Smartsheet stanowi wszechstronne narzędzie, idealne do nowoczesnego podejścia do zarządzania projektami, monitorowania postępów, automatyzacji zadań i efektywnej współpracy, niezależnie od tego, czy zespół pracuje stacjonarnie, czy zdalnie.
W dzisiejszych czasach, dynamicznie rozwijające się firmy, szczególnie te działające w sferze online, potrzebują zaawansowanych narzędzi do zarządzania projektami i zadaniami. Często jednak korzystają z wielu różnych aplikacji, ponieważ większość z nich skupia się na konkretnych, wąskich funkcjach.
Smartsheet wyróżnia się jako kompleksowe rozwiązanie, które pozwala firmom oszczędzać zarówno czas, jak i zasoby finansowe. Zapraszamy do lektury tej krótkiej recenzji Smartsheet, w której szczegółowo omówimy jego kluczowe funkcje i praktyczne zastosowania.
Czym jest Smartsheet?
Jak sama nazwa sugeruje, Smartsheet to nowoczesna interpretacja tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych. To jednak nie tylko narzędzie do przetwarzania danych liczbowych. Smartsheet oferuje również funkcje zarządzania projektami, śledzenia zadań i automatyzacji procesów biznesowych.
Jest ceniony w świecie biznesu jako platforma umożliwiająca tworzenie rozwiązań cyfrowych bez konieczności pisania kodu. Użytkownicy mogą budować zautomatyzowane procesy, takie jak akceptacja dokumentów, weryfikacja treści, delegowanie zadań i wiele innych, bez angażowania programistów.
Ponad 90% firm z listy Fortune 100 korzysta z Smartsheet, aby usprawnić współpracę, zautomatyzować przepływy pracy, efektywnie zarządzać projektami, administrować treścią i optymalizować codzienne działania.
Narzędzie to jest odpowiednie dla firm każdej wielkości, od małych, pojedynczych projektów po złożone portfolia. Smartsheet oferuje elastyczne plany taryfowe, które można dostosować do bieżących potrzeb i skalować wraz z rozwojem firmy.
Gdzie można wykorzystać Smartsheet?
Niezależnie od specyfiki działalności, Smartsheet sprawdzi się w każdej firmie. Poniżej znajduje się lista popularnych obszarów zastosowań:
- Usługi profesjonalne
- Branża telekomunikacyjna
- Organizacje non-profit
- Rozwój oprogramowania i produktów
- Przedsiębiorstwa produkcyjne
- Agencje sprzedażowe i marketingowe
- Dział wsparcia i operacje IT
- Firmy doradztwa technologicznego
- Usługi finansowe
- Małe i średnie przedsiębiorstwa
- Administracja rządowa
- Działalność związana z zasobami ludzkimi
Kluczowe funkcje Smartsheet
Smartsheet oferuje bogaty zestaw funkcji, które mogą uczynić pracę bardziej efektywną i inspirującą. Jego możliwości obejmują gotowe rozwiązania, zaawansowane dodatki oraz podstawowe funkcje, które są niezbędne w codziennej pracy. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych funkcjonalności:
- Historia aktywności dla zadań, projektów i WorkApps
- Możliwość dodawania załączników do projektów i zadań
- Automatyzacja przepływu pracy
- Zarządzanie kalendarzem
- Integracje z aplikacjami zewnętrznymi
- Pulpity nawigacyjne
- Metoda ścieżki krytycznej
- Podpisy elektroniczne
- Formuły arkuszy kalkulacyjnych
- Powiadomienia i przypomnienia
- Informacje o obciążeniu pracą
- Wykresy Gantta
- Kontrola przechowywania danych
- Kreator dokumentów
- Formularze dostępne online i offline
Smartsheet: kompleksowe rozwiązanie dla projektów i zadań
Smartsheet dostarcza wszystkich niezbędnych narzędzi i funkcji do zarządzania zarówno prostymi, jak i złożonymi projektami. Eliminuje potrzebę korzystania z wielu różnych aplikacji, a dzięki możliwości integracji z już używanymi programami, pozwala na kontrolę wszystkich danych i zadań z poziomu jednego, centralnego miejsca.
