Zalety rachunkowości w chmurze (SaaS) dla małych i średnich firm [+4 Solutions]

Wynajem systemu księgowego w chmurze pomaga w zarządzaniu, księgowaniu i zabezpieczaniu danych finansowych z lepszą wydajnością, opłacalnością i skalowalnością.

Rzecz w tym, że sposób, w jaki małe i średnie firmy (SMB) zarządzają swoimi finansami, drastycznie zmienił się na przestrzeni lat. Duża część tej zmiany jest spowodowana rozliczaniem w chmurze.

Księgowość w chmurze nie tylko pomogła firmom pozbyć się starych i opóźnionych systemów księgowych, ale także może przeciwdziałać wielu trudnościom finansowym związanym z tradycyjnymi metodami.

Obecnie wiele firm powoli integruje księgowość w chmurze, aby czerpać maksymalne korzyści i usprawnić swój system finansowy.

Pomoże Ci zarządzać wszystkim online, w tym wszystkimi aspektami finansowymi, z którymi zwykle współpracują małe i średnie firmy.

W tym artykule omówię księgowość w chmurze i jej zalety dla małych i średnich firm.

Czym jest księgowość w chmurze?

Księgowość w chmurze to usługa księgowości online, która pomaga uzyskać dostęp do wszystkich swoich finansów i zarządzać nimi przez Internet. Zamiast oprogramowania księgowego na komputerze, będziesz mieć oprogramowanie na platformie chmurowej.

Księgowość w chmurze to w zasadzie program Software as a Service (SaaS) oferowany jako model subskrypcyjny, a wystarczy uiścić miesięczną opłatę subskrypcyjną. To oprogramowanie jest podobne do każdego popularnego tradycyjnego oprogramowania księgowego używanego na komputerze do zarządzania finansami.

Dzięki temu nie napotkasz problemów podczas prowadzenia księgowości ani zmagań z procesem po przejściu. Jedyną różnicą w stosunku do tradycyjnego jest to, że systemy rozliczania w chmurze są hostowane na zdalnym serwerze i możesz łatwo uzyskać do nich dostęp z dowolnej przeglądarki internetowej.

W rezultacie uwalnia Cię od kłopotliwego instalowania ich na każdym komputerze dla Twoich pracowników i ryzyka utraty danych w przypadku awarii. Księgowość w chmurze zapewnia większą elastyczność i bezpieczeństwo, ponieważ informacje księgowe są przechowywane w chmurze i można uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca.

Ponadto pomaga również stworzyć rozproszoną siłę roboczą; Twój pracownik potrzebowałby internetu, aby pracować na tym samym oprogramowaniu, co wszyscy inni.

Korzyści z rachunkowości w chmurze

Wiele małych i średnich firm korzysta z księgowości w chmurze, ponieważ pomaga im to rozwiązać wiele problemów związanych z tradycyjną księgowością. Oto niektóre z wielu zalet rozliczania w chmurze:

# 1. Łatwa dostępność

Piękno księgowości w chmurze polega na tym, że możesz uzyskać dostęp do wszystkich finansów swojej firmy z dowolnego miejsca na świecie, tylko przez Internet. Jest to jeden z największych atutów, ponieważ ty i twój zespół nie będziecie ograniczeni do komputerów, aby uzyskać dostęp do swoich danych finansowych.

Najlepsze jest to, że oprogramowanie do księgowości w chmurze zostało zaprojektowane z myślą o rozproszonych pracownikach i pracy zdalnej. Dzięki dostępowi współdzielonemu każdy pracownik może uzyskać dostęp do wymaganych informacji w dowolnym momencie bez otwierania komputera biurowego.

Łatwa dostępność zapewnia również elastyczne środowisko pracy i nie będziesz musiał polegać wyłącznie na jednym urządzeniu do pracy.

#2. Opłacalność

Rozliczanie w chmurze może być opłacalne dla małych i średnich firm dzięki modelowi subskrypcji. Aby korzystać z oprogramowania, wystarczy co miesiąc płacić standardową kwotę, a cena będzie się różnić w zależności od dodatkowych funkcji i liczby dostępów.

