W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, firmy, aby utrzymać konkurencyjność, potrzebują nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Takie narzędzia pozwalają im zwiększyć efektywność działania, przyspieszyć realizację zamówień i zredukować koszty operacyjne.
Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami (OMS), szczególnie na poziomie korporacyjnym, oferuje szereg istotnych korzyści. Do najważniejszych należą: lepsza kontrola nad procesem realizacji zamówień, przejrzystość stanów magazynowych, automatyzacja zadań oraz poprawa jakości obsługi klienta.
Używanie OMS staje się prawdziwą przyjemnością, gdy znika konieczność mozolnego przeszukiwania arkuszy kalkulacyjnych w poszukiwaniu potrzebnych informacji. W tym szczegółowym poradniku przedstawimy Ci najlepsze dostępne narzędzia do zarządzania i śledzenia zamówień.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania zamówieniami?
Zanim przejdziemy do omawiania konkretnych systemów OMS, warto zrozumieć, na czym polega sam proces zarządzania zamówieniami. Obejmuje on wszystkie czynności związane z przyjęciem, śledzeniem i realizacją zamówienia klienta. Proces ten rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia przez klienta i kończy w chwili, gdy klient otrzymuje przesyłkę.
Systemy zarządzania zamówieniami to specjalistyczne oprogramowanie, które wspiera przedsiębiorstwa w procesie wprowadzania i przetwarzania zamówień. Sprawne zarządzanie zamówieniami oznacza, że specyfikacje klienta są w pełni spełnione, a zamówiony towar jest dostarczany zgodnie z ustalonymi warunkami.
OMS ma na celu zautomatyzowanie i przyspieszenie całego procesu realizacji zamówień, skracając czas od jego złożenia do momentu otrzymania płatności. Jednocześnie, system ten podnosi efektywność procesów dla hurtowników i dostawców.
Firmy korzystające z systemów zarządzania zamówieniami mogą łatwo wprowadzać i konwertować oferty lub zamówienia, śledzić stany magazynowe, analizować historię faktur w celu wykrycia trendów, weryfikować preferencje wysyłkowe i modyfikować ceny, a wszystko to z jednego, centralnego miejsca.
Nowoczesne systemy zarządzania zamówieniami są wyposażone w rozbudowane funkcje, często integrując się z innymi narzędziami, takimi jak oprogramowanie księgowe, systemy zarządzania subskrypcjami czy CRM.
Ostateczny kształt produktu, który wybierzesz, będzie zależał od Twoich indywidualnych potrzeb, specyfiki działalności oraz ról, które ma pełnić system. Zasadniczo jednak, oprogramowanie kwalifikuje się do kategorii OMS, jeśli oferuje następujące możliwości:
- Wyświetlanie stanów magazynowych i dostępności produktów w czasie rzeczywistym.
- Ułatwienie realizacji zamówień poprzez wprowadzanie i konwertowanie ofert lub zamówień.
- Automatyczna analiza preferencji wysyłkowych, w tym wyboru przewoźników, stawek i opcji ubezpieczenia.
- Śledzenie zamówienia od momentu jego złożenia, poprzez fakturowanie, aż po dostawę.
Korzyści płynące z efektywnego oprogramowania do zarządzania zamówieniami
Każda firma, która chce utrzymać swoją pozycję na rynku, potrzebuje efektywnego i niezawodnego systemu OMS. Pozwala to zachować przewagę konkurencyjną i działać zgodnie z wymaganiami dynamicznego rynku.
Wdrażanie rozwiązań do zarządzania zamówieniami przynosi szereg korzyści firmom działającym w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie. Oto najważniejsze z nich:
#1. Redukcja kosztów magazynowania
OMS automatyzuje procesy i upraszcza zarządzanie stanem magazynowym. Użytkownicy mogą łatwo przemieszczać towary między lokalizacjami za pomocą prostego skanowania.
Wystarczy, że użytkownik ustawi reguły automatycznego generowania zamówień, na podstawie takich wyzwalaczy jak waga, wartość, preferencje dostawy i inne. Dzięki temu eliminuje się konieczność wykonywania ręcznych, czasochłonnych zadań.
