Zrozumienie UCaaS w połączonym świecie [+6 Solutions for SMBs]

Korzystanie z wydajnej platformy UCaaS, która przyniesie korzyści Twojej firmie nie tylko w obecnych czasach, ale może również pomóc w uzyskaniu przewagi technologicznej w nadchodzących latach.

Rozwiązania takie jak UCaaS cieszą się obecnie dużym zainteresowaniem ze względu na elastyczność, wygodę, skalowalność, optymalizację kosztów i inne korzyści, które oferują nowoczesnym firmom zmagającym się z silną konkurencją.

Udowodniono, że są one niezbędne w kluczowych czasach, takich jak niedawna pandemia, w której pracownicy musieli pracować zdalnie.

Posiadanie zaawansowanych narzędzi i zasobów dla pracowników zdalnych zapewnia lepszą produktywność, usprawnioną pracę i sukces.

W tym artykule omówię UCaaS i najlepsze platformy UCaaS, które możesz wybrać, aby usprawnić komunikację w Twojej firmie.

Co to jest UCaaS?

Unified Communications as a Service (UCaaS) to mechanizm dostarczania w chmurze używany do komunikacji biznesowej. Umożliwia dostęp do usług ujednoliconej komunikacji z chmury dla firm, od przedsiębiorstw po małe i średnie firmy.

UCaaS jest jednym z terminów Anything-as-a-Service (XaaS), takich jak SaaS, PaaS, IaaS itp. Jest to również część wysiłków związanych z transformacją cyfrową, które promują przyjęcie usług w chmurze w różnych branżach na całym świecie. Obsługuje sześć głównych funkcji komunikacyjnych:

  • Telefonia korporacyjna
  • Zunifikowane wiadomości
  • Mobilność
  • Komunikator oraz obecność dla zespołów i osób fizycznych
  • Rozwiązania konferencyjne, takie jak konferencje wideo, audio i internetowe
  • Procesy umożliwiające komunikację, takie jak współpraca w strumieniu pracy, platformy komunikacyjne, centra kontaktowe itp.

Ponieważ jest oparty na chmurze, firmy wszystkich kształtów i rozmiarów mogą go łatwo dostosować. Oferuje im korzyści w postaci łatwego skalowania, bezproblemowej konfiguracji, oszczędności i nie tylko.

Jak działa UCaaS?

Oparta na chmurze infrastruktura UCaaS jest dostarczana, posiadana, obsługiwana i utrzymywana przez dostawcę usług. Dzięki temu klienci nie muszą samodzielnie konfigurować ani konfigurować żadnej infrastruktury, aby rozpocząć. Niektóre z jego cech to:

  • Wielodostępność, w tym partycjonowani dzierżawcy mieszkający we współdzielonej ujednoliconej infrastrukturze komunikacyjnej, takiej jak centra danych, zasoby obliczeniowe, szafy serwerowe, wspólny sprzęt, sieć i serwery kasetowe
  • Samoobsługowy portal internetowy do udostępniania, zarządzania i monitorowania użytkowania i wydajności
  • Usługi są licencjonowane za opłatą cykliczną, miesięczną lub subskrypcyjną

UCaaS usprawnia usługi i rozwiązania komunikacyjne w całym przedsiębiorstwie. Zapewnia czat, SMS, wideokonferencje, centrum kontaktowe i wiele innych możliwości. Wszystko dzieje się w Internecie; dzięki temu nie będziesz potrzebować dodatkowego sprzętu VolP w celu świadczenia usług swoim klientom. Dostawcy usług UCaaS zajmą się całą konfiguracją zaplecza, telefonią, funkcjami i bezpieczeństwem.

Aby pomóc Ci zrozumieć działanie UCaaS, konieczne jest omówienie protokołu VolP lub Voice-over-Internet, który obsługuje funkcję głosową UCaaS. VoIP przekształca dźwięk w pakiety danych i przesyła go do dostawcy usług telefonicznych w chmurze. Ponadto powiadomienia poczty głosowej i numery telefonów działają za pomocą uniwersalnego protokołu inicjowania sesji (SIP).

