Aplikacje do organizacji pracy zespołowej to klucz do efektywnej koordynacji i szybszej realizacji projektów.
Usprawniają one komunikację, zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami, a także optymalizują przepływ pracy. Dzieje się tak nawet w sytuacjach, gdy pojawiają się nowe zadania lub zmieniają się priorytety.
Wraz z rozwojem firmy, zarządzanie zadaniami staje się wyzwaniem. Efektywna współpraca między pracownikami, działami i zespołami jest niezbędna, aby terminowo realizować projekty.
Z badania wynika, że aż 80% pracowników traci niemal połowę tygodnia pracy na poprawki wynikające z problemów z komunikacją. W tym samym raporcie 46% liderów zespołów przyznaje, że największym wyzwaniem jest dla nich dotrzymywanie terminów projektów.
Na szczęście, stworzono programy do zarządzania projektami, aby rozwiązać te bolączki!
Analizy pokazują również, że tego typu oprogramowanie może zaoszczędzić pracownikom średnio 498 godzin rocznie. Oznacza to koniec z nieuporządkowanymi pulpitami, przestarzałymi arkuszami kalkulacyjnymi, gubiącymi się karteczkami, problemami z ustalaniem priorytetów i przeszukiwaniem skrzynki mailowej.
W tym tekście zaprezentuję Ci najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami, które pozwolą Ci wykorzystać automatyzację i skutecznie kierować projektami dzięki efektywnej wymianie informacji.
Zacznijmy poszukiwania!
Ale najpierw…
Czym jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami?
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami to narzędzie, które pomaga w identyfikowaniu, przydzielaniu, kontrolowaniu i monitorowaniu zadań, zarówno Twoich własnych, jak i całego zespołu.
Wyposażone jest w intuicyjny interfejs, na którym widoczne są kluczowe informacje, takie jak liczba zadań, ich priorytety, harmonogram i terminy realizacji. Pomaga to w dostosowaniu planu pracy do dostępności zasobów i zapobiega zamieszaniu.
Współczesne programy do zarządzania zadaniami oferują wiele funkcji, możliwości dostosowania i integracji z innymi narzędziami, co pozwala na efektywną realizację projektów bez zbędnego stresu.
Skuteczna organizacja zadań
Zarówno Ty, jak i Twój zespół, możecie codziennie pracować nad różnymi projektami. Obejmują one zadania projektowe, posty w mediach społecznościowych, działania HR, faktury, księgowość, planowanie spotkań i wiele innych. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami znacząco ułatwia organizację, w porównaniu z tradycyjnymi metodami, takimi jak papier i długopis czy arkusze Excel.
Aktualne terminy
Wiele projektów wiąże się z wieloma terminami, co może prowadzić do chaosu. Programy do zarządzania zadaniami rozwiązują ten problem, wyświetlając jasne terminy dla każdego zadania na pulpicie nawigacyjnym. Możesz także monitorować postęp każdego z nich i zarządzać wszystkimi zadaniami oraz podzadaniami.
Nawet jeśli zapomnisz o terminie, nie musisz się martwić. Większość aplikacji do zarządzania zadaniami oferuje automatyczne powiadomienia o terminach za pośrednictwem e-mail, dając Ci szansę na reakcję, zanim będzie za późno.
Efektywna współpraca
Możesz w czasie rzeczywistym wymieniać się pomysłami z zespołem i angażować jego członków w realizację zadań. Nie potrzebujesz już długich i nużących spotkań, aby uzgodnić szczegóły. Wszystko to jest możliwe dzięki sprytnym rozwiązaniom oferowanym przez oprogramowanie.
Czas przyjrzeć się najlepszym programom do zarządzania zadaniami dostępnym na rynku.
Monday
Monday to narzędzie, które efektywnie wspiera zarządzanie projektami – od prostych zadań po złożone zarządzanie portfelem. Oprócz standardowych funkcji, oferuje ono alokację zasobów, planowanie kamieni milowych, harmonogram i zarządzanie ryzykiem.
