Wybierz Google Workspace do poczty e-mail i współpracy

Google Workspace: Zestaw narzędzi do budowania bezpiecznej, efektywnej i opartej na współpracy kultury pracy.

Niezależnie od tego, czy pracujemy zdalnie, czy stacjonarnie, sukces w warunkach pracy w izolowanych zespołach jest trudny do osiągnięcia. Google Workspace (wcześniej G Suite) oferuje platformę, gdzie zespoły mogą pracować razem w czasie rzeczywistym.

Google Workspace to oparty na subskrypcji zbiór różnorodnych aplikacji, w skład którego wchodzą:

Gmail, Arkusze, Cloud Search, Meet, Slajdy, Jamboard, Formularze, Czat, Administrator, Kalendarz, Witryny, Punkt końcowy, Dysk, Zachowaj, Vault, Dokumenty, Skrypt aplikacji, Work Insights.

Każda z tych aplikacji oddzielnie może wydawać się prosta i łatwa do zastąpienia, ale razem tworzą one niezbędne spoiwo, które może pomóc Twojej firmie funkcjonować jako jednolity organizm.

Najpierw przyjrzymy się bliżej poszczególnym aplikacjom wspierającym współpracę, a następnie przejdziemy do wbudowanych narzędzi bezpieczeństwa i administracyjnych.

Gmail

Praktycznie każdy z nas korzysta z Gmaila (w wersji darmowej) od czasów, gdy po raz pierwszy zetknęliśmy się z komputerami. Jednak biznesowe aspekty Gmaila pozostają często ukryte dla zwykłych użytkowników.

Wysyłanie wiadomości e-mail to tylko jedna z funkcji Gmaila, a jego integracja z Google Meet, Chatem i innymi narzędziami sprawia, że jest on czymś znacznie więcej, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Możesz na przykład płynnie przełączać się między pocztą Gmail, Czatem i Meetem, co pozwala utrzymać wszystkie rozmowy w jednym miejscu, z opcją zachowania lub usunięcia historii po 24 godzinach.

Co więcej, funkcja Smart Compose ułatwia pisanie wiadomości e-mail. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji otrzymujesz sugestie podczas redagowania wiadomości. Możesz również włączyć personalizację, aby uzyskać jeszcze większą precyzję, która z czasem będzie się poprawiać.

Kolejną zaletą Gmaila jest zaawansowane filtrowanie spamu. Dzięki algorytmom uczenia maszynowego Gmail blokuje ponad 99,9% niechcianych wiadomości. Chociaż jest to doskonała funkcja w kontekście bezpieczeństwa osobistego, jest ona równie, a nawet bardziej ważna w komunikacji biznesowej.

Z perspektywy firmy, adres e-mail w formacie @twojadomena.com prezentuje się bardziej profesjonalnie niż ogólnie postrzegany adres @gmail.com.

Aby rozwiązać ten problem, możesz użyć własnej domeny i skonfigurować Gmaila do obsługi poczty firmowej. Google Workspace umożliwia również łatwe przejście od starszych dostawców poczty, takich jak Microsoft Outlook.

Gmail w Workspace oferuje również funkcje przydatne w skutecznym marketingu e-mailowym. Możesz korzystać z gotowych szablonów, dodawać własne elementy i używać funkcji wysyłki masowej, aby dotrzeć do szerokiego grona odbiorców za jednym razem.

Czat i Przestrzenie Google

W tym miejscu możesz komunikować się ze współpracownikami, udostępniać dokumenty, planować spotkania i załatwiać sprawy bez potrzeby korzystania z zewnętrznych aplikacji do przesyłania wiadomości, takich jak Slack.

Narzędzie to jest podzielone na dwie części: Czat i Przestrzenie.

Możesz rozpocząć Czat Google podobnie jak w innych aplikacjach do przesyłania wiadomości, takich jak Slack czy WhatsApp. Pozwala to na rozmowę z osobami wewnątrz i na zewnątrz organizacji, które posiadają konto Google.

Dodatkowo Czat oferuje możliwość prowadzenia rozmów grupowych.

Z kolei Przestrzenie są bardziej odpowiednie do pracy nad konkretnymi projektami. Sekcje Czat i udostępnianie w Przestrzeniach działają podobnie do kanałów w Slacku, gdzie możesz dodawać uczestników, udostępniać pliki itp.