UCaaS w pełni wykorzystuje VolP bez komplikacji. Dzięki temu Twój zespół może łatwo wykonywać połączenia, a każdy może pracować zdalnie z aplikacjami zainstalowanymi na urządzeniach mobilnych i komputerach.

Ponadto centra danych UCaaS mogą wytrzymać trudne warunki pogodowe, przepięcia i przerwy w zasilaniu, co zapewnia ciągłość biznesową i skalowalność, co jest trudne i kosztowne w zarządzaniu dla firm, które tworzą własną platformę UCaaS.

Ponadto usługi UC są praktycznie obsługiwane dzięki bezproblemowej współpracy, komunikatorom i aplikacjom wideo. Wszystko zostało zaprojektowane w taki sposób, aby zmniejszyć złożoność i zapewnić płynną, ujednoliconą komunikację w Twojej organizacji, zarówno lokalnie, jak i zdalnie.

Szczegóły komponentów UCaaS

UCaaS zawiera różne narzędzia komunikacyjne, konferencje audio i telefonię, udostępnianie plików, wymianę wiadomości e-mail i wideokonferencje.

Tak więc dobra platforma UCaaS musi oferować wszystkie te możliwości wraz z intuicyjnym interfejsem, zapewniającym bezproblemową nawigację i lepszą produktywność. Musi również oferować zintegrowane centrum kontaktowe, wbudowaną komunikację, czat, wideo i głos.

Kluczowymi elementami UCaaS są:

Telefon lub system telefoniczny

Platformy UCaaS są wyposażone w wysokiej jakości system telefoniczny z podstawowymi funkcjami, takimi jak przekazywanie połączeń, routing, nagrywanie, blokowanie identyfikatorów, automatyczna sekretarka, poczta głosowa, zarządzanie połączeniami itp. Wykorzystuje PBX w chmurze i VolP, aby umożliwić firmie wykonywanie/odbieranie połączeń internet. Zaawansowane rozwiązania mogą również zmobilizować sztuczną inteligencję, aby uzyskać lepszą wydajność i bogaty wgląd w dane.

Wideokonferencje

Wideokonferencje stały się bardziej niezbędne, aby nowoczesne firmy mogły się rozwijać, zwłaszcza po pandemii Covid-19. Pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, a jeśli chcesz omówić coś ważnego lub przeprowadzić spotkanie, ten sposób komunikacji jest doskonały, bez względu na to, skąd dołączają uczestnicy.

Rozwiązania UCaaS mogą oferować wielostronne i indywidualne połączenia telefoniczne i wideo w celu obsługi spotkań biurowych, seminariów internetowych, prezentacji, czatów i nie tylko. Zwiększa to współpracę, niezależnie od współczynnika odległości.

Poczta e-mail i komunikatory internetowe

Dzięki wiadomościom błyskawicznym członkowie zespołu mogą łatwo czatować online w czasie rzeczywistym. Jest to przydatne w przypadku szybkich odpraw, przypomnień i regularnej komunikacji. Świetnie nadaje się również do zapewniania obsługi klienta, ponieważ jest wygodna, wydajna i nieinwazyjna.

Podobnie e-mail jest przydatny dla firm i pozostaje skuteczny. Jest to najbardziej profesjonalny i skuteczny sposób komunikacji. Możesz używać e-maili wraz z innymi kanałami komunikacji, aby usprawnić przepływ pracy i dać pracownikom i klientom preferowany sposób komunikacji.

Narzędzia współpracy

Platformy UCaaS obejmują różne narzędzia do współpracy, które usprawniają pracę zespołową i komunikację. Oferuje takie funkcje, jak szybkie planowanie, udostępnianie ekranu, udostępnianie plików, nagrywanie, coaching, a także zarządzanie projektami, klientami i pracownikami.

