Wykorzystanie systemu księgowego w chmurze umożliwia efektywniejsze zarządzanie finansami, prowadzenie ksiąg i ochronę danych, zapewniając przy tym większą wydajność, rentowność oraz skalowalność.
Sposób, w jaki małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) podchodzą do zarządzania swoimi finansami, przeszedł znaczącą transformację na przestrzeni lat. Istotną rolę w tej zmianie odegrało wdrożenie rozwiązań chmurowych.
Księgowość w chmurze nie tylko umożliwiła firmom rezygnację z przestarzałych systemów, ale także stała się odpowiedzią na liczne wyzwania finansowe związane z tradycyjnymi metodami.
Obecnie wiele firm stopniowo adaptuje księgowość w chmurze, aby maksymalizować zyski i udoskonalać swoje procesy finansowe.
Dzięki chmurze, zarządzanie wszystkimi aspektami finansowymi, z którymi zazwyczaj stykają się MŚP, staje się możliwe w trybie online.
W niniejszym artykule szczegółowo omówimy koncepcję księgowości w chmurze oraz jej korzyści dla małych i średnich firm.
Czym jest księgowość w chmurze?
Księgowość w chmurze to rodzaj usługi księgowej online, dzięki której masz dostęp do swoich finansów i możesz nimi zarządzać za pośrednictwem internetu. Zamiast korzystać z oprogramowania księgowego zainstalowanego na komputerze, używasz platformy działającej w chmurze.
Księgowość w chmurze jest zazwyczaj oferowana w modelu subskrypcyjnym jako Software as a Service (SaaS), co oznacza, że wystarczy uiszczać miesięczną opłatę. Funkcjonalność tego oprogramowania jest zbliżona do tradycyjnych programów księgowych instalowanych na komputerze.
Dzięki temu unikniesz problemów podczas prowadzenia księgowości. Jedyną różnicą w porównaniu do tradycyjnego podejścia jest to, że systemy chmurowe są przechowywane na zdalnym serwerze, a dostęp do nich uzyskasz z dowolnej przeglądarki internetowej.
Eliminuje to potrzebę instalowania oprogramowania na każdym komputerze pracownika i minimalizuje ryzyko utraty danych w przypadku awarii. Księgowość w chmurze zapewnia większą elastyczność i bezpieczeństwo, gdyż dane są przechowywane w chmurze i dostępne z każdego miejsca.
Dodatkowo, sprzyja to stworzeniu rozproszonego środowiska pracy, gdzie pracownicy mogą korzystać z tego samego oprogramowania, potrzebując jedynie dostępu do internetu.
Zalety księgowości w chmurze
Wiele małych i średnich firm decyduje się na księgowość w chmurze, ponieważ pomaga ona rozwiązać szereg problemów związanych z tradycyjnym podejściem. Poniżej przedstawiamy niektóre z licznych korzyści płynących z tego rozwiązania:
#1. Łatwość dostępu
Zaletą księgowości w chmurze jest możliwość dostępu do danych finansowych Twojej firmy z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy połączenie z internetem. To jedna z kluczowych zalet, ponieważ zarówno Ty, jak i Twój zespół nie jesteście ograniczeni do korzystania wyłącznie z komputerów stacjonarnych.
Oprogramowanie do księgowości w chmurze jest projektowane z myślą o rozproszonych zespołach i pracy zdalnej. Dzięki współdzielonemu dostępowi każdy pracownik może uzyskać dostęp do potrzebnych informacji w dowolnym momencie, bez konieczności korzystania z biurowego komputera.
Łatwość dostępu sprzyja elastycznemu środowisku pracy, eliminując konieczność polegania wyłącznie na jednym urządzeniu.
#2. Efektywność kosztowa
Rozwiązania chmurowe mogą być bardziej opłacalne dla MŚP dzięki modelowi subskrypcyjnemu. Wystarczy, że będziesz co miesiąc płacić stałą kwotę za oprogramowanie, a cena może różnić się w zależności od wybranych funkcji i liczby dostępów.
W przypadku tradycyjnego oprogramowania księgowego trzeba ponieść znaczący koszt początkowy. Dodatkowo, trzeba zainwestować w sprzęt, aby oprogramowanie sprawnie działało. Księgowość w chmurze rozwiązuje ten problem, pozwalając MŚP wybrać oprogramowanie dopasowane do budżetu.
#3. Oszczędność czasu
Wdrożenie księgowości w chmurze w Twojej firmie pozwala zaoszczędzić czas w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem. Wszystkie dane finansowe, takie jak sprzedaż, transakcje, zakupy i dochody, są automatycznie aktualizowane z konta w księgach.
