektów do oceny wielu projektów i ich wpływu na model przychodów biznesowych i relacje z klientami.
Korzyści z macierzy priorytetów
#1. Organizowanie dużej liczby zadań według ich ważności i wartości staje się łatwiejsze dzięki narzędziom macierzy priorytetów. Ponieważ nie jest łatwo zapamiętać wszystkie zadania dużego projektu, oddzielenie ważnych elementów od mniej ważnych może stać się zgadywaniem, jeśli nie użyjesz tego narzędzia.
#2. W przeciwieństwie do innych programów, to narzędzie można dostosować. Podczas projektu cały zespół może siedzieć razem i dodawać więcej zmiennych lub usuwać niektóre zgodnie z zadaniami. Dlatego znajdziesz wiele różnych typów macierzy priorytetów.
#3. Możesz użyć macierzy priorytetów istniejącego projektu dla nowych projektów. Po prostu utwórz szablon tego narzędzia i zaktualizuj wagi, kryteria, zmienne, zadania itp., gdy projekt się zmieni.
#4. To narzędzie jest łatwo zrozumiałe dla wszystkich członków drużyny, nawet tych, którzy nie są obeznani z technologią. Wystarczy wpisać listę rzeczy do zrobienia, wyniki i kryteria. Narzędzie zrobi resztę.
#5. Narzędzie działa z obiektywizmem w centrum, a zatem firmy mogą stracić bagaż osobowości związany z pracą ręczną.
#6. Menedżerowie projektów i właściciele mogą skutecznie delegować swoje zadania podwładnym i maksymalizować wykorzystanie przydzielonej siły roboczej za pomocą tego narzędzia.
Kiedy używać macierzy priorytetów?
Możesz zaufać temu narzędziu, gdy:
- Priorytetyzacja złożonych zadań, zgłoszeń lub problemów obejmujących kilka zmiennych, względem których należy ocenić te elementy.
- Ocena danych wejściowych w celu uszeregowania błędów, zgłoszeń, zadań, projektów itp. w celu przypisania rang.
- Planowanie biznesowych lub osobistych zadań projektowych w uproszczony sposób w celu terminowej realizacji.
- Sporządzanie jednostronicowego dokumentu, który wizualizuje kluczowe obszary projektu.
- Odpowiednie delegowanie zadań członkom zespołu bez destabilizacji harmonogramu projektu.
- Wspieranie współpracy w zespole projektowym.
Jeśli zastanawiasz się, dla kogo to narzędzie będzie przydatne:
- Praca z personelem domowym, który zajmuje się zadaniami biurowymi i domowymi.
- Freelancerzy i wykonawcy muszą wyceniać swoje projekty i odpowiednio wykonywać zadania.
- Mikro, małe, średnie i duże firmy oceniają projekty na podstawie wartości biznesowej.
- Kierownicy projektów, którzy nadzorują więcej niż jeden projekt i zespół projektowy.
Jak korzystać z macierzy priorytetów
Jeśli chcesz efektywnie korzystać z tego narzędzia, musisz w pełni zrozumieć kwadranty macierzy priorytetów:
Kwadrant 1
- Zadania o dużej wartości wymagają niewielkiego wysiłku, ale skutki są większe niż inne.
- Zadania tego prostokąta są pilne i krytyczne, więc wykonuj je jak najwcześniej.
Kwadrant 2
- Duże projekty wymagają większego wysiłku, a ich wpływ jest również wysoki.
- Przeważnie te zadania nie mają terminu.
- Należy wyznaczać rozsądne kamienie milowe dla tych projektów i regularnie je osiągać.
Kwadrant 3
- Są to często zadania niewymagające dużego wysiłku i wpływu.
- Jeśli to możliwe, deleguj te zadania swoim podwładnym lub współpracownikom.
Kwadrant 4
- Zadania te nie zwiększają znacząco zwrotu z inwestycji (ROI), ale wymagają dużego wysiłku.
- Powinieneś wykonać te zadania później niż inne kwadranty.
- Możesz także improwizować swój proces biznesowy, aby całkowicie wyeliminować takie zadania.