Poniżej znajdziesz zestawienie funkcji, które czynią Smartsheet kompleksowym rozwiązaniem dla wszelkich operacji i procesów biznesowych:
Podstawy strukturyzacji pracy
W swojej istocie, Smartsheet jest zaawansowanym narzędziem do arkuszy kalkulacyjnych, oferującym podobne funkcje do tradycyjnych aplikacji tego typu. Oprócz standardowych opcji, Smartsheet oferuje również zaawansowane możliwości, takie jak automatyzacja, tworzenie niestandardowych aplikacji, udostępnianie i publikowanie danych.
Celem jest umożliwienie użytkownikom dostosowania narzędzia do specyficznych potrzeb ich firmy. Kluczowe funkcje podstawowe to:
1. Arkusze i wiersze
Arkusze stanowią fundament każdego działania w Smartsheet. Niezależnie od tego, czy tworzysz projekt, aplikację roboczą, zautomatyzowany przepływ pracy, czy raport, zawsze będziesz potrzebować arkusza. Smartsheet automatycznie tworzy i formatuje arkusz po wybraniu odpowiedniej opcji z menu „Utwórz”. Wewnątrz arkusza znajdują się wiersze, w których wprowadza się dane.
2. Kolumny
Kolumny umożliwiają organizowanie danych w wierszach. Można dodawać własne, niestandardowe kolumny, dostosowane do potrzeb danego projektu. Domyślny arkusz zarządzania projektami zawiera kolumny takie jak: Nazwa zadania, Rozpoczęcie, Zakończenie, Czas trwania, Poprzedniki, Przypisane do, Komentarz, % Ukończono i Stan.
3. Formuły
Smartsheet oferuje standardowe formuły arkuszy kalkulacyjnych, takie jak SUMA, ŚREDNIA, LICZBA, MIN, MAX oraz wiele innych, dostępnych na liście „Wszystkie funkcje”.
Zarządzanie projektami i wykresy Gantta
Zarządzanie projektami w Smartsheet jest intuicyjne, ponieważ dane projektowe są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym. Nowy projekt można utworzyć z menu „Utwórz”.
Po wybraniu opcji „Projekt”, Smartsheet tworzy nowy arkusz z wybraną nazwą. Nowy arkusz jest automatycznie formatowany, umożliwiając wprowadzanie danych projektu, takich jak nazwa zadania, czas trwania, data rozpoczęcia i zakończenia, poprzednicy, osoba przypisana, procent ukończenia oraz stan.
Kliknięcie przycisku „Podsumowanie arkusza” w prawym panelu narzędzi umożliwia dodanie podsumowania projektu, gdzie można użyć tekstu, numeru, listy kontaktów, daty, listy rozwijanej, pola wyboru oraz symboli.
Po wprowadzeniu zadań i ich terminów, można łatwo wygenerować wykres Gantta. W górnym pasku narzędzi, obok opcji „Widok siatki”, wybierz „Widok Gantta”, aby automatycznie wygenerować diagram.
Zautomatyzowane przepływy pracy
Jeśli Twój proces biznesowy obejmuje wiele powtarzalnych, manualnych zadań, możesz zautomatyzować je za pomocą Smartsheet. Dzięki gotowym szablonom, tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy jest niezwykle proste. Przykłady zastosowań automatyzacji:
- Powiadomienie członka zespołu o przydzieleniu mu nowego zadania.
- Poinformowanie zainteresowanych o zmianie terminu realizacji zadania.
- Powiadomienie interesariuszy i współpracowników o zbliżającym się terminie, np. spotkaniu.
- Aktualizacja osi czasu projektu na podstawie cotygodniowych raportów o postępie zadań.
- Automatyczna aktualizacja arkusza na podstawie konkretnych działań, np. zamknięcie zadania lub zmiana jego statusu.
Aby stworzyć zautomatyzowany przepływ pracy, przejdź do arkusza projektu i w lewym górnym rogu kliknij przycisk „Automatyzacja”, a następnie „Utwórz przepływ pracy z szablonu”.
Udostępnianie i współpraca
Bezpieczna praca nad wspólnymi projektami to jedna z najważniejszych zalet Smartsheet. Narzędzia do udostępniania i współpracy zapewniają efektywną pracę zespołową na poziomie przedsiębiorstwa oraz bezpieczeństwo danych w projektach, zadaniach, pulpitach, raportach i aplikacjach roboczych.
1. Uprawnienia
Udostępniając zawartość arkusza, możesz przypisać różne poziomy uprawnień, dostosowane do ról poszczególnych użytkowników. Smartsheet oferuje pięć poziomów uprawnień: Administrator, Właściciel, Edytor, Komentator i Przeglądający.