#2. Szybsza i dokładniejsza realizacja zamówień
OMS eliminuje konieczność ręcznego monitorowania zamówień, dostarczając aktualne informacje w czasie rzeczywistym. Systemy oparte na chmurze pozwalają użytkownikom śledzić postęp realizacji zamówień z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Nie ma potrzeby utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej.
#3. Sprawniejsza praca magazynu
OMS zapewnia użytkownikom pełną widoczność magazynu i stanów magazynowych. Dostęp do platformy jest możliwy z każdego miejsca i o każdej porze, zapewniając aktualne informacje o wszystkich zamówieniach i przesyłkach.
Wśród przydatnych funkcji OMS znajdziemy mobilne skanowanie kodów kreskowych, mapy magazynów, szczegółowe śledzenie zapasów i obsługę wielu magazynów.
#4. Wyeliminowanie papierowej dokumentacji
Przejście na oprogramowanie do zarządzania zamówieniami w chmurze, dostępne z każdego miejsca z dostępem do internetu, eliminuje potrzebę korzystania z dokumentów papierowych. Digitalizacja dokumentacji ułatwia pracę, oszczędza czas i miejsce, a także usprawnia przepływ informacji.
Co więcej, w przeciwieństwie do tradycyjnych systemów papierowych, digitalizacja eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów, zwiększając w ten sposób bezpieczeństwo danych. Korzystanie z OMS oznacza również obniżenie lub całkowite wyeliminowanie kosztów związanych z zakupem papieru, tuszu, drukarek i opłat pocztowych, a także czasu poświęcanego przez pracowników na powtarzalne zadania.
#5. Raporty i dokumenty dostosowane do potrzeb
Systemy zarządzania zamówieniami pozwalają na generowanie rozbudowanych raportów z wykorzystaniem elastycznych formatów, które są kompatybilne z nowoczesnymi kanałami e-commerce.
Możliwość dostosowania raportów do indywidualnych potrzeb biznesowych jest ogromną zaletą, jaką oferują zaawansowane narzędzia raportujące. Ponadto, systemy OMS eliminują długotrwały, tradycyjny proces wysyłania i odbierania raportów.
#6. Unikanie braków magazynowych dzięki aktualizacji kanałów sprzedaży
Złe zarządzanie stanem magazynowym jest jedną z głównych przyczyn stresu pracowników, niezadowolenia klientów i spadku zysków. Dobry system OMS integruje poziomy zapasów z wewnętrznymi kanałami sprzedaży internetowej, co zapewnia aktualność informacji o dostępności produktów.
Platformy OMS potrafią również integrować się z platformami handlowymi i koszykami zakupowymi, dzięki czemu użytkownicy mogą zarządzać wszystkimi swoimi kanałami e-commerce z jednej platformy.
#7. Uproszczony proces fakturowania
Ręczne rozliczanie i fakturowanie to jedno z najbardziej uciążliwych zadań dla większości firm. Korzystanie z OMS wprowadza przejrzysty i uproszczony system rozliczeń i fakturowania.
Łatwe rozliczanie i fakturowanie, z wyszczególnieniem kosztów realizacji, wysyłki, pakowania i magazynowania, umożliwia partnerską logistykę i realizację, a także eliminuje ryzyko duplikacji danych. Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami może również integrować się z systemami księgowymi, ułatwiając bezproblemowe fakturowanie importowe i eksportowe.
#8. Uproszczenie złożonych zamówień
Dzięki systemom zarządzania zamówieniami, nawet najbardziej złożone zlecenia nie stanowią problemu. Najlepsze systemy OMS są wyposażone w pulpity nawigacyjne, które pomagają użytkownikom realizować zaawansowane zamówienia w oparciu o aktualne warunki.
Systemy te potrafią uprościć proces realizacji zamówień poprzez takie funkcje jak tworzenie spersonalizowanych komunikatów, etykietowanie konkretnych towarów według rozmiaru lub lokalizacji geograficznej, czy przechowywanie zamówień do późniejszej weryfikacji.