Nie trzeba ręcznie wprowadzać wszystkich informacji o księgowości czy wydatkach do Excela, ręcznie prowadzić dokumentacji czy wykonywać innych powtarzalnych czynności. Dzięki temu możesz zaoszczędzić czas i skoncentrować się na realizacji celów.
#4. Skalowalność
W przypadku ręcznej dokumentacji i nieefektywnego oprogramowania, skalowanie działalności małych firm może być trudne. Księgowość w chmurze rozwiązuje ten problem, dostosowując usługi do Twoich potrzeb.
Wraz z rozwojem firmy, nie będziesz musiał ponosić dużych kosztów związanych z obsługą większej liczby użytkowników lub włączaniem nowych funkcji. Skalowalność w modelu SaaS jest łatwa, ponieważ nie musisz inwestować dodatkowo w serwery czy sprzęt.
#5. Intuicyjność obsługi
Możesz być świetnym przedsiębiorcą, ale niekoniecznie musisz mieć doświadczenie w księgowości. Dlatego większość systemów księgowych w chmurze jest intuicyjna, aby każdy mógł z nich korzystać bez problemu.
Programy SaaS, z ich prostym systemem i konstrukcją, ułatwiają wykonywanie zadań. Automatyzacja procesów w chmurze minimalizuje ryzyko popełnienia błędów przy wprowadzaniu danych. Księgowość w chmurze eliminuje niedopasowania i inne problemy finansowe, czyniąc proces księgowania bezproblemowym.
#6. Uporządkowany system
Oprogramowanie do księgowości w chmurze jest znane z automatyzacji działań biznesowych, co pomaga firmie stać się bardziej zorganizowaną. Oprogramowanie porządkuje wszystkie dane finansowe, tak aby Ty i Twój zespół mieli łatwy dostęp.
W odróżnieniu od tradycyjnego podejścia, nie musisz polegać na papierowej dokumentacji, dzięki czemu Twoje biuro jest bardziej uporządkowane. Informacje o sprzedaży, transakcjach czy zakupach są automatycznie aktualizowane na serwerze.
#7. Wzmocniona ochrona
Przeniesienie danych finansowych do chmury zwiększa ich bezpieczeństwo. Systemy te są wyposażone w funkcje takie jak szyfrowanie danych, wieloskładnikowe uwierzytelnianie, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, bezpieczne płatności i wiele innych.
Oprogramowanie w chmurze jest mniej narażone na wycieki danych i ataki hakerów, w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami. Systemy są regularnie aktualizowane, zapewniając zgodność z najnowszymi standardami bezpieczeństwa.
#8. Rozszerzenie zasięgu
Jednym z kluczowych powodów, dla których wiele MŚP decyduje się na księgowość w chmurze, jest możliwość rozszerzenia zasięgu i usprawnienia komunikacji między zespołem dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym.
Ułatwia to budowanie relacji pomiędzy księgowymi a członkami zespołu oraz pomaga w realizacji celów. Daje także możliwość zintegrowania różnych narzędzi, takich jak CRM, systemy zarządzania projektami i inne.
#9. Zwiększenie konkurencyjności
Automatyzacja zadań w księgowości w chmurze pozwala Ci skupić się na rozwoju firmy i innych istotnych aspektach.
Możesz także przeznaczyć środki na inne zadania, co pozwoli Twojej organizacji konkurować z innymi. Usprawniając wiele procesów, pomagasz firmie rosnąć i wyprzedzać konkurencję.
Funkcje, na które warto zwrócić uwagę w oprogramowaniu księgowym w chmurze
Wybierając oprogramowanie do księgowości w chmurze, warto zwrócić uwagę na kluczowe funkcje. Oto kilka z nich:
#1. Intuicyjność obsługi
Przyjazne oprogramowanie ułatwia codzienną pracę. Oprogramowanie będzie używane nie tylko przez Twojego księgowego, ale także przez innych członków zespołu, dlatego ważna jest łatwość obsługi.
#2. Integracja z innymi narzędziami
Wraz z rozwojem firmy potrzebna jest integracja z innymi narzędziami finansowymi. Wybierz więc oprogramowanie, które umożliwia połączenie z większością niezbędnych narzędzi potrzebnych do pracy.
#3. Dostępność aplikacji mobilnej
Wybierz oprogramowanie, które zapewnia dostęp przez aplikację mobilną, co ułatwia korzystanie z niego.
Aplikacja mobilna zwiększa łatwość użytkowania, umożliwiając dostęp do wszystkich aktualizacji. Nie musisz już otwierać laptopa, aby sprawdzić wydatki.