Po zrozumieniu kwadrantów nadszedł czas, aby zastosować macierz priorytetów:
#1. Wybierz projekty lub zadania z matrycy, ponieważ waży ona według zmiennych i wybranych kryteriów.
#2. Pozycje wybrane z matrycy automatycznie będą miały prawdziwą wartość dla Twojej firmy. Sprawdź jednak ponownie, aby uniknąć strat finansowych.
#3. Wybierz następne zadanie z macierzy priorytetów zgodnie z rankingami zadań. To narzędzie działa bez wysiłku jako aplikacja do planowania projektów.
#4. Spróbuj użyć oprogramowania lub szablonu macierzy priorytetów, aby zachować pliki macierzy priorytetów. Twoi interesariusze mogą szybko przejrzeć Twoje priorytety pracy. Co więcej, możesz ponownie użyć szablonu w przyszłości.
Najlepsze praktyki macierzy priorytetów
#1. Wybierz zadanie lub wydaj kryteria rankingu poprzez odpowiednią sesję burzy mózgów właściciela projektu, kierownika, członków zespołu i użytkowników końcowych.
#2. Użyj procesu hierarchii analitycznej (AHP), aby wypracować jasny i silny konsensus wśród interesariuszy. Następnie ustal ważone kryteria, którym każdy może zaufać.
#3. Proces oceniania powinien być wysoce oparty na współpracy. Możesz użyć różnych narzędzi, takich jak formularze online i tablice, aby osiągnąć konsensus w sprawie subiektywnej oceny macierzy priorytetów.
Nadszedł czas, aby przyjrzeć się niektórym narzędziom i szablonom, które mogą pomóc w ustalaniu macierzy priorytetów:
Smartsheet
Smartsheet to cenione na całym świecie narzędzie do zarządzania przestrzenią roboczą i projektami, z którego zwinnie iz powodzeniem korzystają firmy różnej wielkości. Jeśli Twoje miejsce pracy ma już subskrypcję tej aplikacji w chmurze, możesz łatwo użyć centrum rozwiązań do zarządzania projektami, aby utworzyć łatwą w użyciu tablicę priorytetów produktów.
Gdy znajdziesz się w Centrum rozwiązań aplikacji Smartsheet, znajdziesz różne tablice projektów, takie jak Finanse i Księgowość, Klienci i Klienci, Zasoby ludzkie itp. W grupie Rozwoju produktu powinieneś znaleźć potrzebną macierz priorytetów.
Jeśli nie korzystasz z żadnej subskrypcji Smartsheet lub nie chcesz wypróbować jej planu próbnego, nie musisz się martwić. Smartsheet oferuje również podstawową macierz priorytetów, którą każdy może pobrać i używać z dowolnego powodu, który wydaje mu się odpowiedni. Po prostu odwiedź tego urzędnika Szablony Smartsheet portal biblioteczny. Otrzymasz od 2 do 3 szablonów, które możesz pobrać w formacie pliku Excel, PDF lub Word.
Macierz priorytetów Miro
Miro to kolejne zaufane i niezawodne rozwiązanie, które łączy kilka aplikacji biznesowych w jednym miejscu, takich jak tablica, hybrydowy obszar roboczy, zdalne spotkanie, rysowanie schematów blokowych, planowanie projektów itp. Ponadto jest to wysokiej jakości repozytorium różnych szablonów zarządzania czasem i projektami jak mapy myśli, tablice Kanban, plany usług, macierze priorytetów itp.
Po odwiedzeniu biblioteki szablonów wyszukaj „Priorytetyzacja”, a znajdziesz praktyczne szablony macierzy priorytetów, takie jak szablony metod ustalania priorytetów 2X2, 3X3 i RICE (zasięg, wpływ, pewność i wysiłek).
Musisz dostosować te szablony w obszarze roboczym Miro. W przeciwieństwie do Smartsheet, nie możesz po prostu pobrać szablonu do użycia w skoroszycie programu Excel. Zamiast tego możesz wyeksportować tablicę w różnych formatach, które można udostępniać, takich jak JPEG, PDF, CSV i pliki zgodne z JIRA.