Dodatkowo możesz przydzielać zadania członkom zespołu i śledzić postępy ich realizacji.

W Google Workspace dostępne są dwa rodzaje Przestrzeni. Pierwszy rodzaj to przestrzenie ograniczone, do których mogą dołączać tylko zaproszeni użytkownicy. Drugi rodzaj to przestrzenie przeznaczone dla całej organizacji, do których każdy może dołączyć za pomocą linku.

Różnicą między darmową wersją a Workspace jest wsparcie dla integracji z innymi aplikacjami. Dostępne są setki aplikacji (takich jak Twitter, Asana, Zapier itp.), które można kontrolować bez wychodzenia z platformy.

Interesującą funkcją jest wdrożone przez Google przetwarzanie języka naturalnego, które tworzy podsumowania rozmów w Czatach i Przestrzeniach. Umożliwia to szybkie zorientowanie się w przebiegu dyskusji.

Spotkanie Google

Spotkanie Google jest natywnym odpowiednikiem aplikacji do wideokonferencji innych firm, takich jak Zoom.

Google zapowiedziało wprowadzenie automatycznej transkrypcji i podsumowania spotkań w przyszłych aktualizacjach. Dzięki temu spotkania będą bardziej produktywne, a wszystkie istotne informacje będą łatwo dostępne w późniejszym czasie.

Źródło: Google

Ponadto jakość wideo ma poprawić nadchodząca funkcja przywracania portretu, która pomoże zminimalizować problemy związane ze słabym oświetleniem, gorszymi kamerami internetowymi lub niestabilnymi połączeniami sieciowymi.

Podobne funkcje, takie jak oświetlenie portretowe, zapewniają studyjną jakość obrazu podczas spotkań online.

Poza aspektem wizualnym, funkcje takie jak redukcja pogłosu filtrują echa, zapewniając optymalne wrażenia słuchowe wszystkim uczestnikom, niezależnie od akustyki pomieszczenia.

Choć Meet może pomieścić wielu uczestników, czasami jest to niewystarczające dla dużej organizacji. W takich przypadkach Meet oferuje funkcję transmisji na żywo dla nawet 10 000 osób. Co więcej, w przyszłych aktualizacjach każdy, kto ma dostęp do transmisji, będzie mógł brać udział w sesjach pytań i odpowiedzi lub ankietach, co zapewni większą interakcję.

Chociaż Google Meet jest zasadniczo darmowym oprogramowaniem do wideokonferencji, niektóre funkcje premium są zarezerwowane dla płatnych subskrybentów.

Dodatkowe udogodnienia obejmują dłuższy czas trwania spotkania (do 24 godzin), większą liczbę uczestników (do 500), podnoszenie rąk, pokoje grupowe, ankiety, możliwość dołączenia przez telefon itp.

Ponadto inteligentna redukcja szumów, śledzenie obecności i nagrywanie rozmów sprawiają, że Workspace Meet jest atrakcyjnym pakietem.

Dodatkowo możesz utworzyć osobną stronę do rezerwacji, aby ułatwić klientom znalezienie terminu najbardziej odpowiedniego na spotkanie. Kalendarz jest aktualizowany w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając aktualną dostępność.

Spotkania prowadzone przez Google Meet są zabezpieczone na poziomie biznesowym. Wszystkie dane są szyfrowane podczas przesyłania, a udostępnianie ekranu uczestnikom jest bezpieczne, bez obaw o podsłuch. W przyszłych aktualizacjach użytkownicy będą mieli możliwość samodzielnego zarządzania kluczami szyfrowania, a nawet włączania kompleksowego szyfrowania.

Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google

Są to narzędzia, z których Ty i Twój zespół będziecie korzystać najczęściej.

Umożliwiają one jednoczesne przeglądanie, edytowanie lub komentowanie jednego pliku przez maksymalnie 100 osób, w zależności od ich poziomu uprawnień.

Integracja tych narzędzi z Meet przenosi współpracę na wyższy poziom. Dzięki temu użytkownicy mogą nie tylko wspólnie pracować nad dokumentem, ale także widzieć się i rozmawiać w tym samym czasie.

Ogranicza to zbędną komunikację i umożliwia wprowadzanie poprawek w czasie rzeczywistym, co pozwala osiągnąć najlepsze rezultaty w krótszym czasie.