Możesz monitorować swoje projekty za pomocą czytelnych wykresów Gantta, zarządzać zadaniami, modyfikować zależności oraz kontrolować kamienie milowe na każdym etapie realizacji. Przekształcaj analizy w konkretne działania i podejmuj decyzje biznesowe w oparciu o dane aktualizowane w czasie rzeczywistym.
Importuj dane z różnych programów i projektów, a następnie scentralizuj je w jednym, przejrzystym widoku. Bieżące dane pomagają zarządzać obciążeniem pracą, odpowiednio alokować zasoby i przydzielać zadania. Szybko konfiguruj automatyzacje, aby otrzymywać powiadomienia o postępach w zadaniach, zatwierdzeniach budżetów i innych ważnych kwestiach. Bądź zawsze na bieżąco ze statusem projektu.
Zbierz wszystkich członków zespołu na jednej platformie, zlikwiduj bariery komunikacyjne i dostosuj przepływ pracy do potrzeb projektu, korzystając z metod takich jak Agile, Sprints czy Waterfall.
Możesz w prosty sposób monitorować postęp projektu, korzystając z intuicyjnych pulpitów nawigacyjnych. Monday integruje się z popularnymi narzędziami, takimi jak Kalendarz Google, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier i innymi. Zacznij korzystać z tego narzędzia, wykorzystując 14-dniowy BEZPŁATNY okres próbny.
ClickUp
Dostosuj wszystko i zarządzaj swoimi zadaniami jak profesjonalista, korzystając z funkcjonalnej platformy ClickUp. Umożliwia szybkie wprowadzanie zmian i modyfikację zadań w oparciu o bieżące wymagania projektu. Ułatwia przydzielanie zadań i komunikację w zespole dzięki czatowi w czasie rzeczywistym.
ClickUp możesz dostosować do swoich indywidualnych potrzeb, z dbałością o najdrobniejsze detale, co pomaga w efektywnym ukończeniu projektu. Narzędzie umożliwia klasyfikowanie zadań według priorytetu i projektowanie przepływu pracy, który można łatwo powielać.
Wykorzystaj funkcję śledzenia czasu, aby monitorować czas poświęcony na zadania. Możesz przeglądać zadania w różnych widokach – listy, tablice, kalendarze, pola, wykresy Gantta, formularze, widoki osadzone, aktywności, mapy, tabele, osie czasu, mapy myśli, dokumenty, czaty czy widoki obciążenia pracą.
Użyj poleceń ukośnych, aby aktywować menu skrótów i szybko modyfikować szczegóły zadań, wybierać opcje formatowania, osadzać lub załączać pliki. Masz również dostęp do szablonów wielokrotnego użytku, które ułatwiają tworzenie powtarzalnych procesów i zadań.
ClickUp oferuje także filtrowanie, wyszukiwanie i sortowanie zadań, zarządzanie zadaniami cyklicznymi, konfigurowalny pasek narzędzi, zdefiniowaną hierarchię, tacki zadań, funkcję „przeciągnij i upuść”, wzmianki o zadaniach, podzadania, listy kontrolne, zbiorczą zmianę harmonogramu, zarządzanie portfelami i epopejami, obsługę webhooków i inne funkcje.
ClickUp zapewnia wysoką dostępność na poziomie 99,99% w ostatnim roku oraz bezpieczeństwo i ochronę danych na najwyższym poziomie. Integruje się z ponad 1000 narzędzi, w tym Toggle, Chrome, Dysk Google, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom i innymi.
Wrike
Zwiększ terminowość dostaw i uprość zarządzanie zadaniami, korzystając z Wrike, oprogramowania, któremu zaufało ponad 2,3 miliona użytkowników na całym świecie. Dziel zadania na mniejsze, łatwe do zarządzania elementy, dzięki dostosowanym procesom i widokom.
Umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym w przestrzeni roboczej, w której wszystkie informacje o projekcie, aktualizacje i decyzje są uporządkowane. Unikaj spotkań statusowych, udostępniając kompleksowe raporty i informacje o postępach w projekcie całemu zespołowi i klientom. Dostosuj pulpit, aby tworzyć listy zadań i automatycznie sortować zadania według priorytetu i terminu.