Oparte na chmurze i kliencie

UCaaS jest oparty na chmurze, co oznacza, że ​​każda platforma i usługa UCaaS jest hostowana w chmurze lub przez Internet przez dostawcę usług w swoich centrach danych. Umożliwia to dostęp do tych usług z dowolnego miejsca, przy użyciu dowolnego urządzenia i pracy zdalnej.

Korzyści z UCaaS dla firm i pracowników zdalnych

Jak wspomniano powyżej, UCaaS zapewnia wiele korzyści, zarówno dla firm, jak i użytkowników, w tym pracowników zdalnych. Niektóre z korzyści są następujące:

Skalowalność

UCaaS umożliwia łatwe skalowanie oprogramowania biznesowego i zasobów w zależności od wymagań. Możesz także natychmiast dodawać/usuwać użytkowników bez wcześniejszego planowania. Jest to trudne w rozwiązaniach lokalnych, jeśli chcesz skalować. Będziesz musiał zainwestować tak dużo w swój stos technologiczny i wymyślić go na nowo, aby wspierać taką skalowalność. Ale w UCaaS jest to możliwe za pomocą jednego kliknięcia.

Elastyczność i dostępność

Rozwiązania UCaaS są łatwo dostępne dla każdego z dowolnego miejsca. Zapewnia to elastyczność pracy z domu lub z dowolnego innego miejsca, w którym chcą pracownicy, dzięki czemu doskonale nadaje się dla pracowników zdalnych. Ponieważ aplikacje i rozwiązania UCaaS są wdrażane przez Internet lub chmurę, możesz uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi komunikacyjnych na dowolnym urządzeniu, czy to smartfonie, laptopie, komputerze stacjonarnym czy tablecie.

Oszczędności kosztów

UCaaS jest dostarczany klientom jako rozwiązanie oparte na subskrypcji. Wystarczy zapłacić określoną kwotę w ustalonym terminie i uzyskać dostęp do wszystkich funkcji i narzędzi komunikacyjnych w jednym miejscu, bez konieczności instalowania kosztownego sprzętu lub oprogramowania lub wydatków na jego utrzymanie.

Aby uzyskać dostęp do rozwiązań UCaaS, wystarczy zainwestować w swoje systemy wraz z wysoką przepustowością. Ponadto wszystkie usługi i funkcje zostaną zdefiniowane dla wybranego planu, a Ty będziesz zabezpieczony przed nieprzewidywalnymi kosztami komunikacji lub wahaniami. Pomaga to zarządzać wydatkami biznesowymi, jednocześnie zwiększając ROI.

Dzięki UCaaS możesz zaoszczędzić na rachunkach telefonicznych dzięki stałej miesięcznej opłacie za nieograniczone połączenia i nie wymagasz żadnych kosztów z góry. Nie musisz płacić za wbudowane zaawansowane funkcje UCaaS, ponieważ są one zawarte w wybranej subskrypcji. Ponadto nie będziesz musiał wydawać na personel IT do celów monitorowania i konserwacji, ponieważ wszystko będzie obsługiwane przez usługodawcę.

Oszczędność czasu

W biznesie liczy się każda sekunda. Ciekawe okazje mogą w każdej chwili zapukać do Twoich drzwi. Dlatego musisz być zawsze gotowy.

Ale co, jeśli poświęcisz tyle czasu i zasobów na budowanie wszystkiego od podstaw we własnym zakresie, a następnie na jego utrzymanie, bezpieczeństwo, zgodność, funkcjonalność itp.?

Może to wpłynąć na Twoją podstawową funkcjonalność i działalność, zwłaszcza jeśli brakuje Ci siły roboczej lub budżetu.

Zamiast tego, wybór UCaaS zapewni Ci obsługę bez wszystkich problemów związanych z zarządzaniem i konserwacją; wszystko możesz zostawić usługodawcy.