W przypadku tradycyjnego oprogramowania księgowego musiałbyś zapłacić znaczny koszt początkowy. Co więcej, będziesz musiał wydać więcej na sprzęt, aby szybko uruchomić to oprogramowanie. Jednak księgowość w chmurze rozwiązuje ten problem i pomaga małym i średnim firmom wybrać oprogramowanie księgowe i zaplanować zgodnie z ich budżetem.

#3. Oszczędza czas

Integrując księgowość w chmurze ze swoją firmą, możesz zaoszczędzić dużo czasu w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem. Wszystkie Twoje informacje finansowe, takie jak sprzedaż, transakcje, zakupy i dochody, zostaną automatycznie zaktualizowane z Twojego konta do ksiąg.

Nie musisz ręcznie wprowadzać wszystkich informacji do księgowości lub wydatków w Excelu, ręcznej dokumentacji i innych powtarzalnych zadań. W ten sposób możesz zaoszczędzić czas i skupić się bardziej na przyszłych celach.

#4. Skalowalność

Przy ręcznej dokumentacji finansowej i nieporęcznych programach małym firmom trudno było zwiększyć lub zmniejszyć skalę. Jednak księgowość w chmurze rozwiązuje ten problem, dostosowując i dostosowując usługi do Twoich potrzeb.

Tak więc, gdy firma się rozwinie, nie będziesz musiał wydawać dużo na obsługę większej liczby użytkowników lub integrację dodatkowych funkcji, aby sprostać zwiększonemu obciążeniu pracą.

Skalowalność jest łatwa dzięki oprogramowaniu SaaS, ponieważ nie musisz wydawać dodatkowych pieniędzy na serwery i sprzęt.

#5. Przyjazność dla użytkownika

Możesz być świetnym przedsiębiorcą, ale możesz nie mieć dobrej znajomości księgowości i pracy w finansach. Dlatego większość systemów oprogramowania do księgowania w chmurze jest przyjazna dla użytkownika, dzięki czemu każdy może z nich korzystać bez żadnych problemów.

Te programy SaaS oraz ich intuicyjny system i bezproblemowa konstrukcja mogą sprawić, że wszystko stanie się proste. Co ważne, nie będziesz się martwić o błędne wprowadzenie jakichkolwiek danych podczas eksportu danych finansowych do swojego oprogramowania, ponieważ prace te są zautomatyzowane. Rachunkowość w chmurze łagodzi wszystkie niedopasowania, nadmiarowość i inne problemy finansowe oraz sprawia, że ​​księgowość jest bezproblemowa.

#6. Sprawia, że ​​system jest inteligentny i zorganizowany

Oprogramowanie do księgowości w chmurze znane jest z automatyzacji operacji biznesowych i pomaga firmie stać się inteligentną i zorganizowaną. To oprogramowanie odpowiednio organizuje wszystkie Twoje dane finansowe i porządkuje je w taki sposób, aby Ty i Twój zespół mieli do nich łatwy dostęp.

W przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, nie będziesz musiał częściowo polegać na informacjach zapisanych na papierze, a to pomoże uporządkować biuro, ponieważ wszystko jest dostępne w chmurze. Niezależnie od tego, czy są to informacje o sprzedaży, transakcjach czy zakupach, wszystko zostanie automatycznie zaktualizowane na serwerze i odzwierciedlone w oprogramowaniu.

#7. Rozszerzona ochrona

Po przeniesieniu struktury biznesowej do księgowości w chmurze uzyskasz dodatkowe bezpieczeństwo wszystkich swoich danych finansowych. Te systemy oprogramowania są wyposażone w różne funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie u źródła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, automatyczne tworzenie kopii zapasowych, bezpieczne płatności i wiele innych funkcji.

W przeciwieństwie do tradycyjnego oprogramowania, oprogramowanie w chmurze jest mniej podatne na naruszenia danych i ataki hakerów, zapewniając odpowiednią ochronę danych finansowych. Co więcej, to oprogramowanie jest zawsze aktualizowane o najnowsze poprawki bezpieczeństwa i branżowe standardy bezpieczeństwa, chroniąc Cię przed zagrożeniami bezpieczeństwa.