Dodatkowo tryb obrazu w obrazie umożliwia wielozadaniowość, pozwalając śledzić postępy prac i szybko włączyć się w dyskusję w razie potrzeby.

Choć większość funkcji jest dostępna dla użytkowników darmowych, Google Workspace ma pewne przewagi.

Po pierwsze, przestrzeń dyskowa jest podwojona nawet w podstawowym planie, a w wyższych abonamentach i dla większych zespołów (powyżej pięciu osób) staje się nieograniczona. Dla zespołów poniżej pięciu osób przestrzeń dyskowa dla każdego użytkownika może wynieść 1 TB, co jest znacząco więcej niż w wersji darmowej (15 GB).

Ponadto jednym kliknięciem można udostępnić dokument całej organizacji i umożliwić jego wyszukiwanie.

Kolejną unikalną funkcją Dokumentów Google Workspace jest automatyczne podsumowanie. Chociaż podsumowanie można zawsze przygotować ręcznie, automatyzacja upraszcza ten proces, umożliwiając opcjonalną edycję.

W kwestii bezpieczeństwa, Google planuje rozszerzyć ochronę przed złośliwym oprogramowaniem i phishingiem stosowaną w Gmailu również na Dokumenty, Prezentacje i Arkusze.

Użytkownicy będą otrzymywać alerty o każdym podejrzanym linku lub próbie ataku, co pomoże chronić bezpieczeństwo osobiste i firmowe.

Kalendarz Google

Kalendarz jest narzędziem, które często jest niedoceniane. Umożliwia on doskonałe planowanie, pozwalając uniknąć konfliktów czasowych z innymi osobami.

Najlepszym zastosowaniem Kalendarza Google jest integracja kalendarzy wszystkich pracowników, aby sprawdzić ich dostępność. Dodatkowo możesz tworzyć i udostępniać kalendarze z konkretnymi wydarzeniami, które odbiorcy mogą zintegrować ze swoimi własnymi kalendarzami.

Ponadto wszystkie spotkania skonfigurowane w Kalendarzu są synchronizowane na wszystkich urządzeniach, co pozwala uniknąć ewentualnych pomyłek.

Jamboard Google

Jamboardy Google to cyfrowe tablice, które pomagają w generowaniu pomysłów i stymulują innowacyjność. Działają one jako przestrzeń do wspólnej pracy, gdzie można rysować, pisać, dodawać obrazy itp.

Twórca Jamboarda może zezwolić innym na przeglądanie (z datą wygaśnięcia lub bez niej) lub na edycję tablicy.

Zawartość Jamboarda można również przenieść na fizyczną tablicę cyfrową, którą można zakupić oddzielnie od Google.

Wszystko, co jest omawiane na Jamboardzie, jest dostępne dla każdego użytkownika z kontem Google. Ponownie, wyróżnikiem dla użytkowników Workspace jest możliwość udostępniania zawartości całej organizacji za pomocą jednego kliknięcia.

Wyszukiwarka Google Cloud

Wyszukiwarka Google Cloud to unikalna funkcja dostępna dla użytkowników Google Workspace. To narzędzie przenosi moc wyszukiwarki Google do Twojej firmy.

Mówiąc prościej, jest to miejsce, w którym można szybko przeszukać całe repozytorium dokumentów firmowych (takich jak Dokumenty, Prezentacje, Arkusze kalkulacyjne itp.).

Najlepsze jest to, że wyszukiwanie uwzględnia kontrolę dostępu do dokumentów. Oznacza to, że pracownicy zobaczą w wyszukiwarce w chmurze tylko te dokumenty, do których mają uprawnienia dostępu.

Oprócz samodzielnego zastosowania, wyszukiwanie w chmurze jest ściśle zintegrowane z aplikacjami Google Workspace, takimi jak Gmail, Dokumenty, Dysk itp.

Inne

Ponieważ ta sekcja skupia się na współpracy w miejscu pracy, połączyliśmy pozostałe aplikacje Workspace w tej sekcji.

Vault Google

Vault Google pomaga zachować dane użytkowników z wszystkich aplikacji Workspace, co oznacza, że nie stracisz dostępu do żadnych informacji, nawet jeśli dany użytkownik opuści organizację.