Współpraca i produktywność

Zaawansowane narzędzia komunikacyjne dostarczane w chmurze pomagają wszystkim pracownikom, zwłaszcza pracownikom zdalnym, efektywnie współpracować. Promuje zdrową kulturę pracy z wszystkimi połączonymi i dzielącymi się spostrzeżeniami i przebywaniem na tej samej stronie, niezależnie od tego, czy pracownicy są z tego samego działu, czy z różnych.

Podobnie UCaaS pomaga zwiększyć produktywność pracowników, udostępniając informacje na wyciągnięcie ręki za pośrednictwem rozwiązania w chmurze oraz skutecznej komunikacji i współpracy między pracownikami a klientami.

Według Cisco75% użytkowników doświadczyło zwiększonej produktywności dzięki UCaaS podczas pracy w wielu witrynach firmy.

Oprócz wszystkich powyższych, korzystanie z platform UCaaS oferuje inne korzyści, w tym:

  • Wbudowana redundancja rozwiązań głosowych dla większej niezawodności
  • Łatwe zarządzanie i raportowanie użytkowania
  • Usprawnione doświadczenie pracowników i użytkowników dzięki istniejącym narzędziom
  • Pojedynczy punkt kontaktowy do rozwiązywania problemów za pośrednictwem dostawcy UCaaS
  • Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami takimi jak HIPAA, PCI-DSS, SOC itp.

Niektóre ważne warunki UCaaS

Telepraca

Telepraca to termin używany w nowoczesnym środowisku biznesowym, który oznacza, że ​​pracownicy mogą pracować nad przydzielonymi im zadaniami, bez względu na to, jak proste lub złożone, poza tradycyjnym miejscem pracy, takim jak biuro. Ludzie mogą łączyć się za pomocą narzędzi telekomunikacyjnych, takich jak rozmowy telefoniczne, wideokonferencje itp., i współpracować z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem posiadania stabilnego połączenia internetowego.

Wirtualne biuro

Wirtualne biuro to konfiguracja, w której osoba może wykonywać swoje zadania zdalnie. Posiada urządzenie (smartfon, iOS, komputer stacjonarny itp.), którego używają do uzyskiwania dostępu do wszystkich zasobów, witryn internetowych, plików biurowych i innych narzędzi. Może przypominać Twoje biurko w biurze, a Ty możesz je zaprojektować tak, aby wyglądało profesjonalnie i nowocześnie. Możesz używać wygodnego krzesła, aby siedzieć, pracować, odpoczywać i powtarzać razem ze stołem i innymi ważnymi rzeczami, których potrzebujesz podczas pracy.

Wspólne miejsce pracy

Wspólny obszar roboczy to takie środowisko obszaru roboczego, które koncentruje się na współpracy między pracownikami w organizacji. Ma to na celu zmniejszenie złożoności, wypełnienie luk komunikacyjnych i promowanie zdrowego środowiska pracy. We wspólnej przestrzeni roboczej pracownicy mają poczucie przynależności do organizacji i są zachęcani do dawania z siebie wszystkiego, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy zdalnie.

Jeśli więc szukasz najlepszej platformy UCaaS, oto kilka zaleceń dla Ciebie.

Vonage

Uzyskaj ujednoliconą komunikację za pomocą tylko jednej aplikacji — Vonage do przesyłania wiadomości, głosu, mediów społecznościowych, faksu i wideo. Oferuje ponad 50 funkcji i innych zintegrowanych rozwiązań, skalowalność i globalną obecność, zwiększoną łączność i produktywność, 99,999% czasu pracy bez przestojów oraz jakość usług (QoS).