#8. Rozszerzanie zasięgu

Głównym powodem, dla którego wiele MŚP korzysta z rachunkowości w chmurze, jest to, że pomaga im to zwiększyć zasięg i usprawnić komunikację między członkami, ponieważ każdy ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Pomaga to również budować dobre relacje między księgowymi i członkami zespołu oraz znajdować sposoby na osiągnięcie celów. Pozwala także zintegrować różne narzędzia w oprogramowaniu, takie jak CRM, zarządzanie projektorami i wiele innych.

#9. Zachowanie konkurencyjności

Kiedy księgowość w chmurze automatyzuje wiele zadań, masz czas na skupienie się na rozwoju firmy i zwrócenie uwagi na inne sprawy.

Ponadto pozwala inwestować pieniądze i zasoby w różne zadania, co pomoże organizacji konkurować z innymi. Ponieważ usprawnia wiele zadań, pomaga rozwijać firmę i przerastać konkurencję.

Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do księgowości w chmurze

Decydując się na integrację oprogramowania do księgowości w chmurze ze swoim ekosystemem biznesowym, musisz zachować czujność w kwestii tego, które wybierzesz. Oto kilka cech, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze:

# 1. Przyjazność dla użytkownika

Przyjazne dla użytkownika oprogramowanie ułatwi pracę. Oprócz Twojego księgowego oprogramowanie będzie używane przez innych członków zespołu, dlatego tak ważne jest posiadanie platformy, która jest dla nich łatwa do zrozumienia i obsługi.

#2. Integracja z innymi narzędziami

Kiedy rozwijasz swoją firmę, musisz zintegrować inne narzędzia finansowe, aby usprawnić swoją pracę i zarządzać obciążeniami. Wybierz więc oprogramowanie, które pomoże Ci zintegrować większość niezbędnych narzędzi potrzebnych do pracy.

#3. Dostępność aplikacji mobilnych

Wybierz oprogramowanie do księgowości w chmurze, które zapewnia aplikację mobilną zapewniającą bezproblemowy dostęp.

Posiadanie aplikacji mobilnej dla twojego oprogramowania zwiększy łatwość użytkowania, ponieważ możesz uzyskać dostęp do każdej aktualizacji jednym dotknięciem. Aby sprawdzić aktualizacje wydatków, nie musisz otwierać laptopa i logować się na swoje konto przez przeglądarkę.

#4. Zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym

Oprogramowanie powinno nie tylko dawać dostęp do zamówionych zapasów, ale powinno dawać dostęp w czasie rzeczywistym do pozostałych zapasów w magazynie.

Dostęp w czasie rzeczywistym jest bardzo ważny, ponieważ możesz oszacować swoją późniejszą sprzedaż i odpowiednio gromadzić zapasy. Oszczędza wiele zasobów Twojej firmy i pomaga usprawnić zarządzanie zapasami.

#5. Wsparcie techniczne

Niewiele osób bierze to pod uwagę, ale posiadanie oprogramowania z dobrym wsparciem technicznym odgrywa dobrą rolę w utrzymaniu przepływu pracy.

Gdy masz do dyspozycji profesjonalistę technicznego, który udzieli wszelkiej pomocy, nie będziesz musiał martwić się o żadne usterki lub problemy, które napotkasz w godzinach pracy. Wsparcie techniczne powinno być dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, więc każdy użytkownik, który napotka problemy, może natychmiast uzyskać wskazówki ekspertów, aby rozwiązać problem.

Porozmawiajmy teraz o popularnym oprogramowaniu do rozliczania w chmurze, które możesz wybrać dla swojej organizacji.

Świeże Książki

Kiedy nadejdzie rozmowa o oprogramowaniu do księgowania w chmurze, nie możesz kontynuować bez rozważenia FreshBooks. Jest to popularne oprogramowanie księgowe przeznaczone dla freelancerów i małych i średnich firm w celu zaspokojenia ich wymagań finansowych. Nadaje się również dla innych rodzajów przemysłu ze znacznymi zasobami na rozwój biznesu.