Możesz używać Vault do przechowywania wiadomości e-mail z Gmaila, plików z Dysku, wiadomości z Czatu (z włączoną historią), nagrań z Google Meet i powiązanych plików, Witryn, danych Workspace Google Voice itp.

Vault przechowuje tylko te dane, które zostaną mu udostępnione. Ponadto dane usuniętego użytkownika nie będą dostępne w Vault. W takim przypadku Google zaleca zawieszenie konta użytkownika zamiast jego usunięcia.

Vault oferuje również dostęp do danych oparty na rolach.

Podsumowując, Vault rejestruje wszystkie działania pracowników w jednym miejscu, które można wyeksportować do celów prawnych lub innych.

Witryny Google

Choć WordPress jest znany jako najprostszy sposób tworzenia stron internetowych, Witryny Google to jeszcze szybsza i prostsza opcja.

Chociaż można go używać do tworzenia standardowej strony internetowej firmy, jest on szczególnie przydatny, gdy chcesz zaprezentować konkretny projekt lub stworzyć stronę wydarzenia.

Wszystko odbywa się metodą „przeciągnij i upuść”, bez konieczności kodowania.

Witryny obsługują również używanie domeny niestandardowej, aby nadać stronie własną tożsamość. Alternatywnie, można opublikować stronę bezpłatnie, korzystając z ogólnego adresu internetowego dostarczonego przez Google.

Możesz również współpracować przy dowolnym projekcie internetowym utworzonym za pomocą tego narzędzia. Wszystkie witryny zaprojektowane za pośrednictwem Witryn są responsywne na różnych urządzeniach i rozdzielczościach.

Punkt Końcowy

Punkt końcowy pomaga w zarządzaniu urządzeniami pracowników w przypadku ich kradzieży, chroniąc poufne dane firmowe.

Umożliwia on wymuszanie silnych haseł i w razie potrzeby zdalne wyczyszczenie urządzenia lub konta. Punkt końcowy to wieloplatformowe narzędzie, które chroni informacje biznesowe w systemach Windows, Mac, Linux, Android, iOS i ChromeOS.

Dodatkowo możesz za jego pomocą udostępnić określone aplikacje biznesowe w Google Play lub Apple App Store.

Skrypt Aplikacji

App Script to platforma niskokodowa, która umożliwia rozszerzanie funkcji Workspace przy użyciu HTML, CSS i JavaScript.

Jego celem jest automatyzacja prostych, rutynowych zadań, aby pomóc Ci skupić się na istotnych kwestiach.

Jest on wstępnie zintegrowany z interfejsami API Workspace i ma natywną integrację z ponad 100 usługami Google.

Statystyki Pracy Google

To narzędzie umożliwia ocenę stopnia przyjęcia Google Workspace w Twojej firmie.

Możesz monitorować wykorzystanie poszczególnych aplikacji Google i porównywać je z wcześniej używanymi aplikacjami. Statystyki można konfigurować, aby wyświetlać dane na poziomie zespołu, grupy lub całej organizacji.

Jednak funkcjonalność ta nie ogranicza się tylko do śledzenia adopcji. Możesz również sprawdzić dane dotyczące współpracy w ramach aplikacji Workspace. Dzięki temu uzyskasz informacje dotyczące udostępniania dokumentów, współedycji, spotkań itp., które wskażą rzeczywisty wpływ tych narzędzi na kulturę pracy.

Dane te nie naruszają prywatności pracowników, ponieważ są agregowane na poziomie zespołu składającego się z co najmniej dziesięciu osób. Administratorzy mogą zwiększyć ten limit w przypadku większych organizacji.

Administratorzy mogą eksportować raporty do dalszej analizy i podejmowania decyzji menedżerskich.

Podsumowanie

Przedstawiliśmy kilka sposobów, w jakie Google Workspace może pomóc Ci we współpracy i efektywnej pracy.

To jednak nie wszystko. Masz również dostęp do Google Workspace Marketplace, aby jeszcze bardziej zwiększyć swoją wydajność.

PS: Za pomocą tych narzędzi możesz dostosować Google Workspace do Twoich unikalnych potrzeb. Zapoznaj się z tym przewodnikiem po Google Workspace, aby dowiedzieć się, w jaki sposób może on odmienić Twoją firmę.