Kluczowe cechy:

  • Spotkania Vonage, intuicyjne narzędzie do współpracy wideo, którego można używać w całej organizacji
  • Portal administracyjny do zarządzania systemami telefonicznymi
  • Aplikacje mobilne i komputerowe, aby zapewnić łączność Twoim narzędziom i zespołom
  • Biznesowa skrzynka odbiorcza umożliwiająca szybsze przechwytywanie i rozwiązywanie problemów za pomocą wiadomości SMS, Facebook Messenger i MMS
  • Wirtualny asystent AI do samoobsługi klienta z obsługą głosową
  • App Center do integracji aplikacji o wysokiej wartości w celu poprawy produktywności i wygody użytkownika
  • Blokowanie identyfikatora dzwoniącego
  • Pole lampki zajętości, aby zidentyfikować, które telefony są w użyciu
  • Zadzwoń Ogłoś, aby ustalić przyczynę połączenia i zadzwoń do konferencji

Vonage jest łatwy w konfiguracji, szybki w skalowaniu i łatwy w adaptacji. Ponadto umożliwia pracownikom interakcję z klientami i sobą nawzajem praktycznie zawsze i wszędzie.

Powiększenie

Ujednolicenie spotkań, czatu i głosu za pomocą jednego rozwiązania — Powiększenie który zapewnia elastyczność komunikacji i ułatwia współpracę.

Kluczowe cechy:

  • Spotkania: bezpieczne audio i wideo w jakości HD, wbudowane rozwiązania do współpracy i integracja z kalendarzem
  • Czat: Natychmiastowe połączenie z klientami i uproszczenie innych pracowników, planowanie i prowadzenie rozmów telefonicznych i spotkań ad hoc, śledzenie zadań i udostępnianie plików
  • Telefon: użyj telefonu Zoom, zamień połączenie w wideo i korzystaj z telefonu VolP w chmurze z laptopa, telefonu komórkowego, komputera stacjonarnego i tabletu
  • Webinaria wideo: Webinaria Zoom, które można skalować do 50 tys. osób, w tym ponad 100 panelistów wideo o najwyższej jakości obrazu i dźwięku oraz z możliwością dostosowania konfiguracji, przesyłania strumieniowego na żywo i rejestracji
  • Zoom Rooms: sala konferencyjna do współpracy zdalnej lub z biura
  • Bezpieczeństwo: 256-bitowe szyfrowanie AES-GCM i inne funkcje bezpieczeństwa podczas spotkań
  • Obsługiwane platformy: macOS, Windows, Linux, Android OS i iOS

Korzystając z Zoom, otrzymujesz wyraźną liczbę połączeń, szyfrowaną i bezpieczną komunikację w chmurze, szybkie wiadomości i uproszczony stos technologiczny.

Nextiva

Nextiva ułatwia komunikację, umożliwiając połączenie systemów telefonicznych z aplikacjami biznesowymi, automatyzacją i sztuczną inteligencją na jednej platformie, aby pomóc Ci dobrze prowadzić firmę.

Kluczowe cechy:

  • Automatyzacja wykonywania powtarzalnych czynności komunikacyjnych, takich jak automatyczne odpowiedzi, wysyłanie wiadomości e-mail, przeprowadzanie ankiet itp., oraz oszczędność czasu
  • Analityka pozwalająca uzyskać dogłębną analizę biznesową i klienta
  • Solidne wbudowane narzędzia do napędzania zespołów serwisowych i sprzedaży
  • Cloud PBX z routingiem połączeń
  • Rozmowy telefoniczne w jakości HD
  • Udostępnianie ekranu
  • Integracje z CRM
  • Zaawansowane funkcje obejmują rejestrowanie połączeń, nagrywanie, kolejki, transfery, przekazywanie, ID, wstrzymaną muzykę, automatyczną obsługę itp.

Nextiva umożliwia interakcję z klientami i pracownikami na wielu platformach komunikacyjnych, takich jak telefon, e-mail, wideo, tekst i media społecznościowe.

Microsoft Teams

Skorzystaj z popularnej platformy Microsoft Teams łączyć się z ludźmi w pracy, domu i szkole.