2. Formularze
Formularze, tworzone z poziomu widoku arkusza, pozwalają na gromadzenie danych projektowych. Użytkownicy Smartsheet wykorzystują je do zbierania informacji takich jak:
- Opinie pracowników
- Opinie klientów
- Zamówienia produktów
- Zlecenia zadań
- Propozycje projektów
- Tworzenie zgłoszeń i zbieranie danych
3. Obszary robocze
Obszary robocze działają jak współdzielona pamięć masowa w chmurze, gdzie można przechowywać arkusze, raporty, pulpity, aplikacje WorkApps i inne elementy. Po skonfigurowaniu uprawnień dostępu, obszary robocze można udostępniać współpracownikom, a każdy nowy element dodany do obszaru jest dla nich automatycznie dostępny.
Raporty
Raporty Smartsheet umożliwiają udostępnianie podsumowań danych projektów współpracownikom i interesariuszom. Można generować raporty z wielu arkuszy, zadań lub projektów, lub tworzyć indywidualne raporty. Raporty są szczególnie przydatne, gdy trzeba filtrować dane i prezentować tylko te informacje, które są istotne dla odbiorców. Raporty można wykorzystywać do:
- Przedstawiania projektów lub zadań oczekujących na realizację
- Prezentacji wielkości sprzedaży
- Raportowania osiągnięć marketingowych w liczbach
- Przygotowywania raportów finansowych
- Informowania o wykorzystaniu zasobów
- Raportowania stanów magazynowych
Raport można utworzyć z menu „Utwórz”, wybierając opcję „Raport”. Poniżej przedstawiamy proces tworzenia raportu:
- W menu „Utwórz” wybierz opcję „Raport”.
- Wybierz „Raport wierszowy” lub „Raport podsumowujący arkusz”.
- „Raport wierszowy” pozwala na generowanie raportów z kart, wykresów Gantta, kalendarzy i siatek arkuszy.
- „Raport podsumowujący arkusz” jest przydatny do tworzenia zestawień danych z różnych arkuszy projektowych.
- Po utworzeniu raportu, kliknij link, aby rozpocząć dodawanie danych.
- Interfejs Smartsheet intuicyjnie poprowadzi Cię przez cały proces.
Pulpity
Pulpity nawigacyjne umożliwiają udostępnianie współpracownikom atrakcyjnych i intuicyjnych raportów bez konieczności udostępniania im złożonych arkuszy. Pulpity w Smartsheet mogą służyć do:
- Monitorowania postępu projektów dla zespołów projektowych.
- Prezentacji wskaźników wydajności pracowników dla działu HR.
- Przedstawiania wyników finansowych dla działu finansowego.
- Śledzenia osiągnięć sprzedażowych dla działu sprzedaży.
Aby utworzyć pulpit nawigacyjny:
- Wybierz dowolny projekt w Smartsheet.
- Kliknij „Utwórz”, a następnie „Pulpit/Portal”.
- Wpisz nazwę pulpitu i kliknij „OK”.
- Nowy pulpit pojawi się w strukturze projektu.
- Kliknij pulpit, aby przejść do ekranu edycji.
- Wybierz „Dodaj widżet”, aby dodać dane do pulpitu.
- Możesz wybrać widżet „Metryka”, „Wykres”, „Skrót”, „Raport”, „Obraz” i wiele innych.
- Po wybraniu widżetu, kliknij „Dodaj dane”.
- Kliknij, aby wybrać dane podsumowania z siatki lub arkusza.
Kreator dokumentów
Firmy, które regularnie pracują z różnego rodzaju umowami i dokumentami, z pewnością skorzystają z tej funkcji. Pozwala ona na automatyczne aktualizowanie danych w dokumentach PDF na podstawie danych z projektów i zadań w Smartsheet.
- Wybierz wiersze arkusza, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Akcje wierszy”.
- W wyświetlonym menu kontekstowym znajdziesz opcję „Generuj dokumenty”.
- Kliknij, aby przejść do kreatora dokumentów.
- Jednorazowo zmapuj dokumenty PDF, aby móc generować je w dowolnym momencie.
1. Podpisy DocuSign
Jeśli dokument wymaga podpisów, możesz użyć szablonu DocuSign.
2. Dostosuj e-maile
Funkcja ta umożliwia wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail do współpracowników, w celu uzyskania podpisów elektronicznych bezpośrednio z projektu lub arkusza zadań.