Ustalaj terminy, raportuj postępy i omawiaj szczegóły, wykorzystując automatyzację, która zwiększy Twoją efektywność. Ogranicz liczbę zadań administracyjnych, korzystając z formularzy wniosków i tagując członków zespołu, których potrzebujesz do poprawek, zapytań lub wniosków.
Zredukuj liczbę e-maili i korzystaj z wbudowanych narzędzi do współpracy. Planuj projekty, definiuj rezultaty i podejmuj lepsze decyzje, bez konieczności pisania długich e-maili.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz metodykę Agile czy Waterfall, Wrike szybko dostosuje się do Twoich potrzeb, umożliwiając przejrzysty widok zadań w różnych formatach, takich jak wykresy Gantta, kalendarze czy tablice Kanban. Zoptymalizuj proces przeglądu projektu dzięki wbudowanym narzędziom, które umożliwiają szybkie pozyskiwanie opinii i wprowadzanie zmian. Upewnij się, że klienci mają dostęp do najnowszych wersji plików i sprawnie rozwiązuj problemy w czasie rzeczywistym.
Generuj spersonalizowane raporty w kilka minut, korzystając z szablonów lub twórz je od zera. Zyskaj wgląd w dane, które możesz łatwo udostępniać i eksportować. Analizuj wyniki poszczególnych członków zespołu i całego projektu.
Połącz Wrike z narzędziami, z których już korzystasz, takimi jak Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter i wiele innych.
Smartsheet
Smartsheet to narzędzie do zarządzania zadaniami, które jest wykorzystywane przez czołowe firmy z różnych branż. Jego intuicyjny pulpit łączy wszystkie elementy projektu, ułatwiając planowanie i współpracę.
Narzędzie to wykorzystuje automatyzację pracy, która pozwala ustawić wyzwalacze do automatyzacji powtarzalnych zadań. Ponadto możesz wizualizować dane w formie wykresów Gantta, tablic Kanban, kart lub siatek, aby uzyskać kluczowe informacje w preferowany sposób.
Smartsheet oferuje również raportowanie w czasie rzeczywistym, co daje niezbędny wgląd w postęp projektu i pozwala szybko reagować na zmieniające się warunki.
Możesz zintegrować Smartsheet z innymi narzędziami biznesowymi, których już używasz, takimi jak Dysk Google, Slack, Microsoft Teams, Salesforce i inne.
Wypróbuj Smartsheet za darmo przez 30 dni i przekonaj się, dlaczego jest to preferowane narzędzie do zarządzania zadaniami dla ponad 90% firm z listy Fortune 100.
Teamwork
Twórz zadania z niespotykaną szczegółowością i dostosuj je do swoich celów, wykorzystując Teamwork. Zyskaj pełną kontrolę nad zadaniami, identyfikuj wąskie gardła i sprawnie rozwiązuj problemy. Monitoruj zadania, dodając do nich tagi, przydzielając zasoby, szacując czas i ustalając terminy.
Sprawdzaj, jak Twój zespół wykorzystuje czas na poszczególne zadania, analizuj listy i podejmuj strategiczne decyzje dotyczące harmonogramu. Korzystaj z szablonów, aby usprawnić przepływ pracy i zautomatyzować powtarzalne czynności, co zmniejszy obciążenie pracą administracyjną i pozwoli na wdrożenie najlepszych praktyk zarządzania.
Teamwork oferuje różnorodne szablony, które pozwalają zaoszczędzić czas, przyspieszyć pracę i usprawnić procesy. Szablony te przydają się do zarządzania projektami, zadaniami oraz wdrażania klientów, co pozytywnie wpływa na relacje biznesowe.
Aplikacje mobilne Teamwork umożliwiają pracę z dowolnego miejsca. Platforma zapewnia również niezrównaną obsługę klienta oraz hosting w Ameryce Północnej, Australii i Europie. Wysokie standardy bezpieczeństwa chronią Twoje dane. Teamwork integruje się z HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack i innymi narzędziami.