Funkcje, na które warto zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do zarządzania zamówieniami
Systemy OMS mają na celu usprawnienie wszystkich procesów realizacji zamówień, takich jak odbiór, inwentaryzacja, raportowanie dostępności i widoczności dostaw. Dlatego też, wybierając odpowiedni system, warto zwrócić uwagę na następujące funkcje:
✅ Zautomatyzowane procesy sprzedaży: System powinien automatycznie śledzić wszystkie aspekty sprzedaży, płatności i status dostawy.
✅ Kontrola zapasów: Oprogramowanie powinno umożliwiać automatyczną kontrolę stanów magazynowych i generować zamówienia, gdy zapasy się wyczerpią.
✅ Zarządzanie relacjami z klientami: System powinien wspomagać zarządzanie całą relacją z klientem, od pierwszego kontaktu do utrzymania stałej współpracy.
✅ Automatyzacja sprzedaży: System powinien automatyzować proces zamawiania produktów, obsługę płatności i komunikację z klientami.
✅ Wysyłka i odbiór: Oprogramowanie powinno zapewniać wgląd w proces przyjmowania i wysyłki, dostarczając aktualne informacje o statusie zamówienia i ostrzeżenia o problemach.
✅ Śledzenie dokumentów: System powinien umożliwiać śledzenie wszystkich dokumentów związanych z procesem produkcji i sprzedaży.
✅ Zaawansowane raportowanie: Oprogramowanie powinno umożliwiać analizę raportów dotyczących efektywności sprzedaży, zamówień lub poszczególnych kanałów sprzedaży, oraz identyfikację obszarów wymagających usprawnienia.
✅ Aplikacje mobilne: Dostępność aplikacji mobilnych daje możliwość dostępu do OMS z każdego miejsca.
Teraz przejdziemy do omówienia najlepszych dostępnych rozwiązań do zarządzania zamówieniami.
Zoho
Zoho jest uznawany za jeden z najbardziej wszechstronnych systemów zarządzania zamówieniami. Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym przetwarzanie płatności, śledzenie przesyłek, zarządzanie zapasami, zarządzanie fakturami, śledzenie numerów partii i numerów seryjnych, zarządzanie wieloma magazynami oraz automatyzację procesów.
Zoho pomaga użytkownikom w tworzeniu zamówień zwrotnych, zamówień zakupu i obsłudze dropshippingu.
Nowi użytkownicy mogą skorzystać z bezpłatnego, dwugodzinnego szkolenia i sesji wdrożeniowej, która obejmuje dostosowane prezentacje, oparte na specyfice firmy i jej procesach.
OMS jest szczególnie polecany dla nowych i rozwijających się przedsiębiorstw. Oferuje różne pakiety płatne, zaczynając od 59 USD miesięcznie (przy rozliczeniu rocznym) do 1500 zamówień miesięcznie, aż po 329 USD miesięcznie (również przy rozliczeniu rocznym) do 25 000 zamówień. Dostępny jest również bezpłatny plan dla użytkowników, którzy przetwarzają mniej niż 50 zamówień miesięcznie.
Salesforce
Salesforce OMS posiada wszystkie podstawowe cechy systemu zarządzania zamówieniami. Działa w chmurze, co zapewnia łatwe wdrożenie i integrację z innymi produktami z portfolio Salesforce.
Wśród popularnych funkcji tego narzędzia znajdziemy automatyzację ręcznego przetwarzania zamówień, synchronizację kontroli zapasów, zarządzanie harmonogramami wysyłek i obsługę złożonych zamówień.
Ponadto Salesforce OMS umożliwia śledzenie zamówień online, usprawnia proces realizacji zamówień, pomaga w zapobieganiu brakom towaru, oferuje analizy ułatwiające podejmowanie decyzji oraz kieruje zamówienia do najbliższego centrum realizacji lub magazynu.
Extensiv
Dzięki Extensiv OMS możesz zintegrować dane z zamówień, punktów sprzedaży i stanów magazynowych. Pozwala to na sprzedaż bezpośrednio z dowolnego miejsca, z jednej lokalizacji. System umożliwia automatyzację pracochłonnych zadań i oferuje dostęp do cennych danych.
Użytkownicy Extensiv mogą zintegrować różne kanały sprzedaży i przewoźników, takich jak Magento, BigCommerce, Shopify, eBay, USPS, DHL e-Commerce, Sears, Newegg, Fedex i UPS Mail Innovations.