3. Śledź statusy
Podczas mapowania kreatora dokumentów, dodaj kolumnę śledzenia, aby monitorować status akceptacji dokumentu. Smartsheet automatycznie aktualizuje status w arkuszu, gdy wykryje zmianę w DocuSign.
Aplikacje do pracy
Aplikacje WorkApps pozwalają na tworzenie samodzielnych aplikacji internetowych z zawartości Smartsheet, takich jak pulpity, raporty, arkusze, formularze, Dokumenty Google czy pulpity Tableau. WorkApps mają dedykowane adresy URL, które można łatwo udostępniać współpracownikom. Dodatkowo, można w nich definiować niestandardowe uprawnienia dostępu.
1. Utwórz aplikację roboczą
- W Smartsheet Home kliknij „Utwórz” i wybierz „WorkApp”.
- Możesz zacząć od zera lub wybrać szablon WorkApp.
- Kliknij „Aplikacja bez tytułu” na ekranie WorkApp, aby wprowadzić nazwę.
- Konstruktor poprowadzi Cię przez proces tworzenia WorkApp.
2. Dodaj zawartość do WorkApp
- Jeśli jesteś właścicielem lub administratorem treści w Smartsheet, możesz dodawać ją do WorkApps.
- Przejdź do strony głównej WorkApps, klikając przycisk „WorkApp” w lewym panelu.
- Kliknij docelową aplikację WorkApp i wybierz opcję „Edytuj aplikację”.
- W sekcji „Strony” na lewym pasku narzędzi wybierz „Dodaj strony”.
- Kliknij „Zawartość Smartsheet” i znajdź elementy do dodania do WorkApp.
3. Podgląd WorkApps
Po dodaniu ról i treści do aplikacji WorkApp, możesz podejrzeć jej wygląd dla poszczególnych ról użytkowników. Kliknij przycisk „Podgląd” w lewym górnym rogu ekranu WorkApp i wybierz rolę, np. „Zespół projektowy”. Po sprawdzeniu, możesz opublikować aplikację lub wyjść z podglądu, aby kontynuować jej edycję.
Złącza aplikacji innych firm
Wiele złącz Smartsheet (protokoły ODBC) znajduje się w sekcji „Dodatki” w „Centrum rozwiązań”. Poniżej przedstawiamy kilka popularnych złączy, używanych przez firmy średnie i duże:
1. Złącze Jira
Umożliwia pracę z problemami i zgłoszeniami Jira bezpośrednio z poziomu Smartsheet. Aby uzyskać ten łącznik, musisz posiadać subskrypcję Business, Enterprise lub Smartsheet Advanced. Złącze obsługuje zarówno pakiety Jira samoobsługowe, jak i chmurowe. Administrator Smartsheet może umożliwić użytkownikom aktualizowanie zgłoszeń, monitorowanie postępów i śledzenie przepływów pracy w Jira.
2. Złącze Salesforce
Złącze Salesforce, dostępne dla subskrypcji Smartsheet Advanced, umożliwia zespołom sprzedaży, produktu i obsługi klienta pobieranie danych w czasie rzeczywistym z aplikacji Salesforce. Możesz zautomatyzować procesy w Salesforce, takie jak przegląd lejka sprzedaży, aktualizacje zbiorcze, prognozowanie i przekazywanie danych ze sprzedaży do serwisu.
3. Złącze Microsoft Dynamics 365
Synchronizacja z Microsoft Dynamics 365, dostępna w Smartsheet Advance, ułatwia współpracę między zespołami sprzedaży, produktu i obsługi klienta. Po jednorazowym połączeniu z instancją Microsoft Dynamics 365, możesz realizować wszystkie zadania bezpośrednio z poziomu Smartsheet.
Podsumowanie
Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami, warto poszukać rozwiązania typu „wszystko w jednym”. W przeciwnym razie Twój zespół będzie tracić cenny czas na zarządzanie wieloma różnymi narzędziami. Smartsheet to narzędzie, które oferuje wszystkie funkcje potrzebne do dynamicznego prowadzenia biznesu. Wypróbuj Smartsheet i zobacz, jak jego funkcje mogą poprawić produktywność, automatyzację i współpracę w Twojej firmie.
Może Cię również zainteresować artykuł o SAFe, który pomoże Ci zwiększyć efektywność zarządzania w Twojej firmie.
newsblog.pl