Będziesz mieć dostęp do wielu badań i raportów z FreshBooks, dających Ci głęboki wgląd w rynek i obecny scenariusz. Ten program księgowy w chmurze zapewnia dostęp do wielu funkcji, w tym księgowości, księgowości, fakturowania, klientów, szacunków, śledzenia przebiegu, raportów, ofert, zarządzania projektami, listy płac itp.

Aby subskrypcja oprogramowania była przystępna cenowo, marka opracowała również cztery różne schematy subskrypcji – Lite, Plus, Premium i Select.

Szybkie książki

Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność produkcyjną, non-profit, detaliczną, restauracyjną, prawną czy jakąkolwiek profesjonalną, QuickBooks może uprościć zarządzanie finansami. Jest to kolejne dobrze znane oprogramowanie księgowe w chmurze wśród właścicieli firm, które pomaga śledzić dochody i wcześniej obliczyć podatek.

Ponadto możesz zarządzać handlem elektronicznym, rachunkami, generować raporty, zarządzać projektami, uzyskiwać dedykację podatkową i robić wiele innych rzeczy. QuickBooks zapewnia również dostęp do wielu praktycznych narzędzi, takich jak generatory faktur, kalkulatory czasu pracy, kalkulatory wypłat, szablony zestawień dochodów itp. Możesz nawet zintegrować je z oprogramowaniem, aby ograniczyć pracę ręczną.

Otrzymasz cztery plany subskrypcji – prosty start, niezbędny, plus i zaawansowany dla tego programu, wraz z 30-dniowym bezpłatnym okresem próbnym.

Szałwia

Popularnym oprogramowaniem do rozliczania w chmurze wśród MŚP jest Sage, który zdobył uznanie wielu czołowych organizacji. Mimo że jest przeznaczony głównie dla startupów i małych firm, oprogramowanie może być wykorzystywane w różnych branżach, takich jak chemia, dystrybucja hurtowa, budownictwo, żywność i napoje itp.

W przeciwieństwie do innych, oprogramowanie księgowe oferuje kilka unikalnych funkcji, takich jak:

  • Sage Intact do zaawansowanego zarządzania finansami
  • Sage X3 do zarządzania operacyjnego
  • Środki trwałe Sage do śledzenia aktywów biznesowych

Wspaniałą rzeczą w tym oprogramowaniu jest jego interaktywny pulpit nawigacyjny, który umożliwia połączenie wszystkich danych i zbudowanie nowego pulpitu nawigacyjnego zgodnie z wymaganiami oraz edycję ich z 200 gotowych wizualizacji.

ksero

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, jesteś księgowym lub księgowym, Xero to oprogramowanie księgowe, którego potrzebujesz, aby uprościć swoją pracę. Xero to w pełni funkcjonalny program księgowy oparty na chmurze, który umożliwia korzystanie z funkcji, takich jak projektor śledzenia, przebiegi wypłat, uzgadnianie rachunków bankowych i zgłaszanie wydatków w celu realizacji zadań finansowych.

Poza tym marka opracowała funkcje, w których możesz zarządzać klientami i księgami, organizować przepływy pracy związane z zgodnością i wykonywać wiele innych zadań. Jedną z głównych zalet Xero jest możliwość automatyzacji różnych zadań i ścisłe bezpieczeństwo danych.

Decydując się na model subskrypcji Xero, otrzymasz trzy opcje: Starter, Standard i Premium, gdzie standard jest uważany za stosunek jakości do ceny.

Ostatnie słowa

Oprogramowanie księgowe w chmurze to przyszłość; wkrótce po zapoznaniu się z jego zaletami zaczną z niego korzystać wszystkie MŚP. To mądra inwestycja, ponieważ uzyskasz korzyści, takie jak opłacalność, skalowalność, wydajne wykonywanie zadań, dostępność i nie tylko.

Wynajmij więc oprogramowanie do księgowości w chmurze dla swojej firmy i sam czerp korzyści. Wybierz także oprogramowanie na podstawie funkcji, kosztów i innych aspektów omówionych powyżej.

Następnie sprawdź platformę kursów księgowości online dla każdego.

x