Jeśli jesteś agencją pracującą z klientami, doskonale zdajesz sobie sprawę z bólu związanego z procesem rozliczeniowym.
Począwszy od tworzenia ofert, przesyłania ich do zatwierdzenia i tak dalej. Wszystkie te kroki finansowe pochłaniają dużo twojego czasu.
Aby zaoszczędzić czas i wysiłek oraz usprawnić proces fakturowania, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania ofertami, które zajmuje się wszystkim w jednym miejscu.
Na tym blogu dowiesz się, czym dokładnie jest oprogramowanie do zarządzania wycenami i jakie są najlepsze programy do wyceny dostępne na rynku.
Spis treści:
Co to jest oprogramowanie do zarządzania ofertami?
Oprogramowanie do zarządzania ofertami umożliwia przygotowywanie ofert biznesowych i szybkie reagowanie na zapytania ofertowe. Za pomocą tego oprogramowania możesz zautomatyzować pisanie ofert, dodawać pola ofert z wartościami z CRM i szybciej przetwarzać faktury.
Zobaczmy to w ten sposób.
Proces wyceny jest pierwszym punktem kontaktu między Twoją firmą a potencjalnymi klientami poza rozmowami marketingowymi i sprzedażowymi. Dokładna, kompletna wycena przedstawiona w profesjonalnej ofercie pomoże Ci zrobić dobre wrażenie.
Zamiast komunikować się przez e-maile i ustalać wyceny z klientami, platforma do zarządzania wycenami umożliwia prowadzenie wszystkich rozmów w jednym miejscu dla wszystkich – właścicieli firm, kierowników sprzedaży i klientów.
Przyjrzyjmy się niektórym ważnym funkcjom, których powinieneś szukać w oprogramowaniu do zarządzania wycenami.
Funkcje oprogramowania do zarządzania ofertami
# 1. Profesjonalne szablony biznesowe
Kompletna, dokładna wycena w profesjonalnie wyglądającej ofercie zrobi dobre pierwsze wrażenie. Oprogramowanie do zarządzania ofertami oferuje szablony, które można dostosować do potrzeb biznesowych i tworzyć profesjonalnie wyglądające dokumenty.
#2. Automatyzacja przepływu pracy
Z łatwością wypełniaj oferty z oprogramowania księgowego aktualnymi informacjami o produktach i cenach.
#3. Mniej błędów ludzkich
Szanse na popełnienie błędów w wycenach tworzonych ręcznie są większe niż w wycenach automatycznych budowanych za pomocą tych narzędzi.
#4. Dosprzedaż
Możesz dodać szczegółowe, łatwo dostępne opcje sprzedaży dodatkowej w ofertach.
#5. Widoczność cyklu sprzedaży
Otrzymuj powiadomienia, gdy klient wyświetli Twoją wycenę, aby móc na bieżąco śledzić i łatwo dyskutować o rzeczach na platformie.
#6. Zautomatyzowane cykle płatności
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania ofertami nie musisz ręcznie wystawiać powtarzającej się faktury za płatności.
Teraz, gdy masz już dobre pojęcie o funkcjach, nadszedł czas, aby sprawdzić niektóre z najlepszych programów do zarządzania ofertami i fakturami uszeregowanymi według ich popularności.
Zacznijmy.
SuperOps.ai
SuperOps.ai to platforma do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), która pomaga firmom w płynnym prowadzeniu działalności. Ma wbudowaną funkcję zarządzania wycenami, która gwarantuje, że Twoja wycena dotrze do skrzynki odbiorczej klienta w ciągu zaledwie kilku kliknięć.
Możesz utworzyć wycenę ze wszystkimi pozycjami usługi i wysłać ją do swojego klienta z linkiem do wyceny. Korzystając z udostępnionego łącza lub portalu, Twoi klienci mogą łatwo zatwierdzić lub odrzucić wycenę, upraszczając cały proces. Klienci mogą nawet dodawać komentarze, gdy zatwierdzają lub odrzucają wycenę, co pozwala na szerszy kontekst i mniejsze zamieszanie.
Dzięki powiązanym z wyceną konwersacjom SuperOps możesz omawiać i dodawać rozmowy ze swoimi klientami obok wyceny. W ten sposób kończysz długi wątek e-maili poza platformą, aby omówić tę samą uzgodnioną wycenę.