Oparty na chmurze system OMS zapewnia dostęp do wszystkich operacji na poziomie korporacyjnym, w tym wyznaczanie magazynów, drukowanie etykiet wysyłkowych, realizację zamówień wielokanałowych czy przekierowywanie zamówień z jednego interfejsu.
Dzięki analizom w czasie rzeczywistym, oferowanym przez Extensiv OMS, możesz poprawić kontrolę wydatków, zwiększyć przychody i usprawnić operacje firmy.
Aptos
Aptos OMS jest ceniony za swoją zdolność do integracji różnych rozwiązań handlowych, od realizacji zamówień po zarządzanie zamówieniami. Podstawowe funkcje systemu, szczególnie przydatne dla sprzedawców detalicznych, obejmują zwiększenie wolumenu zamówień dzięki lepszej widoczności, kierowanie zamówień, koordynację realizacji zamówień w sklepie oraz ulepszoną obsługę klienta.
Aptos oferuje rozwiązanie oparte na chmurze, które pozwala na wykorzystanie stanów magazynowych w całym przedsiębiorstwie, co przekłada się na podejmowanie lepszych decyzji, zorientowanych na klienta i zwiększenie rentowności.
Wśród najważniejszych funkcji narzędzia znajduje się mobilna aplikacja do realizacji zamówień w sklepie. Ułatwia to dopasowanie rosnących wymagań klientów do dostępnych w sklepie stanów magazynowych oraz umożliwia odbiór zakupów online w sklepie, a także realizację zamówień pomiędzy sklepami.
VTEX
VTEX OMS to wielokanałowe narzędzie do zarządzania zamówieniami. Specjalizuje się w wirtualnej integracji stanów magazynowych firmy, zwiększając dostępność produktów poprzez aplikacje mobilne, tokeny, sklepy stacjonarne i wirtualne, co w rezultacie przekłada się na większą sprzedaż.
VTEX ułatwia tworzenie wielu punktów realizacji zamówień w strategicznych lokalizacjach, co zapewnia sprawniejszą dostawę i wyższy poziom zadowolenia klientów.
W zakresie integracji, VTEX OMS łączy informacje o zapasach ze wszystkich lokalizacji. Dzięki temu klienci mają dostęp do „niekończącej się półki” produktów, co zwiększa efektywność operacji logistycznych i handlowych firmy.
Efektem jest większa elastyczność, terminowość i sprawniejsza dostawa z fizycznych i internetowych kanałów sprzedaży. Klienci mogą z łatwością sprawdzić dostępność produktów przed dokonaniem zakupu.
ShipStation
ShipStation to OMS zaprojektowany z myślą o użytkownikach, którzy cenią proste narzędzia bez zbędnych dodatków. Chociaż ShipStation jest przede wszystkim platformą do wysyłki i realizacji zamówień, oferuje też podstawowe funkcje z zakresu zarządzania zapasami i zamówieniami.
Wśród kluczowych funkcji tego oprogramowania znajdziemy importowanie i zarządzanie zamówieniami, wysyłanie informacji o śledzeniu przesyłek do klientów i kanałów sprzedaży oraz drukowanie etykiet.
Możesz również skorzystać z indywidualnej prezentacji, oferowanej za pośrednictwem strony internetowej. Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym przedsiębiorcą, czy doświadczonym graczem rynkowym, warto skorzystać z możliwości konsultacji.
Ceny planów OMS zaczynają się od 9,99 USD miesięcznie za minimum 50 przesyłek miesięcznie, aż po 229,99 USD za maksymalnie 7500 przesyłek miesięcznie.
Kyte
Kyte OMS to dedykowana aplikacja dla punktów sprzedaży, wyposażona w mobilny system przyjmowania zamówień. Umożliwia użytkownikom tworzenie cyfrowych katalogów, które można zintegrować z platformami mediów społecznościowych lub wysłać bezpośrednio do klientów. Za każdym razem, gdy ktoś złoży zamówienie, Kyte wysyła powiadomienie push na telefon użytkownika, aby mógł je natychmiast zrealizować.