To nie wszystko! Miro jest wysoko ceniony za współpracę online przy planowaniu projektów i burzy mózgów. Dlatego w szablonie macierzy priorytetów Miro otrzymujesz wiele narzędzi łączności, takich jak głosowanie, tryb prezentacji, robienie notatek w czasie rzeczywistym, czat, czat wideo i udostępnianie tablic online.
Szablon macierzy Eisenhowera: Evernote
Evernote to jedna z wiodących aplikacji do robienia notatek, która oferuje również synchronizację dokumentów, skanowanie dokumentów, organizowanie harmonogramów kalendarza, usprawnianie zadań itp. Podobnie jak inne wymienione do tej pory narzędzia, Evernote oferuje również wiele szablonów dla biznesu, domu, życie osobiste i cele zawodowe. Jednym z takich szablonów jest macierz Eisenhowera.
Matryca Eisenhowera, podobnie jak macierz priorytetów, jest od dawna wykorzystywana w procesach biznesowych do ustalania priorytetów zadań, które mają największe znaczenie. Jest to po prostu kwadrant 2×2, w którym klasyfikujesz swoje obowiązki w oparciu o ich rangę, znaczenie i pilność.
Na przykład kolumna po lewej stronie zawiera dwa ułożone na sobie nagłówki kolumn: Pilne + Ważne, a pod nią Pilne + Nieważne. Teraz kolumna po prawej stronie ma również dwa pionowe nagłówki kolumn ułożone jeden na drugim: Ważne + Niepilne i Nieważne + Niepilne.
Możesz dostosować szablon w aplikacji Evernote za pomocą wersji próbnej lub płatnej subskrypcji.
Tabela priorytetów Google Workspace
Jeśli kod organizacji lub zasady użytkowania aplikacji biznesowych ograniczają dostęp do ekosystemu Google Workspace, musisz spróbować Macierz priorytetów, opracowany przez prioritymatrix.com. Jest to dedykowana aplikacja Google Workspace Marketplace opracowana przy użyciu zasobów Google, takich jak silnik aplikacji Google Cloud i tak dalej.
Jego intuicyjny interfejs użytkownika (UI) zapewnia strukturę do ustalania priorytetów. Możesz także przekazać priorytety zespołu za pomocą wspólnych widoków projektu. Niektóre z jego godnych uwagi cech to:
- Delegowanie zadań
- Zarządzanie zadaniami
- Zarządzanie wieloma projektami
- Integruje się z Gmailem, Dyskiem Google, Dokumentami Google itp.
- Sortowanie zadań poprzez zaawansowane filtrowanie
Krótko mówiąc, narzędzie pomaga Tobie i Twojemu zespołowi skupić się na właściwym zadaniu. Jest to jednak aplikacja oparta na subskrypcji. Po zakończeniu bezpłatnego okresu próbnego musisz kupić licencję subskrypcyjną, aby nadal korzystać z narzędzia.
Do tej pory nauczyłeś się, że macierz priorytetów jest popularnym narzędziem do zarządzania czasem podczas podejmowania decyzji. Wiele prostych i złożonych projektów wykorzystuje to narzędzie do naukowego decydowania, które zadania wymagają natychmiastowego skupienia, a które można odłożyć do późniejszego wykonania.
Koncepcja i nauka stojąca za tą techniką są solidne. Kieruje Twój zespół do maksymalizacji dopasowania zadań do celów projektu. Aby to uzasadnić, narzędzie wykorzystuje punktację ważoną do szeregowania zadań. Jednak wykorzystanie macierzy priorytetów może być niewystarczające ze względu na:
- Poznanie odpowiednich kryteriów stosowania narzędzia
- Prawidłowe ważenie tych kryteriów poprzez dyskusję z klientami
- Praca zespołowa w czasie rzeczywistym i nawyk wspólnej pracy
- Stworzenie idealnego szablonu, który sprawdzi się w większości projektów
Dzięki pojęciom wyjaśnionym w tym artykule i bezpłatnym narzędziom macierzy priorytetów znacznie łatwiej będzie wypróbować wdrożenie tego w projektach indywidualnych lub zespołowych.
Być może zainteresuje Cię również najlepsze oprogramowanie do zarządzania procesami, które może stymulować rozwój firmy.