Scoro
Scoro to łatwa w obsłudze platforma do współpracy przy wycenach projektów, fakturowaniu i śledzeniu wszystkiego w jednym miejscu. Pomaga Twojemu zespołowi współpracować nad zadaniami projektowymi, aby mieć jasny obraz oczekujących i ukończonych zadań. Możesz śledzić czas poświęcony na zadania i odpowiednio rozliczać się z klientami.
Scoro upraszcza proces wyceny, tworząc gotowe oferty dla predefiniowanych usług, segmentowanych profili klientów i wielowalutowych kart stawek. Następnie możesz dostosować te faktury w oparciu o zlecenia pracy i jednym kliknięciem przekształcić standardowe dokumenty w spersonalizowany format PDF. Możesz nawet śledzić sprzedaż swojego zespołu i wyznaczać cele sprzedażowe za pomocą konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych.
Podobnie jak wiele narzędzi do zarządzania projektami, Scoro udostępnia integrację z ponad 1000+ narzędzi za pośrednictwem Zapier. Niektóre integracje Scoro obejmują narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp i inne. Można go również łatwo zintegrować ze Slackiem, Gmailem i Kalendarzem Google, aby utrzymać komunikację w pętli.
Bitrix24
Bitrix24 to zjednoczone oprogramowanie do współpracy, które obsługuje różne aspekty zarządzania, współpracy i komunikacji zespołowej. Jest to rozwiązanie internetowe do różnych operacji firmy na jednej platformie, eliminujące potrzebę stosowania wielu narzędzi SaaS. Niektóre z jego rozwiązań obejmują zarządzanie projektami, udostępnianie plików, zarządzanie sprzedażą, kontakty, e-maile i inne.
Dzięki Bitrix24 możesz tworzyć nieograniczone oferty i integrować platformy, takie jak PayPal, do przyjmowania płatności online. Jego architektura jest oparta na chmurze, a charakter open source sprawia, że rejestracja i tworzenie faktur dla klientów jest bezstresowe. Bitrix24 udostępnia również integrację z aplikacjami księgowymi, takimi jak Xero, co ułatwia interakcje z klientami.
Po zarejestrowaniu się w Bitrix24 zobaczysz wiele opcji oprócz narzędzia do fakturowania. Możesz użyć tych opcji do współpracy z różnymi działami Twojej firmy, takimi jak marketing i sprzedaż, zarządzanie zasobami ludzkimi itp., za pomocą narzędzi do wyceny i zarządzania fakturami. Zaufało jej milion firm i oferuje rozwiązanie mobilne, które działa na Twoim smartfonie lub tablecie z Androidem, iPhonie lub iPadzie.
ITarianin
ITarian to platforma do zarządzania IT dla firm, które oferują usługi w zakresie obsługi zgłoszeń, zdalnego zarządzania przepływem pracy, zdalnego pulpitu i bezpieczeństwa punktów końcowych.
ITarian oferuje funkcję menedżera ofert, która pomaga uprościć proces tworzenia dopracowanych ofert. Oferty te są zintegrowane z systemami CRM, dzięki czemu przedstawiciele handlowi mogą poświęcić więcej czasu na budowanie relacji z klientami.
Ma gotowe profesjonalne szablony ofert, które przyspieszają cykl realizacji sprzedaży. Masz również możliwość automatycznego wypełniania ofert polami od dystrybutorów.
Hubspot
Hubspot to jedna z najpopularniejszych platform marketingowych. Jest to narzędzie CRM, które umożliwia bezpłatne wysyłanie e-maili i rejestrowanie odpowiedzi klientów na pulpicie nawigacyjnym. Ludzie używają Hubspot ze względu na łatwy interfejs systemu zarządzania treścią, który generuje formularze, które można osadzić jako zgodę na e-mail lub użyć na stronach docelowych.
Niewiele osób wie, że Hubspot ma oprogramowanie do wyceny z usług centrum sprzedaży. Korzystając z narzędzia do zarządzania ofertami Hubspot, możesz tworzyć markowe oferty w ciągu kilku minut. Możesz zaprojektować oferty sprzedaży, które będą pasować do marki Twojej firmy w ciągu kilku sekund od otrzymania zapytania — upewniając się, że kupujący pozostanie w pamięci.