Kluczowe cechy:

  • Obsługuje wszystkie urządzenia, od komputerów stacjonarnych i laptopów po smartfony i tablety
  • Szyfrowanie danych dla plików, połączeń, czatów i spotkań
  • Udostępnianie plików, odpytywanie i automatyzacja zadań
  • Magazyn w chmurze
  • Hosting webinariów, rejestracje, spotkania z klientami itp.
  • Narzędzia do raportowania
  • Integracja z narzędziami takimi jak Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint itp.

Aplikacja Teams łączy Cię ze współpracownikami, przyjaciółmi i rodziną oraz uzyskuje dostęp do udostępnionych zasobów z dowolnego miejsca, aby uczyć się i wprowadzać innowacje za pośrednictwem połączeń, udostępniania filmów wideo i czatowania.

Klawiatura numeryczna

Rozmawiaj, spotykaj się i komunikuj się z klientami i pracownikami za pomocą Klawiatura numeryczna, który zapewnia piękną przestrzeń roboczą, która pomaga tworzyć znaczące relacje. Bez względu na to, gdzie znajdują się Twoje zespoły i klienci, zawsze jest z Tobą, ujednolicając komunikację.

Oferuje wspaniałe funkcje i integracje oraz stale wprowadza innowacje, aby dostarczać lepsze rozwiązania.

Kluczowe cechy:

  • Spotkania wideo oparte na sztucznej inteligencji, zasięg sprzedaży i contact center
  • Obejmuje ponad 70 krajów z bezpłatnymi i lokalnymi numerami
  • Prawie 100% dostępności SLA
  • Możliwość zbierania CSAT we wszystkich rozmowach z klientami
  • Wbudowane rozpoznawanie mowy oraz przetwarzanie języka naturalnego (NLP)
  • Dostępne są ponad 74 integracje
  • DARMOWY okres próbny przez 14 dni

Możesz liczyć na tę platformę klasy korporacyjnej, która spełni wszystkie Twoje potrzeby komunikacyjne, niezależnie od rodzaju i wielkości Twojej firmy.

Iść do

Pozostań w kontakcie ze współpracownikami, klientami i ważnymi osobami, korzystając z prostego rozwiązania – Iść do. Ten system telefoniczny oparty na chmurze jest bezpieczny i przeznaczony do zdalnej i elastycznej pracy.

Kluczowe cechy:

  • Wizualny edytor typu „przeciągnij i upuść” ułatwiający konfigurację
  • Cloud PBX i rozmowy międzynarodowe
  • Przekierowywanie połączeń, wideokonferencje HD, automatyczna sekretarka, katalog drzewa telefonów itp.
  • Przenoszenie aktualnych numerów lub dodawanie numeru bezpłatnego
  • Konfigurowalne plany wybierania i routing połączeń
  • Usprawniony przepływ pracy w contact center
  • 99,999% dostępności, rozproszona architektura chmury i niskie wykorzystanie przepustowości

GoTo obsługuje wszystkie urządzenia i można łatwo przełączać się między aplikacjami komputerowymi, telefonem stacjonarnym lub aplikacją mobilną.

Wniosek: dlaczego UCaaS ma kluczowe znaczenie dla przyszłości?

Inwestowanie w odpowiednią platformę UCaaS zapewni lepszą komunikację w Twojej organizacji – wśród Twoich pracowników i klientów. Zapewni również lepszą skalowalność, niezawodność, elastyczność i zwrot z inwestycji.

Według Raport IDC za 2012 rok, rynek UCaaS osiągnął 47,2 miliarda dolarów w 2020 roku. Patrząc na jego wzrost i zwiększone wykorzystanie na przestrzeni lat, oczekuje się, że utrzyma się przez wiele lat. Wybierz więc najlepszą platformę UCaaS i ciesz się jej korzyściami dla swojej firmy.

x