Paymo
Realizuj projekty na czas i pracuj nad wieloma zadaniami jednocześnie, dzięki niezawodnemu narzędziu Paymo. Pomaga w szczegółowym planowaniu zadań, efektywnej współpracy zespołowej i łatwym monitorowaniu postępów.
Grupuj zadania, aby zachować ich strukturę i przydzielaj je członkom zespołu za pomocą kilku kliknięć. Jeśli jesteś kierownikiem, możesz na bieżąco kontrolować swoje zadania i prace podwładnych. Przypisuj zadaniom statusy priorytetowe, takie jak niski, normalny, wysoki lub krytyczny, aby sprawnie realizować pracę i dotrzymywać terminów.
Paymo umożliwia szczegółowe przeglądanie zadań i rozmowy z członkami zespołu w czasie rzeczywistym. Sam decydujesz, kto ma otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach. Dołączaj pliki z Dysku Google lub swojego komputera i bez problemu organizuj je w projekcie. Możesz także przeglądać pliki bezpośrednio w przeglądarce i je pobierać.
Paymo oferuje widoki zadań w formie tablic Kanban, list, wykresów Gantta, kalendarzy i tabel, dzięki czemu możesz wybrać format, który najlepiej pasuje do Twojego projektu. Możesz nawet dodawać zaawansowane filtry, aby spersonalizować widok zadań. Twórz kamienie milowe na liście zadań i oznaczaj kluczowe osiągnięcia w cyklu życia projektu.
Ustawiaj alerty, które powiadomią Cię e-mailem o zbliżających się terminach realizacji. Przekształcaj powtarzające się zadania lub projekty w szablony i unikaj tworzenia ich od podstaw. Możesz również łatwo duplikować projekty wraz z wybranymi elementami.
Asana
Zarządzanie zadaniami i śledzenie ich postępów staje się proste, jeśli masz Asanę. Pomaga w zarządzaniu projektem od początku do końca, delegowaniu zadań członkom zespołu i ustalaniu terminów realizacji.
Narzędzie umożliwia ustalanie priorytetów zadań, dzięki czemu wszyscy w zespole wiedzą, czym należy się zająć w pierwszej kolejności. Twój zespół może efektywnie planować pracę, jednocześnie zachowując produktywność. Asana usprawnia współpracę poprzez udostępnianie plików, pomysłów i opinii, co zapewnia członkom zespołu dostęp do kluczowych informacji, gdy są one potrzebne. Otrzymujesz do dyspozycji wiele funkcji, w tym różne widoki zadań, takie jak:
- Widok listy do mapowania zadań i organizowania szczegółów w jednym miejscu
- Widok Tablice, który pozwala organizować pracę na tablicy, jak za pomocą karteczek, i szybko przechodzić między etapami
- Widok kalendarza do wykrywania nakładających się zadań oraz luk w harmonogramie
- Widok osi czasu do planowania pracy w czasie i śledzenia relacji między różnymi zadaniami
Inne funkcje obejmują wysyłanie nieograniczonej liczby wiadomości, dzienniki aktywności, przechowywanie plików o wielkości do 100 MB, współpracę z maksymalnie 15 członkami zespołu, dostęp do informacji o cesjonariuszach i terminach, przegląd projektu, integracje ze śledzeniem czasu i ponad 100 innymi aplikacjami.
Aplikacja mobilna Asana jest dostępna w App Store i Google Play, dzięki czemu możesz zarządzać zadaniami z dowolnego miejsca i wprowadzać szybkie zmiany w czasie rzeczywistym. Podstawowa wersja Asany jest BEZPŁATNA.
Płatne plany zaczynają się od 10,99 USD (przy rozliczeniu rocznym) i oferują dodatkowe funkcje, takie jak intuicyjne pulpity nawigacyjne, niestandardowe pola, zaawansowane raportowanie i wyszukiwanie, nieograniczoną liczbę współpracowników, formularze, reguły, konsolę administracyjną, kamienie milowe i wiele innych.