Narzędzie CRM pomaga również zbierać podpisy elektroniczne w ramach wyceny i zarządzać wszystkimi otrzymanymi płatnościami w tym samym miejscu, w którym zarządzasz transakcjami. Oferty sprzedaży z HubSpot automatycznie pobiorą wszystkie informacje kontaktowe i informacje o produkcie powiązane z rekordem transakcji, oszczędzając wiele pracy ręcznej.
onpipeline
Onpipeline to oparty na chmurze CRM, który pomaga firmom poprawiać relacje z klientami. Oprogramowanie ułatwia zespołom sprzedaży zarządzanie kontaktami, transakcjami, działaniami, automatyzacją i całym procesem sprzedaży z dowolnego miejsca.
Zatwierdzenie oferty zapisuje wszystkie oferty w zestawie roboczym do zatwierdzenia przez kierownictwo, niezależnie od statusu zatwierdzenia. Za pomocą jednego kliknięcia możesz szybko i łatwo wysłać ofertę bezpośrednio z Onpipeline, gdy oferta jest sfinalizowana i gotowa do wysłania do klienta.
Korzystając z Onpipeline, użytkownicy mają możliwość dodawania pozycji z gotowego cennika lub tworzenia niestandardowych pozycji bez konieczności sprawdzania cennika. W ten sposób firmy mogą tworzyć wydajniejsze i skuteczniejsze oferty, oszczędzając czas i pieniądze.
Cytat
Quoter to intuicyjne, łatwe w użyciu narzędzie, które przyspiesza tworzenie wycen. To oprogramowanie w chmurze, które jest dostępne dla całego zespołu bez konieczności kupowania wielu licencji. Otrzymujesz dostęp do wielu gotowych szablonów, które Twój zespół może konfigurować w podróży i szybciej wysyłać wyceny.
Jedną z najbardziej charakterystycznych cech jest integracja Quoter z platformami innych firm i narzędziami SaaS. Niektóre z jego popularnych integracji przepływu pracy obejmują Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho i tak dalej. Będąc oprogramowaniem do wyceny, udostępnia ważne integracje księgowe z FreshBooks Classic, QuickBooks Online i Xero.
Powtarzające się płatności za wyceny mogą być obsługiwane płynnie w Quoter. Po zintegrowaniu go z oprogramowaniem księgowym możesz wybrać bramkę płatności do automatycznego przetwarzania płatności cyklicznych. Quoter ma również funkcję ustawiania przypomnień e-mailowych dla klientów o oczekujących wycenach.
PandaDoc
PandaDoc to oprogramowanie do zarządzania umowami e-commerce, które upraszcza zadania związane z zarządzaniem ofertami, takie jak tworzenie faktur, uzyskiwanie podpisów od klientów i uzyskiwanie zatwierdzenia od menedżerów, wszystko na jednej platformie. Ma wbudowane prawnie wiążące podpisy elektroniczne, dzięki czemu jest zgodny z RODO i blokuje informacje prawne, aby zapobiec błędom danych.
Oferowane przez nią oprogramowanie do zarządzania ofertami ma na celu pomóc firmom zwiększyć wydajność ich zespołów sprzedażowych dzięki automatyzacji tworzenia umów. Możesz generować oferty sprzedaży i faktury w ciągu kilku minut. Ponadto możesz łatwo edytować opisy produktów i opisy zadań, edytować ilości i kwoty oraz dodawać obrazy.
PandaDoc oferuje ponad 750 szablonów faktur w swojej galerii szablonów PandaDoc, oszczędzając w ten sposób dużo czasu i wysiłku projektowego. Możesz wysyłać wyceny do klientów, a oni mogą płacić za pomocą Stripe i kart kredytowych. Następnie możesz ustawić kolejne przypomnienia o płatnościach klientów po zakończeniu wystawiania im faktur.
Ostatnie słowa
Zajmowanie się płatnościami klientów to odpowiedzialna czynność, której nie można przeoczyć. Właściciele firm wiedzą, że jest to czasochłonne, ale zespół sprzedaży poświęca swój cenny czas na tworzenie ofert.
Oprogramowanie do zarządzania ofertami, jeśli zostanie wprowadzone w procesie, rozwiązuje większość problemów i oszczędza dużo czasu zespołu sprzedaży, dzięki czemu może on bardziej skoncentrować się na generowaniu sprzedaży.
Wreszcie, tworzenie faktur ma kluczowe znaczenie, a rozpoczęcie eksperymentowania z tymi platformami wpłynie tylko pozytywnie na Twój biznes.
Następnie sprawdź niestandardowe kalkulatory ofert cenowych.