Ponadto użytkownik OMS może również wykorzystać platformę do monitorowania swoich operacji i ustawiania statusów zamówień, takich jak „w przygotowaniu”, „potwierdzone” czy „gotowe do wysyłki”.
Pulpit nawigacyjny zamówień narzędzia został zaprojektowany w taki sposób, aby ułatwić śledzenie wszystkich zamówień na jednym ekranie. Dostępnych jest wiele filtrów, które pomagają w tworzeniu szczegółowych raportów na temat operacji śledzenia. Kyte jest idealnym rozwiązaniem dla firm, takich jak restauracje, które potrzebują mobilnych punktów sprzedaży do bezpośredniej obsługi klientów.
Orderhive
Jeśli szukasz szybkiego i łatwego w obsłudze narzędzia do zarządzania zamówieniami online, Orderhive może być Twoim idealnym wyborem. Ta platforma została zaprojektowana, aby ułatwić zarządzanie zamówieniami ze wszystkich platform sprzedaży online w jednym miejscu. Integruje się między innymi z WooCommerce, Magento, Shopify, BigCommerce, Amazon i Etsy.
Orderhive oferuje wiele przydatnych funkcji, w tym śledzenie sprzedaży – możesz zobaczyć całkowity przychód ze wszystkich kanałów sprzedaży. Ułatwia również zarządzanie zapasami – z łatwością śledź dostawców i automatycznie aktualizuj ich dane. Możesz również ustawić automatyczne ponowne zamawianie, które aktywuje się, gdy tylko poziom zapasów osiągnie wcześniej ustalony próg.
QuickBooks Commerce
QuickBooks Commerce to w pełni funkcjonalny, wielokanałowy system OMS, który został zaprojektowany, aby pomóc firmom internetowym połączyć punkt sprzedaży, zarządzanie zapasami, automatyzację marketingu, zarządzanie relacjami z klientami i wiele innych, w jednym miejscu. Co ciekawe, narzędzie można łatwo skonfigurować i uruchomić w ciągu zaledwie kilku godzin.
QuickBooks Commerce oferuje intuicyjną aplikację mobilną, która umożliwia użytkownikom zarządzanie firmą w ruchu, z różnych urządzeń.
Dzięki temu narzędziu możesz zarządzać istniejącymi zamówieniami oraz tworzyć nowe, nadawać numery faktur, przeglądać pełną historię sprzedaży dla poszczególnych klientów i zakupionych przez nich produktów.
Kibo
Kibo OMS to nowoczesna platforma do zarządzania zamówieniami, oparta na chmurze. Doskonale nadaje się do automatyzacji procesów biznesowych, ponieważ ułatwia widoczność zapasów, zarządzanie zamówieniami i koordynację ich realizacji.
Kibo OMS nieustannie rozwija swoje możliwości zarządzania rozproszonymi zamówieniami (DOM), aby pomóc firmom konfigurować złożone zamówienia i zintegrować wielu dostawców, szybko i przy minimalnych kosztach.
Kluczowe funkcje Kibo obejmują między innymi powiadomienia e-mail, drukowanie etykiet, interfejs „przeciągnij i upuść”, zarządzanie katalogami i monitorowanie trendów.
Ponadto, narzędzie umożliwia użytkownikom udostępnianie klientom różnych metod wysyłki lub korzystanie z wbudowanego edytora WYSIWYG do zarządzania treścią strony internetowej. Można również dostosować specyfikację zamówień do indywidualnych preferencji klientów. Narzędzie oferuje także integrację z wieloma aplikacjami firm trzecich.
Podsumowanie
Przeanalizowaliśmy szereg rozwiązań do zarządzania zamówieniami. Każde z nich ma swoje mocne i słabe strony. Wybierz to, które najlepiej pomoże Ci zautomatyzować ręczne i powtarzalne zadania.
Po przeanalizowaniu funkcji oferowanych przez każdy z systemów, Twój wybór powinien paść na ten, który najlepiej pasuje do Twojego ekosystemu biznesowego. Niezależnie od tego, czy jesteś małym, czy dużym przedsiębiorstwem, powinieneś wybrać oprogramowanie, które najlepiej zaspokoi Twoje potrzeby.
Zachęcamy również do zapoznania się z naszym pełnym przewodnikiem po handlu elektronicznym.