Notion
Jednym z najlepszych menedżerów zadań na tej liście jest Notion. Pomaga w planowaniu, realizacji i śledzeniu projektów w jednym miejscu, a jednocześnie ułatwia współpracę z zespołem. Utrzymuj swój zespół w zgodzie ze wspólnym harmonogramem projektu, aby uniknąć nieporozumień.
Gdy tylko pojawi się pomysł, możesz go udostępnić i uzyskać dokumentację zadań w bazie danych, co przyspiesza realizację projektu. Notion pozwala na dostosowanie wszystkich elementów, dodawanie i definiowanie właściwości bazy danych, co umożliwia stworzenie produktywnego przepływu pracy.
Możesz przeglądać dane w różnych formatach – jako tablicę, kalendarz, tabelę lub filtrować je według właściwości. Połącz swoją pracę w jedną całość, a każdy element będzie miał osobną stronę. Da Ci to przestrzeń do realizacji każdego zadania i pozwoli na przechowywanie powiązanych zadań w jednym miejscu.
Dodawaj przydatne informacje, twórz kolejne bazy danych, śledź podzadania, dodawaj filtry, aby przejrzeć swoje zadania i łatwo przełączaj się między projektami. Rozpoczynaj dyskusje, publikuj komentarze i zapraszaj współpracowników do pracy, niezależnie od miejsca lub strefy czasowej.
Notion umożliwia pracę nad tym samym projektem jednocześnie z innymi członkami zespołu, co sprzyja współpracy w czasie rzeczywistym. Platforma powiadamia Cię o wzmiankach i komentarzach do projektu, dzięki czemu możesz szybko odpowiadać zespołowi i oszczędzać czas na monitorowanie statusu lub spotkania.
Zacznij korzystać z Notion, dostępnego w formie aplikacji internetowej i desktopowej, którą możesz pobrać na komputery Mac i Windows oraz urządzenia z systemem iOS i Android. Notion jest bezpieczny dzięki szyfrowaniu SSL i chmurowej architekturze, chronionej przez audyty bezpieczeństwa. Ponadto oferuje logowanie jednokrotne SAML w planie Enterprise, aby pomóc w zarządzaniu dostępem użytkowników na dużą skalę.
Todoist
Użyj Todoist, aby mieć pewność, że wszystkie Twoje projekty postępują we właściwym tempie i są realizowane na czas dzięki efektywnemu zarządzaniu zadaniami i ich organizacji. Przeglądaj swoje projekty i śledź każdą aktywność, aby łatwo kontrolować całość i nie przegapić żadnej aktualizacji.
Wykorzystuj funkcję „szybkiego dodawania”, aby zapisywać zadania, organizować je w kilka sekund i zapamiętywać terminy. Skoncentruj się na najważniejszych rzeczach, ustalając priorytety zadań, decydując o kolejnych krokach, tworząc podzadania i sekcje, a także dodając ulubione, aby pamiętać o najważniejszych projektach, filtrach lub etykietach.
Udostępniaj pracę, delegując zadania, przekazując kluczowe informacje za pomocą komentarzy i monitorując zmiany. Wyznaczaj cele codziennie lub co tydzień i wizualizuj swoje postępy i trendy produktywności. Todoist Karma przyznaje punkty za wykonywanie zadań i utrzymywanie dobrej passy, a postępy wyświetla na kolorowych wykresach.
Organizuj projekty za pomocą prostych lub szczegółowych układów i przeciągaj zadania w dowolne miejsce. Todoist oferuje również szablony, które pomogą Ci szybko przygotować harmonogram produktu, plan spotkania, cotygodniowy przegląd i inne.
Zintegruj Todoist z używanymi aplikacjami, aby nie musieć przełączać się między nimi – możesz zarządzać wszystkim centralnie. Możesz połączyć go z ponad 10 aplikacjami i wtyczkami, w tym Dropbox, Alexa, Kalendarz Google itp.
Trello
Trello to popularne narzędzie do zarządzania zadaniami, które wybrało ponad milion zespołów różnej wielkości, aby zarządzać swoimi projektami, współpracować i zwiększać produktywność. Działa doskonale zarówno w przypadku pojedynczych użytkowników, jak i dużych firm. Zacznij korzystać z tablic, kart i list Trello, aby zobaczyć różnicę.