#4. Zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym
Oprogramowanie powinno nie tylko dawać dostęp do zamówionych zapasów, ale także do informacji o aktualnych stanach magazynowych.
Dostęp do danych w czasie rzeczywistym jest bardzo istotny, ponieważ umożliwia oszacowanie przyszłej sprzedaży i odpowiednie gromadzenie zapasów. Pozwala to zaoszczędzić zasoby Twojej firmy i usprawnić zarządzanie zapasami.
#5. Wsparcie techniczne
Wiele osób nie zwraca na to uwagi, ale dobre wsparcie techniczne odgrywa istotną rolę w zapewnieniu ciągłości pracy. Profesjonalna pomoc techniczna pomaga w rozwiązywaniu problemów i zapewnia wsparcie w razie wystąpienia usterek.
Wsparcie techniczne powinno być dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby każdy użytkownik mógł szybko uzyskać poradę specjalisty.
Teraz przejdźmy do omówienia popularnych programów księgowych w chmurze, które możesz rozważyć dla swojej organizacji.
FreshBooks
Mówiąc o oprogramowaniu do księgowości w chmurze, nie można pominąć FreshBooks. Jest to popularne rozwiązanie dedykowane freelancerom oraz małym i średnim firmom. Nadaje się również dla innych branż posiadających zasoby na rozwój.
FreshBooks oferuje dostęp do wielu analiz i raportów, dzięki czemu można lepiej zrozumieć rynek i obecną sytuację. Ten program księgowy w chmurze zapewnia dostęp do takich funkcji jak księgowość, fakturowanie, obsługa klienta, szacowanie kosztów, śledzenie postępów, raportowanie, oferty, zarządzanie projektami, listy płac itp.
Aby dostosować subskrypcję do budżetu, marka oferuje cztery różne schematy subskrypcji – Lite, Plus, Premium i Select.
QuickBooks
QuickBooks to oprogramowanie, które upraszcza zarządzanie finansami niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Jest to kolejne popularne rozwiązanie chmurowe pomagające śledzić dochody i obliczać podatki.
Oprócz tego, za pomocą QuickBooks możesz zarządzać handlem elektronicznym, rachunkami, tworzyć raporty, zarządzać projektami i wiele więcej. QuickBooks oferuje również dostęp do praktycznych narzędzi, takich jak generatory faktur, kalkulatory czasu pracy, szablony zestawień dochodów. Możesz także zintegrować je z innymi programami w celu ograniczenia ręcznej pracy.
Otrzymasz cztery plany subskrypcji: Simple Start, Essentials, Plus i Advanced, wraz z 30-dniowym bezpłatnym okresem próbnym.
Sage
Sage to popularne oprogramowanie do księgowości w chmurze wśród MŚP. Pomimo że zostało stworzone dla startupów i małych firm, może być wykorzystywane w różnych branżach, takich jak chemia, dystrybucja hurtowa, budownictwo, żywność i napoje.
W przeciwieństwie do innych, oprogramowanie księgowe Sage oferuje szereg unikalnych funkcji:
- Sage Intact do zaawansowanego zarządzania finansami
- Sage X3 do zarządzania operacyjnego
- Sage Fixed Assets do śledzenia aktywów biznesowych
Wyróżnia się interaktywnym pulpitem nawigacyjnym, który umożliwia łączenie wszystkich danych i dostosowanie ich do potrzeb użytkownika. Można z niego korzystać za pomocą 200 gotowych wizualizacji.
Xero
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy jesteś księgowym, Xero to oprogramowanie księgowe, które upraszcza pracę. Xero to w pełni funkcjonalne oprogramowanie oparte na chmurze. Dostępne funkcje obejmują śledzenie postępów, listy płac, uzgadnianie rachunków bankowych i zgłaszanie wydatków.
Dodatkowo, marka oferuje funkcje zarządzania klientami, organizowania przepływów pracy związanych ze zgodnością i wykonywania wielu innych zadań. Do głównych zalet Xero należy automatyzacja różnych zadań i wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Xero oferuje trzy plany subskrypcji: Starter, Standard i Premium. Plan standardowy jest uważany za najlepszy stosunek jakości do ceny.
Podsumowanie
Oprogramowanie księgowe w chmurze to przyszłość. Po zapoznaniu się z jego zaletami, MŚP coraz częściej będą z niego korzystać. Jest to opłacalna inwestycja ze względu na takie korzyści jak efektywność kosztowa, skalowalność, wydajność, łatwość dostępu i wiele innych.
Wybierz więc oprogramowanie do księgowości w chmurze dla swojej firmy. Weź pod uwagę omawiane w artykule funkcje, koszty i inne aspekty.
Sprawdź również platformy oferujące kursy księgowości online.