Możesz rozszerzać i dostosowywać zadania dzięki dodatkowym funkcjom w miarę postępu pracy zespołowej. Trello oferuje intuicyjne funkcje do planowania spotkań, wydarzeń, projektów i ustalania celów. Tablica Trello pomaga przypisywać zadania, ustawiać harmonogramy, udostępniać wskaźniki produktywności, kalendarze i wiele widoków oraz wyświetla statystyki.
Używaj kart Trello do organizowania, śledzenia i udostępniania pracy członkom zespołu. Po otwarciu karty znajdziesz tam listy kontrolne, załączniki, terminy, rozmowy i inne informacje. Skoncentruj się na najważniejszych zadaniach, a automatyzacja zajmie się resztą dzięki Trello i funkcji „Butler”, która ogranicza czas poświęcony na żmudne zadania.
Trello wykorzystuje polecenia przetwarzania języka naturalnego (NLP), aby umożliwić automatyzację bez konieczności używania kodu. Dostosuj Trello do swoich potrzeb, łącząc go z takimi narzędziami jak Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Dysk Google i innymi. Pobierz aplikację Trello na smartfona z systemem iOS lub Android, aby bez problemu korzystać z niej w dowolnym miejscu.
nTask Manager
Firmy poszukujące oprogramowania do zarządzania projektami, zazwyczaj szukają narzędzia do analizy, planowania, współpracy i zarządzania codziennymi zadaniami. Właśnie tym jest nTask Manager – popularne i rozbudowane oprogramowanie do zarządzania projektami. Ma ono potencjał uproszczenia planowania projektów zespołowych oraz optymalizacji zależności między zadaniami, zarządzania zasobami, przeglądu finansowego, harmonogramu projektu i jego elementów.
nTask Manager oferuje wiele funkcji, takich jak zarządzanie spotkaniami, śledzenie problemów, lista zadań, harmonogram, zarządzanie ryzykiem i tablica Kanban. Narzędzie można zintegrować z innymi aplikacjami, aby projekt był realizowany z powodzeniem.
Narzędzie to posiada takie funkcje jak:
- Budżetowanie i podsumowanie finansowe
- Planowanie
- Ustalanie kamieni milowych
- Alokacja zasobów
- Łączenie projektów i przydzielanie zadań
- Gotowe szablony tablic
- Niestandardowe statusy
- Nieograniczone tablice Kanban
- Dołączanie dokumentów i komentarzy
- Wielu cesjonariuszy
- Priorytet i status zadania
- Ustalanie rzeczywistych i planowanych terminów
- Linia postępu
- Zależności zadań
- Tworzenie podzadań
nTask zwiększa elastyczność i wydajność podczas zarządzania zadaniami. Za pomocą tego narzędzia możesz również sprawniej podejmować decyzje, ustawiając zależności i dodając zadania. Celem jest zapewnienie przejrzystości między członkami zespołu, utrzymanie odpowiedzialności i poprawa komunikacji.
Narzędzie idealnie nadaje się do śledzenia czasu spędzonego na zadaniach i generowania raportów grafiku pracy. Oferuje ono automatyczny zegar, możliwość ręcznego wprowadzania czasu, przesyłanie grafiku oraz zatwierdzanie i wycofywanie grafiku. Użytkownicy mogą również otrzymywać aktualizacje dotyczące spotkań cyklicznych, synchronizować spotkania z kalendarzem, śledzić decyzje lub działania oraz omawiać notatki lub plany spotkań.
Podsumowanie
Zarządzanie projektami stało się znacznie prostsze dzięki narzędziom do zarządzania zadaniami. Wybierz dowolne z nich, aby tworzyć zadania, przydzielać je członkom zespołu, monitorować postępy, efektywnie współpracować i zbierać cenne informacje.
Jestem przekonany, że z pomocą takiego oprogramowania zrealizujesz więcej projektów na czas, z doskonałą jakością.